DMS: Was können Dokumenten-Management-Systeme und welchen Nutzen bieten sie Ihrem Unternehmen?

Definition: Ein Dokumenten-Management-System (Abkürzung DMS) ist eine datenbankgestützte Verwaltung aller elektronischen Dokumente. Von Verträgen, Aufträgen und Rechnungen bis hin zur Dokumentation von Arbeitsabläufen. DMS können sowohl lokal als auch in einer Cloud genutzt werden.

Papiergebundene Dokumente resultieren heutzutage immer mehr in regelrechten Papierfluten, in denen man leicht den Überblick verliert. Egal ob es dabei um die Ablage, die Bearbeitung, die Katalogisierung, die spätere Suche oder die Archivierung geht. Durch den stockenden Informationsfluss werden Arbeitsabläufe ausgebremst. Das kann sich nicht nur negativ auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter auswirken, sondern auch teuer werden. Der Einsatz eines DMS kann hier eine sinnvolle Lösung sein. Mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagements lassen sich Verwaltungsabläufe beschleunigen und zentralisieren.

Es gibt verschiedene Dokumenten-Management-Systeme, von Open-Source-Software bzw. kostenlosen Systemen (meist mit geringerem/reduziertem Funktionsumfang) bis hin zu Cloud basierten DMS. Auch SharePoint, die bekannte Webanwendung von Microsoft, können Sie als DMS nutzen.  

Funktionen und Preise variieren je nach Software oder Lizenzmodell. Egal, ob Freeware oder kostenpflichtiges Dokumenten-Management-System – machen Sie sich vor der Einführung eine DMS-Checkliste, was es erfüllen sollte. So können Sie leichter den für Ihre Bedürfnisse besten Anbieter finden.

Die Etablierung einer virtuellen Dokumentenverwaltung hat ein Ziel: Tägliche Aufgaben und die Auftragsbearbeitung sollen vereinfacht werden. Hier einige Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen, die für Sie als Unternehmer interessant sein können:

• Erfassen und Scannen neuer Schriftstücke
• Suchen und Recherchieren durch Verschlagwortung der Inhalte
• Vereinfachter Workflow durch zeit- und ortsunabhängigen Zugang
• Flexible Bearbeitung durch zentralisierten Zugriff
• Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten
• Verschiedene Automatisierungen
• Digitale Ablage von alten Papierdokumenten sowie E-Mail-Archivierung
• Generelles Archiv wichtiger Unterlagen

Das hängt unter anderem von diesen Faktoren ab:

• Welche Funktionen benötigen Sie?
• Welchen Anbieter favorisieren Sie?
• Wie groß ist der technische Aufwand für die Einführung?

Nach der Installation sollten Sie zusätzlich eine Testphase definieren und die Schulung der Mitarbeiter bzw. Anwender einleiten.

DMS werden in ganz unterschiedlichen Branchen eingesetzt. Alle Abteilungen, in denen Verwaltungsaufwand entsteht, gelten als Anwendungsbereiche für ein Dokumenten-Management-System. Die folgenden Beispiele zeigen, in welchen Unternehmensbereichen Sie ein digitales Dokumentenmanagement einsetzen können:

• Buchhaltung: Nutzen Sie ein DMS zur Verwaltung von Rechnungen, Belegen, Jahresabschlüssen, Bilanzen etc.
• Einkauf/Verkauf: Setzen Sie ein DMS ein, um Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen oder Formulare digital zu sichern.
• Vertrieb: Profitieren Sie von einem DMS und arbeiten Sie zentral an Angeboten, Handelsbriefen oder Anfragen zu arbeiten. 
• Produktion: Integrieren Sie ein DMS in Ihren Produktionsabteilungen und speichern Sie produktionsrelevante Unterlagen wie Arbeitsanweisungen, Materiallisten oder Arbeitsanweisungen zentralisiert ab.

Je größer das Unternehmen, desto größer die Informations-Datenbank. Ein Dokumenten-Management-System macht jedoch nicht nur bei großen Datenmengen Sinn. Auch in Kleinunternehmen und im Mittelstand vereinfachen DMS die Arbeitsabläufe. Zudem ist es einfacher, digitale Prozesse schon früh im Unternehmen einzuführen, als sie später im gewachsenen Unternehmen auf- oder umzurüsten.

Wenn Sie über den Einsatz einer DMS-Lösung nachdenken, möchten Sie sicherlich im Vorfeld wissen, warum eine solche Anwendung sinnvoll ist. Die Firmendokumente zu digitalisieren und zentral abzulegen, hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:

• Optimierter Informationsfluss: Wenn alles zentral abgelegt ist, sind Informationen leichter zugänglich und der Austausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen fällt leichter. Und das sowohl inhouse als auch von unterwegs.
• Optimierter Workflow durch DMS: Mehr Struktur und der schnelle Zugang zu Informationen sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht so viel Zeit mit der Suche verbringen und effizienter arbeiten können.
• Zufriedene Mitarbeiter: Einfache Arbeitsprozesse sorgen für eine Entlastung Ihrer Mitarbeiter.
• Geringere Kosten: Ein besserer Workflow kann kostensparend sein. Aber auch die Einsparungen von Papier, Druckerkosten und Archivräumen sorgen für geringere Kosten.
• Weniger Stauraum: Nicht nur Archivräume fallen weg. Auch Regale, Aktenschränke und Papierstapel in den Büros sind Geschichte. Den Platz können Sie nun anderweitig nutzen.
• Sicherheit und Datenschutz: Vor allem bei einer Revision ist es wichtig, dass alle Firmenprozesse belegbar sind. Mit einer zentralen Dokumentenablage können Sie dies viel einfacher erzielen. Außerdem werden Dokumente gesichert und geschützt abgespeichert, sodass sie nicht gefälscht oder verändert werden können. So sind Sie auch in der Lage, sich an die GoBD zu halten.

Nun wissen Sie, was DMS sind und wofür Sie ein elektronisches Dokumenten-Management-System verwenden können. Doch welche Arten von DMS-Systemen gibt es und welches eignet sich für Ihre Bedürfnisse?

Zunächst müssen Sie sich überlegen, ob Sie ein On-Premise, ein Hybrid- oder ein Cloud-DMS für Ihr Unternehmen benötigen.

• On-Premise-Systeme (Vor-Ort-DMS): werden lokal installiert. Sie benötigen entsprechende technische Ressourcen.
• Cloud-DMS sind ausschließlich digital. Sie benötigen keine eigene Hardware.
• Hybrid-Systeme sind eine Kombination aus den beiden genannten Varianten.
• Branchenspezifisches DMS: Solche Systemlösungen sind mit speziellen Anwendungen bzw. Funktionen ausgestattet, die auf spezielle Branchen angepasst sind.
• Open-Source-DMS: Hier arbeiten Sie mit einer frei verfügbaren Software. Die hierin programmierten Lösungen können Sie individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden.
• Mobiles DMS: Diese Variante ist so konzipiert, dass sich der Zugriff besonders einfach für mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets gestaltet.

Damit Sie das richtige DMS für Ihre Bedürfnisse finden, sollten Sie sich in erster Linie darüber im Klaren sein, welche Anforderungen Sie an Ihr revisionssicheres Dokumentenmanagement haben.

• Was sind Ihre Schwachstellen und was benötigen Sie für eine DMS Applikation, um diese zu beheben?
• Welche Funktionen benötigen Sie, um Ihren Arbeitslauf effizienter zu gestalten?
• Was sagen Ihre Angestellten zu dem Thema? Oftmals haben die einzelnen Abteilungen unterschiedliche Bedürfnisse, denen das Dokumenten-Management-System gerecht werden muss.

Aber welche Anbieter und welche Systeme gibt es auf dem Markt?

Bevor Sie sich für ein Dokumenten-Management-System entscheiden, gilt es zu klären, welche Dokumente Sie in einer DMS-Lösung verwalten können? Im Grunde können Sie ein Dokumenten-Management-System für alle Formen von Unterlagen benutzen:

• E-Mails
• Websites
• Word-Dokumente
• Videos
• PDFs

Das kommt in erster Linie auf die Art des Systems und Ihre Bedürfnisse an. Reine Ablagesysteme, die lokal implementiert werden, sind deutlich günstiger, als wenn Sie ein personalisiertes und flexibles Modell auswählen. Sie sollten bei der Auswahl des Dokumenten-Management-Systems immer berücksichtigen, was Sie wollen und womit Sie am besten arbeiten können – hierbei sollte der Preis zunächst keine Rolle spielen. Ein gutes System hat seinen Preis. Cloud-Modelle bieten Ihnen oftmals die Möglichkeit, flexibel Funktionen hinzuzubuchen oder wieder abzubuchen. Dadurch sind die Kosten skalierbarer.