Mobiles Arbeiten im Ausland: Das ist bei der Organisation wichtig

Mobiles Arbeiten im Ausland ist zwar erlaubt, es besteht jedoch kein gesetzlicher Anspruch für Arbeitnehmer. Sich selbstständig zu machen bedeutet, dass du dein eigener Chef bist, und für mobiles Arbeiten im Ausland keine Genehmigung eines Unternehmens brauchst. An sich spricht gesetzlich auch nichts gegen das Homeoffice im Ausland. Allerdings muss das zunächst im jeweiligen Betrieb abgeklärt werden: insbesondere den Aufenthaltsort und die Aufenthaltsdauer. Diese Absprachen betreffen auch dich, und zwar ab dem Zeitpunkt, an dem du eigenen Mitarbeiter einstellst. Das Arbeitsgericht München entschied beispielsweise im August 2021, dass Arbeitgeber den Antrag ihrer Angestellten auf mobiles Arbeiten im Ausland ablehnen dürfen, sofern sie die Kosten und den Aufwand für die Klärung von Rechtsfragen nicht übernehmen möchten. Dazu zählen Themen wie die Aufenthaltsgenehmigung und sämtliche Versicherungen.

In Bezug auf das geltende Arbeitsrecht beim Homeoffice im Ausland kommt es auf die Dauer des Aufenthalts an. Solange Mitarbeiter nur vorübergehend im Ausland tätig sind, wird weiterhin das deutsche Arbeitsrecht angewandt. Das ist beispielsweise bei Themen wie Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch und Kündigungsrecht wichtig. Geht es um dauerhaftes Homeoffice im Ausland, ist die deutsche Rechtswahl nicht mehr so einfach möglich. In diesem Fall muss die spezifische Situation je nach Aufenthaltsort rechtlich abgesichert werden.

Grundsätzlich gilt, dass Personen in dem Land sozialversicherungspflichtig sind, in dem sie ihrer Beschäftigung nachgehen. Davon betroffen sind beim Homeoffice im Ausland die Unfallversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Unterschiede basieren auf der Frage, ob das mobile Arbeiten im EU-Ausland oder Nicht-EU-Ausland stattfindet:

• EU-Ausland: Findet das Homeoffice im EU-Ausland statt, kann die Sozialversicherung bis zu 24 Monate beibehalten werden. Voraussetzung dafür ist, dass eine A1-Bescheinigung vorliegt, der Aufenthalt eine Entsendung vom Unternehmen ist und es im Zielland eine Betriebsstätte hat. Allerdings funktioniert die Entsendung nur, sofern das Homeoffice im Ausland kein Urlaub ist oder aus anderen privaten Gründen zustande kommt. Andernfalls wird die Sozialversicherung beim mobilen Arbeiten im Ausland fällig, sobald die Mitarbeiter dort länger als drei Monate bleiben.
• Nicht-EU-Ausland: Hier gilt zu prüfen, ob ein Abkommen zwischen Deutschland und den jeweiligen Staaten und dem Zielland besteht. Es ist wichtig zu klären, wo der Versicherungsschutz beim mobilen Arbeiten im Ausland greift, um dabei eine Doppelversicherung beim Homeoffice im Ausland zu vermeiden.

Wird das mobile Arbeiten im EU-Ausland durchgeführt, brauchen Arbeitnehmer aufgrund des Freizügigkeitsabkommens keine Aufenthaltserlaubnis. In EWR-Staaten, also den Ländern Island, Liechtenstein und Norwegen, dürfen sie sich bis zu drei Monate ohne Erlaubnis aufhalten. Für längere Aufenthalte sowie bei Homeoffice im Nicht-EU-Ausland gilt das jeweilige Aufenthaltsrecht.

Bei Homeoffice im Ausland hat das Steuerrecht eine klare Richtlinie, und zwar die 183-Tage-Regelung. Angestellte sind weiterhin in Deutschland steuerpflichtig, solange sie nicht länger als 183 Tage abwesend sind. Die Steuer wird beim mobilen Arbeiten im Ausland erst dann nicht mehr in Deutschland gezahlt, wenn sich der Wohnort für das Homeoffice dauerhaft ändert, beziehungsweise für mehr als 183 Tage verlegt wird. Zahlreiche Länder nehmen an dem sogenannten Doppelbesteuerungsabkommen teil. Das bestimmt, dass die Steuer nur im Wohnsitzland abzuführen ist.  Es lohnt sich, wenn du dich mit den steuerrechtlichen Bestimmungen etwas auskennst, denn Steuerfehler kommen dir teuer zu stehen.

Es gibt zwar kein offizielles Gesetz zu den datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei mobiler Arbeit im Ausland, jedoch müssen Unternehmen laut BfDI (datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde über alle öffentlichen Stellen des Bundes wie auch für bestimmte Träger der sozialen Sicherung) angemessene Maßnahmen zum Schutz von sensiblen Daten umsetzen. Einige Tipps vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) lauten da, dass beispielsweise Unbefugte keinen Zugriff auf den Dienstlaptop haben dürfen und Datenträger verschlüsselt werden sollten.

Neben der mobilen Arbeit aus dem Ausland steht auch das Prinzip der Workation hoch im Kurs. Unter einer Workation versteht man eine Kombination aus Arbeit und Urlaub. Das ist ein relativ neues Arbeitsmodell, das es Arbeitnehmern ermöglicht, weniger Urlaubstage in Anspruch zu nehmen und ihre Freizeit nach der Arbeit an einem Ort ihrer Wahl zu verbringen. Auch hier gelten ähnliche Bestimmungen in Bezug auf das Arbeits-, Sozialversicherungs-, Aufenthalts- und Steuerrecht.

Grundsätzlich sind Workations möglich – inzwischen gibt es dafür sogar eine Vielzahl an professionellen Anbietern – allerdings müssen Arbeitnehmer hierfür ebenfalls die ausdrückliche Zustimmung ihrer Arbeitgeber einholen. Zusätzlich sollten Sie die Details vorzeitig abstimmen – wie etwa in den Betriebsvereinbarungen. Dazu zählen etwa:

• Erreichbarkeit
• Arbeitszeiten
• Rückkehr

Workations sind nicht nur eine hervorragende Möglichkeit, um eine gute Balance zwischen Arbeit und Beruf herzustellen, sondern auch eine Chance, um neue Inspiration zu schöpfen und hilfreiche Kontakte zu knüpfen.

Mobiles Arbeiten im EU-Ausland ist mit vielen Erleichterungen verbunden. Daher sollte es für Arbeitgeber kein Problem sein, ihren Mitarbeitern diese Möglichkeit zu bieten. Besonders, wenn man bedenkt, dass flexible Arbeitsmodelle immer populärer werden und in einigen Unternehmen bereits zum Standard geworden sind. Möchtest du als Unternehmer im „War for Talents“ nicht untergehen und weiterhin qualifizierte Leute an dich binden, ist die Auseinandersetzung mit dem Thema „Arbeiten aus dem Ausland“ unumgänglich. Komplexer wird das Homeoffice im Ausland, wenn es sich um eine permanente Verlegung des Arbeitsplatzes, insbesondere ins Nicht-EU-Ausland, handelt. In solchen Fällen ist Unterstützung von Steuer- und Rechtsexperten das A und O.