Definition
Was ist Sonderurlaub?
Sonderurlaub ist eine besondere Form des Urlaubs, der Mitarbeitern gewährt werden kann, um z. B. bestimmte persönliche oder familiäre Angelegenheiten zu regeln oder sich einen Lebenstraum durch ein Sabbatical zu erfüllen. Dabei handelt es sich um einen zusätzlichen Urlaub, der über den gesetzlichen und den vertraglichen Jahresurlaub hinausgeht. Sonderurlaub kann beispielsweise kurzzeitig für die Teilnahme an familiären Ereignissen wie Hochzeiten und kurzfristig bei Beerdigungen, für die Geburt eines Kindes, für Umzüge oder für die Pflege von erkrankten Familienmitgliedern gewährt werden.
Rechtsgrundlagen für den Sonderurlaub finden sich im Gesetz, Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder auch in betrieblicher Übung und dem allgemeinen arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz.
Rechtsgrundlagen im Gesetz (§ 616 BGB)
Für Fälle, in denen der Arbeitnehmer unverschuldet kurzzeitig der Arbeit fernbleiben muss, finden wir im Gesetz die Regelung im § 616 BGB. Diese Vorschrift bestimmt, dass das Entgelt grundsätzlich für diese kurze Zeit weitergezahlt werden muss. Der Gesetzgeber nennt drei Voraussetzungen, die vorliegen müssen, um einen Anspruch zu begründen:
- Es handelt sich um eine nicht erhebliche Zeitspanne.
- Die Hinderung, die Arbeitsleistung zu erbringen, geschieht durch einen in der Person des Arbeitnehmenden liegenden Grund, ist also ein subjektiver Umstand.
- Der Arbeitnehmer hat den Grund nicht selbst verschuldet.
Der Arbeitnehmer muss sich den Betrag auf seine Vergütung anrechnen lassen, der ihm für die Zeit der Verhinderung aus einer auf Grund gesetzlicher Verpflichtung bestehenden Kranken- oder Unfallversicherung zukommt.
Mehr sagt das Gesetz nicht. Was also ist als nicht erhebliche Zeit anzusehen? Wann ist ein Verschulden anzunehmen? Daher hat die Rechtsprechung eine Vielzahl von Fallgruppen herausgebildet, an denen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer orientieren können, wenn im Arbeitsvertrag oder aber auch in der Betriebsordnung des Unternehmens keine Regeln vereinbart oder aufgestellt wurden.
Info
Bezahlte Freistellung kann ausgeschlossen werden
Der Anspruch auf die kurzzeitige bezahlte Freistellung aus § 616 BGB kann im Arbeitsvertrag aber komplett ausgeschlossen werden.
Rechtsgrundlage Arbeitsvertrag
Auch im Arbeitsvertrag können detaillierte Regelungen zum Sonderurlaub enthalten sein. Dies ist aber eher unüblich. Häufig treffen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich eine Sonderregelung in einem Sonderfall durch eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag wie beispielsweise bei einem Sabbatical. Dies ist jederzeit möglich.
Dies gilt auch dann, wenn § 616 BGB im Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist. In diesem Fall sind die Parteien gezwungen, für einen Sonderurlaub individuelle Regelungen zu treffen.
Rechtsgrundlage Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag
Ein Anspruch auf Sonderurlaub oder bezahlte Freistellung kann sich aus einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ergeben. Darin werden die Einzelfälle und Regelungen definiert.
Um sich darauf berufen zu können, muss der Betriebsrat entweder mit dem Arbeitgeber eine Betriebsvereinbarung ausgehandelt haben oder es müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer tarifgebunden sein. Auch der nicht tarifgebundene Arbeitgeber kann Regelungen aus einem Tarifvertrag für seinen Betrieb freiwillig übernehmen. Er kann allerdings auch eigene Regeln aufstellen. Ist der Sonderurlaub durch eine abschließende Regelung definiert und mit den Mitarbeitern vereinbart, ergeben sich in der Regel für Arbeitnehmer keine weiteren Ansprüche in anderen Fällen.
Rechtsgrundlage betriebliche Übung und allgemeiner Gleichbehandlungsgrundsatz
Ohne konkrete Regelungen können durch eine wiederholte Handhabung Ansprüche der Arbeitnehmer entstehen, zum Beispiel wenn regelmäßig bei der Geburt des eigenen Kindes 2 Tage Sonderurlaub gewährt werden: Dann kann der Arbeitgeber im Einzelfall davon nicht mehr ohne Weiteres abweichen. In einem solchen Fall könnte sich der Arbeitnehmer zudem auf den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz stützen und ebenfalls 2 Tage Sonderurlaub verlangen.
Wie viel Sonderurlaub steht Mitarbeitern wann zu?
Einen generellen Anspruch auf Sonderurlaub gibt es folglich nicht. Wofür und wie lange Sonderurlaub gewährt wird, hängt vom Einzelfall ab und liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Oft orientieren sich Arbeitgeber am Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), der für Sonderurlaub einen wichtigen Grund fordert und z. B. für die Arbeitsbefreiung im Rahmen des § 616 BGB folgende Regeln aufstellt:
| Grund | Dauer |
|---|---|
| Geburt des eigenen Kindes | 1 Tag |
| Tod eines nahen Familienangehörigen | 2 Tage |
| Umzug aus betrieblichen Gründen | 1 Tag |
| Schwere Erkrankung von Angehörigen im gleichen Haushalt | 1 Tag |
| Erkrankung eines Kindes, welches das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, wenn im laufenden Kalenderjahr kein Anspruch nach § 45 SGB V besteht oder bestanden hat. | 1 Tag |
| Erkrankung einer Betreuungsperson, wenn Beschäftigte deshalb die Betreuung ihres Kindes, das das 8. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder wegen körperlicher, geistiger oder seelischer Behinderung dauernd pflegebedürftig ist, übernehmen müssen. | bis zu 4 Tagen im KJ |
| Erkrankung eines Kindes, welches das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat | 4 Tage |
| 25-jähriges oder 40-jähriges Betriebsjubiläum | 1 Tag |
| Ärztliche Behandlungen, die nicht außerhalb der Arbeitszeit möglich sind | Dauer der Behandlung + erforderlicher Wegezeiten |
Wann muss man den Sonderurlaub beantragen?
Der Sonderurlaub muss vor dem Ereignis beantragt werden. Aber kann der Sonderurlaub von Mitarbeitern auch noch genommen werden, wenn das Ereignis bereits vorbei ist? Die klare Antworte lautet hier: Nein, das ist nicht möglich.
Gerichte entschieden in solchen Fällen, dass der Sonderurlaub anlassbezogen sei und darum am entsprechenden Ereignis genommen werden müsse. Ist der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Ereignisses arbeitsunfähig, besteht folglich kein Anspruch auf Freistellung zu einem späteren Termin.
Beispiele für bezahlten Sonderurlaub
Für bezahlten Sonderurlaub gibt zahlreiche individuelle Gründe. Nicht alle wird ein Arbeitgeber in Regeln fassen, daher wird im Einzelfall entschieden, ob es sich um einen Grund für bezahlten oder auch unbezahlten Sonderurlaub handelt. Dabei ist aber Vorsicht geboten: Denn auch bei der Gewährung von Sonderurlaub sollte der Arbeitgeber den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz im Auge behalten.
Einige Gründe für bezahlten Sonderurlaub oder Freistellung wollen wir Ihnen im Folgenden aufzeigen:
Arztbesuch
Ein Arztbesuch kann eine Rechtfertigung für unverschuldete bezahlte Freistellung i. S. d. § 616 BGB sein, wenn kein Einfluss auf den Termin genommen werden kann. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Öffnungszeiten der Arztpraxis identisch mit den Arbeitszeiten des Arbeitnehmers sind. Dann ist es dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin nicht möglich, den Arzttermin außerhalb der Arbeitszeit zu legen.
Auch wenn der Arbeitnehmer unzumutbar lange auf einen alternativen Termin außerhalb der Arbeitszeiten warten müsste, kann – sofern nicht durch den Arbeitsvertrag ausgeschlossen – ein Grund für bezahlten Sonderurlaub gegeben sein. Darüber kann man jedoch unterschiedlicher Ansicht sein, so dass zu empfehlen ist, dass sich der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber abstimmt.
Bei einem Gleitzeitmodell entfällt der Anspruch dann, wenn der Termin zwar außerhalb der Kernarbeitszeit, aber innerhalb der Gleitzeit liegt. Dann besteht auch kein Anspruch darauf, die Zeitspanne des wahrgenommenen Termins auf einem Zeitkonto gutzuschreiben.
Sonderurlaub bei Todesfall und Beerdigung
Ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub besteht dann – sofern nicht durch den Arbeitsvertrag ausgeschlossen – wenn nahe Angehörige versterben. Als nahe Angehörige gelten:
- Ehepartner
- Lebensgefährten
- Lebenspartner
- eigene Kinder
- Adoptivkinder
- Stiefkinder
- Pflegekinder
- Eltern
- Schwiegereltern
- Geschwister
Bei einer Beerdigung kann von einem bezahlten Tag der Arbeitsbefreiung ausgegangen werden. Die Arbeitsbefreiung kann aber bis zu drei Tage gerechtfertigt sein. Das ist abhängig von der Beziehung der verstorbenen Person zum Arbeitnehmer und davon, ob diese gemeinsam in einem Haushalt gelebt haben.
Drei Tage Sonderurlaub kann im Falle des Todes von Ehepartnern, Lebensgefährten und Lebenspartnern, mit denen ein Haushalt geteilt wurde, angemessen sein. Bei anderen Angehörigen, die im selben Haushalt lebten wie der Arbeitnehmer, sind ein bis zwei Tagen Sonderurlaub üblich.
Bewerbung bei einem anderen Unternehmen
Für die Bewerbung bei einem anderen Unternehmen haben Arbeitnehmer in der Regel einen Anspruch auf Freistellung, sofern das aktuelle Arbeitsverhältnis bereits von einer Partei gekündigt wurde und die Vorstellung bei einem anderen Arbeitgeber nicht im Rahmen der Gleitzeit flexibel wahrgenommen werden kann.
Behördengänge
Wenn eine Behörde einen Arbeitnehmer zu einem Termin persönlich geladen hat, kann das ein Grund für bezahlten Sonderurlaub, wenn der Termin nicht verschiebbar ist und der Arbeitnehmer darauf keinen Einfluss hat, z.B. bei einer Anhörung. Macht der Arbeitnehmer selbst einen Termin bei einer Behörde, der in die Arbeitszeit fällt, ist das natürlich keine Rechtfertigung für bezahlten Sonderurlaub. Wenn die Öffnungszeiten der behördlichen Einrichtung einen Termin außerhalb der Arbeitszeiten oder in der Gleitzeit nicht ermöglichen, muss normaler Urlaub genommen werden.
Gerichtstermin
Wird ein Arbeitnehmer als Partei oder Zeuge zu einem Gerichtstermin persönlich geladen, besteht ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub, da der Arbeitnehmer diesen Termin wahrnehmen muss. Wie lange dieser bezahlte Sonderurlaub ausfällt, hängt davon ab, wie weit das Gericht entfernt ist. Muss beispielsweise bereits am Vortag angereist werden, weil das Gericht sich weit weg befindet und der Termin sonst nicht wahrgenommen werden kann, kann ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub für den Tag der Anreise entstehen.
Ausführung ehrenamtlicher oder staatsbürgerlicher Pflichten
Für die Ausführung freiwilliger ehrenamtlicher Tätigkeiten besteht kein grundsätzlicher Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub.
Dabei kommt es aber auf die Tätigkeit an. Bei diesen Ehrenämtern gibt es Sonderregeln:
- Ehrenamtlicher Rettungsdienst
- Ehrenamtlicher Katastrophenschutz
- Freiwillige Feuerwehr
- Richter
- Schöffen
Die gesetzlichen Regelungen liefert hier nicht ausschließlich das BGB, sondern auch das Katastrophenschutzgesetz, das Zivilschutzgesetz und landesrechtliche Regelungen. Diese Arbeitnehmer sind während der Teilnahme am Einsatz und für einen angemessenen Zeitraum danach zur Arbeitsleistung nicht verpflichtet. Für die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen gibt es – z. B. in Bayern – Erstattungsansprüche für den Arbeitgeber. In diesen Fällen lohnt es sich, bei den jeweiligen Organisationen nachzufragen.
Arbeitnehmer müssen zunächst versuchen, diese Tätigkeit mit ihrer Arbeitszeit in Einklang zu bringen. Ist dies nicht möglich, kann ein Anspruch auf Vergütung entstehen, sofern dies nicht vertraglich ausgeschlossen ist. Dies ist also vergleichbar mit dem Arztbesuch zu sehen.
Sonderurlaub Hochzeit
Ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub für eine Hochzeit kann nur für das angehende Ehepaar entstehen. Auch hier ist es aber erforderlich, zunächst einen Blick in den Arbeitsvertrag zu werfen. Trauzeugen, Brautjungfern und Gäste einer Hochzeit haben grundsätzlich keinen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Auch hier gibt es aber Ausnahmen: Bei sehr nahen Verwandten wie etwa bei der Hochzeit von Kindern oder Eltern kann durchaus ein Anspruch auf Sonderurlaub entstehen, wenn § 616 BGB nicht vertraglich ausgeschlossen wurde.
Sonderurlaub Geburt
Bei der Geburt eines Kindes kann ebenfalls Sonderurlaub für den Vater entstehen, sofern dies vertraglich nicht ausgeschlossen wurde.
Sonderurlaub Umzug
Ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub für einen Umzug hängt in der Regel vom Grund für den Umzug ab. Ist der Umzug aus beruflichen Gründen erforderlich oder dient zumindest einem ähnlichen Grund – beispielsweise, wenn der Arbeitnehmer näher an die Tätigkeitsstätte zieht, um den Arbeitsweg zu verkürzen – dann kann das eine Rechtfertigung für einen Tag bezahlten Sonderurlaub sein. sofern es keine vertraglichen oder betrieblichen Regeln gibt, sollte dies vorher mit dem Arbeitgeber geklärt werden.
Handwerkertermin
Ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub besteht bei einem Termin mit einem Handwerker der Regel nicht – auch wenn es in bestimmten Situationen oder wegen des Terminkalenders des Handwerkers unmöglich oder schwierig ist, einen anderen Termin zu vereinbaren.
Erkrankung von Kindern
Ist ein Kind krank und bedarf der Pflege, kommt es wiederum darauf an, ob § 616 BGB ausgeschlossen ist oder nicht. Wenn nicht, können Eltern für eine nicht erhebliche Zeit zu Hause bleiben, um das Kind zu pflegen, und behalten ihren Anspruch auf Entgelt. Wir sind aber hier wiederum bei der Thematik, dass es vom Gesetz nicht geklärt ist, was eine nicht erhebliche Zeit ist. Insofern wird man sich regelmäßig an § 45 SGB V orientieren:
- Vorlage einer Bestätigung mit einem ärztlichen Zeugnis, dass das Kind pflegebedürftig ist.
- das Kind lebt im selben Haushalt und ist unter 12 Jahre alt.
- das Kind kann nicht durch eine andere Person im Haushalt betreut werden.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, besteht ein Anspruch auf kurzfristige bezahlte Freistellung – in der Regel wohl bis zu 4 Tagen –, um das kranke Kind zu pflegen. Wenn aber kein Anspruch auf Entgelt vorhanden ist, springt bei gesetzlich Versicherten die Krankenkasse mit dem Kinderkrankengeld ein.
Beispiele für unbezahlten Sonderurlaub
Längere Erkrankung des Kindes
Wenn die Zeitspanne für den bezahlten Sonderurlaub bei einem erkrankten Kind abgelaufen ist, oder der bezahlte Sonderurlaub vertraglich ausgeschlossen ist, kann unter folgenden Bedingungen unbezahlte Freistellung verlangt werden:
- Vorlage einer Bestätigung mit einem ärztlichen Zeugnis, dass das Kind weiterhin pflegebedürftig ist,
- das Kind lebt im selben Haushalt und ist unter 12 Jahre alt,
- das Kind kann nicht durch eine andere Person im Haushalt betreut werden.
Sind die Eltern gesetzlich versichert, können sie für diese Zeit Kinderkrankengeld beziehen. Für 2024 und 2025 wurde befristet die Anspruchsdauer auf Kinderkrankengeld erhöht:
- pro Jahr und pro Kind können Eltern 15 Kinderkrankengeldtage beziehen statt 10.
- Alleinerziehende erhalten pro Kind und Jahr 30 Arbeitstage statt 20.
- Bei mehreren Kindern: 35 Arbeitstage pro Elternteil und pro Jahr statt 25.
- Für Alleinerziehende mit mehreren Kindern: 70 Arbeitstage pro Jahr statt 50.
Die Kinderkrankentage können für einzelne Tage genommen werden, zum Beispiel an 3 von 5 Tagen in einer Woche eingesetzt werden. So können sich Eltern die Kinderbetreuung teilen und besser einteilen. Auch für Elternteile, die sich tageweise mit dem anderen Elternteil bei der Kinderbetreuung zu Hause abwechseln, macht es das einfacher.
Vorsicht bei privater Versicherung (auch des anderen Elternteils): Hier muss der Arbeitnehmer prüfen, ob Ansprüche aus seiner Versicherung bestehen.
Keine Lösung ist es, sich selbst krank zu melden: Dies ist eine klare Verletzung des Arbeitsvertrages und kann eine Kündigung rechtfertigen.
Widrige Verkehrsverhältnisse
Hier besteht keinerlei Anspruch auf Sonderurlaub. Das Wegerisiko liegt beim Arbeitnehmer. Glatteis ist kein in der Person des Arbeitnehmers liegender Grund, der eine Freistellung von der Arbeitsverpflichtung rechtfertigt. Der Arbeitnehmer muss dies rechtzeitig einplanen.
Kann der Arbeitgeber den Sonderurlaub verweigern?
Der Anspruch auf Sonderurlaub kann bereits vertraglich in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung abgeändert oder verweigert werden. Grundsätzlich haben Arbeitgeber auch immer das Recht, Sonderurlaub abzulehnen, wenn dieser den Betrieb gefährden würde. Beispielsweise, wenn durch zahlreiche Ausfälle des Personals dann der Betrieb nicht weiterlaufen könnte.
Einmal genehmigter Sonderurlaub kann aber nicht einfach so wieder zurückgenommen werden. In dem Fall müssten sich beide Seiten darauf einigen, dass der Sonderurlaub zurückgezogen wird.
