Coworking Space

Besonders beliebt sind sie bei Coworkern wie z. B. Startup-Gründern, Freelancern und Freiberuflern. Aber auch Studierende verlegen ihren Arbeitsplatz mitunter in ein Coworking Space zur Prüfungsvorbereitung oder um die Bachelor- oder Masterarbeit dort zu schreiben anstatt in der lauten, wuseligen WG. 

Es nutzen auch angestellte und selbstständige Geschäftsreisende sowie Außendienstmitarbeiter diese flexible Möglichkeit, wenn das Hotelzimmer zu klein ist oder nicht die gewünschte Arbeitsatmosphäre bietet. Oftmals haben Hotelzimmer keinen arbeitstauglichen Tisch, sondern nur ein ablageähnliches, schmales Board, das gerade mal Tablets Platz bietet, aber schon für die gewohnte Arbeitsweise mit einem Laptop zu klein ist. Da bietet es sich an, stunden- oder tageweise ein Coworking Space zu mieten.

Als Solo-Selbständige oder Remote-Arbeitende haben Sie die größtmögliche Entscheidungsfreiheit und können wählen, wo Sie arbeiten möchten und wie. Vorausgesetzt, Sie haben kein produzierendes Gewerbe bzw. Business und sind an keine Produktionsstätte oder einen bestimmten Standort gebunden. Dann können Sie den Ort, Raum und die Zeit der beruflichen Tätigkeit sehr flexibel gestalten. Insbesondere für Webworker und Creatives, also kreative Berufe z. B. in der Online- und Medienbranche, reicht ein Internet tauglicher Laptop mit entsprechender Software, um arbeitsfähig zu sein. Sie können z. B. aus dem Homeoffice arbeiten oder eben in Coworking Spaces. Aber nicht für jeden sind Coworking Spaces optimal.

Wenn Sie spezielles Equipment für Ihre Arbeit benötigen, und nicht nur einen Laptop, dann sollten Sie genau prüfen, ob ein Coworking Space in klassischer Definition tatsächlich das Richtige für Sie ist. Etwa wenn Sie neben einem Desktop-Bildschirm auch noch einen Großbildschirm verwenden, der auf einem normalen Schreibtisch wegen der Platzverhältnisse ungeeignet ist und für den zusammen mit dem Desktop-Bildschirm der Platz fehlt. Oder wenn Sie einen Holographie-Tisch benötigen, um mit einem Hologramm zu interagieren. Die Nutzung besonderer Ausstattung ist etwas, das auch beim Coworking möglich ist, sollte aber gut geplant bzw. vorher abgewogen werden. Denn wenn ein Holographie-Tisch durch unsachgemäße Benutzung seitens Dritter plötzlich defekt ist, haben Sie ein Problem. Und da sich Equipment von dieser Größe auch nicht einfach wegräumen bzw. -schließen lässt, müssen hier entweder intelligente Lösungen gefunden werden oder Sie mieten im Coworking Space einen abschließbaren Coworking Room und verzichten auf das Arbeiten im Open Space Büro.

Es gibt Berufsgruppen bzw. Branchen, an die besondere Anforderungen gestellt werden. Hierzu zählen beispielsweise: 

• Rechts- und steuerberatende Berufe, also Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer 
• Berufe in der Gesundheits- und Medizinbranche 
• Berufe in der IT-Security 

Anwälte müssen vertrauliche Gespräche mit Mandanten führen können. Ein Gespräch ist aber nicht vertraulich, wenn andere Zuhörer im Raum sind. Dass es sich dabei um passive Zuhörer handelt, die sich vielleicht gar nicht dafür interessieren, was beim Telefonat oder in der Videokonferenz besprochen wird, ist unerheblich. Deshalb scheinen Open-Coworking-Spaces ihrer Definition nach nicht für diese Berufsgruppen geeignet. Natürlich können Sie als Anwalt zum Telefonieren auch den Raum verlassen. Nur müssen Sie dann das Laptop mit der elektronischen Mandanten-Akte mitnehmen. Sowie weitere Unterlagen, die für das Telefonat notwendig sind.  

Dasselbe gilt für Gesundheitsberufe, z. B. einen Gesundheitscoach, der höchst persönliche Lebenssituationen und -umstände mit seinen Klienten bespricht. Auch hier muss Privatsphäre gewahrt werden, weil sensible Informationen ausgetauscht werden. Darüber hinaus gilt sowohl für die rechts- und steuerberatenden Berufe als auch für die Gesundheitsberufe ein besonders hoher Datenschutz. Auch das muss bedacht werden, wenn die berufliche Tätigkeit ausschließlich im Coworking Space verrichtet werden soll. 

Davon betroffen sind auch Berufe in der IT-Sicherheit. Ein IT-Security-Spezialist kann sensible Informationen und Arbeitsergebnisse mit Auftraggebern nicht in einer Videokonferenz in einem Open Space Office mit mehreren fremden Personen (also potenziellen Zuhörern) besprechen. Prüfen Sie daher genau, was beim Coworking vertraulich zu behandeln ist. 

Natürlich gibt es fast immer eine Lösung. Dennoch sollten Sie Folgendes bedenken, wenn Sie in einem der oben genannten Berufen tätig sind: 

• Bei vertraulichen Daten genügt eine Tastensperre am Rechner nicht um Zugriffe zu verhindern, wenn Sie den Raum verlassen. 
• Auf dem Schreibtisch dürfen Dokumente in Papierform nicht einsehbar für Dritte liegen gelassen werden. 
• Es ist sicherzustellen, dass kein Datenverkehr mitgelesen werden kann. Eventuell müssen Sie passende Sicherheitsmaßnahmen auf Ihrem Laptop einrichten. 
• Ein offenes WLAN ist bei Berufen mit besonderen Anforderungen an Datensicherheit tabu. Hier sind spezielle Maßnahmen zum technischen und organisatorischen Datenschutz erforderlich. Denn die engen Vorschriften bezüglich Datenschutz, Schweigepflicht und die damit verbundene notwendige Privatsphäre sind zwingend einzuhalten. 

Danach ist dann konkret zu prüfen, ob diese je nach Anforderungen an die jeweilige Berufsgruppe oder Branche im Coworking auch erfüllbar sind. 

Wie bei jedem Produkt bzw. jeder Dienstleistung gibt es unterschiedliche Ausstattungen bzw. Leistungsmerkmale. Beim Coworking Space nach klassischer Definition, können Sie einen einfachen Schreibtisch mit Internet-Anschluss mieten oder ein voll ausgestattetes Büro – manchmal auch mit Service-Dienstleistungen von virtuellen Büros wie Telefonservice, Geschäftsadresse, Postservice usw. 

Coworking Spaces können von der Ausstattung eher schlicht, aber auch High-Tech sein, mit High-End-Leistungen: 

• Büroausstattung: vom Schreibtisch mit Container und Drucker im Open Space Office mit mehreren anderen Personen bis zu Einzel-, Zweier-, Dreier- oder größeren Büros mit kompletter Infrastruktur (abschließbare Schränke, Whiteboards, Standbildschirme, separatem Besprechungstisch). 
• Meetingräume: bei Bedarf zu buchbare Besprechungsräume unterschiedlicher Größe und Ausstattung. 
• Coffeelounge: mit Möglichkeiten zur Kaffee- und Teezubereitung sowie einem Angebot an Kaltgetränken. 
• Food Court: mit Obst, kalten und warmen Snacks und kleineren Gerichten. 
• Abgetrennte Bereiche & Relaxzonen: von der Sofa-Ecke bis zur Dachterrasse mit Zonen zum Entspannen wie auch zum Arbeiten. 
• Sport & Gym: von der Tischtennisplatte auf der Etage bis zum Gym mit Möglichkeiten, an Geräten zu trainieren und Trainingskurse zu besuchen. 
• Mobilität: mit Tiefgaragen-Stellplätze für Kfz und Fahrräder bis zu E-Ladestationen und Carsharing-Angeboten. 
• Smartbuilding-Technologie: mit vernetzter Gebäudeautomation und Gebäudesteuerung per App vom Gebäudezutritt bis zur Raumklimatisierung. 
• Technische Infrastruktur auf höchstem Niveau: mit 10 GB WLAN und Top-Vernetzung über den neuen Mobilfunkstandard 5G. 
• IT-Sicherheit: von Netzwerken mit keiner oder nur geringer Standardabsicherung bis zum hoch abgesicherten Netzwerk mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen für Datensicherheit und Anonymität. 
• Kinderbetreuung & Kita: Einzel- oder Gruppenbetreuung von Kindern bis hin zur eigenen Kita als Unterstützung für Ihre Arbeitsform. 

Es liegt auf der Hand: Die Kosten für ein Coworking Space sind anhängig davon, was geboten wird: 

• Ein Coworking Space, zu dem Sie Zugang mit einem klassischen Schlüssel haben, wird einen niedrigeren Preis haben als im Smartbuilding mit kompletter Gebäudeautomation. 
• Ein Coworking Space ohne Kita und Gym wird kostenmäßig geringer zu Buche schlagen, als wenn diese Leistungen angeboten werden. 
• Gleiches gilt für die IT-Infrastruktur: Ein Coworking Space mit hohen Sicherheitsvorkehrungen für Datensicherheit wird sich finanziell auf Ihr Budget anders auswirken als eines mit offenem WLAN mit durchschnittlichen Sicherheitsstandards.

Viele Städte und Gemeinden fördern Coworking Spaces im Rahmen der Wirtschafts- und Mittelstandsförderung und wollen diese modernen Bürokonzepte oder „New Working Spaces“ auch für spezielle Zielgruppen nutzbar machen. Etwa an Orten in landschaftlich schöner Umgebung. Denn für solche „Workation Retreats“ können sie werben mit „Hier kreativ werden und sich zur Entwicklung neuer Geschäftsideen inspirieren lassen, wo die Natur am schönsten ist!“ Diese naturnahen Rückzugsorte auf dem Land oder auch Coworking Spaces in Städten bekommen aber nur eine Förderung bei Entstehung oder Betrieb der Räumlichkeiten. 

Das heißt: Deren Betreiber bzw. Anbieter können von Fördermöglichkeiten profitieren, nicht aber die Mieter vom Coworking Space. Wenn Sie also überlegen, selbst einen Coworking Space anzubieten, dann sollten Sie sich in Ihrer Region beim Amt für Wirtschaftsförderung erkundigen, ob und welche Fördermöglichkeiten für Locations zu dieser neuen Art der Zusammenarbeit existieren. Die Förderung in Deutschland ist von Bundesland zu Bundesland und auch innerhalb eines Bundeslandes von Kommune zu Kommune individuell.