Entgeltumwandlung: Das Wichtigste für Arbeitgeber einfach erklärt

In der Praxis zahlen Mitarbeiter einen Anteil ihres Bruttoeinkommens in eine betriebliche Altersversorgung ein. Das kann zum Beispiel eine Direktversicherung sein. Wie die Umwandlung am Ende konkret durchgeführt wird, ist aber relativ offengehalten. Die Förderung der Entgeltumwandlung ist so geregelt, dass für den Anteil, der umgewandelt wird, weder die Einkommensteuer noch Sozialabgaben anfallen.

Neben dem Begriff Entgeltumwandlung werden auch andere Bezeichnungen häufig synonym verwendet:

• Lohn- oder Gehaltsumwandlung (je nach Entgeltart)
• Auch von der Bruttoentgeltumwandlung wird häufig gesprochen. Dadurch wird betont, dass durch die Umwandlungsbeträge sowohl Sozialabgaben als auch Steuern gemindert werden.
• Speziell in der Werbung ist oft von Entgeltoptimierung die Rede.
• Erwähnenswert ist außerdem, dass es sich bei einer Umwandlung des Nettoentgelts nicht um eine Entgeltumwandlung handelt. Stattdessen ist das in diesem Fall eine Gehalts- bzw. Entgeltverwendung.

Der Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung ist im Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung (Betriebsrentengesetz BetrAVG) verankert. Speziell § 1a macht deutlich, dass der Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung gegenüber dem Arbeitgeber für alle Beschäftigten in Deutschland gilt. Das umfasst:

• Mitarbeitende, die unbefristet angestellt sind
• Teilzeitkräfte
• Beschäftigte mit einem Minijob, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind
• Auszubildende
• Die Geschäftsführung
• Angestellte mit einem befristeten Arbeitsvertrag

 Laut Betriebsrentengesetz gilt im Jahr 2024 ein Mindestbeitrag von 22,09 Euro im Monat beziehungsweise ein jährlicher Betrag von 265,13 Euro, der für die Entgeltumwandlung aufzuwenden ist. Gesetzlich ist außerdem die sozialversicherungsrechtliche Förderung geregelt. So ist nach § 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) eine Entgeltumwandlung zum Zwecke der betrieblichen Altersversorgung bis zu einer Grenze von vier Prozent bei der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung von Beitragszahlungen befreit. Zudem sind seit 2005 Beiträge, die durch eine Direktversicherung in die betriebliche Altersvorsorge fließen, ebenfalls frei von Steuer- sowie Sozialabgaben.

Stammt der Betrag der Entgeltumwandlung für eine Direktversicherung, die nach § 40b EStG gefördert wird, aus einer Sonderzahlung (wie beispielsweise Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld), fallen die Sozialversicherungsbeiträge ebenfalls weg. Eine Sozialversicherungspflicht besteht dagegen immer für Beiträge, die entsprechend § 10a EStG gefördert werden.

Wie schon erwähnt, hat jeder Angestellte in Deutschland seit 2002 Anspruch auf eine betriebliche Altersvorsorge (BAV) durch Entgeltumwandlung. Dabei gibt es 5 unterschiedliche Durchführungswege, zwischen denen der Arbeitgeber wählen kann. Dies ist zum Teil auch auf Ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber zurückzuführen. Sofern Mitarbeitende Sie danach fragen,sind Sie zu einer betrieblichen Altersvorsorge verpflichtet.

Alles in allem liegt es aber an Ihren Mitarbeitenden, sich um eine BAV durch Entgeltumwandlung zu kümmern. Für Sie als Arbeitgeber ist im BetrAVG keine spezielle Hinweispflicht definiert.

Heute sparen und erst später zahlen – so lässt sich das Prinzip der Entgeltumwandlung kurz und knackig zusammenfassen. Das klingt auf den ersten Blick unkompliziert und vernünftig. Doch so einfach ist es nicht. Denn die Entgeltumwandlung bringt bei näherer Betrachtung sowohl einige Vorteile als auch Nachteile mit sich. Wir verschaffen Ihnen Klarheit.

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ihre Beschäftigten profitieren natürlich am meisten davon, wenn Ihr Betrieb die BAV vollständig finanziert. Doch nicht jede Firma verfügt über die gleichen finanziellen Mittel. Daher sind die meisten Angestellten dazu angehalten, einen Teil ihrer Altersvorsorge selbst zu stemmen. Im Zuge der Entgeltumwandlung zahlen Arbeitnehmer daher im Regelfall einen Teil ihres Bruttogehalts in eine betriebliche Altersvorsorge ein. Häufig sind hier Direktversicherungen (eine klassische Kapitallebens- oder Rentenversicherung) das Mittel der Wahl. Bedeutet unterm Strich: Ihre Angestellten verzichten schon heute auf einen Anteil ihrer Lohnzahlungen und investieren diesen in die Altersversorgung, um dieses finanzielle Polster später im Ruhestand zusätzlich zur gesetzlichen Rente nutzen zu können.

Wie im Abschnitt zuvor schon erläutert, ist die gängigste Methode der Entgeltumwandlung die Einzahlung in eine betriebliche Altersvorsorge meist in Form einer Direktversicherung. Doch bei der Gehaltsumwandlung gibt es noch weitere kreative Möglichkeiten, die vom Finanzamt akzeptiert werden und die Sie Ihrer Belegschaft sozialversicherungs- sowie lohnsteuerfrei gewähren können. Wir zeigen Ihnen, welche das sind:

• Firmenwagen: Äußerst beliebt im Bereich der Gehaltsumwandlung ist die Gewährung der Privatnutzung eines Firmenwagens. Dies gilt als geldwerter Vorteil, wobei Ihr Mitarbeiter das Fahrzeug lediglich pauschal anhand der 1-Prozent-Regelung (1 Prozent des Listenpreises des Wagens entspricht dem geldwerten Vorteil) versteuern muss oder ein Fahrtenbuch führt. Bei Elektroautos oder Hybrid-Wagen zahlt der Arbeitnehmer sogar einen noch geringeren Anteil. Je nach Voraussetzung zwischen 0,25 und 0,5 Prozent. Diese Steuererleichterung gilt vorerst bis Ende 2030.

• Dienstfahrrad: Auch in diesem Fall entscheidet sich ein Arbeitnehmer dafür, einen Teil des Arbeitsentgelts nicht direkt, sondern im Zuge der Gehaltsumwandlung als Sachbezug zu erhalten. Dieser Sachbezug kann z. B. die Überlassung eines Leasinggegenstandes für einen bestimmten Zeitraum sein. Somit ist die Gehaltsumwandlung auch im Falle von Fahrrädern oder E-Bikes möglich. Steuerfrei ist die Überlassung eines (elektrischen) Drahtesels jedoch nur, wenn es sich um ein Dienstfahrrad handelt. Mehr zum Leasing von Dienstfahrrädern erfahren Sie in diesem Beitrag. 
• Die Überlassung von Elektrogeräten: Die leihweise Überlassung von Handys, Laptops oder anderen IT-Geräten und die anschließende Kostenübernahme ist ebenfalls für die Entgeltumwandlung geeignet. Das ist sowohl sozialversicherungs- als auch steuerfrei möglich.
• Rabatte für hauseigene Produkte: Für Waren oder Dienstleistungen gewähren viele Betriebe Ihren Angestellten einen Bewertungsabschlag in Höhe von vier Prozent. Bis zu einer Höhe von 1.080 Euro sind die Rabatte für Mitarbeitende pro Kalenderjahr wieder steuer- und sozialversicherungsfrei.

Weitere Möglichkeiten zur Gehaltsumwandlung:

• Verpflegungsmehraufwand (z. B. Essensmarken)
• Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge
• Erholungsbeihilfen (z. B. Kuraufenthalt)
• Ausgabe von Warengutscheinen
• Barzuschüsse (beispielsweise in Form von Restaurantchecks)

Auf den ersten Blick scheint das Prinzip der Altersversorgung durch Entgeltumwandlung recht attraktiv zu sein. Doch trügt dieser Schein wohlmöglich? Wir klären im Folgenden u. a. für wen sich diese Form der Altersvorsorge lohnt und wie Sie als Arbeitgeber davon profitieren.

Grundsätzlich ist zu sagen, dass es sich für alle Angestellten lohnt, schon jetzt an später zu denken. Denn die Leistungen der gesetzlichen Rentenversicherung sichern viele im Alter nicht mehr ausreichend ab.

Konkreter betrachtet, ist die Entgeltumwandlung aber nicht immer für alle Mitarbeitenden gleichermaßen stemmbar. Nur wer finanziell in der Lage ist, monatlich auf einen Teil seiner Gehaltszahlungen zu verzichten, sollte diese Art der Altersvorsorge in Betracht ziehen. Hier wird vermutlich eine Entgeltumwandlung mit Arbeitgeberzuschuss für Ihre Belegschaft insgesamt eine attraktive Variante sein.

Zudem lohnt sich eine BAV mittels Entgeltumwandlung in den meisten Fällen vornehmlich für langfristige Mitarbeitende. Häufige Arbeitgeberwechsel bergen das Risiko, dass mit der Zeit viele Verträge zur Altersvorsorge parallel laufen und Angestellte bei jedem neuen Vertrag Anschlusskosten zahlen müssen.

Ob sich die Entgeltumwandlung aber tatsächlich rentiert hat, stellt sich meist erst bei Eintritt der Rente heraus. Schließlich werden ab diesem Zeitpunkt die Sozialabgaben und Steuern fällig. Ersparnisse, die Mitarbeitende heute tätigen, müssen also die zukünftigen Ausgaben übersteigen.

Für Angestellte besteht grundsätzlich der Anspruch, dass Sie als Arbeitgeber Entgelt in Höhe von maximal vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze (Westdeutschland) der gesetzlichen Rentenversicherung für Ihre Belegschaft in eine sogenannte „Anwartschaft“ auf Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge umwandeln. Für das Jahr 2024 beläuft sich dieser Betrag auf 3.864 €. Er kann steuerfrei beispielsweise in eine Pensionskasse, einen Pensionsfond, eine Pension- bzw. Direktzusage oder in eine Direktversicherung fließen. Ein weiterer Betrag von vier Prozent können ihre Angestellten zudem steuerfrei, jedoch nicht sozialversicherungsfrei umwandeln.

Der größte Vorteil bei Entgeltumwandlungsvereinbarungen liegt für Sie vor allem in der Ersparnis bei den Steuer- und Sozialabgaben. Durch die Senkung des Bruttolohns der Angestellten sinken gleichzeitig die Lohnnebenkosten. Zwar sind Sie seit dem 1. Januar 2019 dazu verpflichtet, bei neuabgeschlossenen Verträgen zur Entgeltumwandlung einen Teil Ihrer Ersparnisse wieder zurückzuzahlen, indem Sie den Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 15 Prozent leisten. Unterm Strich sparen Sie jedoch dank der Steuervorteile fast in jedem Fall bei Ihren Abgaben.

Grundsätzlich unterliegen Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge der Steuerpflicht. Da bildet auch die zunächst steuerfreie und sozialversicherungsfreie Entgeltumwandlung keine Ausnahme. Hier kommt es zur sogenannten nachgelagerten Besteuerung. Schließlich sind die Beiträge während der gesamten Laufzeit steuerfrei bzw. sie werden „nicht steuerpflichtig erbracht“. Jedoch fallen für die zukünftigen Leistungen einer Direktversicherung im Rahmen der Entgeltumwandlung bei Auszahlung wieder Steuern an. Das hat zur Folge, dass die Betriebsrente vollständig in Höhe des individuellen Steuersatzes versteuert werden muss. Vorteil bei dieser Vorgehensweise: Der persönliche Steuersatz ist im Alter meist niedriger als während der Erwerbszeit. Dadurch fällt die Zusatzversorgung höher aus.

Wird die Betriebsrente im Alter schließlich ausgezahlt, fallen für alle Leistungen der betrieblichen Altersversorgung (Direktversicherung, Pensionsfond, Pensionskasse, Pensionszusage und Unterstützungskasse) Beträge zur gesetzlichen Kranke- und Pflegeversicherung an.

Bisher wurde die betriebliche Altersvorsorge mittels Entgeltumwandlung vornehmlich im Hinblick auf reguläre Angestellte betrachtet. Dabei gibt es einige Sonderfälle, die nicht unbeachtet bleiben sollen.

Für Angestellte im öffentlichen Dienst besteht keine Möglichkeit zur Entgeltumwandlung, da sie mit Blick auf eine Zusatzrente sowieso pflichtversichert sind. Für Angestellte besteht jedoch die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis eine Zusatzversicherung bei ihrem jeweiligen Träger abzuschließen. Dort kann dann ein Teil des Bruttogehalts mittels Entgeltumwandlung in eine Altersvorsorge fließen. Auch die Möglichkeit zur Riester-Förderung besteht.

Anspruch auf Entgeltumwandung haben in der Regel vornehmlich rentenversicherungspflichtige Angestellte. Doch auch Minijobber (die monatlich maximal 556 Euro verdienen) können sich diese Leistung ermöglichen. Stimmen Sie als Arbeitgeber zu, können eigentlich rentenversicherungsfreie Minijobber Beiträge an eine betriebliche Altersvorsorge zahlen. Solange der monatliche Verdienst in Folge der Entgeltumwandlung die monatlichen 556 Euro nicht überschreitet, handelt es sich weiterhin um einen Minijob. Die gleiche Möglichkeit besteht außerdem für Midijobber mit einem monatlichen Lohn zwischen 556 Euro und 2.000 Euro.

Nutzt ein Mitarbeiter die betriebliche Altersversorgung mittels Entgeltumwandlung und wird er oder sie in dieser Zeit krank, hat dies mehrere Konsequenzen. Generell reduziert die Entgeltumwandlung die Bemessungsgrundlage beim Krankengeld, das von der Krankenkasse gezahlt wird. Wird dieses von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin im Rahmen einer Arbeitsunfähigkeit bezogen, sind die Zahlungen niedriger als bei einem Angestellten oder einer Angestellten, der oder die keine Entgeltumwandlung nutzt.

Handelt es sich um eine Krankheit, die sich über das Auslaufen der Krankengeldzahlungen erstreckt, hat der betroffene Mitarbeiter oder die betroffene Mitarbeiterin keinen Anspruch mehr auf Entgeltfortzahlung. Somit kann auch keine Entgeltumwandlung mehr durchgeführt werden.

Wer häufig seine Arbeitsstelle wechselt, sollte sich im Vorfeld bereits Gedanken darüber machen, ob sich eine Entgeltumwandlung überhaupt rentiert. Zwar sind die Ansprüche einer betrieblichen Altersversorgung aus Entgeltumwandlung sofort gesetzlich unverfallbar. Bedeutet: Der Anspruch auf Versorgungsleistungen ist bei einem Arbeitgeberwechsel in jedem Fall gesichert. Dennoch können Altverträge nicht immer problemlos mitgenommen werden. Viele Unternehmen wollen sich vornehmlich nur um einen Vertragstyp kümmern, um sich Sonderfälle zu ersparen. Bei der Entgeltumwandlung im Zuge eines Arbeitgeberwechsels gibt es daher meist nur zwei Optionen:

1. Der Altvertrag wird privat vom Mitarbeiter oder von der Mitarbeiterin finanziert. Parallel wird beim neuen Chef oder der neuen Chefin auch ein neuer Vertrag abgeschlossen.
2. Das bisher gesparte Vermögen des alten Vertrags wird auf einen neuen übertragen. Hier können jedoch Abschluss- sowie Übertragungskosten anfallen.