Die BEA-Pflicht der Agentur für Arbeit: Alles Wichtige über das Verfahren „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ im Überblick

BEA ist ein Verfahren der Bundesagentur für Arbeit (BA) und steht für „Bescheinigungen elektronisch annehmen“. Über dieses Verfahren übermittelt der Arbeitgeber zu erstellende Arbeitsbescheinigungen, z. B. Bescheinigungen über die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses oder die Bescheinigung über ein Nebeneinkommen, digital an das Arbeitsamt. 

Hintergrund ist die Erleichterung des Datenaustausches, indem die umständliche Handhabung und der Versand in Papierform entfallen. Die digitale Übermittlung ist schon seit 2014 auf freiwilliger Basis möglich. Seither hat die Arbeitsagentur bereits Bescheinigungen zahlreicher Unternehmen angenommen und das Verfahren kontinuierlich weiterentwickelt. Seit dem 1. Januar 2023 gibt es die BEA-Pflicht für alle Beschäftigungsverhältnisse. Somit müssen alle Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung elektronisch übermitteln.

Arbeitsbescheinigungen für das Arbeitsamt geben Auskunft über

• die Tätigkeiten des Beschäftigten
• den Beginn des Arbeitsverhältnisses
• das Ende des Arbeitsverhältnisses und den Grund der Beendigung
• das erhaltene Entgelt

Folgende Bescheinigungen müssen über das BEA-Verfahren an die Agentur für Arbeit übermittelt werden:

• Arbeitsbescheinigung zur Berechnung des Arbeitslosengeldes
• EU-Arbeitsbescheinigung für den Leistungsbezug im Ausland
• Nebeneinkommensbescheinigung bzw. Nebenverdienstbescheinigung zum Nachweis von Einkünften während des Bezugs von Übergangsgeld bei Arbeitsförderung

Die BEA-Pflicht gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse.

Der Arbeitgeber muss die Arbeitsbescheinigung online auf Verlangen ausgeschiedener Mitarbeiter bzw. der Bundesagentur für Arbeit ausstellen. Das ergibt sich aus § 312 ff. SGB III. Neu ist die Pflicht zur elektronischen Übermittlung, die im „Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ (7. SGB-IV-Änderungsgesetz) verankert ist.

Mit der Verpflichtung entfallen das Widerspruchs- und das Informationsrecht des Arbeitnehmers. D. h. seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber Beschäftigte nicht mehr über die elektronische Datenübermittlung informieren. Diese dürfen dem Verfahren auch nicht mehr widersprechen.

Arbeitnehmer fragen sich oft: Arbeitsbescheinigung anfordern – wie viele Jahre zurück ist das möglich? Allerdings ist diese Frage kaum noch relevant. Denn seit der BEA-Pflicht fordert nicht der Arbeitnehmer selbst die Bescheinigung an, sondern die Bundesagentur für Arbeit übernimmt das direkt beim Arbeitgeber. Arbeitgeber müssen dann auch ältere Beschäftigungszeiträume bestätigen. Sie brauchen also auch kein Arbeitsbescheinigungs-Formular für das Arbeitsamt.

Zur Übermittlung der Daten an die Bundesagentur für Arbeit gibt es zwei Möglichkeiten:

• Der Datentransfer kann über die Lohnabrechnungssoftware erfolgen. Ist sie auf dem aktuellen Stand, ist diese Funktion in der Regel enthalten. Im Zweifel empfiehlt sich die Nachfrage beim Anbieter.
• Alternativ ist die Übermittlung über das SV-Meldeportal, der elektronischen Ausfüllhilfe der Sozialversicherung, möglich. 

Nach Eingang der elektronischen Arbeitsbescheinigung durch BEA beim Arbeitsamt wird ein PDF-Dokument erzeugt. Dieses wird zu Dokumentationszwecken in der elektronischen Akte gespeichert. Gleichzeitig erhält der betreffende Arbeitnehmer im Rahmen des BEA-Verfahrens einen Ausdruck der übermittelten Daten von der Arbeitsagentur.

Arbeits-, EU- und Nebeneinkommensbescheinigung über das Verfahren BEA der Agentur für Arbeit zu übermitteln, hat zahlreiche Vorteile:

• Erheblicher Zeitgewinn: Händisches Ausfüllen, Kuvertieren und Frankieren entfällt.
• Kostenersparnis und umweltfreundlichere Übertragung: Keine Ausgaben für Druck und Versand.
• Schnellerer und sichererer Datentransfer ohne Zusatzkosten: Zugriff auf die Daten haben auf beiden Seiten nur die für die Bearbeitung der Bescheinigung zuständigen Mitarbeiter.
• Überprüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität bei Annahme und dadurch weniger Nachfragen beim Arbeitgeber.
• Dem Arbeitgeber wird die Annahme der Bescheinigungen quittiert.
• Beschäftigte erhalten einen Nachweis der übermittelten Daten direkt von der Agentur für Arbeit.
• Erlaubt schnellere Bearbeitung der Anträge z. B. auf Zahlung von Arbeitslosengeld.

Für Fragen hat die Agentur für Arbeit eine BEA-Hotline eingerichtet. Sie ist gebührenfrei unter der Rufnummer 0800 4555527 erreichbar. Einen kurzen Überblick und zahlreiche Hinweise zum BEA-Verfahren finden Sie online auf der Seite der Agentur für Arbeit.

Am Ende der Webseite sind zudem zahlreiche Links z. B. zu detaillierten Ausfüllhilfen und zur BEA-Pflicht aufgelistet.

Bei Fragen zur Lohnabrechnungssoftware bietet in der Regel der Hersteller Anlaufstellen. Rückfragen zu technischen Fragen zur elektronischen Ausfüllhilfe sv.net werden auf der Webseite des ITSG beantwortet.