Definition: Was ist Lagerhaltung?
Bei der Lagerhaltung handelt es sich um die Aufbewahrung von Waren und Gütern innerhalb eines Produktionsprozesses. Obwohl Unternehmen stets darauf bedacht sind, einen kontinuierlichen Materialfluss zu gewährleisten, werden nicht alle Produkte sofort innerhalb der Wertschöpfungskette weitergereicht. Das kostet zwar Geld, ist aber sowohl sinnvoll als auch zwingend notwendig. Die zwischenzeitliche Verwahrung von Gütern im Rahmen der Lagerhaltung bedeutet zwar zunächst pausiertes Kapital, oftmals geht es aber nicht anders. Gerade bei einer Überproduktion werden Waren zunächst gelagert, um sie später an den Konsumenten zu bringen. In der Getränkebranche brauchen manche Lebensmittel zum Beispiel einfach eine gewisse Reifezeit.
Ziele der Lagerhaltung
Folgende Ziele werden mit der Lagerhaltung verfolgt:
- Sicherstellung von ausreichend Material (Bevorratung)
- Verhinderung von Engpässen
- Verhinderung von Lieferschwierigkeiten
- Reifeprozesse bei Lebensmitteln (z. B. Wein)
- Investitionen
Wie bereits erwähnt, erscheint die Lagerhaltung zunächst ausschließlich kostenintensiv. Im Detail betrachtet werden Sie feststellen, dass Sie aber gleichzeitig beim Warenausgang für hohe Lieferzuverlässigkeit und geringe Lieferzeiten sorgen. Zudem können Sie permanent flexibel agieren. Summa summarum ergibt sich bei der Lagerhaltung ein ausgewogenes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Dabei ist ein optimales Lagerverwaltungssystem selbstverständlich essenziell.
Aufgaben der Lagerhaltung
Die Aufgaben des Lagers werden oftmals unterschätzt. Gerade Jungunternehmer sehen in der Lagerhaltung zunächst nur Nachteile, wie die anfallenden Kosten, die es zu vermeiden gilt. Doch neben den Risiken, die Lagerhaltung mit sich bringt, sollten Sie die Vorteile bei der zweckmäßigen Aufbewahrung und Bevorratung nicht unterschätzen.
Ein Lager selbst ist für folgende Bereiche zuständig:
- Wareneingang: Um Falschlieferungen zu vermeiden, müssen alle eingehenden Güter geprüft werden. Dazu zählen auch die Lieferscheine. So vermeiden Sie, dass Sie beschädigte oder gar falsche Lieferungen erhalten und dies zu spät bemerken. Gleichzeitig müssen Sie eine Bestandsaufnahme machen, um zu wissen, welche Mengen der bestellten Ware geliefert wurden. Damit schaffen Sie die Basis einer guten Lagerhaltung.
- Lagerung: Für alle Güter benötigen Sie einen entsprechenden Ablageort und ausreichend Platz. Berücksichtigen müssen Sie dabei, dass manche Waren spezielle Lagerhaltungsanforderungen haben.
- Warenausgang: Zu den Funktionen des Lagers zählt ebenfalls die Herausgabe der Güter an den Kunden. Mit einer ordentlichen Lagerhaltung vermeiden Sie dabei unnötige Transportwege innerhalb Ihres Unternehmens und können die Waren dadurch auch schneller an Ihre Kunden versenden.
Die fünf Funktionen der Lagerhaltung
Die Aufgaben der Lagerhaltung gehen Hand in Hand mit deren Funktion. Dazu zählen die folgenden:
- Sicherungsfunktion des Lagers: Damit es im Rahmen der Produktion nicht zu Materialengpässen kommt, gerade bei großen Bestellmengen, benötigen Sie einen entsprechenden Vorrat aller notwendigen Waren. Die Sicherungsaufgabe des Lagers gewährleistet, dass stets ausreichende Mengen aller für den Materialfluss notwendigen Güter vorrätig sind.
- Veredelungsfunktion: Es gibt Güter, welche eine gewisse Zeit brauchen, bevor sie in den Handel kommen. Dazu zählen beispielsweise Weine, Liköre, Schnäpse oder auch Käse. Erst wenn der notwendige Reifungsgrad erreicht ist, werden diese Produkte verkauft. Bis dahin ist der Einsatz einer entsprechenden Lagerhaltung notwendig.
- Spekulationsfunktion des Lagers: Nicht nur Privatpersonen investieren ihr Geld in Waren und Güter. Unternehmen tun dies ebenfalls. Bei sogenannten Spekulationen dient die Lagerhaltung einer Wertsteigerung.
- Ausgleichsfunktion / Pufferfunktion des Lagers: Wer kennt es nicht: Immer genau dann, wenn Sie etwas Bestimmtes brauchen, ist es nicht mehr vorrätig oder ausverkauft. Einem Unternehmen darf so etwas natürlich nicht passieren. Kommt es zu Lieferengpässen des Materials, steht die Produktion still. Dies wiederum bedeutet, dass Liefertermine nicht eingehalten werden können. Die Folge: Einbußen beim Gewinn. Um Schwankungen vorzubeugen, lohnt sich im Rahmen der Lagerhaltung immer die Beschaffung eines gewissen Vorrats.
- Sortierungsfunktion: Die Lagerdauer ist sehr unterschiedlich. Manche Waren werden eher und vor allem häufiger benötigt als andere. Ein entsprechendes Sortiersystem sowie Lagerlogistik sind daher unerlässlich. Die Logistik der Lagerhaltung wird von Unternehmen zu Unternehmen gemäß den eigenen Anforderungen priorisiert.
- Darbietungsfunktion: Diese spielt beispielsweise in Möbelhäusern eine Rolle. Hierbei dienen die beschafften Produkte im Lager nicht nur dem Verkauf, sondern auch als Teil der Möbelausstellung für Kunden.
Lagerstrategien
Im Fokus steht bei der Lagerhaltung stets die Optimierung der Lagerung. Es gilt, den gesamten Prozess so effizient wie möglich zu gestalten und für jedes Produkt den passenden Lagerort zu finden. Um dies zu gewährleisten, verwenden viele Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem. Innerhalb einer Warenwirtschaft gibt es verschiedene Lagerstrategien:
1. FiFo: First In – First Out
Wie der Name schon sagt, erfolgt die Lagerhaltung nach dem Prinzip: Was zuerst kommt, wird zuerst verbraucht. Aus diesem Grund werden alle Güter vorn gelagert, die schnell gebraucht werden. Besonders beliebt ist diese Strategie der Lagerhaltung in der Lebensmittelbranche. Das Mindesthaltbarkeitsdatum führt dazu, dass alle Waren, die schneller ablaufen, zuerst das Lager verlassen müssen.
2. LiFo: Last In – First Out
Hierbei werden die Waren zuerst verbraucht, die zuletzt eingelagert wurden. Sinnvoll ist die Strategie bei Massenproduktionen. Die Rohmaterialien werden zunächst eingelagert, um Sie im Rahmen des Materialflusses schnell im nächsten Produktionsschritt zu verwenden. Besonderheit: Die Lagerhaltungsstrategie dürfen Sie sogar steuerlich absetzen.
3. HiFo: Highest In – First Out
Bei dieser Art der Lagerverwaltung verbrauchen bzw. verkaufen Sie zunächst die Vermögensgegenstände mit dem höchsten Wert. Das bedeutet: Teure Produkte sollen zuerst das Lager verlassen. Unternehmen greifen zu dieser Lagerstrategie, wenn sie ihr Vermögen schnell verringern und ihre Leistungsfähigkeit glätten möchten. Gemäß dem Deutschen Steuer- und Handelsrecht ist diese Strategie nicht zulässig. Sie wird jedoch verwendet, wenn es die finanzielle Situation nicht anders zulässt, um die Liquidität zu gewährleisten.
4. FeFo: First Expired – First Out
Im Rahmen dieser Strategie der Lagerhaltung werden die Güter zuerst verkauft, welche als Letztes hergestellt wurden. Verwendung findet sie in der Lebensmittelbranche und in der Pharmaindustrie – generell in allen Bereichen, die mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum bzw. mit verderblichen Gütern handeln. In der Reihenfolge, in welcher Sie Ihre Vermögenswerte produzieren, werden diese auch wiederverkauft.
5. LoFo: Lowest In – First Out
Diese Strategie ist preisabhängig und genau das Gegenteil zur HiFo-Variante. Die günstigsten Produkte werden zuerst verkauft, sodass im Lager hauptsächlich die höherpreisigen Güter auf Lager sind. Problem: Dieses Modell widerspricht den GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).
6. Chaotische Lagerhaltung
Dieses Modell wird auch dynamische Lagerhaltung genannt. Obwohl der Name ein chaotisches Lager suggeriert, verfolgt diese Strategie durchaus ein sinnvolles Lagersystem. Innerhalb der Abstellmöglichkeiten, also zum Beispiel in Regalen, erhalten die Güter keinen festgelegten Lagerplatz. Durch die chaotische Lagerung wird der vorhandene Platz so effizient wie möglich genutzt, da die Lagerkapazität restlos ausgeschöpft wird und keine Leerstände entstehen. Im besten Fall ist damit auch stets eine hohe Auslastung Ihres Lagers gewährleistet.
7. Statische Lagerhaltung
Das genaue Gegenteil zum chaotischen Lagersystem bzw. zum dynamischen Lager ist die statische Lagerhaltung. Jedes produzierte Lagergut hat seinenfesten Platz. Geeignet ist diese Strategie für Unternehmen, welche über ein festes Sortiment verfügen und nur geringen Schwankungen des Lagerbestands zu verzeichnen haben.
Tipp
Eine Software für die Lagerhaltung einsetzen lohnt sich
Egal für welche Lagerstrategie Sie sich entscheiden, ein professionelles Warenwirtschaftssystem wie Lexware warenwirtschaft hilft Ihnen dabei, Ihre Lagerorganisation möglichst effizient zu gestalten und Ihre Daten immer im Blick zu behalten. Auch Ihren Einkauf, Verkauf und den Versand bilden Sie optimal ab. So sparen Sie viel Zeit und Kosten.
Lagerarten
Lagerhaltung muss effizient sein, damit sie so geringe Kosten wie möglich produziert. Aus diesem Grund existieren verschiedene Lagerarten. Sie werden nach Standort oder Funktionalität klassifiziert.
Lagerarten nach Verwendungszweck
Zwischenlager
Bei einem Zwischenlager, das auch als Pufferlager bezeichnet wird, werden Güter zwischengelagert, bis sie weiterverwendet werden. Sinnvoll ist diese Art der Lagerhaltung, um einen effizienten Materialfluss zu gewährleisten. Unternehmen sorgen mit einem Zwischenlager dafür, dass stets alle notwendigen Materialien für die Produktion vorrätig sind und der Herstellungsprozess dadurch nicht ins Stocken gerät. Zudem können Sie Engpässe durch ein Zwischenlager vermeiden.
Distributionslager
Im Fokus stehen bei dieser Lagerart die Lieferzeiten. Die produzierten Güter sollen nach der Auslieferung so schnell wie möglich zum Kunden gelangen. Aus diesem Grund erfolgt eine Einlagerung der absatzstärksten Produkte, die den höchsten Gewinn einbringen. Deren Warenbestand ist daher stets am höchsten.
Umschlagslager
Bei der Lagerhaltung ist oftmals eine kurzfristige Zwischenlagerung notwendig. Innerhalb des Umschlaglagers sollen die Güter nicht langfristig gelagert werden. Stattdessen handelt es sich um eine Möglichkeit, um die Umschlagzeiten so gering wie möglich zu halten. Sinnvoll ist vor allem dann, wenn Sie viele Lieferantenhaben. Dann fungiert das Umschlaglager als zentrale Anlaufstelle für alle eintreffenden Güter, um dort dann aufgeteilt zu werden. Dadurch gewährleisten Sie einen kontinuierlichen Warenfluss.
Beschaffungslager
Dies wird auch Produktionslager genannt. Eingelagert werden hier alle Güter, welche für den Herstellungsprozess notwendig sind. Meist handelt es sich bei den eingelagerten Waren um Rohmaterialien, die darauf warten, weiterverarbeitet zu werden.
Kommissionslager
Alle Produktarten eines Unternehmens werden im Kommissionslager eingelagert. Sinnvoll ist diese Art der Lagerhaltung beispielsweise bei Versandhäusern. Alle Waren liegen vorrätig innerhalb eines Lagers, sodass die Kommissionierer die Teilmenge entnehmen können, welche für die Bestellung notwendig ist.
Vorratslager
Viele Unternehmen haben mit Bedarfsschwankungen zu kämpfen. Wenn sich die Preise von Rohstoffen ändern oder es zu Engpässen kommt, können Sie mittels einer Bevorratung dennoch reibungslose Herstellungsprozesse gewährleisten.
Lagerhaltungsarten nach Standort
Zentrale Lagerhaltung
Bei einem Zentrallager werden alle produzierten Güter innerhalb eines einzigen Lagers den Kunden zur Verfügung gestellt. Sinnvoll ist diese Variante für kleine Unternehmen mit einem überschaubaren Sortiment.
Dezentrales Lager
Im Gegensatz zu einem Zentrallager verfügt die dezentrale Lagerhaltung über verschiedene Lagerhäuser an unterschiedlichen Standorten. An jedem Ort, an dem ein Unternehmen beispielsweise Produktionsstätten hat, werden dezentrale Lager eingerichtet. Sinnvoll ist dies bei großen Unternehmen mit umfangreichem Sortiment, mehreren Standorten und Produktionsstätten.
Offenes Lager
Diese Lagerungsart richtet sich nach der Bauart. Es gibt offene, halboffene und geschlossene Lager. Je nach gelagerten Waren entscheiden Sie, welche Bauart für die Produkte sinnvoll ist. Bei einem offenen Lager (Freilager) sind die Güter den Witterungsbedingungen ausgesetzt. Sie sind daher nur für Produkte sinnvoll, denen Wetterbedingungen wie Regen oder Kälte nichts ausmachen, ggf. auch ohne Verpackung. Verwendet werden Sie vor allem bei Massengütern wie Kohle.
Internes und externes Lager
Hierbei handelt es sich um die Lagerhaltung in Eigenregie oder über externe Anbieter. Sie können entweder ein internes Lager einrichten, bei dem Sie die Örtlichkeiten selbst stellen oder eine externe Auslagerung nutzen.
Lagerhaltung: Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?
Ein Lager ist zwar oftmals zwingend notwendig, es sollte jedoch nicht zu hohe Kosten verschlingen. Aus diesem Grund sollten Sie stets versuchen, die Lagerhaltung zu optimieren und die Kosten im Blick zu behalten. Zu den Lagerhaltungskosten zählen unter anderem:
- Sicherheitstechnik
- Nebenkosten
- Miete
- Gebäudekosten
- Personalkosten
- Reinigungskosten
- Software
Info
Kosten der produzierten Güter nicht vergessen!
Vergessen Sie bei der Aufstellung der Lagerhaltungskosten nicht die der produzierten und gelagerten Produkte. Hierbei handelt es sich um pausiertes Kapital.
Lagerhaltungskosten senken
Zunächst müssen Sie sich darüber klarwerden, dass es fixe und variable Kosten der Lagerhaltung gibt. Wenn Sie die Kosten für Ihre Lagerverwaltung senken wollen, müssen Sie bei Ihren Maßnahmen daher von Anfang an differenzieren. Fixe Lagerkosten lassen sich nur dann reduzieren, wenn Sie an der Lokalität oder am Personal ansetzen:
- Miete reduzieren
- Neue Warenlager mieten
- Personal reduzieren
- Stromanbieter wechseln
- Neue Konditionen aushandeln
Senken können Sie oftmals die variablen Kosten – also den Warenbestand, den Sie einlagern. Sofern es möglich ist, sollten Sie stets nur Produkte einlagern, die kostengünstig sind. Denn dann haben Sie keine hochpreisigen Vermögensgegenstände, die pausiertes Kapital sind.
Lagerbestand optimieren
Führen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme mithilfe einer Inventur durch. Hierbei können Sie die folgenden Aspekte genauer beleuchten:
- Ist es wirklich notwendig, alle Produkte einzulagern?
- Wird nur so der Materialfluss gewährleistet oder handelt es sich um totes Kapital?
- Haben Sie sogenannte Lagerhüter in Ihrem Bestand, die Sie vermeiden können?
Lagerhüter verursachen bei der Lagerhaltung Kosten, bei denen nicht absehbar ist, ob sie Gewinn bringen. Dank unserer kostenlosen Checkliste für die Inventur denken Sie bei der Durchführung garantiert an alles.
Optimieren Sie ebenfalls den Einkauf. Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Güter für die Herstellungsprozesse zwingend notwendig sind. Vorratslager machen beispielsweise nur dahingehend Sinn, dass die gelagerten Waren auch wirklich verwendet werden.
Sorgen Sie zudem für eine optimale Platznutzung mittels der von uns erklärten Lagerarten. Ein Lager sollte immer übersichtlich sein. Zudem müssen Sie den Bestand kennen sowie im Idealfall den jeweiligen Lagerort. Erschaffen Sie ein System, welches sich für Sie rentiert und mit dem auch Ihr Personal arbeiten kann.
