Definition: Was sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer?
Sachzuwendungen sind – wie es der Begriff vermuten lässt – Leistungen, die Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern zusätzlich zum Gehalt zukommen lassen dürfen. Das können Dinge, aber auch Dienstleistungen sein. Sachbezüge dieser Art bilden für Arbeitnehmer einen sogenannten „geldwerten Vorteil“. Übrigens: Geschenke und Aufmerksamkeiten wie Blumen, Bücher oder Süßigkeiten zu Anlässen wie Geburtstag, Jubiläum oder Beförderung fallen ebenfalls darunter. Ob sie steuerfrei sind, hängt immer vom Wert der Zuwendungen für Arbeitnehmer ab. Das Finanzamt hat hierfür eine Freigrenze von60 Euro festgelegt. Demnach sind alle Geschenke zu genannten Anlässen unterhalb dieser Freigrenze steuerfrei. |
So wirken sich Sachzuwendungen aus: Beispiele
Der Gedanke kommt ursprünglich aus den USA und ist auch als „Cafeteria-System“ bekannt. Die Idee dahinter: Sie bieten eine Reihe steuerbegünstigter Sachzuwendungen an, aus denen sich Ihre Mitarbeiter dann die für sie passenden „Produkte“ auswählen – so wie an der Theke einer Cafeteria. Der Vorteil: Viele dieser Leistungen sind steuerlich subventioniert. Hier einige Beispiele:
Das bedeutet: Ihrem steuerpflichtigen Mitarbeiterbleibt netto mehr, als wenn Sie ihm den gleichen Betrag in Form von Geldleistungen zukommen lassen. Eine Studie zur Zufriedenheit junger Handwerker der Handwerkskammer zeigt, dass Mitarbeiter solche Bemühungen zu schätzen wissen und auch bei besseren Angeboten weit weniger schnell den Job wechseln. Allerdings hat dieses Vorgehen auch zwei Nachteile:
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Achtung
Achtung: Freigrenzen bei Tankgutscheinen und Co.
Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern zum Beispiel Tankgutscheine als Benefit überlassen, dann muss darauf vermerkt sein, auf welche Ware oder Dienstleistung Ihr Mitarbeiter bei bestimmten Tankstellenketten oder regionalen Anbietern Anspruch hat. Solche Aufmerksamkeiten bleiben auch nur dann lohnsteuerfrei für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wenn die Höhe des Gutscheins innerhalb der Freigrenze von 50 Euro für Sachzuwendungen bleibt. Wird die Freigrenze überschritten, muss der gesamte Gegenwert der Sachzuwendung versteuert werden.
Was sind die Vorteile von Sachzuwendungen?
Einerseits sind Sachzuwendungen für Arbeitgeber mit zusätzlichen Kosten und etwas Aufwand verbunden, andererseits können sie sich auf diese Weise als attraktives Unternehmen präsentieren. Mit Blick auf ein proaktives Employer Branding sind Sachzuwendungen heute ein unverzichtbares Instrument. Denn immer mehr junge Fachkräfte achten bereits im Rahmen ihrer Stellensuche auf interessante Benefits. Machen auch Sie sich deren Vorteile bewusst.
Motivation durch Sachzuwendungen: Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt
Gerade in Kleinunternehmen haben langjährige Mitarbeiter häufig ein sehr feines Gespür dafür, wie das Geschäft läuft. Sie wissen, dass Sie als Geschäftsführer eines kleinen Bauunternehmens nicht das gleiche Gehalt zahlen können wie der Baukonzern Hochtief. Umso mehr schätzen es Ihre Beschäftigten, wenn Sie sich als Chef um Ausgleich bemühen:
Allein das Angebot solcher Optionen hat – unabhängig vom finanziellen Aspekt – einen positiven Effekt hinsichtlich der Mitarbeitermotivation. Denn: der Mitarbeiter fühlt sich als Individuum wahrgenommen und wertgeschätzt. |
Kaufkrafterhöhung: So bleibt Ihrem Mitarbeiter mehr auf dem Konto
Da die alternativen Vergütungsbausteine in der Regel abgabenfrei oder zumindest abgabenbegünstigt sind, ergibt sich aus Sicht des Mitarbeiters eine reale Kaufkrafterhöhung gegenüber der klassischen Vergütung. Sprich: Obwohl sich sein Bruttogehalt nicht verändert, bleibt ihm netto deutlich mehr Geld zur freien Verfügung. Hierzu ein Beispiel:
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Sachzuwendungen: Finanzielles Plus für Arbeitgeber
Sind Sie Arbeitgeber, dann können Sie mithilfe von Sachzuwendungen potenziellen Mitarbeitern und Ihrem Beschäftigtenstamm einen interessanten Mehrwert bieten. So heben Sie sich im Kampf um geeignete Arbeitnehmer von Ihren Mitbewerbern ab. Für Sachzuwendungen fallen für Sie unter bestimmten Voraussetzungen weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge an oder Sie können diese alternativ als Betriebsausgaben steuersenkend geltend machen.
Welche Auswirkungen haben Sachzuwendungen auf Renten- und Sozialleistungen?
Der Erfolg von Entgeltoptimierung durch Sachzuwendungen liegt im Wesentlichen darin, dass abgabenpflichtiges Entgeltdurch abgabenfreies oder -begünstigtes Entgelt ersetzt wird. Die Folge: aus diesem Entgelt (Lohn oder Gehalt) werden dann keine (oder weniger) Sozialversicherungsbeiträge abgeführt, sodass derMitarbeiter im Gegenzug geringere Ansprüche zum Beispiel für Rente, Arbeitslosengeld und Krankengeld erwirbt. Für viele Mitarbeiter gerade in den unteren Lohngruppen ist das kein Problem, weil für sie die Kaufkrafterhöhung heute oft wichtiger ist als das Risiko niedrigerer Ansprüche in der Zukunft. Hat ein Mitarbeiter diesbezüglich jedoch Bedenken, gibt es auch hierfür einen Lösungsansatz. Um die oben beschriebenen Nachteile geringerer Renten- und Sozialversicherungsansprüche zu kompensieren, können sowohl der Arbeitgeber als auch der Mitarbeiter etwas unternehmen:
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Info
Bindung von Mitarbeitern
Diese Investition resultiert vollständig aus den Vorteilen der Entgeltoptimierung und kostet im besten Fall weder Arbeitgeber noch Mitarbeiter einen Cent. Ein weiterer Vorteil: Der Mitarbeiter macht sich damit ein Stück unabhängiger von der gesetzlichen Rentenversicherung. Die Sozialleistung „betriebliche Altersvorsorge“ kann zudem einen positiven Einfluss auf die Mitarbeiterbindung haben. |
Sachzuwendungen richtig einsetzen: Worauf müssen Sie achten?
Nahezu alle alternativen Entgeltbausteine bzw. Sachzuwendungen müssen „zusätzlich“ zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Dies ist eine Vorgabe des Gesetzgebers, um zu verhindern, dass bereits bestehende Lohnansprüche in lohnsteuerfreie umgewandelt werden.
Tipp
Bevor Sie Sachzuwendungen einführen, ist es ohnehin ratsam, sich fachkundigen Rat beim Steuerberater einzuholen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie sich im aktuell geltenden gesetzlichen Rahmen für Sachzuwendungen laut EstG § 37b Abs. 2 bewegen. Gemeint ist hier, dass Sie als Arbeitgeber zusätzliche Sachzuwendungen zum geschuldeten Arbeitslohn pauschal z. B. mit 30 % versteuern dürfen.
Was ist der geschuldete Arbeitslohn?
Dieser Begriff definiert den Anspruch auf Entgelt, den der Mitarbeiter bereits hat. Der Anspruch kann sich ergeben aus:
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet bei einem technischen Betrieb. Für die dem Betrieb zugehörige Branche existiert ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag. Laut diesem Vertrag steht diesem Mitarbeiter ein monatliches Bruttoentgelt von 2500 Euro zu. Beachten Sie für die Lohn- und Entgeltabrechnung drei verschiedene Bruttowerte:
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Tipp
Regeln für das Steuerbrutto
Maßgebliche Antwort auf die Frage, was der ohnehin geschuldete Arbeitslohn ist, gibt fast immer das Steuerbrutto. Beachten Sie somit bei Ihren Optimierungsüberlegungen stets die folgende Optimierungsregel: Das monatliche steuerpflichtige Bruttoentgelt (finden Sie auf der Entgeltabrechnung unter „Steuerbrutto“) darf nach der Entgeltumwandlung nicht niedriger sein als zuvor. |
Zuwendungen an Arbeitnehmer korrekt abrechnen
Sie dürfen also steuerfreie Sachzuwendungen oder abgabenbegünstigte Entgeltbausteine in folgenden Fällen einsetzen:
- bei Lohnerhöhungen jenseits des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns
- bei neuen Mitarbeitern für Lohnbestandteile jenseits des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns.
Was nicht geht, ist, dass Sie zum Beispiel das Steuerbrutto von 2500 Euro auf 2400 Euro absenken und danach wieder mit steuerfreien Bausteinen auffüllen – das wäre eine unerlaubte Entgeltumwandlung. Fakt ist, Sie dürfen nur oberhalb der 2500 Euro optimieren und nur z. B. bei einer übertariflichen Lohnerhöhung.
Tipp
Sachzuwendungen fördern das Betriebsklima
Die Entgeltoptimierung ist meist keine einmalige Maßnahme, sondern ein kontinuierlich verlaufender Prozess. Ihre Optimierungsstrategie wird sich auszahlen, wenn Sie dafür sorgen, dass zukünftig jeder Mitarbeiter unter unterschiedlichen Lohnersatzleistungen, die für ihn passende auswählen kann.
Gibt es Ausnahmen von der Pauschalbesteuerung für Sachzuwendungen?
- Arbeitgeber können oder müssen nicht jede Sachzuwendung nach § 37b EStG pauschaliert versteuern. Denn die Möglichkeit einer Pauschalsteuer greift nicht bei Folgendem:
- Sachzuwendungen gemäß § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8 EstG: Hier ist die Überlassung eines Firmenwagens (auch für Privatfahrten) gemeint. Der dadurch entstandene geldwerte Vorteil müssen Sie als Arbeitgeber entweder nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermitteln bzw. steuerlich berechnen.
- Sachzuwendungen gemäß § 8 Abs. 3 EstG: Dabei geht es um den sogenannten Rabatt-Freibetrag (derzeit 1.080 Euro im Jahr) für Sachzuwendungen. Dieser wird bei der Lohnabrechnung steuerfrei gestellt, wenn Sie Ihren Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich Produkte oder Dienstleistungen überlassen, mit denen Sie Handel betreiben.
- Sachprämien wie beispielsweise Miles & More-Prämien: Für diese greift eine pauschale Besteuerung mit 2,25 % laut § 37a EStG.
- Leistungen wie Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung: Sie müssen mit 25 % pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG).
Achtung
Freigrenze bei Sachzuwendungen beachten
Gewähren Sie Ihren Arbeitnehmern Leistungen oder Sachzuwendungen, die laut EstG unter der monatlichen Freigrenze von 50 Euro liegen, wird dafür keine Lohnsteuer fällig. Doch aufgepasst: Es reicht tatsächlich bereits 1 Cent mehr, wodurch diese Freigrenze überschritten wird – und schon ist der gesamte Betrag der Zuwendung steuerpflichtig.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Sachzuwendungen
Was ist der Unterschied zwischen Sachzuwendungen und Geldleistungen?
Laut Einkommensteuergesetz (EstG) gibt es einen Unterschied zwischen Geldleistungen und Sachzuwendungen. In § 8 EStG Absatz 1 Satz 3 heißt es unter anderem, dass Gutscheine und Geldkarten, die für den Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen zählen. Deshalb müssen diese auch nicht zusammen mit dem geschuldeten Arbeitslohn versteuert werden. Voll versteuert werden dagegen Geldleistungen gemäß § 8 EStG Absatz 1 Satz 2.
Was ist der Unterschied zwischen steuerlicher Freigrenze und Freibetrag?
Für Arbeitgeber sowie steuerpflichtige Arbeitnehmer ist es wichtig, den Unterschied zwischen den Begriffen „Freigrenze“ und "Freibetrag“ zu kennen. Geht es zum Beispiel um Sachzuwendungen gilt per EstG eine Freigrenze von 50 Euro monatlich sowie 60 Euro pro Anlass. Das heißt, immer dann, wenn diese Beträge überschritten werden, fallen für alle Beteiligten Steuern an. Bei Freibeträgen muss nur der Wert versteuert werden, der über dem Freibetrag von 1.080 Euro pro Jahr liegt. Wenn also ein Mitarbeiterrabatt in Anspruch genommen wird und der Einkaufswert beispielsweise 3.000 Euro beträgt, muss der Arbeitnehmer lediglich 1.920 Euro davon versteuern. |
