Beschäftigung ukrainischer Geflüchteter: Das müssen Sie beachten

Die EU hat im März 2022 entschieden, dass den aus dem Krieg in der Ukraine Geflüchteten schnell und unbürokratisch Schutz geboten werden soll. Gleichzeitig soll der drohenden Überlastung der Behörden begegnet werden. Dafür wurde die noch aus den Balkankriegen stammende Massenzustrom-Richtlinie reaktiviert.

In der Praxis bedeutet das, dass ukrainische Geflüchtete nach § 24 Aufenthaltsgesetz (AufenthG) ohne Einzelfallprüfung und unbürokratisch eine vorläufige Aufenthaltserlaubnis erhalten. Erforderlich ist nur ein Antrag bei der Ausländerbehörde.

Die Aufenthaltserlaubnis war zunächst bis zum 4. März 2024 befristet, wurde jedoch bis März 2025 verlängert.

Ukrainische Geflüchtete benötigen wie jeder andere nicht aus der EU kommende Ausländer eine Arbeitserlaubnis, wenn sie in Deutschland arbeiten möchten. Die ist in der Regel aber schon im vorläufigen Aufenthaltstitel (sogenannte Fiktionsbescheinigung) inbegriffen. Diese Bescheinigung enthält dann - wie die spätere Aufenthaltserlaubnis - den Vermerk „Erwerbstätigkeit erlaubt“. Für die Beschäftigung ukrainischer Geflüchtete gilt dann folgende Ausgangssituation:

• Mit diesem Aufenthaltsdokument dürfen ukrainische Geflüchtete sofort eine Arbeit aufnehmen.
• Der Arbeitsmarktzugang ist ohne Zustimmung der Agentur für Arbeit möglich.
• Falls bei der Einstellung ukrainischer Flüchtlinge z. B. Maßnahmen zur Qualifizierung oder beruflichen Eingliederung notwendig sind, können diese bei der Agentur für Arbeit durchgeführt werden.

Arbeiten in Deutschland ist für Ukrainer auch möglich, wenn die besonderen Voraussetzungen nach dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz oder für die sogenannte Blaue Karte EU vorliegen.

Anspruch auf die Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis nach § 24 AufenthG haben 

• Personen, die bereits vor dem Beginn der Kriegsereignisse in der Ukraine mit der Absicht auf dauerhaften Aufenthalt lebten.
• ukrainische Staatsangehörige und ihre Familienangehörigen, die sich vor dem 24. Februar 2022 in der Ukraine aufgehalten haben.
• Staatsangehörige anderer Drittländer, z. B. Studierende oder Beschäftigte, die sich vor dem 24. Februar 2022 nachweislich mit gültiger unbefristeter Aufenthaltserlaubnis in der Ukraine aufgehalten haben und denen es nicht möglich ist, sicher und dauerhaft in ihr Ursprungsland zurückzukehren.
• Staatenlose und Staatsangehörige anderer Drittländer, die vor dem 24. Februar 2022 in der Ukraine einen bestimmten Schutzstatus hatten. Das sind z. B. Personen, denen dort Asyl gewährt wurde.

Bei der Beschäftigung ukrainischer Geflüchteter gelten für den Arbeitsvertrag sowie das Arbeitsverhältnis die normalen Regeln, wie für alle anderen Beschäftigten auch. Das sind z. B.

• das Nachweisgesetz
• das Gesetz zur Regelung des Mindestlohns
• das Gesetz zur Festlegung der Arbeitszeit

Auch ein befristeter Arbeitsvertrag, der automatisch mit Ablauf der Arbeitserlaubnis endet, ist möglich.

Korrespondenz und Verhandlungen sollten bei der Einstellung von Geflüchteten aus der Ukraine ohne Sprachprobleme ablaufen. Im besten Fall steht der Arbeitsvertrag in mehreren Sprachen, z. B. auch in Englisch oder sogar Ukrainisch zur Verfügung. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber vor der Arbeitsmarktintegration prüft, ob die Aufenthaltserlaubnis bzw. der vorläufige Aufenthaltstitel des Bewerbers den Vermerk „Erwerbstätigkeit erlaubt“ enthält. Eine Kopie davon ist als Papier oder in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

Um die Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Finanzamt abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber in der Regel die Identifikationsnummer und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers. Meldet sich der ukrainische Geflüchtete bei der zuständigen Behörde an, wird automatisch eine Mitteilung an das Bundeszentralamt für Steuern erstellt. Diese sendet ihm die Steueridentifikationsnummer dann direkt zu.

Liegt am Anfang der Beschäftigung von ukrainischen Geflüchteten noch keine Identifikationsnummer vor, kann der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung bis zu drei Monate lang mit den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen vornehmen. Sie ist dann ggf. später zu korrigieren.

In der Regel haben ukrainische Geflüchtete noch keine deutsche Sozialversicherungsnummer. Der Arbeitgeber beantragt diese mit der Anmeldung bei der Rentenversicherung über das Lohnabrechnungsprogramm oder über sv.net.

Zu den üblichen Daten benötigt er dazu den Geburtsnamen, Geburtsort und Geburtsstaat. Wie bei jedem Beschäftigten erfolgt die Anmeldung an die vom Geflüchteten gewählte Krankenkasse bzw. bei einem Minijob an die Minijobzentrale. Die Sozialversicherungsnummer wird dem Arbeitgeber dann über die Einzugsstelle mitgeteilt.

Auch bei der Beschäftigung ukrainischer Geflüchteter sind normale Sozialversicherungsbeiträge nach den allgemeinen Regeln zu entrichten. Sie haben grundsätzlich z. B. Anspruch auf Entgeltfortzahlung und Kurzarbeitergeld wie jeder andere Beschäftigte. Auch in den Leistungen der Unfallversicherung besteht kein Unterschied.

Möchte ein aus der Ukraine Geflüchteter, z. B. nach wenigen Monaten schon, in sein Heimatland zurückkehren, gelten grundsätzlich die vertraglich vereinbarten Fristen hinsichtlich der Kündigung. Soll die Beschäftigung ukrainischer Geflüchteter beendet werden, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis aber auch einvernehmlich zu jedem gewünschten Zeitpunkt per Aufhebungsvertrag einstellen.

Möchte der ukrainische Mitarbeiter nach dem endgültigen Ablauf der Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis nach § 24 AufenthG weiter in Deutschland arbeiten, benötigt er Dokumente nach den allgemeinen Regelungen. Das kann z. B. ein Aufenthaltstitel nach § 16a AufenthG (Berufsausbildung und berufliche Weiterbildung) oder §§ 18a,18b AufenthG (Fachkräfte mit Berufsausbildung/akademischer Ausbildung) sein.