Weihnachtsgeld: Das sollten Arbeitgeber zur Extrazahlung wissen

Wie beim Urlaubsgeld handelt es sich auch beim Weihnachtsgeld um eine Gratifikation, also eine Sonderzahlung der Arbeitgeber an ihre Angestellten als Zeichen der Anerkennung. Sie wird aus einem bestimmten Anlass und zusätzlich zum regulären Monatsgehalt oder -lohn gezahlt. Beispiele für Gratifikationen sind auch:

• das Urlaubsgeld
• die Extrazahlung anlässlich eines Dienstjubiläums.

Das 13. (und 14.) Monatsgehalt wird ebenfalls oft Weihnachtsgeld genannt. Es ist allerdings ausschließlich Entgelt für erbrachte Arbeitsleistung, zusätzlich wird es meist als Teil des vereinbarten Jahresentgelts gezahlt.

Meistens überweisen Unternehmer die Sonderzahlung zusammen mit dem Gehalt im November. So profitieren die Arbeitnehmer am besten davon und können sich und ihrer Familie Wünsche leichter erfüllen.

Die Sonderzahlung gehört zumsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Da es nicht laufend gezahlt wird, ist das Weihnachtsgeld als „sonstiger Bezug“ zu versteuern. Es ist also nicht steuerfrei, weshalb das Verhältnis vom Brutto- zum Netto-Gehalt individuell von den Abzügen abhängig ist. In der Sozialversicherung ist Weihnachtsgeld als „Einmalzahlung“ zu behandeln, deshalb wird es dem ganzen Jahr zugerechnet und bis zur Erreichung der Beitragsbemessungsgrenzen sozialversicherungspflichtig versteuert. Dieses Regelwerk gilt für jeden im Angestelltenverhältnis, also auch beim Weihnachtsgeld als Sonderzahlung für Geschäftsführer.

Vorsicht: Bei geringfügig Beschäftigten in einem Minijob kann die Zahlung des Weihnachtsgeldes zum Überschreiten der erlaubten Verdienstgrenze führen. 

Professionelle Lohnprogramme machen es Ihnen einfach, Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld abzurechnen. Haben Sie die nötigen Daten einmal eingegeben, ist die Lohnabrechnung mit wenigen Klicks erstellt. Geht es um Weihnachtsgeld und dessen Auswirkungen auf die Lohnsteuer, dann können Sie sich mit einem Steuer-Rechner ganz leicht einen Überblick verschaffen. Mit dem Rechner prüfen Sie, wie hoch die Abzüge für Lohnsteuer und Sozialversicherung sind – auch für Minijobs und Midijobs. So können Sie die Arbeitgeberbelastung durch das Weihnachtsgeld, zusätzlich zum Brutto bzw. Netto, am Rechner ablesen.

Ein gesetzlicher Anspruch auf die Sonderzahlung besteht nicht. Der Anspruch auf Weihnachtsgeld als Zusatzleistung kann sich ergeben aus:

• einem Tarifvertrag
• einer Betriebsvereinbarung
• dem Arbeitsvertrag
• betrieblicher Übung
• dem Gleichbehandlungsgrundsatz

Gerade in Kleinunternehmen beruht die Zahlung häufig auf einer freiwilligen Zusage durch den Arbeitgeber. Das hat den Vorteil, dass die Zahlung beispielsweise je nach Geschäftslage erhöht, verringert oder ausgesetzt werden kann.

Gilt für Ihr Kleinunternehmen ein Tarifvertrag, können Sie dadurch verpflichtet sein, Ihren Arbeitnehmern ein Weihnachtsgeld zu zahlen, was auch für Auszubildende gilt. Beim tariflichen Weihnachtsgeld ist dann zum Beispiel festgelegt:

• wann und in welcher Höhe es zu zahlen ist
• ob bei unterjährigem Ausscheiden ein Teilanspruch besteht
• ob der Anspruch bei unbezahlten Fehlzeiten gekürzt werden darf

Auch eine Betriebsvereinbarung kann das Recht auf Weihnachtsgeld und seine Zahlungsmodalitäten festschreiben.

Möchten Sie offenlassen, ob und wie viel Weihnachtsgeld Sie zahlen, ist die Regelung im Arbeitsvertrag nicht zu empfehlen. Die Gefahr, unbeabsichtigt einen ständigen Anspruch zu schaffen, ist groß. Die Begründung liegt in der Rechtsprechung, welche die Hürden dafür immer wieder höher gelegt hat:

• Die früher geläufige Formulierung „das Weihnachtsgeld ist eine freiwillige, stets widerrufliche Leistung“ ist widersprüchlich und darumunwirksam.
• Ein sogenannter Freiwilligkeitsvorbehalt muss klar und eindeutig formuliert sein. Die Bezeichnung „freiwillig“ reicht nicht.
• Ein „Widerrufsvorbehalt“ muss genau regeln, in welchen Fällen die Zusage zurückgenommen werden darf, z. B. bei Umsatzrückgang um x Prozent.

Sie als Arbeitgeber dürfen das Weihnachtsgeld aufgrund einer freiwilligen Zusage zahlen. Somit können Sie auch jedes Jahr je nach Geschäftslage erneut entscheiden, ob Sie Weihnachtsgeld zahlen und wenn ja,in welcher Höhe.

Die freiwillige Zusage erfolgt am besten durch ein persönliches Schreibenan alle Mitarbeiter und Angestellten. Wichtig ist, dass es bei jeder Zahlung einen sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt enthält. Nur so können Sie eine „betriebliche Übung“ ausschließen und das Weihnachtsgeld ohne Bedenken streichen. Dieser könnte wie folgt aussehen:

„Die Zahlung des Weihnachtsgeldes erfolgt in jedem Fall freiwillig und auch bei Wiederholung ohne Begründung eines Rechtsanspruchs für die Zukunft“.

Eine sogenannte betriebliche Übung kann entstehen, wenn Sie mindestens drei aufeinanderfolgende Jahre vorbehaltlos eine Sonderzahlung leisten. Betriebliche Übung heißt, dass Arbeitnehmer davon ausgehen dürfen, dass sie die Weihnachtsgratifikation jetzt immer bekommen. Das gilt auch, wenn die Zahlung jedes Jahr in unterschiedlicher Höhe erfolgt (BAG, Urteil vom 13.5.2015). Das Problem hierbei ist jedoch, dass eine einmal entstandene betriebliche Übung kaum mehr rückgängig zu machen ist. Sie verhindern, dass ein Gewohnheitsrecht für das Weihnachtsgeld entsteht, indem Sie die freiwillige Zusage jedes Mal mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt versehen z. B. im Arbeitsvertrag oder durch ein Rundschreiben. Die Formulierung muss hinreichend deutlich machen, dass keinerlei Rechte aus der (wiederholten) Zahlung entstehen. Beispiel: Wiederholte Zahlungen/Sonderzahlungen begründen keinen Rechtsanspruch für die Zukunft. Damit entfällt jeglicher Rechtsanspruch der Arbeitnehmer auf das Weihnachtsgeld als Zusatzleistung. 

Ob das Weihnachtsgeld auch während der Kurzarbeit weiterhin gezahlt wird bzw. gezahlt werden muss, ist von verschiedenen Faktoren und Bedingungen abhängig, wie z. B. der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie den tarifvertraglichen Bestimmungen. Bestand bereits vorher ein Anspruch auf Weihnachtsgeld, ist dieser auch unabhängig vom Kurzarbeitergeld ungekürzt gültig. Die Entscheidung, wegen der schlechten wirtschaftlichen Lage kein Weihnachtsgeld zu zahlen, ist dann rechtswidrig, wenn Mitarbeiter einen Anspruch auf die Sonderzahlung haben (z. B. aufgrund eines Tarif- oder Arbeitsvertrags). Weihnachtsgeld auf der Abrechnung wirkt sich als Einmalzahlung im Übrigen nicht auf die Höhe des Kurzarbeitergeldes aus.

Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz dürfen Arbeitgeber Einzelne oder Gruppen von Arbeitnehmern nicht schlechter behandeln als andere, auch nicht beim Weihnachtsgeld. Das heißt, wenn Weihnachtsgeld gezahlt wird, dann ist es ebenfalls an Personen in Teilzeit, geringfügig Beschäftigte, Werkstudenten und Azubis zu zahlen. Unterschiede sind nur legitim, wenn ein sogenannter sachlicher Grund besteht. Erlaubt ist daher:

• geringere Zahlungen entsprechend der kürzeren Arbeitszeit zu leisten. Das gilt auch für Weihnachtsgeld in Altersteilzeit oder bei Krankheit.
• eine Auszahlung des Weihnachtsgelds nicht in der Probezeit, sondern erst nachsechs Monaten Betriebszugehörigkeit durchzuführen.
• Jedoch gibt es keine Regelung, das Weihnachtsgeld anteilig bei einer Neueinstellung zu leisten.

Nach dem Bundesarbeitsgericht ist es zum Beispiel nicht zulässig, Weihnachtsgeld nur den Arbeitnehmern zu zahlen, die im Rahmen einer Sanierung zu Entgelteinbußen bereit waren.

Können Arbeitnehmer auch Weihnachtsgeld beanspruchen, wenn das Arbeitsverhältnis gekündigt ist? Dies hängt von der Art des Weihnachtsgeldes ab. Es gibt drei unterschiedliche Sonderzahlungen, bei denen die Zielsetzung entscheidend ist:

• als ein reiner Entgeltcharakter, z. B. bei Aufteilung des Jahresentgelts in 13 Monatsgehälter
  • Hierbei ist nach einer Kündigung kein Anspruch auf Weihnachtsgeld möglich
• als Belohnung der Betriebstreue
• als Vergütung für geleistete Arbeit und für Betriebstreue (Mischcharakter – in der Praxis am häufigsten)
  • In diesen Fällen darf das Weihnachtsgeld nicht gekürzt werden

Ob die Sonderzahlung des Weihnachtsgelds in Elternzeit oder bei unbezahlter Arbeitsunfähigkeit, also trotz Krankengeld, gekürzt werden darf, hängt ebenfalls von der Zielsetzung der Zahlung ab:

• Soll nur die Betriebstreue belohnt werden, darf das Weihnachtsgeld des oder der Angestellten nicht gekürzt werden. Denn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin ist trotz Abwesenheit betriebstreu.
• Bei reinem Entgeltcharakter, z. B. einem 13. Monatsgehalt, ist die Kürzung erlaubt.
• Auch bei einem Mischcharakter ist dieKürzung zulässig. Bei einer Zusage im Arbeitsvertrag aber nur, wenn die Kürzung ausdrücklich vorgesehen ist.

Für Fehlzeiten wegen Mutterschutz (Beschäftigungsverbot) darf das Weihnachtsgeld jedoch nicht gekürzt werden. Das wäre laut Europäischem Gerichtshof (EuGH) diskriminierend. 

Nur wenn die Zahlung die Betriebstreue belohnt, darf sie davon abhängig sein, dass das Arbeitsverhältnis an einem bestimmten Stichtag ungekündigt ist (sog. Stichtagsregelung). Beim Weihnachtsgeld gilt dies auch bei einem Aufhebungsvertrag.

Jedoch gibt es eine Ausnahme:
In Tarifverträgen darf bei einer Sonderzahlung mit Mischcharakter (also als Vergütung für geleistete Arbeit und Betriebstreue) der Anspruch davon abhängig gemacht werden, ob das Arbeitsverhältnis an einem Stichtag im Folgejahr noch besteht (BAG, Urteil vom 27.6.2018).
 

Nach einer Untersuchung des Statistischen Bundesamtes erhielten im Jahr 2023 85 Prozentder Tarifbeschäftigten Weihnachtsgeld. Dabei wurden alle für November und Dezember vorgesehenen Sonderzahlungen berücksichtigt. Wie viel Weihnachtsgeld üblich ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Manche Tarifverträge sahen eine pauschale Zahlung vor, andere einen bestimmten Prozentsatz des Monatsentgelts. Die Höhe des Weihnachtsgeldes variierte je nach Branche erheblich. Wie viel Prozent vom Brutto die Berechnung ausmachte, das zeigen die folgenden Beispiele:

• Im Gastgewerbe liegt das Weihnachtsgeld im Durchschnitt bei 947 Euro brutto.
• Im Einzelhandel bewegt sich das Weihnachtsgeld durchschnittlich bei 1861 Euro brutto
• Im Hoch- und Tiefbau hingegen erhalten die Arbeitnehmer durchschnittlich 2145 Euro brutto