5 hilfreiche Tipps für Ihr Zeitmanagement
Zeitmanagement bedeutet zugleich Selbstmanagement und auch Zielmanagement, da Sie definieren müssen, was Sie bis wann spätestens umgesetzt haben möchten.
Damit Ihnen das leichter fällt, geben wir praktische Tipps und erklären zwei Zeitmanagementtechniken für mehr Effizienz, Produktivität und Erfolg.
1. Ordnen Sie die Aufgaben erst Wochen und dann Tagen zu
Versuchen Sie die Aufgaben der verschiedenen Kategorien für ein adäquates Zeitmanagement in einer sinnvollen Reihenfolge jeweils einem Wochenplan zuzuordnen. Beachten Sie dabei, bis wann Sie die Aufgabe spätestens erledigen wollen bzw. müssen. Durchdenken Sie hier kritisch, wie viele Aufgaben Sie tatsächlich in einer Woche bzw. an einem Tag schaffen können, ohne in Stress zu geraten. Dabei sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Planen Sie bei von außen gesetzten Fertigstellungsterminen Pufferzeiten ein, um Zeitdruck zu vermeiden.
- Legen Sie wichtige Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern, in Ihre persönliche Hochleistungsphase.
- Berücksichtigen Sie in Ihrer Zeitplanung auch Ihre privaten Termine. Steht z. B. der Geburtstag Ihrer Tochter an, schütten Sie sich an diesem Tag nicht gerade mit Arbeit und Terminen zu. Durch Zeitreserven vermeiden Sie zusätzlich privaten Stress.
- Fassen Sie für ein gutes Zeitmanagement gleichartige Aufgaben (z. B. zu erledigende Anrufe) in Blöcken zusammen. So behalten Sie einen Überblick und können einen Anruf nach dem anderen „abarbeiten“ oder zwischen zwei Arbeitsaufgaben schieben.
Vorsicht: Denken Sie daran, die nicht erreichten Gesprächspartner als Aufgabe auf den nächsten Tag zu übertragen.
Tipp
Planen Sie im Aufgabenmanagement zeitliche Spielräume mit ein
Lassen Sie bei der Planaufstellung mindestens jeden zweiten Tag etwas Spielraum für nicht planbare Aufgaben offen. So können Sie z. B. eine kurzfristige Anfrage eines Auftraggebers beantworten, sich auf einen Kaffee mit einem potenziellen Neukunden treffen oder die Mittagspause bei Sonnenschein etwas ausdehnen. So bleiben Sie auch bei spontanen Änderungen oder kurzfristigen Anfragen flexibel. Das nimmt Ihnen im Sinne Ihres Zeitmanagements ein großes Stück Stresspotenzial und macht Ihre Arbeit angenehmer. Schließlich sind Sie keine Maschine.
2. Setzen Sie Ihren Plan ohne Ablenkungen um
Jeder weiß: Der beste Plan nutzt nichts, wenn er nicht umgesetzt wird. Und das betrifft eben auch Ihr Selbstmanagement. Beweisen Sie daher Disziplin und vermeiden Sie unbedingtProkrastination! Können Sie sich nicht auf Ihre Aufgabe konzentrieren, sollten Sie die Störungsherde – wenn möglich – aus der Welt schaffen.
Tipp
Ablenkung durch eingehende E-Mails vermeiden
Da das E-Mail-Postfach häufig für Ablenkung sorgt, sollten Sie es während Ihrer Aufgabenerledigung schließen und die Benachrichtigungstöne deaktivieren. Ansonsten bringt das ganz schnell Ihr Zeitmanagement durcheinander.
Wenn Sie auf eine wichtige E-Mail warten, dann setzen Sie sich einen konkreten Zeitraum (z. B. alle 3 Stunden), an dem Sie das nächste Mal ins Postfach sehen. Doch ein Blick auf den Betreff hilft häufig schon, die E-Mail einzuschätzen. Und die meisten Mails müssen Sie weder sofort lesen noch direkt beantworten!
3. Belohnen Sie sich selbst
Was bei Tieren und Kindern funktioniert, funktioniert auch bei Ihnen: Belohnen Sie sich, wenn Sie eine wichtige Aufgabe erfolgreich umgesetzt und sich an die Techniken des Zeitmanagements gehalten haben. Die Belohnung sollte natürlich im Hinblick auf die Aufgabe angemessen sein und Ihnen nicht noch mehr Zeit stehlen. Dabei muss die Belohnung nicht immer einen materiellen Wert haben oder etwas Ess- oder Trinkbares sein. Sie können auch bewusst am Morgen einen privaten Termin mit sich selbst oder mit Freunden vereinbaren. Auch die Vorstellung, dass Sie am Abend nicht wieder Überstunden sowie Zusatzaufgaben machen, sondern sich stattdessen z. B. auf dem Fahrrad in der Natur herumfahren sehen, kann Sie motivieren, Ihre Aufgaben schnell und zielsicher umzusetzen.
Tipp
Spezielle Zeitfenster für E-Mails
Bauen Sie sich in Ihren Tagesablauf bewusst Zeiten für die Abarbeitung Ihres E-Mail-Postfachs ein. So werden Sie nicht von jeder eingehenden Nachricht abgelenkt.
4. Termine einhalten und pünktlich beenden
Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Dinge und verzetteln Sie sich nicht in kleinen Nebensächlichkeiten oder Zeitfressern. Das gilt in besonderem Maße für Besprechungen, in denen man sich häufig zu lange an einem Thema aufhält und das Zeitmanagement aus den Augen verliert. Setzen Sie daher für Meetings immer einen Endzeitpunkt fest, damit Sie nicht bis ins kleinste Detail alles diskutieren und Ihnen am Ende des Tages die Zeit für viel wichtigere Erledigungen fehlt.
Tipp
Nutzen Sie Zeiterfassung-Tools
Tools zur Zeiterfassung können helfen, nachzuvollziehen, wie lange Sie für Ihre verschiedenen Meetings, Aufgaben etc. über den Tag hinweg gebraucht haben und tragen somit zu einem erfolgreichen Zeitmanagement bei.
5. Nein sagen und Ballast abwerfen
Lernen Sie für ein gutes Zeitmanagement auch einmal „nein“ zu sagen. Das kann sehr befreiend sein. Sagen Sie auch einmal „nein“ zu einer Aufgabe, die Ihnen lästig ist und die nicht dringend erforderlich ist. Und lernen Sie auch zu verzichten, wenn es um eine unnötige Anschaffung geht, die ausschließlich Zeitverschwendung verspricht. Das gilt im Beruflichen wie im Privaten. Halten Sie sich stets folgendes Sprichwort vor Augen: „Wenn Du loslässt, hast Du zwei Hände frei.“
Beispiel: Besprechungen richtig planen
Situation:
Der Terminkalender von Unternehmer Pablo ist mit zahlreichen Terminen gespickt. Jeden Freitag um 16 Uhr hat er eine turnusmäßige Besprechung mit seinen fünf Bereichsleitern, wobei sie wegen unaufschiebbarer Dinge häufig erst um 17 Uhr beginnen. Da es immer viel zu entscheiden gibt, ziehen sich die Besprechungen nahezu immer bis in die späten Abendstunden hin. Die Bereichsleiter haben oft völlig unterschiedliche Auffassungen darüber, wie und ob Themen angegangen werden. Nicht selten herrscht in den Besprechungen dicke Luft, was die Entscheidungsfindung erschwert. Die Tanzstunden, die Pablo seiner Frau versprochen hat und die jeden Freitag fast ausschließlich ohne ihn stattfinden, sorgen zudem für privaten Stress. Er möchte etwas an der Situation ändern und sein Zeitmanagement in den Griff bekommen.
Problemlösung:
Pablo könnte den Termin turnusmäßig zunächst auf einen anderen Tag verschieben, um die private Stresskomponente aus dem Weg zu räumen. Dennoch sollte Pablo daran arbeiten, dass seine Besprechungen pünktlich beginnen und auch enden. Dazu ist es unerlässlich, dass er selbst pünktlich zum Termin erscheint und die strenge Termintreue auch von seinen Mitarbeitern fordert. Genauso wichtig ist es jedoch, ein Besprechungsende festzusetzen und davon nur im Ausnahmefall abzuweichen. Dies erfordert eine strikte, effektive Vorgehensweise in Besprechungen, wobei Pablo folgende Punkte für ein besseres Zeitmanagement beachten sollte:
- Besprechungsagenda: Pablo sollte sich von seiner Sekretärin eine Besprechungsagenda aufsetzen lassen; die Themen sollte sie schon während der Woche bei allen Besprechungsteilnehmern einsammeln.
- Sorgfältige Themenauswahl: Pablo sollte die Themen vor Besprechungsbeginn prüfen; manche Themen sind eher für ein Vieraugengespräch anstatt für eine große Runde geeignet.
- Prioritäten setzen: Pablo sollte den Themen Prioritäten zuordnen und mit dem wichtigsten Thema beginnen. So ist sichergestellt, dass zumindest die wichtigsten Inhalte in der vorgegebenen Zeit behandelt werden.
- Hausaufgaben geben: Kommt es in der Besprechung zu keiner Einigung, könnte Pablo seine Bereichsleiter auffordern, bis zum nächsten Termin Lösungen im Interesse aller zu erarbeiten und vorzustellen.
- Soziale Kompetenzen stärken: Pablo könnte seine Bereichsleiterauch zu einem Führungskräfte-Entwicklungstraining oder einer Fortbildung für Konfliktmanagement schicken, damit sie sich besser kennen und schätzen lernen sowie konstruktiver miteinander umgehen.
- Verhaltenskodex aufstellen: Vorstellbar wäre es auch, einen Verhaltenskodex für Besprechungen im Unternehmen aufzustellen.
- Durchgreifen: Pablo sollte stärker von seiner Macht als Chef Gebrauch machen und rechtzeitig eingreifen, wenn Besprechungen ausufern.
- Themen ggf. verschieben: Sind manche Themen bei Terminende noch nicht besprochen, müssen sie verschoben – aber bitte nicht vergessen! – werden.
Zwei Zeitmanagement-Methoden für noch effizienteres Arbeiten
Damit Sie noch produktiverarbeiten und Ihre Ziele schneller erreichen, erfahren Sie hier mit dem Pareto-Prinzip und der Pomodoro-Technik zwei Methoden für ein besseres Zeit- und Selbstmanagement.
Pareto-Prinzip: Werden Sie noch effizienter in der Zeitverwaltung
Einige Menschen investieren sehr viel Zeit in eine Aufgabe, um sie nicht nur gut, sondern perfekt zu erledigen. Sie arbeiten z. B. bei internen Dokumenten bis ins letzte Detail am Layout, überprüfen eine Nachricht vor dem Abschicken an Kollegen und beim E-Mail-Marketing fünfmal oder beschäftigen sich als Chef zu sehr mit dem Mikromanagement.
Jedoch wirken sich solche Tätigkeiten stark negativ auf die Effizienz aus. Bedenken Sie das auch mit Blick auf Ihr Zeitmanagement.
Laut des Pareto-Prinzips, nach Vilfredo Pareto benannt, ergibt es stattdessen viel mehr Sinn, nur 80 % des Optimums erreichen zu wollen. Hierfür sind im Gegensatz zu 100 %, also dem perfekten Verhältnis, lediglich 20 % Arbeitszeit nötig. Umgekehrt benötigt man folglich für die restlichen 20 % rund 80 % mehr Zeit, was sich bei den meisten Aufgaben nicht rentiert.
Überlegen Sie daher, ob Sie wirklich alles hundertprozentig und penibel ausarbeiten müssen oder ob eine „gute“ Erfüllung der Aufgabe ausreicht.
Pomodoro-Technik: Steigern Sie Ihre Produktivität
Pausen helfen beim Denkprozess und ermöglichen Ihnen, wieder Ihre volle Leistungsbereitschaft abzurufen. Eine sehr bekannte Produktivitäts-Methode mit extra eingeplanten Pausen, die sich positiv auf Ihr Zeitmanagement auswirkt, heißt Pomodoro-Technik.
Notieren Sie sich dafür am Anfang, welche Arbeitsvorgänge Sie für das Erledigen einer Aufgabe beenden müssen. Anschließend beginnen Sie mit der Abarbeitung und stellen sich einen Wecker auf 25 Minuten. Ist die Zeit vorüber, haken Sie alles Erledigte ab und machen Sie 5 Minuten Pause. Sobald Sie dies viermal durchgeführt haben, gönnen Sie sich eine Pause von 30 Minuten. Danach starten Sie wieder von Neuem.
Info
Hintergrundfakten zur Pomodoro-Technik
Der Italiener Francesco Cirillo entwickelte in den 80er-Jahren diese Technik und nutzte für seine Zeitmessung eine Küchenuhr, die wie eine Tomate aussah. Für die Namensgebung seiner Zeitmanagement-Methode nahm er deshalb den italienischen Begriff für Tomate, also pomodoro.
Zeitmanagement für Selbstständige
Gerade für Selbstständige ist ein effektives Zeitmanagement wichtig, um nicht in Arbeit zu versinken und ein gesundes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu wahren. Mit einem Fokus auf die 4P Priorität, Planung, Perfektionismus und Produktivität (Achtung: Nicht verwechseln mit den 4P aus dem Marketing) können Selbstständige Ihre Zeit sinnvoll nutzen.
- Prioritäten setzen: Als Selbstständiger ist es unerlässlich, die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Dies stellt sicher, dass kritische Projekte und Aufgaben Vorrang haben.
- Planung optimieren: Eine gründliche Planung ermöglicht es Ihnen, aufkommende Aufgaben strukturiert und zeitgerecht abzuarbeiten. Ohne einen klaren Plan riskieren Sie, in der Flut von Aufgaben unterzugehen oder wesentliche Fristen zu verpassen.
- Perfektionismus minimieren: Während Qualität sicherlich wichtig ist, kann ein Übermaß an Perfektionismus hinderlich sein. Es kann dazu führen, dass Aufgaben unnötig lange dauern oder gar nicht erst zum Abschluss kommen. Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen Qualität und Effizienz zu finden.
- Produktivität steigern: Nutzen Sie technologische Hilfsmittel wie Apps und Unternehmenslösungen sowie die Möglichkeit des Outsourcings, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. Durch die Delegation von Aufgaben und den Einsatz spezialisierter Software können Sie Ihre Zeit effizienter nutzen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Info
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