Statusprüfung bei Familienmitgliedern im Betrieb
Um klar abzugrenzen, welches Arbeitsverhältnis vorliegt, sollten Sie in jedem Fall eine Statusprüfung durchführen, bevor Sie den Vertrag mit Ihren Angehörigen gestalten und die Person die Arbeit aufnimmt. Diese Prüfung bringt rechtliche Sicherheit und erspart hohe Kosten im Zusammenhang mit „falschen“ Zahlungen und Sozialversicherungsbeiträgen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Ehefrau oder ein anderes Familienmitglied als Haushaltshilfe einstellen, ist es wichtig, dass der Arbeitsvertrag alle wesentlichen Bedingungen und eine klare Aufgabenbeschreibung enthält. So vermeiden Sie Unsicherheiten und mögliche steuerrechtliche Komplikationen.
Bei einem Beschäftigungsverhältnis mit Verwandten, Ehe- bzw. Lebenspartnern oder Abkömmlingen ist ein Statusfeststellungsverfahren obligatorisch. Dieses wird automatisch von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt und bei der Meldung zur Sozialversicherung eingeleitet. So können Sie Ihre Familienmitglieder rechtssicher im Betrieb einbinden.
Sollte bei bestimmten Personen keine Pflicht zum Statusfeststellungsverfahren bestehen, haben Sie die Möglichkeit, die Durchführung freiwillig in Schriftform zu beantragen, um das Beschäftigungsverhältnis anerkennen zu lassen und eventuelle Unsicherheiten diesbezüglich zu klären.
Familienmitglieder im selben Betrieb: Statusunterschiede bei sozial- und steuerrechtlicher Klärung
Familienmitglieder, die in Ihrem Betrieb arbeiten, können aus steuerrechtlicher Sicht einen anderen Status haben als aus sozialrechtlicher Sicht. Die Person kann nach der Rechtsprechung der Finanzgerichte als Arbeitnehmer gelten, nach der Rechtsprechung der Sozialgerichte jedoch als Mitunternehmer. Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht sind voneinander unabhängig.
Aus diesem Grund ist es, wie bei fremden Arbeitnehmern, besonders wichtig, gewisse Regeln und Vereinbarungen festzuhalten, wenn Sie einen Vertrag mit Angehörigen gestalten. Dazu gehören unter anderem:
- Beschäftigungsverhältnis
- Arbeitslohn und Lohnfortzahlung
- Urlaubsanspruch
- Krankheitsfälle
- Kündigungsschutz
Familienmitglieder im Betrieb aus steuerrechtlicher Sicht
Die Mitarbeit eines Familienmitglieds im Betrieb wird in folgenden Fällen steuerlich anerkannt:
- Schriftlicher Arbeitsvertrag: Der Arbeitsvertrag muss bürgerlich-rechtlich wirksam und in Schriftform abgeschlossen sein.
- Fremdvergleich: Die Bedingungen des Arbeitsvertrags müssen vergleichbar mit denen sein, die auch mit einem nicht verwandten, fremden Mitarbeiter vereinbart worden wären.
- Erbrachte Leistung: Die im Vertrag festgehaltenen Vereinbarungen müssen aktiv umgesetzt und eingehalten werden.
- Angemessene Vergütung: Der Arbeitslohn muss der erbrachten Leistung entsprechen und darf nicht ungewöhnlich hoch oder niedrig sein.
- Regelmäßige Lohnauszahlung: Der Arbeitslohn muss regelmäßig und pünktlich ausgezahlt werden.
- Nachweis über die Arbeitsleistung: Die gesetzliche Arbeitszeit muss nachweislich eingehalten werden.
Grundsätzlich gilt, dass der Vertrag mit Angehörigen ernsthaft vereinbart und gestaltet werden muss. Die darin enthaltenen Vereinbarungen müssen, wie bei einem normalen Beschäftigungsverhältnis, durchgeführt werden. Bei Mitarbeit von minderjährigen Abkömmlingen, also Kindern, Enkeln, etc., müssen Sie auf angemessene Bezüge achten. Sind Ihre eigenen Eltern angestellt, darf es sich bei dem Entgelt nicht um verdeckte Unterhaltsleistungen handeln.
Familienmitglieder im Betrieb mit oder ohne Sozialversicherung
In vielen Betrieben und bei Selbstständigen wie Ärzten, Architekten etc. gehen mithelfende Familienangehörige einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nach, und es werden Sozialversicherungsbeiträge entrichtet. Nicht selten passiert es allerdings, dass Familienmitglieder im Betrieb bei näherer Prüfung als Unternehmer statt als Arbeitnehmer eingestuft werden. Dies kann zur Folge haben, dass in schlimmen Fällen wie Berufsunfähigkeit, Arbeitslosigkeit oder Insolvenz der Antrag auf Leistung abgelehnt wird. Die Gestaltung eines schriftlichen Vertrags mit Angehörigen und die regelmäßige Zahlung von Lohnnebenkosten reichen für die klare Anerkennung als Arbeitnehmer also nicht aus.
Achten Sie neben der klaren vertraglichen Gestaltung und den Sozialversicherungsbeiträgen auf Folgendes, um Ihre Familienmitglieder im Betrieb abzusichern:
- Weisungsgebundenheit: Als Arbeitnehmer ist es die Aufgabe Ihrer angestellten Familienmitglieder, Ihren Anweisungen als Arbeitgeber zu folgen. Die Personen sollten, wie alle anderen, in die betriebliche Organisation eingebunden sein.
- Kein unternehmerisches Risiko: Angestellte Familienangehörige dürfen im Betrieb keine Investitionen tätigen, keine eigenen Mitarbeiter beschäftigen und nicht direkt vom wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens abhängig sein.
- Keine Geschäftsentscheidungen: Arbeitnehmer sind in der Regel nicht in strategische Geschäftsentscheidungen involviert. Trifft ein Familienmitglied trotzdem Entscheidungen, die den wirtschaftlichen Kurs des Unternehmens beeinflussen, deutet dies auf eine unternehmerische Rolle hin.
Die Folgen des falschen Status eines Familienmitglieds im Betrieb
Die Einstufung als Unternehmer hat fatale Folgen für Familienmitglieder im Betrieb. So gibt es im Falle einer Arbeitslosigkeit kein Geld von der Arbeitsagentur, bei Berufs- und Erwerbsunfähigkeit bzw. -minderung gewährt der Rentenversicherungsträger keine Rente, es besteht kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld und bei Arbeits- und Wegeunfällen entfallen jegliche Leistungsansprüche.
Schließlich können sich auch steuerliche Nachteile dadurch ergeben, dass die Anteile des Arbeitgebers zur gesetzlichen Kranken- und Sozialversicherung ggf. nachversteuert werden müssen.
Können Sie als Arbeitgeber in einem solchen Fall Versicherungsbeiträge, die Sie überflüssigerweise für Ihr Familienmitglied im Betrieb gezahlt haben, zurückverlangen? Grundsätzlich ja. Allerdings gelten Verjährungsfristen:
Für die Beiträge zur Rentenversicherung 30 Jahre, für Beiträge zur gesetzlichen Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung lediglich 4 Jahre.
Checkliste zur Sozialversicherungspflicht bei Familienmitgliedern im Betrieb
Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) sind Mitunternehmer diejenigen, die „Mitunternehmerrisiko tragen und Mitunternehmerinitiative entfalten können“. Der oder die mitarbeitende Familienangehörige muss demnach einen gewissen Einfluss auf das Unternehmen haben und am Erfolg wie Misserfolg beteiligt sein. Das trifft immer dann zu, wenn er oder sie Gesellschafter der GmbH, KG, OHG oder GbR ist.
Info
Familienmitglieder im Betrieb als Mitunternehmer
Überwiegend sind arbeitende Familienangehörige, aber nicht Gesellschafter. Für ihre Einordnung als Mitunternehmer hilft folgende Checkliste weiter:
- Bürgschaft des Ehepartners für Darlehensvertrag
- Familienangehöriger erhält ein höheres Entgelt als eine vergleichbare, fremde Arbeitskraft.
- Familienangehöriger gewährt dem Unternehmer/Unternehmen ein Darlehen.
- Familienangehöriger besitzt Prokura.
- Familienangehöriger besitzt Gesellschaftsanteile.
- Familienangehöriger kann Entscheidungen des Unternehmers (wesentlich) beeinflussen.
- Ehepartner lebt mit Unternehmer in Gütergemeinschaft.
- Ein schriftlicher Arbeitsvertrag wurde nicht geschlossen.
- Familienangehöriger arbeitet wesentlich länger als vergleichbare Angestellte, ohne dafür Lohnausgleich zu erhalten.
- Familienangehöriger hat Einblick in die Preiskalkulation des Unternehmers und bestimmt diese mit.
- Das Arbeitsentgelt liegt weit unter/über der üblichen Höhe.
- Der Angehörige ist am Gewinn/Umsatz beteiligt.
Fazit: Die rechtlichen und tatsächlichen Beziehungen des Unternehmers und Mitunternehmers müssen sich auf einer partnerschaftlichen Ebene befinden.
Für den Arbeitnehmerstatus des mitarbeitenden Familienangehörigen spricht, wenn seine persönliche Arbeitsleistung deutlich im Vordergrund steht. Weitere Kriterien sind:
- Das Beschäftigungsverhältnis ist ernsthaft und eindeutig gewollt, entsprechend vereinbart und tatsächlich vollzogen.
- Der oder die Familienangehörige ist wie ein fremder Arbeitnehmer im Betrieb eingegliedert.
- Das Arbeitsentgelt bei der familienhaften Mitarbeit wird als Betriebsausgabe verbucht und es wird dafür Lohnsteuer abgeführt.
- Der Familienangehörige wird anstelle einer fremden Hilfskraft beschäftigt.
- Ein schriftlich abgeschlossener Arbeitsvertrag regelt Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Arbeitszeit etc.
Info
Bei Familienmitglieder im Betrieb sind Sozialgerichte besonders streng
Aufgrund der familiären Bindung der Beteiligten legen die Sozialversicherungsträger und Sozialgerichte bei der Statusprüfung strenge Maßstäbe an. Stets müssen die Gesamtumstände gewürdigt werden. Einzelne Kriterien sind nicht ausschlaggebend.
Verträge mit Angehörigen gestalten
Verträge zwischen Selbstständigen und ihren Familienmitgliedern, die im selben Betrieb arbeiten, sind beim Finanzamt genauso unbeliebt wie Ehegattenarbeitsverträge. Der Grund: Gehaltszahlungen an Verwandte sind als gewinnmindernde Betriebsausgaben abziehbar. Ein guter Steuertipp also? Nur wenn die Verträge mit den Angehörigen richtig gestaltet sind. Denn damit das Finanzamt die Zahlungen als Betriebsausgaben akzeptiert, müssen vor allem die Arbeitsverträge einige Voraussetzungen erfüllen.
Der Vertrag muss ernsthaft vereinbart sein
Zuerst prüft das Finanzamt, ob der Vertrag mit den Angehörigen ernsthaft gestaltet und gewollt ist. Um hier zu überzeugen, helfen Ihnen folgende Tipps:
- Halten Sie in Schriftform fest, welche Tätigkeiten Ihr Familienmitglied im Betrieb erbringen muss.
- Bewahren Sie schriftliche Notizen zu Planspielen auf, welcher Mitarbeiter – inklusive Ihres Familienmitglieds – auf welcher Position eingesetzt werden soll.
- Zahlen Sie das Gehalt auf ein Konto des Familienmitglieds ein, über das Sie keine Verfügungsmacht haben, und verwenden Sie das Geld nicht postwendend für betriebliche Einlagen.
Schriftliche Vereinbarungen bei Arbeitsverträgen sind zwar kein Muss, sie sind jedoch absolut empfehlenswert. Nur so kann der Prüfer feststellen, ob ein Vertrag ernsthaft gewollt und vereinbart ist. Auf Nummer sicher gehen Sie als Unternehmer, wenn Sie einen Standardvertrag verwenden.
Die Verträge müssen erfüllt werden
Die Vereinbarungen, die ein Selbstständiger mit seinen Familienangehörigen in Arbeitsverträgen trifft, müssen beide Vertragspartner einhalten. Hier einige typische Fälle aus der Praxis, bei denen das Finanzamt von der steuerlichen Unwirksamkeit des Vertragsverhältnisses ausgeht und den Abzug als Betriebsausgabe verweigert:
- Sporadische oder unpünktliche Zahlungen:
Zahlen Sie trotz vertraglich festgelegten Zahlungszeitpunkten das Gehalt nicht pünktlich oder nur sporadisch aus, ist dies für das Finanzamt ein Indiz, dass der Vertrag, den Sie mit Ihren Angehörigen gestaltet haben, nur aus Steuersparzwecken auf dem Papier besteht. Dasselbe gilt, wenn Sie die Zahlungen in bar leisten, obwohl die Überweisung vereinbart ist. - Familienmitglied muss mitarbeiten:
Bei Arbeitsverträgen prüft das Finanzamt, ob der angestellte Ehepartner im Unternehmen tatsächlich die vereinbarten Arbeiten erledigt. Dazu fühlt der Prüfer dem Partner mit gezielten Fragen und Anforderungen von Unterlagen auf den Zahn. Hat sie oder er keinen Bezug zu den Mitarbeitern und weiß nicht, wo die für ihre bzw. seine Tätigkeit notwendigen Unterlagen archiviert sind, wertet das der Prüfer als Indiz, dass etwas nicht stimmt - und verweigert die Anerkennung als Betriebsausgabe.
Der Fremdvergleich muss stimmen
Haben Sie das Finanzamt davon überzeugt, dass der Vertrag mit Ihrem Familienangehörigen ernsthaft vereinbart ist und dass Sie die vertraglichen Vereinbarungen umsetzen, ist das erst die halbe Miete für die steuerliche Wirksamkeit als Betriebsausgabe. Denn entscheidend ist, ob die Vereinbarungen unter gleichen Bedingungen auch mit einem Fremden getroffen worden wären.
Darum: Orientieren Sie sich bei der Gestaltung des Vertrags mit Angehörigen sowie der Gehaltshöhe an den Gehaltszahlungen für andere Mitarbeiter, die ähnliche Aufgaben im Unternehmen erledigen. Ist kein weiterer Mitarbeiter angestellt, orientieren Sie sich an den Durchschnittsgehältern, die Unternehmensberater oder Tageszeitungen für Ihre Branche von Zeit zu Zeit veröffentlichen.
Achtung
Vorsicht Steuerfalle: Mitunternehmerschaft
Stuft das Finanzamt das Gehalt des angestellten Ehegatten z.B. als zu hoch ein, sollten Sie niemals argumentieren, dass Ihr Ehegatte schließlich auch unternehmerische Entscheidungen treffen muss. In diesem Fall würde das Finanzamt eine Mitunternehmerschaft im Rahmen einer Personengesellschaft unterstellen. Das Gehalt wäre dann mit keinem Cent als Betriebsausgabe abziehbar (sogenannte Vorwegvergütung).
