Was bedeutet mobiles Arbeiten?
Der Begriff des mobilen Arbeitens ist in aller Munde. Aber worum handelt es sich bei diesem Konzept genau? Mit folgenden Aspekten lässt sich diese Form der Tätigkeit definieren:
- Beim mobilen Arbeiten handelt es sich um ein ortsunabhängiges Arbeitsmodell.
- Das bedeutet, dass mobile Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz besitzen, weder zu Hause noch im Büro.
- Dementsprechend können Beschäftigte beim mobilen Arbeiten ihre Leistung überall erbringen, ob im Café, in einem Co-Working-Space oder Park, daheim am Esszimmertisch oder gar im Ausland.
- Es ist damit eine noch freiere Arbeitsform als das Homeoffice, denn es ist im Gegensatz zu diesem nicht an das Zuhause als Arbeitsort gebunden.
- Dementsprechend schwierig kann es sich aber auch gestalten, die rechtlichen Regelungen einzuhalten.
Der Arbeitnehmer hat keinen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten. Es ist hingegen eine Zusatzmöglichkeit, die Arbeitgeber anbieten und vertraglich festhalten können.
Arbeitsrechtliche Regelungen, die bei der mobilen Arbeit gelten
Bei der Gesetzgebung treten beim mobilen Arbeiten dieselben Regelungen in Kraft wie beim Homeoffice: das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz. Ansonsten gibt es bisher kaum feste Regelungen beim mobilen Arbeiten. Umso wichtiger ist es für Arbeitgeber, sich in folgenden Bereichen schriftlich abzusichern:
- Arbeitsschutz: Auch beim mobilen Arbeiten muss der Arbeitgeber Arbeitsschutz am Arbeitsplatz gewährleisten. Dies gestaltet sich beim mobilen Arbeiten mit u. U. häufig wechselnden Arbeitsplätzen als äußerst schwierig. Als Arbeitgeber können Sie hier mit Checklisten arbeiten, die gewisse Vorgaben an den Arbeitsplatz beinhalten, die der mobil Arbeitende einhalten muss, egal wo er die Arbeitsleistung erbringt. Diese können Sie sich vom Arbeitnehmer vor Antritt des mobilen Arbeitens unterschreiben lassen.
- Versicherung: Der Versicherungsschutz im Homeoffice gilt seit Juni 2021 in demselben Umfang wie am Arbeitsplatz im Betrieb. Beim mobilen Arbeiten ist dies bisher noch nicht klar festgelegt. Dementsprechend können sich Arbeitgeber bis dato an den für das Homeoffice geltenden Regelungen halten.
- Arbeitszeit: Mobiles Arbeiten darf nicht mit flexiblen Arbeitsmodellen verwechselt werden. Auch beim mobilen Arbeiten müssen Arbeitnehmer das Arbeitszeitgesetz einhalten. Das heißt, dass Arbeitnehmer an Werktagen nicht mehr als acht Stunden arbeiten dürfen. Dazwischen muss eine Ruhezeit von elf Stunden strikt eingehalten werden. Bei den Anwesenheitszeiten sollten demnach für das mobile Arbeiten dieselben Arbeitszeiten wie im Betrieb eingehalten und im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Arbeitgeber müssen Ihren Mitarbeitern vertrauen, dass sie die Bedingungen zu den Arbeitszeiten einhalten. Ist flexibles Arbeiten gewünscht, können Sie als Arbeitgeber entsprechende Modelle wie etwa ein Arbeitszeitkonto einrichten.
Tipp
Arbeitszeiten aufzeichnen
Auch bei mobilem Arbeiten müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten erfassen. Bisher wurde das Arbeitszeitgesetz nach den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 und des Bundesarbeitsgerichts im Jahr 2022 zur Arbeitszeiterfassung zwar noch nicht vom Gesetzgeber angepasst – verpflichtet, die Arbeitszeiten aufzuzeichnen, sind Arbeitgeber dennoch bereits jetzt. Hierbei gilt auch, dass Arbeitnehmer, die mobil arbeiten, ihre Überstunden festhalten. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Arbeitszeiterfassung.
- Equipment: Da es keinen festen Arbeitsplatz beim mobilen Arbeiten gibt, sind Sie als Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Kosten für die Ausrüstung der Büroausstattung bzw. des Arbeitszimmers ,wie z. B. Schreibtisch oder Bürostuhl, zu übernehmen. Um ein produktives Arbeiten sowie eine gute Erreichbarkeit zu gewährleisten, ist es jedoch empfehlenswert, zumindest die notwendige Grundausstattung wie Laptop, Bildschirm oder Tastatur bereitzustellen, damit Arbeitnehmer ihre Arbeit bestmöglich ausführen können.
- Datenschutz: Natürlich muss der Datenschutz auch beim mobilen Arbeiten eingehalten werden. Dies bezieht sich auf das Sammeln und Speichern der persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie alle Computer-Systeme, die verwendet werden. Sie müssen Datenschutz-Anforderungen gewährleisten können. Als Arbeitgeber können Sie die Zustimmung zu einem Betretungsrecht beantragen. Dies bedeutet, dass Sie zu jedem Zeitpunkt während der Arbeitszeiten zum Arbeitnehmer kommen können, um nachzuprüfen, ob Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Das Betretungsrecht müssen Sie vertraglich festlegen.
Vor- und Nachteile des mobilen Arbeitens
Für den Arbeitgeber ergeben sich aus dem mobilen Arbeiten einige Vorteile, denn es ist ein begehrter Bonus, erhöht Ihre Employer Brand und macht Ihr Unternehmen attraktiv für Arbeitnehmer. Durch das mobile Arbeiten wirken sich folgende Aspekte positiv bei den Arbeitnehmern aus:
- die Mitarbeitermotivation steigt an
- das Verantwortungsbewusstsein nimmt zu
- die Leistungsbereitschaft und Produktivität steigern sich
- die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöht sich, was diese wiederum enger an Ihr Unternehmen bindet
Außerdem können Sie Ihren Mitarbeiter-Pool erweitern und auch international Mitarbeiter finden. Das macht sich besonders bezahlt, wenn in Ihrem Unternehmen Fremdsprachen zum Einsatz kommen.
Für Arbeitnehmer bietet das mobile Arbeiten aber auch einige Tücken. Neben erhöhter Flexibilität bei der Gestaltung des Arbeitsalltages und mehr Abwechslung führt mobiles Arbeiten oft zu einer Störung der Work-Life-Balance, gerade dann, wenn kein abgrenzender Arbeitsraum zur Verfügung steht. Tatsächlich führt das mobile Arbeiten häufig zu längerem Arbeiten, auch bei Krankheitsfall. Dieses Phänomen wird Präsentismus genannt und wirkt sich negativ anstatt positiv auf die Arbeitsqualität aus. Es sollte dementsprechend durch feste Anwesenheitszeiten unterbunden werden. Diese müssen klar zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommuniziert werden.
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Tipps für mobiles Arbeiten
Kommunikation mit Datenschutz
Um die Zusammenarbeit trotz verschiedener Arbeitsorte zu verbessern, sind digitale Kommunikationsprogramme geeignet, die zusätzlich Datenschutz gewährleisten. Nutzen Sie beim mobilen Arbeiten interne Chats, Video-Meetings sowie Planungsplattformen für interaktives Brainstorming. Informieren Sie sich über möglichst umfassende und reibungslos funktionierende Software-Programme.
Kommunikationsfluss verbessern
Für einen verbesserten Kommunikationsfluss beim mobilen Arbeiten können Sie einen Newsletter ins Leben rufen und ein firmeninternes Wiki erstellen. Ein leicht zugreifbarer Speicherort für wichtige Dokumente ist ebenfalls empfehlenswert. So gewährleisten Sie, dass alle Mitarbeiter informiert bleiben.
Kann ich das mobile Arbeiten von der Steuer absetzen?
Nutzen Arbeitnehmer oder Arbeitgeber ein häusliches Arbeitszimmer, ist es möglich, dies steuerlich geltend zu machen, wenn das Arbeitszimmer den Anforderungen entspricht. So darf der Arbeitsraum z. B. nur zu 10 Prozent privat genutzt werden und Möbel, wie ein Bett oder ein Kleiderschrank, dürfen nicht darinstehen. Außerdem gilt für Arbeitgeber: Sie können das Arbeitszimmer nur als Betriebsausgaben geltend machen, wenn im Betrieb kein fester Arbeitsplatz zum Erledigen der nötigen Aufgaben zur Verfügung steht.
Alternativ kann seit dem Jahr 2020 die Homeoffice-Pauschale (seit 2023 im Fachjargon auch Tagespauschale genannt) geltend gemacht werden. In den Steuerjahren 2020 bis 2022 galt ein Betrag von 5 Euro pro Tag, max. 600 Euro im Jahr. Seit dem Jahr 2023 gilt ein Betrag von 6 Euro pro Tag, max. 1260 Euro im Jahr.
Arbeitsschutz im Homeoffice (bzw. Telearbeit) und bei mobiler Arbeit: Was gilt im welchem Fall?
Die Unterschiede zwischen Homeoffice, mobilem Arbeiten und Telearbeit sind sehr fein und fließend und oft werden besonders Telearbeit und Homeoffice als ein und dasselbe angesehen. Dennoch gibt es Unterschiede, die besonders bei der Gewährleistung von Arbeitsschutz zur Geltung kommen.
Info
Prüfen Sie die elektronischen Betriebsmittel
Nach der Deutschen Unfallversicherungsverordnung (Vorschrift 3) sind Arbeitgeber verpflichtet, die elektronischen Arbeitsmittel, die dem Arbeitnehmer beim mobilen Arbeiten zur Verfügung gestellt werden, mit einer Höchstfrist von 24 Monaten zu überprüfen. Dies gilt für alle drei Arbeitsmodelle.
Homeoffice bzw. Telearbeit ist dann gewährleistet, wenn Vorgesetzte ihren Arbeitnehmern einen festen Arbeitsplatz im Zuhause des Arbeitnehmers zur Verfügung stellen. Dieser Bildschirmplatz im privaten Bereich wird hierbei nicht nur wie etwa beim mobilen Arbeiten mit einem Laptop oder Arbeitscomputer ausgestattet, sondern mit sämtlichem notwendigem Mobiliar: von einem entsprechenden Schreibtischstuhl angefangen bis hin zum Drucker oder Scanner. Der Telearbeitsplatz fällt unter die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Arbeitszeiten und Dauer der Telearbeit werden genau arbeitsvertraglich festgelegt. Die Arbeitsstättenverordnung hat dabei konkrete Anforderungen:
- Nach Paragraf 3 muss der Arbeitgeber vor der Einrichtung des Telearbeitsplatzes eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Dies erfolgt bei einem Telearbeitsplatz meistens nur einmalig und wird nicht regelmäßig wiederholt, wie es bei Arbeitsplätzen innerhalb des Betriebes der Fall ist.
- Nach Paragraf 6 muss aufgrund der Gefahrenbeurteilung auch eine Unterweisung des Arbeitnehmers stattfinden, die auf denselben Grundsätzen für Arbeitsschutz basiert wie jenen des Betriebes.
- Auch die Vorgaben zur Bildschirmarbeit sind zu beachten. Darunter fällt beispielsweise ein Neigungswinkel des Bildschirmes von 35° oder die Vorgabe zur minimalen Beinfreiheit.
Das mobile Arbeiten kann von überall aus geleistet werden, egal ob Flughafen oder Café. Meistens arbeiten die Arbeitnehmer über das Smartphone oder einen portablen, leichten Laptop. Der Arbeitnehmer ist selbst für die Einrichtung seines jeweiligen Arbeitsplatzes verantwortlich. Natürlich ist in diesem Fall nur ein geringes Arbeitsschutzniveau möglich, da der Arbeitsplatz wechselt und kaum vom Arbeitgeber auf Arbeitssicherheitskriterien überprüfbar ist. Damit gehen weniger Verpflichtungen vonseiten des Arbeitgebers einher. Die Arbeitsstättenverordnung greift hier nicht. Die Gefährdungsbeurteilung und Einweisung des Arbeitnehmers nach dem Arbeitsschutzgesetz ist im Falle des mobilen Arbeitens von allgemeinem Charakter und befasst sich zum Beispiel mit den psychischen Belastungen durch das Arbeiten an wechselnden Arbeitsplätzen oder physischen Belastungen durch mangelhafte Ergonomie, störende Nebengeräusche oder dem Ausfall der Technik.
So können Sie das mobile Arbeiten in Ihrem Betrieb erfolgreich etablieren
Mobiles Arbeiten verlangt einiges an Verwaltungsaufwand, denn Sie benötigen schriftlich definierte Richtlinien. Außerdem sollten Sie Checklisten erstellen und gegebenenfalls die Arbeitsverträge erneuern oder erweitern. Die folgenden vier Schritte helfen Ihnen dabei, das mobile Arbeiten in Ihrem Betrieb zu realisieren:
- Informieren Sie sich über alle rechtlichen Grundlagen. Darunter fallen z. B. die Vorgaben für den Datenschutz, die Zeiterfassung, das Betretungsrecht und eine Widerrufsklausel zum mobilen Arbeiten, wenn dies aus betrieblichen Gründen notwendig wird.
- Die verschiedenen Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und -nehmer sollten Sie unbedingt vollständig schriftlich festlegen und den Mitarbeitern einfach zugänglich machen.
- Dabei müssen Sie insbesondere festhalten, wann und wie der Arbeitnehmer erreichbar sein muss und ob er z. B. ein Diensthandy erhält oder nicht.
- Legen Sie schriftlich fest und planen Sie frühzeitig ein, wie oft Sie als Führungskraft mit den Arbeitnehmern persönliche Gespräche führen. Dies ist notwendig, um den aktuellen Stand von Stimmung, Motivation und Ergebnissen des mobilen Arbeitens zu ermitteln.
