Welche Veröffentlichungen Sie im Handelsregister einsehen können
Auf den ersten Blick scheint es einfach: Ein Unternehmen ist auf jeden Fall im Handelsregister veröffentlicht, „wenn es nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert“. So will es das Handelsgesetzbuch. Danach hat das Handelsregister eine Publikationsfunktion (Publizität), eine Beweisfunktion sowie eine Kontrollfunktion. Trotzdem sind nicht alle Firmen im Handelsregister verzeichnet: Ausgenommen sind Kleingewerbetreibende, die zwar ein Gewerbe ausüben, aber keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb benötigen. Unabhängig von der Größe einer Kanzlei oder Praxis sind auch Selbstständige in freien Berufen (Rechtsanwalt, Arzt, Steuerberater etc.) nicht zwingend im Handelsregister eingetragen. Ebenfalls eine gute Informationsquelle ist das Unternehmensregister.
Das Handelsregister enthält zwei Abteilungen:
- Abteilung A betrifft Einzelunternehmen, Personengesellschaften (OHG und KG) und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine.
- In Abteilung B finden Sie Handelsregisterveröffentlichungen zu Kapitalgesellschaften und Versicherungsvereinen auf Gegenseitigkeit (VVaG). Folgende Veröffentlichungen stehen im Handelsregister:
- Name der Firma,
- Firmensitz und Zweigniederlassungen mit Anschriften,
- Gegenstand des Unternehmens,
- vertretungsberechtigte Personen (Vorstand, Leitungsorgan, geschäftsführende Direktoren, Geschäftsführer, Prokuristen, Inhaber, persönlich haftende Gesellschafter) und die besondere Vertretungsbefugnis von Personen,
- Rechtsform des Unternehmens,
- Grund- oder Stammkapital,
- Kommanditisten, Mitglieder,
- Eröffnung der Insolvenz,
- Löschung der Firma.
Diese Informationen können Sie im bundesweiten gemeinsamen Registerportal der Länder unter www.handelsregister.de online abrufen und ausdrucken. Welche Informationen über ein Unternehmen verzeichnet sind, zeigen die Muster-Dokumente für aktuelle und chronologische Dokumente, die am Beispiel der „Thyssen Stahl GmbH“ auf der Handelsregister-Website kostenlos zu sehen sind. Der chronologische Abdruck stellt sämtliche Eintragungen von Veröffentlichungen im Handelsregister dar – auch jene, die inzwischen geändert oder gelöscht wurden. Zusätzlich informiert ein „historischer Abdruck“ über die Fakten einer Firma vor der Umstellung auf die elektronische Registerführung. Über das European Business Register (www.ebr.org) können Sie außerdem die Daten von Unternehmen aus 23 europäischen Staaten online abrufen.
Info
Wann kann eine freiwillige Handelsregistereintragung sinnvoll sein?
Wenn Sie einen freiwilligen Handelsregistereintrag wählen, erlangen Sie damit die Kaufmannseigenschaft. Das bedeutet, dass Sie ab der Eintragung den Kaufmannsregeln des Handelsgesetzbuches unterliegen. Mit einer freiwilligen Handelsregistereintragung können Sie Ihrem Unternehmen Ansehen und den Ausdruck von Seriosität verleihen. Denn durch den HR-Eintrag ist dieses glaubwürdiger. Das kann sich beispielsweise positiv auf die Kreditgewährung auswirken, da vor einer Kreditvergabe oftmals die Handelsregistereintragung geprüft wird. Außerdem gewähren Finanzierer höhere Kreditsummen an Firmen mit Eintragung im Handelsregister. Ein weiterer wichtiger Aspekt des Handelsregistereintrags ist ein hierdurch eintretender - wenn auch nicht umfassender - Schutz des Firmennamens, denn Unternehmensneugründer dürfen für ihre Firma nur Namen verwenden, die sich von dem Namen Ihrer Firma unterscheiden.
Was sind Registerbekanntmachungen?
Aktuelle Eintragungen in das Handelsregister werden unter www.registerbekanntmachungen.de veröffentlicht und zugleich in die Firmendaten übernommen. Sie kommen von den Registergerichten der Länder, in denen das Handelsregister von den Amtsgerichten geführt wird. Als Handelsregistereintragung veröffentlicht werden z. B. folgende Informationen:
- ein neuer Rechtsträger, etwa eine neu gegründete GmbH mit Firma/Name, Unternehmensgegenstand, Sitz, Stammkapital, Vertretungsberechtigten (Geschäftsführern, Prokuristen),
- Änderungen der Firmen, Sitzverlegungen oder Veränderungen bei sonstigen Rechtsverhältnissen eingetragener Unternehmen,
- die Löschung von eingetragenen Firmen.
Wie kann ich Einträge ins Handelsregister erstellen und abrufen?
Die Anmeldung erfolgt, von einem Notar beglaubigt, mit Hilfe der Spezialsoftware EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach). Sie kann kostenlos unter www.egvp.de heruntergeladen werden. Für die Übermittlung der Unternehmensdaten ist eine qualifizierte Signaturkarte notwendig. Die Veröffentlichung im Handelsregister kostet pauschal zwischen 70 bis 360 EUR je nach Rechtsform, der Abruf einer Registerdatei mit aktuellen, chronologischen und historischen Dokumenten eines Unternehmens jeweils 4,50 Euro.
Welche Folgen hat ein Eintrag ins Handelsregister?
Das Handelsregister veröffentlicht eine Übersicht von eingetragenen Unternehmen. Darüber hinaus hat ein Eintrag rechtliche Konsequenzen. Viele Banken und Unternehmen machen beispielsweise die Aufnahme von geschäftlichen Kontakten von einer Eintragung im Handelsregister abhängig. Der Grund: Wenn ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, kontrollieren unabhängige Stellen die Richtigkeit und Aktualität bestimmter Informationen. Das schafft eine rechtliche Verbindlichkeit, zum Beispiel in Haftungsfragen. Ist Ihr Geschäftspartner im Handelsregister eingetragen, können Sie sich zum Beispiel auf folgende Punkte verlassen:
- Kaufleute können unter dem Namen der eingetragenen Firma klagen und verklagt werden.
- Eine im Handelsregister eingetragene Firma kann verkauft, vererbt und verpachtet werden.
- Der Eintrag hat eine regionale Schutzwirkung vor Nachahmern, zum Beispiel in Bezug auf den Namen des Unternehmens.
- Kaufleute können Handlungsvollmachten erteilen, selbstständige Zweigniederlassungen und Filialen gründen.
- Kaufleute müssen Handelsbücher führen, Inventuren durchführen, einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen und diverse andere Buchhaltungsvorschriften erfüllen.
- Bei Geschäften zwischen Kaufleuten gilt eine verschärfte Mängelhaftung.
Wichtig: Gemäß § 241a HGB sind Einzelkaufleute die an dem Abschlussstichtag von 2 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen von der Pflicht zur Buchführung und Inventarerstellung befreit.
Info
Wer muss sich ins Handelsregister eintragen?
Eintragungspflichtig sind alle Kaufleute, Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) und Personenhandelsgesellschaften (oHG, KG, GmbH & Co. KG). Auch europäische Gesellschaften (SE) werden im Handelsregister geführt. Kleingewerbetreibende, die keinen kaufmännisch geführten Betrieb haben, sind von der Eintragungspflicht ausgeschlossen. Rechtlich ist nicht klar begrenzt, bis wann ein Unternehmen als Kleingewerbe gilt. Geachtet wird hierbei jedoch auf den jährlichen Umsatz oder die angestellten Prokuristen. Wer sich trotz Verpflichtung nicht im Handelsregister veröffentlicht, kann durch das Amtsgericht gezwungen und mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 EUR belegt werden.
Eintrag ins Handelsregister von Kleingewerbetreibenden
Kleingewerbetreibende müssen sich nicht im Handelsregister eintragen, können dies aber tun. Dann wird der Firmenname zum Beispiel mit e.Kfm. (eingetragener Kaufmann) oder e.Kffr. (eingetragene Kauffrau) ergänzt. Und das bringt einige Vorteile mit sich: Mit seiner Publikations-, Beweis-, Kontroll- und Schutzfunktion ist das Handelsregister – ähnlich wie das Grundbuch bei Immobilien – eine Vertrauensquelle. Jedes Unternehmen, das sich im Handelsregister registrieren lässt, vermittelt nach außen einen seriösen sowie professionellen Eindruck und kann über einen einfachen Registerauszug die Existenz seines Unternehmens beweisen.
Ein Handelsregistereintrag kann z. B. dann wichtig werden, wenn ein anderes Unternehmen denselben Namen wie Ihres verwenden will: Der im Handelsregister eingetragene Firmenname ist nämlich geschützt, sodass jedes andere Unternehmen im Registerbezirk einen Namen wählen muss, der sich deutlich von dem Ihres Unternehmens unterscheidet und mit diesem nicht verwechslungsgefährlich ist. Durch die Eintragung des Firmennamens im Handelsregister wird also der Schutz der Geschäftsbezeichnung wettbewerbsrechtlich verfestigt.
Durch den Eintrag ins Handelsregister haben Sie zudem den Vorteil, Vereinfachungen in Anspruch nehmen zu können, die nur Kaufleuten vorbehalten sind und Unternehmen ohne Handelsregistereintragung nicht gewährt werden, z. B.:
Fantasiename als Firmenname: Da nicht mehr zwingend Vor- und Nachname anzugeben sind, kann Ihr Unternehmen auch einen sog. Fantasienamen haben, z. B. „Sisyphos“ + [Rechtsform], z. B. Sisyphos UG (haftungsbeschränkt). Der Fantasiename darf allerdings nicht irreführend sein. Das hilft Ihnen aber sicher dabei, den richtigen Ausdruck für einen Firmennamen zu finden.
Handlungsvollmachten: Erteilung von Prokura (§ 48 HGB).
Formfreiheit bei Bürgschaften, Schuldversprechen und -anerkenntnissen (§ 350HGB), da die BGB-Vorschriften nicht anwendbar sind.
Gerichtsstand: Freie Vereinbarung des Gerichtsstandes (§ 38 ZPO).
Achtung: Bei einer Veröffentlichung im Handelsregister gelten für das Unternehmen die erwähnten rechtlichen Konsequenzen. Hinzu kommt eine IHK-Mitgliedschaft samt den damit anfallenden Beiträgen! Sie sollten daher vor der Anmeldung alle Fragen klären.
Vorsicht vor Täuschung: Manche Adressbuchverlage verschicken Angebote zur Eintragung in ein Branchenverzeichnis, die wie eine Rechnung aussehen. Mit dem Handelsregister hat dies nichts zu tun. Nur die Justizkasse des Registergerichts fordert Gebühren für einen Handelsregistereintrag.
Info
Nachteile eines Handelsregistereintrags
Ein Nachteil eines Handelsregistereintrags ist die Pflicht, Buch zu führen. Wenn Sie im HR eingetragen sind, müssen Sie bei Gründung eine Eröffnungsbilanz und dann jährlich eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Hiervon gibt es zwar in Abhängigkeit von Umsatz und Gewinn Ausnahmen, aber wenn Sie nicht beabsichtigen, langfristig Gewinn unterhalb der Bagatellgrenze des § 241a HGB zu erzielen, kommen Sie um diese Pflichten nicht herum.
Ist ein Unternehmen einmal im Handelsregister eingetragen, können Sie sich nicht mehr auf bestimmte Formvorschriften berufen. Dies betrifft z. B. mündlich übernommene Bürgschaften und auch die Schutzregelungen des BGB zu Verbraucherkrediten und Haustürgeschäften.
Eine Handelsregistereintragung wirkt sich auch nachteilig auf die Beitragshöhe der Pflichtmitgliedschaft in der IHK aus, die alle gewerblichen Unternehmen in Deutschland trifft, mit Ausnahme der Freiberufler, Handwerker und landwirtschaftlichen Betriebe. Diese Pflichtmitgliedschaft verursacht Kosten, nämlich die IHK-Beiträge, die sich aus einem Grundbeitrag und einer Umlage zusammensetzen. Der Grundbeitrag bei Unternehmen mit HR-Eintrag ist höher als bei Unternehmen ohne Registrierung im Handelsregister.
Ein weiterer Nachteil der Handelsregistereintragung ist, dass diese Kosten verursacht. Und zwar einmalige Kosten, die bei der erstmaligen Registrierung im Handelsregister anfallen, aber auch Kosten in der Zukunft. Nämlich dann, wenn Sie z. B. Prokura (Handlungsvollmacht) erteilen oder den Sitz des Unternehmens verlegen. Denn jede Adressänderung, jede Änderung der Rechtsform, des Namens oder des Vertretungsberechtigten ist dem Registergericht anzuzeigen und Sie müssen die Änderung im Handelsregister beantragen. Dies gilt gemäß § 2 Satz 3 HGB auch für den Fall, dass der Eintrag ins Handelsregister wieder gelöscht werden soll. Sie sollten also insgesamt gut prüfen, ob die möglichen Nachteile eines Handelsregistereintrags die Vorteile überwiegen.
Praxis-Beispiel
Die Vorschriften zum Handelsregister sollten Unternehmer genau beachten – bei Verstoß droht ein Zwangsgeld.
Ein Unternehmen ist zu Unrecht im Handelsregister veröffentlicht, weil nach dem Rückgang der Geschäftstätigkeit kein kaufmännischer Geschäftsbetrieb mehr erforderlich war. Dennoch gilt die Firma als „Kaufmann kraft Eintragung“ und wird als Vollkaufmann angesehen. Damit ist sie buchführungspflichtig, was wiederum nach der Abgabenordnung (AO) Auswirkungen auf die steuerliche Gewinnermittlung haben kann, es sei denn, sie fällt unter die Bagatellgrenze des § 241a HGB. Statt der einfachen Buchführung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung braucht sie dann eine doppelte Buchführung mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Für eine Löschung aus dem Handelsregister muss das Unternehmen die neue Situation nachweisen und die Löschung beantragen. Erfolgt keine Meldung, kann das Handelsregister ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro festsetzen.
Achtung: Als Firmenchef sollten Sie auch den umgekehrten Fall im Auge behalten: Wenn ein nicht eingetragenes Kleingewerbe wächst, wird es zum kaufmännischen Geschäftsbetrieb. Hier ist eine Veröffentlichung im Handelsregister nötig, sonst droht ebenfalls ein Zwangsgeld.
Zentrales Informationsportal Unternehmensregister
Bevor Sie eine finanziell weitreichende Geschäftsbeziehung mit anderen Unternehmen eingehen, kann auch ein Blick in das seit 2007 bestehende Unternehmensregister sinnvoll sein. Anders als im Handelsregister werden dort auch Jahresabschlüsse und Rechnungslegungsunterlagen veröffentlicht. Der Abruf dieser Dokumente ist beim Unternehmensregister digital kostenfrei möglich. Als einheitliches Informationsportal sind über das Unternehmensregister unter www.unternehmensregister.de/ureg/ auch das Handelsregister, das Genossenschaftsregister und das Partnerschaftsregister einsehbar.
