Unternehmensnachfolge: So organisieren Sie die Übergabe Ihres Unternehmens

Die Vorteile einer Übergabe sind vielseitig:

• Wenn Sie ein bestehendes Unternehmen übernehmen, sparen Sie sich die mitunter schwierige Startphase einer Unternehmensgründung.
• Da das Unternehmen bereits seit längerer Zeit besteht, hat die Bank eine bessere Grundlage, um die Finanzierung zu sichern.
• Bei einem bestehenden Unternehmen können Sie in der Regel auf vorhandene Prozesse und Strukturen zurückgreifen.
• Nicht nur Strukturen, auch Produktionsmittel wie Maschinen, aber auch Inventar übernehmen Sie bei einer Unternehmensnachfolge in der Regel gleich mit.
• Meist bleiben die Mitarbeitenden bei einer Unternehmensnachfolge im Unternehmen. Sie müssen also in der Nachfolgeplanung keine Zeit darauf verwenden, Stellen auszuschreiben, neues Personal zu finden und einzuarbeiten.
• Ein gut laufendes Unternehmen hat in der Regel einen Kundenstamm, der den wirtschaftlichen Fortbestand sichert. Auch diese Kunden übernehmen Sie mit, wenn Sie eine Unternehmensnachfolge antreten möchten. 

Auch die Nachteile einer Übernahme sollten Sie unbedingt kennen:

• Im Gegenzug ist ein bereits aufgebautes Unternehmen teurer. Für Ihre Unternehmensnachfolge müssen Sie also mehr Kapital für den höheren Kaufpreis einplanen. 
• Ist der ehemalige Eigentümer als Investor mit an Bord, sind Auseinandersetzungen vorprogrammiert. Denn nicht immer kann und möchte sich die ehemalige Leitung aus den Abläufen heraushalten und seine neue Rolle akzeptieren. 
• Die bestehenden Strukturen können dazu führen, dass Innovationen bei einer Unternehmensnachfolge schwieriger zu bewerkstelligen sind. 
• Gerade Maschinen und Inventar können veraltet sein oder eignen sich nicht für die geplante Neuausrichtung des Unternehmens. Das hat zur Folge, dass Sie mit weiteren Investitionen planen müssen. 
• Unter Umständen reagiert die bestehende Belegschaft nicht allzu positiv auf die Unternehmensnachfolge. Das könnte ein Problem für Sie werden, wenn Sie zunächst um Zustimmung werben müssen. Vor allem Probleme mit dem mittleren Management können zu einer echten Herausforderung werden. 
• Es gibt keine Garantie, dass die Bestandskunden nach der Übernahme dem Unternehmensnachfolger treu bleiben. Denkbar ist auch, dass sie sich einen neuen Anbieter suchen. 

Damit bei der Nachfolgeplanung nichts schief geht, ist es sinnvoll, schrittweise vorzugehen und alle Punkte nach und nach abzuarbeiten. 

Bevor Sie das Thema Unternehmensnachfolge angehen, sollten Sie sich überlegen, welche Vorbereitungen Sie für eine systematische und geregelte Übergabe treffen müssen. Folgende Punkte sind dabei wichtig:

• Überlegen Sie sich, wann Sie die Nachfolge oder Übergabe des Unternehmens umsetzen wollen. Gehen Sie vom Jahresende aus, z. B. zum Ende 2030. Von da an rechnen Sie mindestens fünf Jahre zurück und beginnen mit den ersten Arbeiten, in diesem Fall also Anfang 2025.
• Erstellen Sie sich einen groben Zeitplan mit Meilensteinen, den Sie mit der Zeit vervollständigen.
• Treffen Sie die grundsätzliche Entscheidung, ob Sie einen internen (Familienmitglieder, Mitarbeiter) oder externen Nachfolger für die Unternehmensübernahme suchen wollen früh genug. Überlegen Sie auch, wann Sie die Entscheidung mit welchen Betroffenen (Familie, Mitarbeiter, Geschäftspartner) besprechen wollen. Sie sollten nicht zu lange warten, aber schon in der Lage sein, einen groben „Fahrplan“ zu präsentieren und grundlegende Fragen zu beantworten, z. B. wann Sie ausscheiden oder wie es weitergehen soll.
• Klären Sie, ob und in welchem Umfang Familienmitglieder Ansprüche bei der Unternehmensnachfolge erheben können, z. B. Auszahlung von Pflichtanteilen. Denken Sie daran, dass unter Umständen erhebliche Emotionen im Spiel sein können. Überlegen Sie auch, ob Sie bei der Betriebsübergabe einen externen Moderator hinzuziehen wollen.
• Entscheiden Sie sich, ob Sie die Firma verkaufen, verpachten oder vererben wollen.
• Überlegen Sie sich, was Sie selbst nach dem Ausscheiden aus der Firma tun wollen.
• Prüfen Sie, wer Sie in steuerlichen und rechtlichen Dingen bei der Unternehmensnachfolge beraten und unterstützen kann. Vor allem auf diesen beiden Gebieten gibt es – unter anderem abhängig von Größe und Tätigkeitsfeld Ihres Unternehmens – zahlreiche Aspekte, die beachtet werden müssen.

Halten Sie fest, welche Arbeiten Sie zu welchem Zeitpunkt mindestens durchführen müssen. Dazu gehören:

• Firma auf Stärken und Schwächen überprüfen (Due-Diligence), um Verkaufsargumente zu finden und Schwachstellen noch beseitigen zu können.
• Kostenrahmen für die Unternehmensnachfolge überschlagen, z. B. für Gutachten, Bewertungen, Moderationen, Beratung, Notar, Unternehmenswertermittlung. Selbst bei kleinen Unternehmen kommen hier schnell 20.000 EUR und mehr zusammen.
• Steuerberater und/oder Anwalt einbeziehen (spätestens zu Beginn der Umsetzung!)
• Prüfen Sie, welche Dokumente vor der Übernahme (Verträge, Vollmachten, Berechtigungen etc.) geändert oder angepasst werden müssen.
• Ermitteln Sie den Unternehmenswert.
• Kriterien für den gesuchten Firmennachfolger bestimmen, z. B. berufliche und persönliche Fähigkeiten, Führungserfahrung, Zeugnisse, Referenzen, Sympathie.
• Nachfolger suchen und auswählen, der Führungsverantwortung übernehmen kann.
• Bei Familienmitgliedern: Welche potenziellen Streitpunkte gibt es? Wie lassen sich diese lösen? Wer muss bei der Unternehmensnachfolge eventuell ausgezahlt werden? Woher kommen die notwendigen Mittel?
• Konzept zur Einarbeitung des Nachfolgers entwickeln, z. B. parallele Einarbeitung (Handlungsrahmen klären), Übergabe zum Stichtag, Übergabe mit anschließendem Beratervertrag für Sie etc.
• Ausscheiden aus dem Betrieb vorbereiten.
• Unternehmen verkaufen/vererben.
• Aktivitäten als Meilensteine in den Zeitplan aufnehmen.
• Wer kann vor allem in der Startphase kostengünstig unterstützen (z. B. IHK)?

Sind alle Fragen rund um die Unternehmensnachfolge geklärt, beginnen Sie mit der Umsetzung. Dabei können folgende Punkte wichtig sein:

• Führen Sie eine Bestandsaufnahme der Stärken und Schwächen der Firma durch, z. B. eine Due-Diligence-Prüfung. Dabei werden u. a. Finanzen, Mitarbeiter, Führung, Märkte, Produkte, Wettbewerb, Innovationen, wirtschaftliche Lage oder Prozesse geprüft. Stellen Sie zu jedem Teilgebiet Fragen zur Qualität, z. B. bei Finanzen zum Jahresabschluss, zur Planung oder zum Investitionsbedarf. Die Prüfung kann mehrere Monate dauern. Erstellen Sie für die Unternehmensnachfolge ein Dokument mit den wichtigsten Ergebnissen. Entwickeln Sie Maßnahmen, um erkannte Schwächen vor den Verhandlungen oder der Übergabe zu beseitigen.
• Bestimmen Sie als Übergeber bei der Firmennachfolge den Unternehmenswert. Es gibt verschiedene Verfahren, etwa Discounted-Cashflow-, Substanzwert- oder Ertragswertmethode. Letztere ist in der Praxis weit verbreitet. Mit der Ertragswertmethode ermitteln Sie den Unternehmenswert, indem Sie die Betriebsergebnisse für die kommenden 5-10 Jahre planen. Diese Werte zinsen Sie einem grundsätzlich frei zu wählenden Kalkulationszinsfuß ab, und Sie erhalten einen Richtwert als Basis für Ihre Verkaufspreisverhandlungen für die Unternehmensnachfolge.
• Beginnen Sie parallel zu diesen Arbeiten mit der Nachfolgersuche. Externe Kandidaten finden Sie auch über öffentliche Stellen. In der Nachfolgeplanung ist das Besetzen von wichtigen Schlüsselpositionen mit qualifizierten Experten ausschlaggebend für eine reibungslose Übergabe. Zur Kandidatenauswahl sollten Sie ein Anforderungsprofil erstellen, das der potenzielle Inhaber möglichst gut ausfüllen sollte.
• Führen Sie mit jedem Kandidaten mindestens jeweils 3 Gespräche, um ihn und seine Vorstellungen genau kennenzulernen. Die wichtigsten Fragen dabei sind: Passt er zu Ihrer Firma? Hat er das Zeug dazu, die Firma weiter zu entwickeln? Wird er sich mit Beschäftigten und Geschäftspartnern verstehen? Können Sie sich über den Kaufpreis einigen? Auch die Auswahl des Nachfolgers kann einige Monate dauern.
• Steht der Nachfolger fest, müssen Sie gemeinsam entscheiden, wie Sie die Einführung der Unternehmensnachfolge gestalten und Mitarbeiter und Geschäftspartner informieren möchten.
• Wichtig: Geben Sie zusammen ein Bekenntnis zum Bestehen der Firma ab, um die Mitarbeiter zu beruhigen und gegenüber den Geschäftspartnern ein klares Signal zu senden.
• Entwickeln Sie gemeinsam ein detailliertes Konzept, wie die Unternehmensübergabe gestaltet wird: Wer soll bis/ab wann welche Aufgaben übernehmen? Wie werden Unterschriftenbefugnis und Vollmachten geregelt? Wie erfolgt die Übergabe von Aufgaben an Ihren Nachfolger? Wie können Sie den Nachfolger in der ersten Phase der Unternehmensnachfolge unterstützen, ohne sich operativ zu sehr einzumischen? Bis wann wollen Sie sich endgültig aus der Firma zurückziehen? Wie wollen Sie bei Differenzen eine Lösung finden, z. B. durch einen Moderator für das Konfliktmanagement?

Der Kaufpreis und Finanzbedarf für ein bestehendes Unternehmen können um einiges höher sein als die Investitionen bei einer Neugründung. Gerade wenn Sie nur wenig Eigenkapital haben, kann die Finanzierung zu einem Problem werden. 

Familienunternehmen bieten sich oft zur Unternehmensnachfolge an. Wenn Sie die Unternehmensnachfolge antreten, werden Sie während des Übergangszeitraums mit vielen althergebrachten Strukturen konfrontiert. Es kann einige Zeit dauern, bis Sie diese vollkommen durchschaut haben. Lassen Sie sich davon aus der Ruhe bringen, könnte Ihre Unternehmensnachfolge und der Nachfolgeprozess auf der Kippe stehen. 

Vielleicht stellen Sie erst nach einiger Zeit, während oder nach der Übergangsphase, fest, dass Sie nicht die nötigen Qualifikationen für die Unternehmensnachfolge haben und den damit einhergehenden Anforderungen nicht gerecht werden. Auch dann sind eine erfolgreiche Übernahme und Fortführung in Gefahr.

Unter Umständen schätzen Sie den Wert des Inventars oder der übrigen Betriebsmittel zu hoch ein und zahlen letztlich zu viel Geld für das Unternehmen. 

Zu den Risiken der Unternehmensnachfolge gehört auch der Punkt der Haftung. Denn unter Umständen müssen Sie für Schulden einstehen, die der ehemalige Unternehmenseigentümer angehäuft hat und die er Ihnen bei der Unternehmensübergabe mit überträgt. Und das ist noch nicht alles. Denn auch die Frage, was steuerlich bei einer Unternehmensübertragung zu beachten ist, stellt sich Ihnen früher oder später. Sie können laut Steuerrecht auch für Steuerschulden haftbar gemacht werden, die zum Zeitpunkt der Unternehmensübernahme in der Firma bestanden. Der Grund: Die Geschäftsführung ist dafür zuständig, dass die Steuern und Sozialabgaben in korrekter Höhe abgeführt werden. Bestehen bei der Übernahme des Unternehmens Steuerschulden und Sie werden zur neuen Geschäftsführung im Nachfolgeprozess, sind damit Sie dafür verantwortlich und müssen für Steuern und Sozialabgaben haften. 

Vorab sollten Sie natürlich ansprechen, dass Sie auf der Suche nach einer Bewertung eines bestehenden Unternehmens sind. Unter Umständen kann es sich lohnen, sowohl einen Steuerberater als auch einen Unternehmensberater zu beauftragen. Mit etwas Glück können Sie sogar Zuschüsse für die Kosten bekommen. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle übernimmt einen Teil der Kosten für die Unternehmensberatung Ihres zukünftigen Unternehmens – sofern diese eine Zulassung für das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ hat. 

Für die rechtlichen Aspekte, also vor allem im Hinblick auf die Risiken und Haftungen bei einer Unternehmensnachfolge ist eine rechtliche Beratung durch einen Anwalt dagegen der richtige Weg. Gerade größere Übernahmen sollten Sie nicht ohne juristische Unterstützung eines Fachanwalts planen. Die Gefahren und Haftungsrisiken sind für Nicht-Juristen kaum abzuschätzen. 

Sollten Sie Probleme mit den Mitarbeitern des Unternehmens haben und sind sich nicht ganz sicher, wie Sie am besten als Führungskraft agieren, kann sich ein Coaching zum Thema Unternehmensnachfolge vor und während der Übernahme bzw. des gesamten Übergangsprozesses auszahlen.

Daneben gibt es noch weitere Anlaufstellen, bei denen Sie eine Beratung für die zukünftige Unternehmensnachfolge bekommen können. Es gibt eine Vielzahl an regionalen Unternehmen, die sich auf das Thema Unternehmensnachfolge spezialisiert haben. Achten Sie darauf, dass der Berater BAFA-zertifiziert ist. Nur so haben Sie die Chance auf einen Zuschuss zu den Kosten. 

Allgemeine Informationen zur Unternehmensnachfolge finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK). In der dort erhältlichen Broschüre “Unternehmensnachfolge – die optimale Planung” sind wichtige Tipps und Informationen zur Nachfolgeplanung für ihr Unternehmen noch einmal übersichtlich zusammengefasst. 

Neben den genannten Optionen gibt es auch regionale Anlaufstellen, die Ihnen bei der Vorbereitung der geplanten Nachfolge helfen können. Zu nennen ist hier zum Beispiel die IHK, die mit ihren verschiedenen Angeboten ein breites Spektrum an Beratung anbieten kann. Gerade die verschiedenen Checklisten, die die IHK zur Unternehmensnachfolge zur Verfügung stellt, sind sehr beliebt und können gute Anhaltspunkte für die eigenen Entscheidungen liefern. 

Vorab sollten Sie sich über die verschiedenen Gründerkredit sowie alternative Finanzierungsmöglichkeiten informieren. Kommen Banken, KfW oder andere Fördermittel für Ihr Vorhaben infrage? Zur Finanzierung gehört auch, dass Sie für die geplante Unternehmensnachfolge einen Businessplan erstellen. 

Lassen Sie sich nicht von Ihrem ersten Eindruck blenden. Eine genaue und sorgfältige Analyse des Unternehmens ist Pflicht. Wie sind der Kundenstamm, die Mitarbeiter und die Kontakte zu Lieferanten sowie anderen Partner zu beurteilen? Stellt dies eine mögliche Hürde für die Unternehmensübergabe dar? 

Liegen Sie mit dem Noch-Inhaber auf einer Wellenlänge oder war der erste Eindruck eher schwierig? Vor allem dann, wenn Sie sich Know-how und Tipps für die erste Zeit der Unternehmensnachfolge versprechen, sollte die Chemie zwischen Ihnen und dem Geschäftsführer stimmen. 

Wenn die vorherigen Punkte abgearbeitet sind, sollten Sie eine professionelle Beratung mit einer Einschätzung in Anspruch nehmen. Diese weist Sie auch auf steuerliche und rechtliche Risiken hin und liefert Informationen zum Steuerrecht und Erbrecht. 

Entscheidend ist auch der Zeitpunkt der Unternehmensnachfolge. Denn es ist gar nicht so einfach, den richtigen Termin für die Übergabe an eine neue Führungskraft zu finden. 

• Inhaber sollten rund fünf Jahre vor der Übergabe damit anfangen, das Unternehmen auf die anstehende Nachfolgeregelung vorzubereiten. Im Idealfall drei Jahre vor dem geplanten Ruhestand beziehungsweise der Übernahme startet die Suche nach der passenden Nachfolge. Für die Unternehmensnachfolge an sich sollte man mindestens ein Jahr einplanen.
• Wer plant, ein Unternehmen zu übernehmen, sollte ebenso genügend Zeit einplanen. Denn bis ein passendes Unternehmen gefunden ist, gehen meist ein bis zwei Jahre ins Land. Bis die eigentliche Übernahme abgeschlossen ist, dauert es dann auch noch einmal mindestens ein Jahr. 

• Welche Rechtsform soll gewählt werden (GmbH, KG, OHG etc.)? 
• In welcher Branche möchten Sie arbeiten? 
• Wie hoch darf der Kaufpreis maximal sein? 
• Bis zu welchem Termin ist die Unternehmensnachfolge bzw. Unternehmensübergabe geplant? 
• Was sagen Familie und Freunde zu dem Plan? Bekommen Sie ausreichend Unterstützung? 

• Wie ist das Unternehmen aufgestellt? 

• Welche Produkte und Dienstleistungen gehören zum Portfolio? 

• Welchen Zielmarkt hat es? 

• Wie ist das Wachstumspotenzial zu beurteilen? 

• Wie sind die wirtschaftlichen Daten und Fakten: Umsatz, Mitarbeiter, Gewinn…? 

• Agiert das Unternehmen in einem Wachstumsmarkt? 

• Zeichnet es sich durch viele Innovationen aus? 

• Welche USPs (Alleinstellungsmerkmale) hat es? 

• Wie ist die Vermögenslage zu beurteilen? 

• Können Sie eine Förderung für Ihre Unternehmensnachfolge von der KfW bekommen? 

• Wo gibt es weitere Fördermittel und Zuschüsse für die Unternehmensnachfolge? 

• Ist der Kaufpreis realistisch? 

• Wie hoch sind die geplanten Investitionen in den nächsten Jahren?