Was sind die rechtlichen Grundlagen der E-Mail-Archivierung?
Bei der E-Mail-Archivierung handelt es sich um die langfristige, systematische und elektronische Aufbewahrung von E-Mails. In Deutschland müssen alle Unternehmen und Gewerbetreibende ihre Mails archivieren. Ein allgemeingültiges Archivierungsgesetz gibt es jedoch nicht. Unter anderem fußt die revisionssichere E-Mail-Archivierung auf den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Was passiert, wenn du nicht gesetzeskonform archivierst?
Betreibst du die E-Mail-Archivierung gar nicht oder nur mangelhaft, kann das Konsequenzen haben. Je nachdem in welchem Ausmaß und mit welcher Absicht du die Buchführungspflicht verletzt, kann es zu einer Geld- oder sogar Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren kommen. Schließlich können E-Mails ein Beweismittel vor Gericht sein und dabei helfen, Absprachen und Geschäftsabläufe zu rekonstruieren. Daher ist die korrekte E-Mail-Archivierung in Unternehmen auch Teil des Risikomanagements.
Achtung
Auch Solo-Selbstständige sind an E-Mail-Archivierungspflicht gebunden
Die Unternehmensgröße spielt bei der Pflicht zur E-Mail-Archivierung keine Rolle. Wenn du solo-selbstständig bist, betrifft dich die Pflicht also genauso wie ein großes Unternehmen.
Eine Ausnahme bilden E-Mails, die als Handelsbriefe anzusehen sind. Diese müssen laut HGB nur von Kaufleuten aufbewahrt werden und somit nicht von Nicht-Kaufleuten wie Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden. Für alle anderen steuerlich relevanten Unterlagen gilt diese Ausnahme jedoch nicht.
Welche E-Mails musst du archivieren?
Die gesetzlichen Vorschriften zur E-Mail-Archivierung geben vor, dass E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe enthalten oder deine steuerliche Erfassung betreffen, archiviert werden müssen. Als Faustregel gilt: Ins Archiv kommen E-Mails, die du nutzt, um deine Geschäftsaktivitäten vorzubereiten, durchzuführen, abzuschließen und zu stornieren.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei der E-Mail-Archivierung?
Je nachdem, welche Verwendung das jeweilige Dokument hat, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6, 8 oder 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem du die jeweiligen E-Mails bekommen oder versendet hast.
Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
- Handels- und Geschäftsbriefe, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Widerrufsschreiben
Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen)
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
- E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben, z. B. Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare
Tipp
Alphabetische Übersicht über die Aufbewahrungsfristen zum Download
Neben E-Mails musst du auch weitere Geschäftsunterlagen archivieren. Wir haben für dich eine Übersicht erstellt, in der wir die Aufbewahrungsfristen für alle wichtigen Dokumente alphabetisch sortiert haben. Diese Übersicht kannst du hier kostenlos als PDF herunterladen.
Video: Aufbewahrungspflichten in 2 min erklärt
Info
Ausnahme der E-Mail-Archivierungspflicht
E-Mails, die nur ein Dokument übermitteln, sind von der Archivierungspflicht ausgeschlossen. Sobald der Text aber einen wichtigen Hinweis zum Anhang enthält, greift sie wieder.
Welche Anforderungen gelten für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Im Jahr 2017 trat die Pflicht zur E-Mail-Archivierung nach GoBD-Anforderungen in Kraft. Da es über gängige Mail-Programme nicht immer möglich ist, revisionssicher zu archivieren, kommen spezielle Software-Lösungen für die automatische Archivierung zum Einsatz. Neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen muss gemäß der GoBD die E-Mail-Archivierung folgende Kriterien erfüllen:
- Vollständigkeit: An erster Stelle steht, dass deine E-Mail-Archivierung fehlerfrei und vollständig ist sowie die Angaben der Wahrheit entsprechen.
- Unveränderlichkeit: Die Maildaten musst du immer im Original speichern – bei jeglichen Änderungen ist ein Protokoll erforderlich. Gleichzeitig muss die Software zur E-Mail-Archivierung Zugriff auf die originale Version haben und sie wieder herstellen sowie anzeigen können. Dafür ist das Beweissicherungsverfahren praktisch, Es speichert gelöschte Dateien sowie die Originalversionen sämtlicher Elemente.
- Übertragbarkeit: Du musst die Dateien jederzeit auf eine andere Software oder Plattform übertragen können, ohne dass dabei Informationen verloren gehen. In diesem Zusammenhang spielt auch die Manipulationssicherheit eine wichtige Rolle.
- Ordentlichkeit und Nachvollziehbarkeit: Es ist wichtig, dass du deine Archivdateien ordentlich und am besten je nach Geschäft sortierst. Auf diese Weise sind Elemente im Archivierungssystem für dich schnell auffindbar. Die Archivierung muss insgesamt nachvollziehbar und im Falle einer Prüfung auch für Dritte verständlich sein, um deiner Transparenzpflicht nachzukommen.
Welche Möglichkeiten gibt es, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung einzurichten?
Die Gesetzeslage definiert, welche Kriterien die E-Mail-Archivierung erfüllen muss. Welchen Speicherort du wählst, ist dir überlassen. Es stehen dir eine Reihe von Anbietern mit lokalen Software-Lösungen oder Cloud-Diensten zur Verfügung. Zahlreiche Tools bieten eine revisionssichere Archivierung, die mit Office 365 kompatibel ist.
Prinzipiell könntest du deine E-Mails vom Postfach aus selbst archivieren und in einzelnen Ordnern und Unterordnern abspeichern. Die meisten Tools bieten aber auch die zeitsparende Autoarchivierung an. Vergiss allerdings nicht, dass du bestimmte E-Mails aus Gründen des Datenschutzes nicht archivieren darfst. Dazu gehören beispielsweise Informationen von Bewerbern und private E-Mails von Mitarbeitern. Filtere diese am besten zeitnah manuell heraus.
Wenn du E-Rechnungen empfängst oder versendest, solltest du sie GoBD-konform archivieren. Eine E-Rechnung-Software wie Lexware Office übernimmt XML-Verarbeitung und Archivierung in einem Schritt.
Info
E-Mail-Archivierung und DSGVO
E-Mail-Archivierung und die DSGVO sind besonders eng miteinander verbunden. Zu den Datenschutzgrundsätzen gehören auch das Recht auf Löschung, Auskunft und Datenübertragbarkeit. Eine Software gibt dir die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge im Archiv zu suchen, darzustellen und nachträglich zu löschen. Achte aber darauf, dass du nur die E-Mails aus der Archivierung löschst, die du nicht mehr benötigst.
Zusammenfassung
E-Mail-Archivierung zusammengefasst
- Unter E-Mail-Archivierung versteht man die langfristige, systematische und elektronische Speicherung von E-Mails.
- In Deutschland sind alle Unternehmen und Gewerbetreibende zur E-Mail-Archivierung verpflichtet. Freiberufler und Kleingewerbetreibende bilden eine Ausnahme.
- Die rechtlichen Grundlagen für die E-Mail-Archivierung basieren u. a. auf dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den GoBD.
- Die Archivierungspflicht betrifft Handels- und Geschäftsbriefe sowie E-Mails, die für die steuerliche Erfassung relevant sind.
- Die Aufbewahrungsfristen für Handels- und Geschäftsbriefe umfassen 6 Jahre, E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben deiner Selbstständigkeit 10 Jahre.
- Seit 2017 muss die E-Mail-Archivierung den Anforderungen der GoBD entsprechen.
- Es gibt spezielle Archivierungssoftware-Lösungen, mit denen die revisionssichere E-Mail-Archivierung möglich ist. Achte bei der Auswahl darauf, dass das Tool GoBD-konform ist.
