Firma online gründen: Digitalisierung macht’s möglich

Bis eine Gesellschaft, unabhängig von der Rechtsform, im Handelsregister eingetragen ist, müssen Gründer wie du eine Menge praktischer Hausaufgaben erledigen. Bei all dem Papierkram, wie beispielsweise der Handelsregisteranmeldung, spielen in der Regel ein Notar und diverse Ämter eine Rolle.

Bereits seit 2018 beschäftigt sich deshalb die Europäische Kommission unter dem Stichwort „EU Company Law Package“ mit der Möglichkeit, die Digitalisierung europaweit voranzutreiben, um Firmengründungen online zu ermöglichen. Das Rahmengesetz aus 2019 stellt für Gründer wie dich bei der Selbstständigkeit einen immensen Fortschritt dar. Seit August 2022 können nun Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder UG in allen EU-Mitgliedsstaaten online gegründet werden. Das bedeutet beispielsweise:

• Du kannst alle erforderlichen Gesellschaftsunterlagen zur Firmengründung über das Internet einreichen
• Du kannst Zweigniederlassungen sogar von unterwegs registrieren lassen
• Du kannst Musterformulare für die Gründung downloaden

Mithilfe eines Online-Notars kannst du deine Firma in nur 10 bis 14 Tagen gründen und mit deinem Online- oder Vor-Ort-Business starten.

Gut zu wissen: Für einen Geschäftsführerwechsel in einer GmbH mussten Gründer bislang immer zum Notar. Schließlich muss der Geschäftsführerwechsel notariell beglaubigt werden. Seit dem 01.08.2023 ist dieses Vorhaben jedoch auch online zulässig. Der Gesetzgeber hat ab diesem Zeitpunkt nämlich das Online-Notarverfahren in Deutschland erlaubt. Du kannst also nicht nur ein eigenes Unternehmen online gründen, sondern mittlerweile auch unzählige andere Aspekte auf diese Weise abwickeln.

Freu dich jedoch nicht zu früh, denn die digitale Vernetzung zwischen Behörden wie zum Beispiel dem Gewerbeaufsichtsamt, den Finanzbehörden oder den Registergerichten ist in Deutschland derzeit unterschiedlich weit fortgeschritten.

Grund: Innerhalb der europäischen Mitgliedsstaaten ist die Umsetzung der theoretischen Gründungserleichterungen einer Firmengründung online von den Richtlinien nationaler Gesetze abhängig. Experten gehen davon aus, dass es zu einem einheitlichen Standard noch ein weiter Weg ist und dazu auch einige Genehmigungen und Erlaubnisse benötigt werden. Der Startschuss ist jedoch gefallen.

In Deutschland können somit – dank der neuen Richtlinie EU 2019/1151 für den Einsatz digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht – Kosten, Zeit und Verwaltungsaufwand bei Existenzgründungen von GmbH sowie UG beträchtlich reduziert werden. Gleichzeitig wird mit diesem Schritt der Austausch von Unternehmensdaten grenzüberschreitend verbessert.

Viele Gründer dürften angesichts der stetigen digitalen Fortschritte begeistert sein. Die EU-Gesetzgebung wird auf jeden Fall die behördlichen Services im Bereich des Unternehmensrechts noch weiter optimieren. Das eröffnet im Kontext der Firmengründung online zahlreiche Vorteile.

• Gesellschafter und Geschäftsführer dürfen ohne einen physischen Besuch beim Notar ihre Firma online gründen, es wird also kein Notartermin vor Ort benötigt. Als Identitätsnachweise der Beteiligten reichen ein offizieller Ausweis (Personalausweis/ Reisepass) mit eID-Funktion oder eine Videokonferenz über spezielle digitale Endgeräte.
• Gründer können demnach sogar aus dem Ausland heraus online eine deutsche UG oder GmbH gründen.
• Identität, Geschäftsfähigkeit und mögliche Vertretungsverhältnisse von Gründern werden von Notaren ebenfalls auf elektronischem Weg und durch Videokonferenzen sichergestellt.
• Für GmbH-Gründungen ist kein Notartermin vor Ort mehr nötig. Als Gründer kannst du alles Notwendige von zu Hause aus vor dem Computer vornehmen. Der Notartermin findet dann digital statt.
• Gründer dürfen Verträge oder andere Dokumente zur Eintragung in das Unternehmensregister online einreichen.
• Künftig sollen deshalb mehr Informationen über Firmen in den Handels- und Unternehmensregistern mithilfe einer EUID-Nummer kostenlos einsehbar sein.

Erklärtes Ziel ist es, die Arbeitsabläufe in den Notariaten und bei Handelsregistergerichten zu verschlanken. Maßgeblich für ein erfolgreiches Online-Gründungsverfahren ist es jedoch, dass auch die beteiligten Banken kooperieren und die Eröffnung eines Geschäftskontos oder Finanzierungen für Gründer passgenau organisieren. Es ist davon auszugehen, dass die Banken im Rahmen der Onlineabwicklungen den Unternehmen keine Steine in den Weg legen. Rasten alle Zahnräder – wie erhofft – ineinander ein, wird es zukünftig noch leichter sein, ein eigenes Unternehmen online zu gründen.

Die EU-Richtlinie zum Online-Gründungsverfahren von Unternehmen kann derzeit nicht alle Anforderungen auf einmal erfüllen. Wenn zum Beispiel Geldgeber aus dem Ausland bei einer Firmengründung mitmischen, ist der Schritt online noch nicht umsetzbar. In diesem Fall sind nach wie vor aufwändige Legalisierungsverfahren notwendig sowie die Beglaubigung durch einen Notar. Trotz des geplanten Fortschritts, die Unternehmensgründung digital zu transformieren, wird wohl die gewohnte physische Gründung eines Betriebs weiterhin möglich sein.

Wenn du unsicher bist, solltest du dir überlegen, dich von einer spezialisierten Anwaltskanzlei oder einem Rechtsanwalt beraten zu lassen. Sie wird dich auf Wunsch bei der digitalen Anmeldung bzw. der Firmengründung online zum Zweck einer GmbH-Gründung unterstützen.

Gerade für kleinere Unternehmen und Startups sind digitale Werkzeuge und Verfahren ideal, um eine Unternehmensgründung online durchzuführen. Vordergründig ging es stets darum, das gesetzlich verankerte Gesellschaftsrecht zu vereinfachen. Das persönliche Erscheinen bei Behörden und anderen Stellen wie z.B. beim Notartermin entfällt dabei. 

Folgende Schritte kennzeichnen den Ablauf der Online-Gründung:

• Beurkundung und Beglaubigung für die Anmeldung zum Handelsregister erfolgen über ein Videokommunikationssystem, das von der Bundesnotarkammer betrieben wird.
• So kann sich der Antragsteller mithilfe der Online-Funktion mit seinem Personalausweis identifizieren.
• Dazu ist ein Kartenlesegerät oder ein NFX-fähiges Mobiltelefon erforderlich. Unterschriften leisten Gründer über eine elektronische Signatur.
• Trotzdem müssen dem Notar Abschriften oder Urschriften zu rechtsgeschäftlichen Vollmachten vorgelegt werden, ein Notartermin vor Ort ist allerdings nicht mehr nötig.
• Im Zweifelsfall kann der Notar auf einer Präsenz-Beurkundung anstelle der Firmengründung online bestehen.

FBA, das ist die Abkürzung für „Fulfillment by Amazon“, bedeutet, dass Händler, die bei Amazon gelistet sind, ihre Waren sowie Dienstleistungen anbieten und hierfür den Amazon Lager- und Versanddienst nutzen können. Der Konzernriese hat für Gründer hierfür ein digitales Programm geschaffen. Amazons FBA ist bei Gründern auch deshalb populär, weil sie damit ihr Online-Business sogar nebenberuflich starten und sich beispielsweise intensiv um das Online-Marketing kümmern können.

Das digitale FBA-Modell ist für Gründer geeignet, die Unternehmensführung völlig neu interpretieren. Ein Vorteil ist es beispielsweise, dass du flexibel und völlig ortsunabhängig arbeiten kannst. Du bist in der Lage, sozusagen vom Küchentisch aus unternehmerisch zu agieren und deine Produkte weltweit zu verkaufen. Folglich brauchst du kein Firmengebäude und auch keine Mitarbeiter oder Lagerhallen mit komplexer digitaler Logistik. All das bietet dir Amazons FBA-Konzept. Doch auch eine Online-Gründung dieser Art will gut vorbereitet sein:

• Halte alle Kosten für den privaten und geschäftlichen Bedarf in einem Finanzplan fest.
• Fokussiere die Marktfähigkeit und Relevanz deiner Geschäftsidee.
• Entwickle zeitgemäße Marketingstrategien.
• Investiere Zeit, um einen professionellenBusinessplan zu erstellen, den du ständig aktualisierst.

Machst du dich als Gewerbetreibender oder als Freiberufler mit einer Idee selbstständig, dann gründest du automatisch ein Einzelunternehmen. Das ist häufig der ideale Einstieg in die Selbstständigkeit. Aus organisatorischer Sicht ist es schon heute einfach, online ein Unternehmen zu gründen. Folgende Übersicht zeigt dir, was digitale Tools für dich erledigen können, wenn du eine Firma online gründest:

• Deine Geschäftsidee als Gewerbe kannst du online beim Gewerbeamt anmelden.
• Auch besondere Lizenzen oder Nachweise zur geplanten Selbstständigkeit darfst du als Gründer zusammen mit deiner Gewerbeanmeldung online übermitteln.
• Dasselbe gilt für die Beantragung einer Steuernummer beim Finanzamt. Deren Online-Portal ELSTER erlaubt deine Registrierung und ermöglicht den Zugang zum sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen kannst du sogar online ausfüllen.
• Gründer sind außerdem in der Lage, ganz bequem ihre Vorsteueranmeldungen bzw. ihre jährliche Steuererklärung digital beim Finanzamt einzureichen.
• Moderne Software hilft dir beispielsweise, einen Businessplan zu erstellen.
• Selbst Förderprogramme von der KfW-Förderbank kannst du online beantragen, um z.B. die Gründungskosten damit abzudecken.

Die Option, online eine Firma zu gründen, nutzen immer mehr Gründer. In Deutschland papierlos eine GmbH oder UG gründen zu können, spart Gründern viel Zeit. Gewerbetreibende sind in der Lage, ihr Einzelunternehmen bequem online zu gründen, und erfüllen so alle rechtlichen Anforderungen der Gewerbeämter.

Auch die elektronische Form der Existenzgründung einer GmbH bzw. UG ist bereits seit 2022 Realität. Allerdings wird die sichere Verifikation der Firmengründung online stets eine Herausforderung bleiben, sodass im Verdachtsfall die Vorlage der Originaldokumente ein Muss bleibt und du dich ggf. persönlich beim Notar einfinden musst. Vom Kostenpunkt her macht es so gut wie keinen Unterschied, ob du deine Firma vor Ort oder online gründest.