ERP-Systeme: Funktionen, Vorteile und Nutzen für Ihr Unternehmen
Sie haben ein Unternehmen gegründet oder Ihre Firma ist stark gewachsen? Dann suchen Sie vielleicht nach einer geeigneten Software, die die verschiedenen Arbeitsprozesse optimal verbindet und koordiniert. Das gewählte Programm sollte dabei nicht nur möglichst viele Bereiche Ihres Unternehmens unterstützen, sondern auch auf die Eigenheiten Ihrer Branche eingehen. ERP-Systeme sind Softwarelösungen, die Geschäftsprozesse für Sie zusammenfassen und somit eine ideale Möglichkeit bieten, Ihr Unternehmen zu digitalisieren.
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Definition
Was ist ein ERP-System?
Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Eine ERP-Komplettlösung ist ein umfassendes Software-System, das zur Vernetzung, Koordination, Planung, Übersicht sowie Unterstützung von allen Tätigkeitsfeldern innerhalb eines Unternehmens dient. Dabei ergänzt die Software verschiedene betriebswirtschaftliche Funktionen mit Office-Anwendungen wie Kalender und Text- sowie Tabellenkalkulationen, um dadurch die Organisation und Strukturierung zu erleichtern. Zusätzlich gibt es ERP-Branchenlösungen, die neben den allgemein organisatorischen Funktionen auf die branchenspezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens eingehen.
Die Aufgaben eines ERP-Systems
Die Bedeutung von ERP-Programmen liegt für Unternehmen im branchen- und abteilungsübergreifenden ERP-Management sämtlicher Geschäftsprozesse. Alle Unternehmensbereiche und ihre Abläufe werden durch ein einziges Betriebssystem gesteuert. Mit einer ERP-Software können Sie Ihre Geschäftsprozesse auf jeder Ebene beschleunigen, optimieren und verbessern. Dies ist langfristig gesehen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil Ihrer Firma auf dem Konkurrenzmarkt.
Info
ERP-Systeme für Warenwirtschaft und Materialwirtschaft
ERP-Systeme steuern das Warenwirtschaftssystem Ihres Unternehmens. Sie fördern die Entwicklung der Materialwirtschaft, indem sie die Beschaffung und Verarbeitung von Materialien innerhalb Ihres Betriebes steuern.
Aus modernen Unternehmen sind ERP-Softwarelösungen nicht mehr wegzudenken. Sie bieten Komplettlösungen für Unternehmen, verwalten durch diverse Tools Unternehmensressourcen und bieten einen vollständigen Überblick über das Finanz- und Produktmanagement sowie das CRM.
Die Vorteile eines ERP-Systems in Kürze
Die Hauptvorteile von ERP-Systemen liegen in der besseren Vernetzung Ihres Unternehmens.
- Durch ein ERP-Programm werden Vernetzung, Koordinierung und Steuerung Ihres Unternehmens beschleunigt und optimiert.
- Durch eine einheitliche Datenstruktur kommt es zu einer effizienteren Kommunikation zwischen den Abteilungen.
- Dank der Module sind einzelne Leistungen der Geschäftsprozesse besser messbar.
Was ist der Unterschied zwischen einem ERP-System und einer CRM-Software für Warenwirtschaft?
CRM- und ERP-Systeme arbeiten unterschiedlich. CRM ist eine eigenständige Software, kann aber als Teilmodul in eine ERP-Komplettlösung integriert werden.
| CRM | ERP | |
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| Definition |
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| Umfang |
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| Ausrichtung |
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Zielsetzung beider Systeme
- Beide Systeme verfolgen letztendlich dieselben Ziele: Kostenreduktion und Umsatzsteigerung
- CRM hat dabei ein eingeschränktes Nutzfeld, während ERP eine abteilungsübergreifende Zeit- und Workflow-Optimierung anstrebt
Welche ERP-Module gibt es?
In einem gewachsenen Unternehmen verlangen diverse Branchen unterschiedliche Anforderungen. Deswegen ist ein ERP-System modular aufgebaut. Dies bedeutet, dass Sie die einzelnen Software-Module individuell nach den Anforderungen Ihres Unternehmens zusammenstellen können. Diese werden dann über eine zentrale Datenbank gesteuert.
Zu den wählbaren ERP-Modulen zählen:
- Projektmanagement (PPS, Plantafel)
- Qualitätsmanagement
- Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Ressourcenplanung etc.)
- E-Commerce
- Einkauf
- Vertrieb/Marketing
- Controlling
- Personalwirtschaft (Lohnbuchhaltung, CRM-System, Kundenbeziehungsmanagement)
Welche Geschäftsbereiche werden abgedeckt?
Idealerweise deckt ein ERP-System sämtliche Unternehmensbereiche ab. Schaut man genauer hin, so lassen sich die Unternehmensbereiche auf der einen Seite in spezifische Fachbereiche unterteilen, die jeweils eigene Aufgaben zu erfüllen haben.
ERP als Cloud-Lösung oder On-Premise?
Aktuell werden ERP-Systeme in unterschiedlichen Varianten angeboten. Sie können bezüglich der technischen Bereitstellung zwischen 2 Software-Modellen wählen:
| On-Premise-Software | Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) |
|---|---|
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Unternehmen können mittlerweile auch auf hybride ERP-Programme zurückgreifen.
- Einige Teilfunktionen des Systems können dabei in der Firma selbst (On-Premise) betrieben werden.
- Andere Bereiche stehen in einer Cloud zur Verarbeitung bereit.
Für den Mittelstand sind hybride ERP-Lösungen besonders interessant, weil sie die Vorteile beider Modelle vereinen.
Für welche Unternehmen ist ein ERP-System geeignet?
ERP-Systeme sind durchzahlreiche adaptierbare Module für jedes Unternehmen geeignet. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren ebenso von einer zentralen Steuerung wie Konzerne. Die Zahl der ERP-Lösungen ist mittlerweile rasant angestiegen und deckt diverse Branchen ab, sodass sie den unterschiedlichen Anforderungen der Betriebe gerecht werden können.
Jede Branche setzt dabei aus unterschiedlichen Gründen auf ERP-Systeme.
- Großhändler
Für Großhändler sind pünktliche Lieferungen essenziell. Außerdem geht es darum, den Lagerumschlag zu erhöhen, die Vertriebskosten zu senken und die Auftragsabwicklung zu beschleunigen. All das kann ein ERP-System leisten, das für eine Integration von Bestandsmanagement-, Logistik- sowie Einkaufsfunktionen sorgt. - Dienstleistungsunternehmen
Dienstleister brauchen leistungsstarke und mobile ERP-Technologie in Echtzeit, um den finanziellen Aufwand für ihre Dienstleistungen zu optimieren, Zeitpläne einzuhalten und ihre Ressourcennutzung zu perfektionieren. - Einzelhandel
Für den Einzelhandel wird auch E-Commerce immer wichtiger. Essenziell sind dabei Selfservice-Optionen für den Einkauf und Versand von Produkten. Ein modernes ERP-System hilft Ihnen als Einzelhändler dabei, diese zu entwickeln und stetig zu optimieren. - Hersteller
Hersteller profitieren von ERP-Systemen in verschiedenen Bereichen. Die Software-Lösungen können Lieferkettensysteme managen, dabei helfen, Anlagenauslastung zu optimieren, Kundenretouren abwickeln und vieles mehr. Zudem können Sie Lagerbewegungen überwachen, was es einfacher macht, die Bestände zu kontrollieren.
Für große Unternehmen müssen die ERP-Lösungen oft komplexer sein. Folgende ERP-Software-Anbieter verkaufen umfangreiche, unternehmensübergreifende ERP-Systeme, die der hohen Diversität von Konzernen gerecht werden:
- SAP
- Oracle
- Microsoft
ERP-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen
Für kleine und mittlere Unternehmen eignen sich ERP-Systeme, die weniger komplex und stattdessen übersichtlich und funktional sind. Besonders Cloud-ERP-Systeme sind ideal, denn sie besitzen einen straffen Leistungsumfang und eine funktionale Software-Oberfläche. Ihr Aufbau ist klar und einfach und sie können auch von ERP-Laien bedient werden.
Info
Vorteile von Cloud-Systemen
Webbasierte Lösungen eignen sich auch ideal für Start-up-Unternehmen, da Cloud-Systeme von verschiedenen Standorten aus bedienbar und dadurch bestens für erhöhte Mobilität geeignet sind. Dies kommt besonders jungen Unternehmen entgegen, die noch vermehrt zwischen mehreren Standorten wechseln.
Folgende ERP-Anbieter stellen Lösungen für kleine bis mittelständische Unternehmen sowie Mittelständler zur Verfügung:
- Haufe X360
- weclapp
- SAGE
- DATEV
- Infor
ERP-System-Beispiele:
Im Vergleich schneiden folgende ERP-Systeme besonders gut ab und erfreuen sich aktuell großer Beliebtheit:
- Oracle NetSuite:
- Cloudbasierte ERP-Business-Software mit Funktionen in den Bereichen Global Business Management, Business Intelligence (BI) und CRM
- SAP S/4HANA:
- ERP-System, das Geschäftsprozesse durch intelligente Automatisierungen transformiert
- Dieses System ist On-Premise, in einer öffentlichen oder privaten Cloud oder in einer hybriden Umgebung verfügbar
- Sage 100:
- Branchenneutrale ERP-Software mit mehr als 200 verschiedenen Anwendungen für kleine bis mittelständische Unternehmen
- Xentral ERP:
- Vollumfängliches ERP-System für E-Commerce. FBA- sowie Einzel- und Großhändler
- Es bündelt alle Business-Bereiche in einem Tool
- weclapp:
- ERP-Plattform mit Schwerpunkt im CRM, im Projektmanagement, in der Warenmanagement und in der Buchhaltung
- SAP Business One:
- ERP-Software für kleine und mittelständische Unternehmen, die wichtige Prozesse straffen soll
- Sie sorgt für mehr Transparenz der Geschäftsvorgänge
- Das Programm trifft durch Echtzeitinformationen Entscheidungen für das Unternehmenswachstum
- Oracle Cloud ERP:
- ERP-System, das Geschäftsmodelle und -prozesse schnell anpasst und dadurch Kosten senkt
- Es bietet Funktionen im Bereich Finanz-, Projekt- und Risk-Management
Einführung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen - hilfreiche Tipps
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung der ERP-Einführung, da sonst Risiken für den reibungslosen Betriebsablauf bestehen und immense Kosten anfallen können. Mit der richtigen Methode und einigen Tipps kann die ERP-Integration reibungslos funktionieren.
Nach der klassischen Methode wird die Einführung in fünf Schritte unterteilt:
- Anforderungsanalyse
- Konzeption
- Implementierung & Strukturierung
- Integrationstests
- Rollout
Der Nachteil hierbei ist, dass System- oder Funktionsfehler erst spät erkannt werden und folglich kaum rückgängig gemacht werden können.
Die zweite Variante der Integration ist die zyklische oder agile ERP-Einführung:
- Anforderungsanalyse
- Testphase, bei der Teilfunktionen von einem Projektteam in bestimmten Entwicklungszyklen eingeführt und von den Anwendern getestet werden
- Rückmeldung der Anwender zur Funktionsfähigkeit
- Zeitnahe Lösung von Konzeptfehlern
- Integration weiterer Teilfunktionen
- Wiederholung von Punkt 1 bis 4
Der besondere Vorteil dieser Methode: Die gestückelte Implementierung verhindert, dass Fehler zu spät erkannt werden. Durch das kontinuierliche Angleichen entstehen keine Anpassungsgefälle, die die Produktion vermindern. Diese „sanfte“ Art der Integration belastet den Betriebsablauf nur minimal.
Tipp
Tipps für eine reibungslose ERP-Integration
- Erstellen Sie zu Beginn ein Anforderungsheft aller Betriebsbereiche, um eine Übersicht über notwendige Leistungen zu gewinnen und keine zu übersehen.
- Führen Sie Testphasen mit Auswertungen des neuen Systems durch, um frühzeitig Fehler zu vermeiden.
- Führen Sie Mitarbeiterschulungen durch, damit alle Anwender die Funktionen und Prozesse des ERP-Systems ausreichend beherrschen.
ERP-Systeme: Die Kosten
Bei der Anschaffung und Implementierung einer ERP-Software fallen Kosten an. Wenn Sie ein paar Punkte beachten, können Sie aber viel Geld einsparen:
- Führen Sie eine ausführliche und hochwertige Analyse der notwendigen Leistungen durch, bevor Sie eine ERP-Software anschaffen. So können Sie die Funktionen und Module des ERP-Programms genau festlegen und zahlen keine Lizenzgebühren für nicht benötigte Programme.
- Achten Sie auf ein ideales Verhältnis von zwei zu drei für Software- und Servicekosten.
- Bedenken Sie, dass die Anschaffung einer ERP-Software zwar teuer ist, Sie die Kosten jedoch durch den enormen Fortschritt an Produktivität in wenigen Jahren wieder erwirtschaftet haben könnten. Hinzu kommt außerdem der Wettbewerbsvorteil durch erhöhte Flexibilität bei Prozessänderungen und neuen Kundenanforderungen.
Gut zu wissen: Bei der Anschaffung eines ERP-Systems fallen Lizenzkosten an:
Cloud-Computing ist zwar kurzfristig günstiger, langfristig sind es jedoch On-Premise-Softwares. Cloud- und SaaS-ERP beruhen auf Abonnements.
Tipp
Kosten bei zyklischer ERP-Einführung beachten
Achten Sie bei einer zyklischen ERP-Einführung darauf, dass Sie Lizenzen nicht im Voraus bezahlen müssen, sondern erst dann bereitgestellt werden, wenn der Nutzungszeitpunkt eingetreten ist.
- Budget für die Implementierung:
Konfiguration und Daten-Immigration der ERP-Lösungen fordern Kosten, die Sie miteinberechnen müssen. - Budget für die Instandhaltung:
Wartung, Ressourcen und Anpassung des ERP-Systems verursachen ebenfalls Kosten. - Budget für die Neugestaltung:
Modulieren von Geschäftsprozessen und dem dadurch anfallenden Änderungsmanagement erhöhen die Ausgaben. - Budget für ERP-Beratung:
Zu guter Letzt könnte auch ein ERP-Consulting für Sie infrage kommen. Ein ERP-Berater verschafft Ihnen die Marktübersicht über ERP-Anbieter und sucht für Sie das passende Anwendungssystem heraus. Durch einen professionellen Berater können Sie Fehleinschätzungen vermeiden und dadurch die Projektlaufzeit der ERP-Einführung verkürzen.
Info
Erfahrenen ERP-Berater nutzen
Achten Sie bei der Suche nach einem ERP-Berater auch auf die Qualifikation zur Projektdurchführung. Mit ihm haben Sie einen kompetenten Berater an der Seite – nicht nur bei der Auswahl der richtigen ERP-Software, sondern auch bei der Einführung. Dieser kann Ihnen die nötige Erfahrung bieten, Fehler bei der Implementierung schneller erkennen und Ihnen somit Zeit und Kosten einsparen.
Warum scheitern ERP-Einführungen?
Die Gründe, weshalb ERP-Einführungen oft scheitern, sind vielfältig.
Besonders häufig treten Probleme auf, weil schlicht die falsche Software ausgewählt wurde.
Unterstützt ein System nicht sämtliche relevanten Prozesse oder ist nicht auf Ihre Betriebsgröße ausgelegt, kann das katastrophale Folgen nach sich ziehen. Nicht selten suchen Unternehmen neue Insellösungen, um das ERP-System zu ergänzen, was wiederum den Grund der Einführung ad absurdum führt: Prozesse werden verkompliziert, statt vereinfacht.
Auch der Zeitrahmen spielt eine wichtige Rolle. Üblicherweise planen Unternehmen zu wenig Zeit für die Einführung ein. Unvorhergesehene Komplikationen verschleppen die Implementierung, was in der Folge zu massiven Gewinneinbußen führen kann.
Nicht zuletzt sorgen fehlende Schulungen für Mitarbeiter für großes Konfliktpotenzial.
Insbesondere ältere Angestellte tun sich oft schwer damit, technische Neuerungen anzunehmen und sich in Abläufe hineinzuarbeiten, wenn sie sich an bestimmte Vorgehensweisen gewöhnt haben. Es ist daher wichtig, sich möglichst früh auf die Mitarbeiter zu konzentrieren, die die größten Schwierigkeiten mit dem neuen System haben – besonders dann, wenn sie Führungspositionen innehaben.
Geschieht dies nicht, sorgt das für Frustration, Unzufriedenheit und führt im schlimmsten Fall zu Kündigungen, welche die Einführung des ERP-Systems weiter verzögern.
