Firma online gründen: Digitalisierung machts möglich?

Bis eine Gesellschaft, unabhängig von der Rechtsform, im Handelsregister eingetragen ist, müssen Gründerinnen und Gründer wie du eine Menge praktischer Hausaufgaben erledigen. Bei all dem Papierkram spielen in der Regel ein Notar und diverse Ämter eine Rolle. Bereits seit 2018 beschäftigt sich deshalb die Europäische Kommission unter dem Stichwort „EU Company Law Package“ mit der Möglichkeit, die Digitalisierung europaweit voranzutreiben, um Firmengründungen online zu ermöglichen. Das Rahmengesetz aus 2019 stellt für Gründer wie dich bei der Selbstständigkeit einen immensen Fortschritt dar. Seit August 2022  können nun Kapitalgesellschaften in allen EU-Mitgliedsstaaten online gegründet werden können. Das bedeutet beispielsweise:

• Du kannst alle erforderlichen Gesellschaftsunterlagen zur Firmengründung über das Internet einreichen
• Du kannst Zweigniederlassungen sogar von unterwegs registrieren lassen
• Du kannst Musterformulare für die Gründung downloaden

Mithilfe eines Online-Notars kannst du deine Firma in nur 10 bis 14 Tagen am Start haben. Gut zu wissen: Für einen Geschäftsführerwechsel in einer GmbH mussten Gründer bislang immer zum Notar. Künftig soll all das ebenfalls online möglich sein. Was für eine Zeitersparnis!

Freu dich jedoch nicht zu früh, denn die digitale Vernetzung zwischen Behörden wie zum Beispiel dem Gewerbeaufsichtsamt, den Finanzbehörden oder den Registergerichten ist in Deutschland derzeit unterschiedlich weit fortgeschritten. Grund: Innerhalb der europäischen Mitgliedsstaaten ist die Umsetzung der theoretischen Gründungserleichterungen einer Firmengründung online von den Richtlinien nationaler Gesetze abhängig. Experten gehen davon aus, dass es zu einem einheitlichen Standard noch ein weiter Weg ist und dazu auch einige Genehmigungen und Erlaubnisse benötigt werden. Der Startschuss ist jedoch gefallen.
In Deutschland können somit – dank der neuen Richtlinie EU 2019/1151 für den Einsatz digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht – Kosten, Zeit und Verwaltungsaufwand bei Existenzgründungen von GmbH sowie UG beträchtlich reduziert werden. Gleichzeitig wird mit diesem Schritt der Austausch von Unternehmensdaten grenzüberschreitend verbessert.

Viele Gründer und Gründerinnen dürften angesichts der neuesten Entwicklungen begeistert sein. Denn die neue EU-Gesetzgebung wird auf jeden Fall die behördlichen Services im Bereich des Unternehmensrechts optimieren. Das eröffnet im Kontext der Firmengründung online zahlreiche Vorteile.

• Gesellschafter und Geschäftsführer dürfen ohne einen physischen Besuch beim Notar ihre Firma online gründen, es wird also kein Notartermin vor Ort benötigt. Zur Identifizierung der Beteiligten soll der Personalausweis mit eID-Funktion herhalten oder eine Videokonferenz über spezielle digitale Endgeräte erfolgen.
• Gründer können demnach sogar aus dem Ausland heraus eine deutsche GmbH gründen.
• Identität, Geschäftsfähigkeit und mögliche Vertretungsverhältnisse von Gründern werden von Notaren ebenfalls auf elektronischem Weg und durch Videokonferenzen sichergestellt.
• Für GmbH-Gründungen ist kein Notar mehr nötig. Als Gründer kannst du alles Notwendige von zu Hause aus vor dem Computer vornehmen.
• Gründer dürfen Dokumente zur Eintragung in das Unternehmensregister online einreichen.
• Künftig sollen deshalb mehr Informationen über Firmen in den Handels- und Unternehmensregistern mithilfe einer EUID-Nummer kostenlos einsehbar sein.

Erklärtes Ziel ist es, die Arbeitsabläufe in den Notariaten und bei Handelsregistergerichten zu verschlanken. Maßgeblich für ein erfolgreiches Online-Gründungsverfahren ist es jedoch, dass auch die beteiligten Banken kooperieren und die Eröffnung eines Geschäftskontos für Gründer passgenau organisieren.

Die EU-Richtlinie zum Online-Gründungsverfahren von Unternehmen kann derzeit nicht alle Anforderungen auf einmal erfüllen. Wenn zum Beispiel Geldgeber aus dem Ausland bei einer Gründung mitmischen, sind nach wie vor aufwändige Legalisierungsverfahren notwendig sowie die Beglaubigung durch einen Notar. Trotz des geplanten Fortschritts, die Unternehmensgründung digital zu transformieren, wird wohl die gewohnte physische Gründung eines Betriebs weiterhin möglich sein.

Wenn du unsicher bist, solltest du dir überlegen, dich von einer spezialisierten Anwaltskanzlei oder einem Rechtsanwalt beraten zu lassen. Sie wird dich auf Wunsch bei der digitalen Anmeldung bzw. der Firmengründung online zum Zweck einer GmbH-Gründung unterstützen.

Gerade für kleinere Unternehmen und Startups sind digitale Werkzeuge und Verfahren ideal, um eine Unternehmensgründung online durchzuführen. Vordergründig geht es stets darum, das gesetzlich verankerte Gesellschaftsrecht zu vereinfachen. Das persönliche Erscheinen bei Behörden und anderen Stellen wie z.B. beim Notartermin entfällt dabei. Die digitale Gründung ist zunächst nur als Option neben dem gewohnten analogen Gründungsverfahren gedacht. In Deutschland sollen auf diese Weise sogenannte Bargründungen, aber keine Gründungen mit Sacheinlagen durchgeführt werden. Folgende Schritte kennzeichnen den Ablauf der Online-Gründung:

• Beurkundung und Beglaubigung für die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt über ein Videokommunikationssystem, das von der Bundesnotarkammer betrieben wird.
• So kann sich der Antragsteller mithilfe der Online-Funktion mit seinem Personalausweis identifizieren.
• Dazu ist ein Kartenlesegerät oder ein NFX-fähiges Mobiltelefon erforderlich. Unterschriften leisten Gründer über eine elektronische Signatur.
• Trotzdem müssen dem Notar Abschriften oder Urschriften zu rechtsgeschäftlichen Vollmachten vorgelegt werden, ein Notartermin vor Ort ist dann allerdings nicht mehr nötig.
• Änderungen, wie zum Beispiel eine Satzungsänderung, müssen weiterhin analog umgesetzt werden.
• Im Zweifelsfall kann der Notar auf einer Präsenz-Beurkundung anstelle der Firmengründung online bestehen.

FBA, das ist die Abkürzung für „Fulfillment by Amazon“ und bedeutet, dass Händler, die bei Amazon gelistet sind, ihre Waren sowie Dienstleistungen anbieten und hierfür den Amazon Lager- und Versanddienst nutzen können. Der Konzernriese hat für Gründer hierfür ein digitales Programm geschaffen. Amazons FBA ist bei Gründern auch deshalb populär, weil sie damit ihr Business sogar nebenberuflich starten und sich beispielsweise intensiv um das Online-Marketing kümmern können.

Das digitale FBA-Modell ist für Gründer geeignet, die Unternehmensführung völlig neu interpretieren. Ein Vorteil ist es beispielsweise, dass du flexibel und völlig ortsunabhängig arbeiten kannst. Du bist in der Lage, sozusagen vom Küchentisch aus, unternehmerisch zu agieren und deine Produkte weltweit zu verkaufen. Folglich brauchst du kein Firmengebäude und auch keine Mitarbeiter oder Lagerhallen mit komplexer digitaler Logistik. All das bietet dir Amazons FBA-Konzept. Doch auch eine Online-Gründung dieser Art will gut vorbereitet sein:

• Halte alle Kosten für den privaten und geschäftlichen Bedarf in einem Finanzplan fest.
• Fokussiere die Marktfähigkeit und Relevanz deiner Geschäftsidee.
• Entwickle zeitgemäße Marketingstrategien.
• Investiere Zeit, um einen professionellen Businessplan zu erstellen, den du ständig aktualisierst.

Die Option, online eine Firma zu gründen, hast du tatsächlich heute schon. In Deutschland papierlos eine GmbH oder UG gründen zu können, spart Gründern viel Zeit. Gewerbetreibende sind derzeit bereits in der Lage, ihr Einzelunternehmen zu gründen, in dem sie es online von zu Hause aus im Gewerbeamt anmelden und alle damit verbundenen Organisationsanforderungen leisten. Auch die elektronische Form der Existenzgründung einer GmbH bzw. UG ist bereits Realität. Allerdings wird die sichere Verifikation der Firmengründung online stets eine Herausforderung bleiben, sodass im Verdachtsfall die Vorlage der Originaldokumente ein Muss bleibt und du dich ggf. persönlich beim Notar einfinden musst. Wie es aussieht, werden sich auch die Kosten einer Online-Gründung von denen der analogen Form kaum unterscheiden.