Lohnsteuerfrei heißt Brutto gleich Netto
Oft bleibt von einer Lohnerhöhung nach Abzug der Abgaben erstaunlich wenig übrig. Dabei kann Ihr Mitarbeiter auf seiner Lohnabrechnung aus der Lohnbuchhaltung gar nicht sehen, dass Sie zum Brutto auch noch den Arbeitgeberanteil zahlen müssen. Anders ist es bei bestimmten Lohnzusatzleistungen. Sie sind in gewissen Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei und kommen in vollem Umfang bei Ihrem Mitarbeiter an. Solche besonderen Arbeitgeberleistungen werden im Fachjargon auch oft steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse, geldwerte Vorteile oder Gehaltsextras genannt.
Großunternehmen können deshalb ein ganzes Bündel an steuerfreien und steuerbegünstigten Leistungen anbieten, aus denen sich Beschäftigte die persönlich passende aussuchen können. In diesen Unternehmen gibt es oft auch spezielle Stellen, die für die korrekte Abwicklung und Dokumentation der Lohnzusatzleistungen sorgen.
Das Positive für kleinere Betriebe: Es gibt unzählige lohnsteuerfreie Leistungen – darunter auch solche mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten.
Mit Lohnzusatzleistungen können Sie viel erreichen
Nicht nur eine Gehaltserhöhung kann motivieren: Auch mit steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen bzw. Lohnzusatzleistungen können Arbeitgeber ihre Angestellten für besonderen Einsatz und treue Dienste belohnen, dadurch die Motivation steigern und sie an das Unternehmen binden. Der größte Vorteil, den steuerfreie Zuwendungen gegenüber Gehaltserhöhungen haben, ist nämlich, dass mit ihnen die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Belastung beider Parteien optimiert wird.
Lohnzusatzleistungen können z. B.
- zur Bindung der Mitarbeiter an den Betrieb beitragen,
- das Unternehmen für Bewerber interessanter machen,
- Ihre Anerkennung gegenüber Ihren Mitarbeitern ausdrücken,
- ein gutes Betriebsklima fördern.
Die Leistungen sind lohnsteuerfrei, solange bestimmte Vorgaben erfüllt sind. Diese Vorgaben sind sehr unterschiedlich. Sogenannte Sachbezüge dürfen z. B. höchstens 50 EUR pro Monat kosten. Bei der Erstattung von Weiterbildungskosten muss die Weiterbildung im ganz überwiegenden Interesse des Betriebs liegen, d. h. das Ziel haben, die individuelle Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin im Betrieb zu fördern. Das kann z. B. durch Sprach- oder Computerkurse erfolgen. Vorsicht: Eine Weiterbildung zur Belohnung wäre dagegen lohnsteuerpflichtig.
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen vs. Gehaltserhöhung: ein Beispiel
Eine Gehaltserhöhung von 100 EUR für einen Angestellten, der 3.000 EUR verdient und der Steuerklasse I zugeordnet ist, kostet den Arbeitgeber aufgrund seines Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung etwa 119 EUR. Der Arbeitnehmer hingegen erhält durch die erhöhte Steuerbelastung von den 100 EUR nur ca. 53 EUR.
Im Unterschied zur klassischen Gehaltserhöhung werden steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse im Kontext einer Gehaltserhöhung genutzt, um die Steuerbelastung bei den Beschäftigten sowie die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitgeber nicht zu erhöhen. Der Wert der steuerfreien Zuwendung bleibt so wie ursprünglich angedacht.
Einzelne lohnsteuerfreie Lohnzusatzleistungen
Lohnsteuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
Zu den Lohnzusatzleistungen gehören die lohnsteuerfreien Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Sie beziehen sich auf den Grundlohn und sind je nach Uhrzeit bzw. Tag in unterschiedlicher Höhe steuerfrei, z. B. für
- Nachtarbeit von 20 Uhr bis 6 Uhr: 25%,
- für Nachtarbeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar 40%, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde,
- Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr: 50%.
Unterschiedliche Sätze gelten für die Arbeit an Feiertagen und z. B. an den Weihnachtstagen. Unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe lohnsteuerfreie Zuschläge möglich sind, ist im Gesetz detailliert geregelt. So sind die Zuschläge beispielsweise nur lohnsteuerfrei, soweit sie sich auf einen Grundlohn von höchstens 50 EUR pro Stunde beziehen.
Lohnsteuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind grundsätzlich auch sozialversicherungsfrei. Allerdings gilt hier eine andere Grenze: Sozialversicherungsfrei ist nur der einen Grundlohn von bis zu 25 EUR nicht übersteigende Teil.
In manchen Branchen ist es üblich, dass Arbeitnehmer eigene, teure Werkzeuge bei ihrer Arbeit nutzen. Die Aufwendungen dafür dürfen Sie als Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstatten.
Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen
Sogenannte Aufmerksamkeiten zu besonderen persönlichen Anlässen sind bis zu einem Wert von 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) lohnsteuerfrei. Es darf sich nur um Sachzuwendungen – kein Bargeld – handeln. Das können z. B. Blumen, Genussmittel, Bücher oder CDs sein. Besondere persönliche Ereignisse sind z. B.
- Geburtstag,
- Heirat,
- Geburt eines Kindes,
- rundes Jubiläum der Betriebszugehörigkeit sowie
- bestandene Prüfung bei Azubis.
Grundsätzlich sind auch Gutscheine oder Geldkarten erlaubt. Diese dürfen aber nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Mittlerweile muss das Einlösen des Gutscheins auch auf einen limitierten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland (z. B. sogenannte City-Cards, Gutscheine einer Tankstellenkette) und/oder auf eine limitierte Produktpalette (z. B. Nutzung Nahverkehr oder Fitnesscenter) beschränkt sein. Und Gutscheine von Online-Händlern dürfen nur den Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus dessen eigener Produktpalette erlauben.
Die Aufmerksamkeiten für besondere Anlässe sind nicht auf die allgemeine Freigrenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge von 50 Euro/Monat anzurechnen. Diese Möglichkeit besteht zusätzlich. Aber: Die Freigrenzen dürfen nicht addiert werden. Sie dürfen also z. B. kein Hochzeitsgeschenk für 110 EUR kaufen. Das wäre dann in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Sachbezüge sind 2024 bis zu 50 Euro lohnsteuerfrei
Ihr Mitarbeiter darf zusätzlich zum vereinbarten Entgelt - ohne besonderen Anlass - Sachleistungen im Gegenwert von bis zu 50 Euro im Monat bekommen. Das können z. B. Waren- oder Benzingutscheine oder die Kosten für das Fitnesscenter sein.
Warengutscheine oder Gutscheine über einen bestimmten Geldbetrag sind jetzt aber nur noch lohnsteuerfrei, wenn sie
- ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen,
- nur bei einem begrenzten Kreis von Stellen im Inland einlösbar sind und/oder
- für eine begrenzte Produktpalette gelten.
Auch hier gilt: Wird die Freigrenze von 50 Euro um nur 1 Cent überschritten, wird der gesamte Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Jobtickets sind lohnsteuerfrei
Arbeitnehmer müssen zur Arbeit kommen. Viele nutzen dafür öffentliche Verkehrsmittel. Arbeitgeber dürfen einen steuerfreien Zuschuss für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erbringen. Das gilt sowohl für Monats- als auch für Jahrestickets. Jobtickets für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz mit öffentlichen Verkehrsmitteln dürfen lohnsteuerfrei zur Verfügung gestellt werden. Erlaubt sind Zuschüsse, verbilligte und kostenlose Abgabe.
Diese steuerfreie Leistung hat aber die Anrechnung auf die Entfernungspauschale der Beschäftigten zu Folge. Wird das Jobticket im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt, also nicht zusätzlich zum Arbeitslohn, kann es mit 25 % pauschal versteuert werden. Das hat für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den Vorteil, dass es vom Finanzamt nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet wird.
Leistungen zur Gesundheitsförderung
Als Arbeitgeber dürfen Sie gesundheitsfördernde Maßnahmen mit bis zu 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr fördern. Bis zu dieser Grenze sind diese Zuschüsse lohnsteuerfrei und auch sozialversicherungsfrei.
Das ist auch durch die Bezuschussung von Maßnahmen außerhalb des Betriebs möglich. Es muss sich um ganz bestimmte, etwa von einer Krankenkasse zertifizierte Kurse z. B. zur Vorbeugung arbeitsbedingter Belastungen oder zur Stressbewältigung handeln. Auch nicht zertifizierte Präventionskurse des Unternehmens dürfen unter bestimmten Voraussetzungen unterstützt werden. Mitgliedsbeiträge für Sportvereine oder Fitnessstudios zählen nicht zu diesen Maßnahmen.
Beispiele für steuerfreie Gesundheitskurse sind die folgenden:
- Massagen
- Rauchentwöhnungskurse
- Rückentraining
- Seminare zur gesunden Ernährung
- Seminare zur Stressbewältigung
- Sportkurse im Sportverein oder im Fitnessstudio geleitet von zertifizierten Übungsleitern
- Zertifizierte Yogakurse
Für die Leistungen zur Gesundheitsförderung gilt: Ist Ihr Zuschuss höher als der Freibetrag, ist nur der die 600-EUR-Grenze übersteigende Betrag zu versteuern. Der Freibetrag ist nicht übertragbar. Das bedeutet, bei einem Jobwechsel wird dieser nicht mitgenommen. Arbeitnehmer können ihn also mehrmals im Jahr beanspruchen, wenn sie bei unterschiedlichen Unternehmen arbeiten.
Lohnzusatzleistungen: Worauf Sie achten müssen
Lohnsteuerfreie Leistungen und Arbeitgeberzuschüsse müssen grundsätzlich zusätzlich zum normalen Entgelt erbracht werden, also anstatt einer Lohnerhöhung. Das gilt z. B. für Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten, Gesundheitskursen und für Gutscheine. D. h. Sie dürfen den Lohn nicht kürzen und in solche Zusatzleistungen umwandeln. Manche Arbeitgeberleistungen, z. B. das Jobticket, sind auch im Rahmen einer sogenannten Entgeltumwandlung möglich. Für den Arbeitgeber fällt dann Lohnsteuer in Form einer Pauschalsteuer an.
Wenn ein Großteil Ihrer Mitarbeiter eine Lohnzusatzleistung oder einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss erhält, dürfen Sie Einzelne nicht ausnehmen. Sie dürfen die Leistung aber auf bestimmte Gruppen beschränken und z. B. Zuschüsse zum Jobticket nur an diejenigen zahlen, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen.
Vorsicht: Werden Lohnzusatzleistungen über längere Zeit wiederholt gewährt, kann ein Anspruch entstehen. Ihre Mitarbeiter können dann verlangen, dass Sie die Leistung weiter erbringen. Grund ist das juristische Konstrukt „Betriebliche Übung“. Möchten Sie, dass es bei einer freiwilligen und unverbindlichen Leistung bleibt, müssen Sie das ausdrücklich festlegen.
Weitere Voraussetzungen für steuerfreie Arbeitgeberleistungen
Eine solche Vergütungsoptimierung ist zulässig und wird auch von der Finanzverwaltung akzeptiert, wenn die steuerfreie Arbeitgeberleistung die folgenden Voraussetzungen erfüllt:
- Die Zuwendung muss vor der Fälligkeit der Lohnzahlung vereinbart worden sein.
- Sie muss zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Nur dann ist sie steuerfrei und auch nicht sozialversicherungspflichtig.
- Sie muss ernsthaft gewollt und langfristig wirksam sein.
- Sie muss arbeitsrechtlich zulässig sein.
- Sie darf nicht an eine Rückfallklausel gekoppelt sein: Ein solcher Rückfall würde eintreten, wenn bei Wegfall der Zusatzvergütung Arbeitnehmer statt des Gehaltsextras einen entsprechend erhöhten Bruttolohn erhalten. Die Arbeitgeberleistung wird dann nicht zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt und die Bedingungen der Steuerfreiheit sind nicht mehr gültig.
Das Finanzamt will Belege sehen
Denken Sie daran, dass Sie die lohnsteuerfreien Leistungen bei der nächsten Steuerprüfung belegen müssen. Sie müssen z. B. nachweisen können, dass Ihr Mitarbeiter tatsächlich ein Jobticket hatte. Bewahren Sie deshalb alle Unterlagen auf und halten Sie genau fest wer, warum, was und zu welchem Wert bekommen hat.
Auch die Sozialversicherung verlangt nachprüfbare Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen. Ansonsten kann die Lohnzusatzleistung nicht als steuer- und sozialversicherungsfrei anerkannt werden.
Lohnzusatzleistungen am besten schriftlich regeln
Regeln Sie teure oder möglicherweise „riskante“ Lohnzusatzleistungen schriftlich. Sie können z. B. Ihrem Mitarbeiter lohnsteuerfrei gestatten, dass er das Firmennotebook auch privat nutzt. Dann sollten Sie aber ausschließen, dass er das Notebook in den Auslandsurlaub mitnimmt, Filme herunterlädt oder Tauschbörsen nutzt.
Zahlen Sie Ihrem Mitarbeiter eine kostspielige Fortbildung z. B. zum Meister, können Sie vereinbaren, dass er einen Teil der Kosten zurückzahlen muss, wenn er frühzeitig kündigt.
Lohnsteuerfrei oder nicht – vorher klären
Die Liste über mögliche, anerkannte lohnsteuerfreie Leistungen und steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer ist sehr groß. Fragen Sie bei Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt nach, ob die Leistung, an die Sie denken, darunter ist. Vielleicht haben Sie auch eine ganz neue Idee, was Sie als lohnsteuerfreie Leistung anbieten könnten. Die sollten Sie sich aber vom zuständigen Finanzamt prüfen und absegnen lassen. Sonst drohen bei der nächsten Steuerprüfung erheblicher Ärger und teure Nachzahlungen, sollte die Behörde anderer Meinung sein.
Vorsicht bei Minijobbern
Bei steuerfreien Arbeitgeberleistungen spielt es grundsätzlich keine Rolle, in welchem Umfang ein Mitarbeiter beschäftigt ist. Auch Minijobber dürfen davon profitieren. Bei diesen kann es aber problematisch werden, wenn sich herausstellen sollte, dass die Vorgaben für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss tatsächlich doch nicht erfüllt waren. In so einem Fall ist die Leistung dann auch nicht mehr sozialversicherungsfrei und kann zu einer Überschreitung der Einkommensgrenze – derzeit 538 Euro/Monat – führen.
Weitere Beispiele für steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse
Es gibt unzählige Möglichkeiten für steuerfreie Leistungen, Benefits, Zuwendungen und Zuschüsse von Arbeitgebern. Hier sind einige weitere Beispiele:
Firmenwagen
Zu den beliebtesten Arbeitgeberzuschüssen gehört der Firmenwagen oder Dienstwagen. Darf dieser auch privat genutzt werden, müssen Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil versteuern und Beiträge zahlen. Der geldwerte Vorteil kann entweder mit der 1-Prozent-Methode vom Bruttolistenpreis oder mit einem Fahrtenbuch ermittelt werden.
Personen bei der Feuerwehr oder im Rettungsdienst, die ein Einsatzfahrzeug überlassen bekommen, während sie in Bereitschaftsdienst sind, dürfen dieses auch für private Fahrten verwenden, ohne den geldwerten Vorteil anzusetzen. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Bereitschaft dauerhaft ist und es sich deshalb um eigenbetriebliche Interessen handelt.
Elektroautos bis zu einem Preis von 60.000,00 Euro müssen nur mit einem Viertel des Fahrzeuglistenpreises angesetzt werden. Für höherpreisige Modell gilt bis Ende 2030 die Hälfte als Bemessungsgrundlage. Die gleichen Regelungen gelten auch für Dienstfahrräder.
Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse für das private Fahrzeug
Für Arbeitnehmer die mit dem privaten Auto zur Arbeit fahren, können Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn 0,30 Euro pro Entfernungskilometer mit 15 Prozent Lohnsteuer entrichten. Dann zahlen Arbeitnehmer darauf weder Lohnsteuer noch Sozialbeiträge. Bei doppelter Haushaltsführung gilt das für die doppelte Anzahl an Kilometern.
Zuschüsse zur Kinderbetreuung
Zuschüsse für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder durch den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin sind in unbegrenzter Höhe steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Das gilt beispielsweise für Zuschüsse für den Kindergarten, die Kita, den Schulkindergarten oder für Tagesmütter.
Die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse müssen wie gewohnt zusätzlich zum Lohn gezahlt werden. Die Originalrechnung muss als Nachweis vorgelegt werden, damit der Arbeitgeber beziehungsweise die Arbeitgeberin den Zuschuss auf der Rechnung vermerken kann. Dadurch wird sichergestellt, dass Arbeitnehmer nur die eigenen Kosten in der Steuererklärung angeben.
Sobald ein Kind in die Schule kommt, entfallen alle Zuschüsse dieser Form. Allerdings ist für Kinder unter 14 Jahren eine kurzfristige Betreuung mit einem Zuschuss von bis zu 600 Euro im Jahr möglich, die dann ebenfalls komplett steuerfrei und abgabenfrei bleibt. Das gilt exakt so übrigens auch bei pflegebedürftigen Angehörigen.
Dieser Zuschuss soll in erster Linie dazu dienen, Zeit zu überbrücken, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter aufgrund von hoher Auslastung oder Auftragslage oder eines dringenden Projektes für zusätzliche Arbeit benötigt. Dann können die Kosten für die Kinderbetreuung komplett steuerfrei vom Arbeitgeber übernommen werden. Die Kosten müssen aber auch in diesem Fall mit der Originalrechnung belegt werden.
Außerdem dürfen Arbeitgeber einen unbegrenzten Betrag steuerfrei und sozialabgabenfrei für die Beratung und Vermittlung von Kinderbetreuung oder auch der Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger leisten. Dadurch werden Mitarbeiter bei der Suche nach Betreuungsmöglichkeiten unterstützt.
Steuerfreier Essenszuschuss 2024
Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse fürs Essen sind sehr beliebt. Das Essen in der firmeneigenen Kantine ist steuerfrei, wenn Mitarbeiter als Eigenanteil mindestens den amtlichen Sachbezugswert zahlen. Die amtlichen Sachbezugswerte werden jährlich neu bestimmt. Im Jahr 2024 sehen diese so aus:
- Frühstück: 2,17 Euro
- Mittagessen: 4,13 Euro
- Abendessen: 4,13 Euro
Bei einem geringeren Eigenanteil muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Auch hier können Arbeitgeber den pauschalen Steuersatz von 25 Prozent anwenden, damit Arbeitnehmer keine weiteren Abzüge haben.
Jahresvertrag im Fitnessstudio
Gesundheitliche oder sportliche Zuschüsse sind immer beliebt sowohl bei Angestellten als auch bei Arbeitgebern. Schließlich wünscht sich jeder gesunde Mitarbeiter. Unternehmen können ihren Mitarbeitern Jahresmitgliedschaften in einem Fitnessstudio schenken, sofern diese Mitgliedschaft die Freigrenze von 50 Euro im Monat nicht übersteigt und die Mitgliedschaft monatlich kündbar ist.
Das niedersächsische Finanzgericht und der Bundesfinanzhof haben zudem entschieden, dass es ebenfalls im erlaubten Rahmen ist, wenn Unternehmen einen Vertrag mit einem Fitnessstudio eingehen, durch den sich Mitarbeiter des Unternehmens kostengünstiger im entsprechenden Fitnessstudio anmelden können. Auch hier darf der Betrag nur nicht den Freibetrag von 50 Euro überschreiten.
Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse für Betriebsveranstaltungen
Arbeitgeber können zweimal jährlich bis zu 110,00 Euro steuerfrei an ihre Arbeitnehmer auf Betriebsveranstaltungen zuwenden. Beispielsweise beim betrieblichen Sommerfest oder der Weihnachtsfeier.
Info
Sonderfall: Steuerfreier Arbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung
Für Arbeitnehmer, die nicht krankenversicherungspflichtig sind, müssen Arbeitgeber keine Beiträge an die Krankenversicherung abführen. Allerdings kann es vorkommen, dass Krankenversicherungsprämien bezuschusst werden müssen.
Diese Bezuschussung ist bis zu gesetzlichen Mindesthöhen steuerfrei. Hierbei muss dann zwischen der gesetzlichen Krankenversicherung und der privaten Krankenversicherung unterschieden werden. Bei Arbeitnehmern, die wegen der Überschreitung der Versicherungspflichtgrenze freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung sind, werden die Beiträge in voller Höhe von den Arbeitnehmern selbst gezahlt. Diese müssen dann ebenfalls bezuschusst werden. Um den Anteil des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin zu ermitteln, wird angenommen, dass er oder sie versicherungspflichtig wäre.
Privatversicherte Angestellte haben einen Anspruch auf steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse bei einer Überschreitung der Versicherungspflichtgrenze oder ab der Vollendung des 55. Lebensjahres. Die Höhe der Bezuschussung entspricht dem Anteil, den der oder die Arbeitgeber:in bei gesetzlicher Krankenversicherung zu zahlen hätte. Maximal darf der Zuschuss aber die Hälfte der Versicherungsprämie des Mitarbeiters betragen.
