Incentivierung: Mitarbeiter glücklich machen & dabei Steuern sparen

Seinen Arbeitnehmern mit Aufmerksamkeiten Wertschätzung zu zeigen, ist nicht nur auf zwischenmenschlicher Ebene ein wichtiger Schritt. Ein weiterer Vorteil der Incentivierung ist finanzieller Natur: Denn der Großteil der beliebtesten Incentives gehört zu den steuerfreien Sachleistungen. Firmen können ihren Mitarbeitenden lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Prämien zukommen lassen, die nicht in Form von Bargeld ausgezahlt werden. So können beide Parteien Steuern sparen und das Gehalt um zusätzliche monetäre Vorteile ergänzen. Dabei sind monatlich bis zu 50 Euro komplett steuerfrei möglich.

Incentives als Ansporn sind eine beliebte Strategie, um Mitarbeiter zufriedener zu machen. Finanzielle Unterstützung für Fitness und Wellness bieten einen Ausgleich zur Arbeit, Dienstwagen und -handys bieten Mehrwert für Angestellte. Aber auch Unternehmer profitieren auf vielfältige Weise:

• Wirksame Maßnahme zur Mitarbeiterbindung
• Erhöht Motivation und Loyalität der Angestellten
• Möglichkeit von Homeoffice-Arbeitsplätzen und Vertrauensarbeitszeit reduzieren Fehlzeiten
• Unternehmen kann mit Incentives werben und sich damit von Konkurrenz abheben
• Employer Branding, das bei der Rekrutierung von Fachkräften hilft

Viele Incentives für Mitarbeiter sind steuerfrei. Dennoch gibt es auch Prämien, die nur bis zu einer bestimmten Grenze als steuerfrei gelten. Hier sind einige Beispiele der beliebtesten Maßnahmen für die Incentivierung.

Die wohl einfachste Variante, die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter zu steigern, ist das Gehalt anzuheben. Dies ist auf der einen Seite mit höheren Kosten für den Arbeitgeber verbunden – und für Mitarbeitende bleibt nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben oft nur wenig Geld übrig. Rein betriebswirtschaftlich betrachtet ist der Gewinn für Mitarbeiter um einiges geringer als die Ausgaben des Unternehmens.

Anders sieht es bei Incentives aus, da diese bis zu einem gewissen Grad steuerfrei sind und der Incentivierte direkt von einem Angebot oder Produkt profitiert – sei es ein gezielter Bonus oder eine besondere Aktion. Ein weiterer Vorteil: Während Gehaltserhöhungen in der Regel nur zu bestimmten Zeitpunkten im Geschäftsjahr erfolgen, lassen sich Incentivierungen kurzfristig umsetzen. So können Unternehmen jederzeit auf erfolgreiche Projektabschlüsse oder gute Leistungen reagieren und Mitarbeitende mit Benefits belohnen – ganz ohne zusätzliches Geld. Aus diesen Gründen gibt es statt Zahlungen heute oftmals Incentives.

Die Versteuerung der Incentives ist durchaus komplex und erfordert eine genaue Prüfung. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Reisen schenken oder exklusive Events oder Incentive-Veranstaltungen anbieten, sollten sicherstellen, dass diese korrekt in der Lohnabrechnung als steuerpflichtige Incentives oder Sachbezüge aufgeführt sind. Incentives für Arbeitnehmer, wie Reisen, VIP-Tickets oder andere Sachzuwendungen, werden lohnsteuerpflichtig, wenn sie als geldwerter Vorteil gelten, der keinen direkten beruflichen Zweck erfüllt.  

Darunter fallen insbesondere das Buchen von Incentive-Reisen mit touristischem Programm, die primär dem Vergnügen dienen, und andere Annehmlichkeiten wie VIP-Logen oder Dauerkarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen. Diese Zuwendungen sind grundsätzlich steuerpflichtig, auch wenn sie von Dritten, z. B. im Rahmen eines Sponsorings, bereitgestellt werden. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer abführen, sofern er über die Zuwendung informiert ist. Die steuerliche Behandlung einer Incentive-Veranstaltung hängt davon ab, ob ein überwiegendes eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt  oder ob die Veranstaltung vorwiegend dem privaten Vergnügen der Mitarbeiter dient.

Bewertung und Pauschalierung: Incentives werden zum tatsächlichen Marktwert bewertet, also dem Preis, den ein Dritter zahlen würde. Die Pauschalbesteuerung für Incentive-Reisen und andere Sachzuwendungen erlaubt dem Arbeitgeber, die Steuerlast pauschal mit 30 % zu übernehmen, was für den Empfänger abgeltende Wirkung hat. Diese Pauschale ist  bei Zuwendungen, die zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden, möglich. Incentives, die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gewährt werden, können mit einer reduzierten pauschalen Lohnsteuer von 25 % besteuert werden.

VIP-Logen und Aufteilung der Kosten: Aufwendungen für VIP-Logen bei Sportveranstaltungen können zur Vereinfachung aufgeteilt werden:

• Sportliche Veranstaltungen: Standardaufteilung für Werbung (40 %), Bewirtung (30 %) und Geschenke (30 %).
• Hospitality-Leistungen bei großen Sportveranstaltungen: Bewirtungsanteil (30 %) aber auf 1.000 EUR pro Teilnehmer begrenzt, restliche Summe als Geschenk behandelt.
• Business-Seats und kulturelle Veranstaltungen: Bewirtungs- und Geschenkanteile entsprechend den Pauschalsätzen (50/50) oder individuell nachweisbar aufgeteilt.

Incentive-Reisen für Arbeitnehmer versteuern: Ein Incentive-Reise-Beispiel wäre eine Reise mit touristischem Programm, bei der der Freizeit- und Erlebniswert im Vordergrund steht. Reisen mit touristischen Elementen sind vollständig steuerpflichtig. Die Aufteilung in steuerpflichtige und steuerfreie Bestandteile, wie sie bei VIP-Logen möglich ist, gilt bei Incentive-Reisen nicht. Auch Bewirtungen im Rahmen solcher Reisen sind lohnsteuerpflichtig, da sie nicht als geschäftlich gelten. Eine Steuerbefreiung ist nicht möglich, sobald Übernachtungen oder ähnliche Eventelemente in die vom Arbeitgeber geschenkte Incentive-Reise eingebunden sind – unabhängig davon, ob es sich um die Teilnahme von Mitarbeitenden oder Geschäftspartnern handelt.

Sozialversicherungsrechtliche Behandlung: Steuerfreie Incentives sind auch sozialversicherungsfrei. Bei pauschalversteuerten Zuwendungen nach § 37a EStG entfällt ebenfalls die Beitragspflicht. Falls die Zuwendungen jedoch nach § 37b EStG pauschal versteuert werden und vom Arbeitgeber oder einem verbundenen Unternehmen ausgezahlt werden, sind sie beitragspflichtig. Incentives zählen zum „einmaligen Arbeitsentgelt“ und beeinflussen daher nicht die Berechnung der Jahresarbeitsentgeltgrenze für die Krankenversicherungsfreiheit. 

In einigen Fällen kann die eigentlich positive Maßnahme der Incentivierung negative Folgen haben. So kann eine willkürliche Verteilung von Incentives zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen. Neid verbreitet sich und hindert die effektive Zusammenarbeit. Im schlimmsten Fall sinkt die Arbeitsmoral und ein negatives Betriebsklima breitet sich aus. Deshalb ist es wichtig, klar zu definieren, wofür Incentives anfallen und was im Gegenzug erwartet wird, um den gewünschten Effekt tatsächlich zu erzielen.

Darüber hinaus kann ein finanzieller Anreiz als Motivator auch das Gegenteil bewirken: Wird eine höhere Arbeitsleistung besser belohnt, etwas durch zusätzliches Geld oder einen Bonus, so kann dies Druck bei den Beschäftigten auslösen. Denn das fieberhafte Streben nach Erfolg entwickelt sich schnell zum Stressfaktor und erhöht in der Folge die Fehlerquote. Während es kein perfektes Umsetzungsmodell gibt, kommt es auf das richtige Mindset an. So ist es ratsam, die Incentives nicht als eine Art Druckmittel zur Leistungssteigerung zu etablieren. Stattdessen errichtest du eine Basis mit der Incentivierung, die die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen steigert und langfristig zur Bindung der Mitarbeitenden beiträgt. Zufriedene Mitarbeiter, die sich in einem guten Arbeitsklima wohlfühlen, sind loyaler und engagierter für das Unternehmen.

Am besten wirken individuelle und passende Incentives, da allgemeine Geschenke ihr Ziel verfehlen können. Fährt ein Mitarbeiter beispielsweise zum Umweltschutz nur noch mit dem Fahrrad, ist ein Tankgutschein fehl am Platz und wirkt schlimmstenfalls provokativ. Zudem beweist eine gut durchdachte Belohnung, dass du deine Angestellten kennst – was sie sicher zu schätzen wissen.

Eine Möglichkeit der Incentivierung zeigt das junge Unternehmen BON BON. Das Startup hat eine Plattform für Incentives in der Gastronomie geschaffen. Es bietet einen universellen Gutschein, der bei über 5.000 lokalen Restaurants, Bars und Cafés deutschlandweit eingelöst werden kann und somit maximale kulinarische Flexibilität bietet. In dem speziell für Firmen entwickelten Tool lädst du DSGVO-konforme Tabellen mit Mitarbeiterdaten hoch und versendest vollautomatisiert Gutscheine zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen oder Firmenjubiläen – eine gezielte Aktion, die Wertschätzung und Leistungsanreiz miteinander verbindet. Dabei handelt es sich um steuerfreie Mitarbeiter -Incentives, die nicht nur motivieren, sondern auch steuerlich attraktiv sind. Zudem kannst du Mailings dabei personalisieren und alles vollautomatisch abrechnen.