Erhöhte Produktivität mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, spielt die Automatisierung eine große Rolle. Klassische Arbeitsabläufe führen Mitarbeiter entweder manuell aus oder bearbeiten diese papierbasiert. Das Bestreben der Prozessdigitalisierung besteht laut Definition darin, herkömmliche bzw. analoge Vorgehensweisen in digitale Abläufe umzuwandeln. Hierfür kommen häufig elektronische Anwendungen oder Softwarelösungen zum Einsatz.

Gerade in kleinen oder mittelständischen Betrieben wägen Führungskräfte genau ab, ob sie von den herkömmlichen Arbeitsabläufen hin zu digitalen Workflows übergehen sollen. Folgende Aspekte verdeutlichen, warum sich die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen auch für Ihr Unternehmen lohnt:

• Schnellere Arbeitsweise: Durch digitale Prozesse können Sie Aufträge schneller bearbeiten und den Arbeitsaufwand und Bearbeitungszeiten verringern.
• Höhere Produktivität: Eine schnellere Auftragsabwicklung sorgt dafür, dass Sie mehrere Aufgaben in derselben Zeit erledigen und so Ihre Effizienz steigern.
• Bessere Datenverfügbarkeit: Indem Sie Ihre Unterlagen digital bereitstellen, können Sie für eine höhere und schnellere Dokumentenverfügbarkeit und Archivierung sorgen. Sie können Ihren Mitarbeitern die digitalen Dokumente auch mobil verfügbar machen. So können diese auch unterwegs beim Kunden darauf zugreifen.
• Übersichtliche Ablage: Mithilfe von digitalen Tools können Sie Ihre geschäftlichen Unterlagen zentral und transparent ablegen. Dies sorgt für einen besseren Überblick über alle Dokumente.
• Umfassender Zugriff: Durch die gebündelte Ablage können essenzielle Dokumente für mehrere Abteilungen gleichzeitig verfügbar gemacht werden. Somit optimieren Sie die Kommunikation zwischen Abteilungen.

Letztlich ist die Transformation zur digitalen Arbeitswelt mit dem Wandel der Zeit verbunden. Die Wirtschafts- und Medienwelt verändert sich so rasant, dass Sie den Einsatz von Technologien nicht mehr umgehen können.

Die oben aufgeführten Gründe zeigen, warum die Umsetzung von digitalen Unternehmensabläufen sinnvoll ist. Wenn Sie sich dazu entschließen, in Ihrem Betrieb Geschäftsprozesse zu digitalisieren, profitieren Sie von vielen Vorteilen. Sie können…

… Ihre Flexibilität erhöhen.
… Ihre Prozesse beschleunigen.
… Ihren Zeitaufwand verringern.
… Ihre Ausgaben senken.
… Ihren Arbeitsaufwand reduzieren.

Mithilfe digitaler Tools vereinfachen Sie Arbeitsabläufe und automatisieren standardisierte Aufgaben. So können auch neue Mitarbeiter flexibel und ohne umfassende Vorkenntnisse bestimmte Aufträge bearbeiten. Zudem können Sie sich mit Ihrem Betrieb besser an Marktveränderungen anpassen.

Indem Sie zu zentralen Softwarelösungen übergehen und digitale Workflows integrieren, lassen sich viele Aufgaben mit wenigen Klicks erledigen. Mithilfe einer Digitalisierungsstrategie wandeln sie manuelle Arbeitsabläufe zudem in schnellere, automatische Workflows um. Durch diese Prozessoptimierungen sparen Sie sowohl Zeit als auch Geld. Die eingesparte Zeit und Energie können Ihre Mitarbeiter in komplexere Aufgaben investieren.

Für Sie als Unternehmer sollen getroffene Maßnahmen natürlich immer den besten Effekt auf Ihre Firma haben. Daher sind die Ziele der Automatisierung von Betriebsabläufen von großer Bedeutung. Folgende Ziele können Sie durch die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse erreichen:

• Zusammenarbeit festigen: Indem Sie übergreifende Softwareanwendungen einsetzen, sorgen Sie für eine effizientere Kooperation Ihrer Mitarbeiter. Außerdem sind die Arbeitsabläufe für alle Teammitglieder schlüssig und nachvollziehbar. Mit digitalen Möglichkeiten für Benachrichtigungen oder Dokumentenaustausch arbeiten Ihre Beschäftigten effektiver. Dies gilt gerade auch bei unterschiedlichen Standorten.
• Wettbewerbsfähigkeit steigern: Aufgrund der verkürzten Prozesse können Sie mehr Zeit in die Markt- und Wettbewerbsanalyse investieren. Ein regelmäßiger Blick auf Ihre Mitbewerber zeigt Ihnen Verbesserungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen auf.
• Kundenbetreuung stärken: Die Zeit, die Ihre Mitarbeiter bisher in manuelle Arbeitsabläufe aufwenden mussten, können sie nun in eine umfassendere Kundenbetreuung investieren. Auf diese Weise stellen Sie eine hohe Kundenzufriedenheit bzw. Kundenbindung sicher.
• Produkt oder Dienstleistung verbessern: Ihre hergestellten Produkte bzw. Ihre angebotene Dienstleistung stellen das Herz Ihres Unternehmens dar. Für jedes Unternehmen ist es wichtig, das Angebot immer wieder zu verbessern und den aktuellen Trends anzupassen. Durch digitalisierte und optimierte Geschäftsprozesse haben Sie künftig mehr Zeit, um sich auf Ihr Warensortiment bzw. Leistungs-Portfolio zu konzentrieren. 

Die Automatisierung der Abläufe in Ihrem Unternehmen bringt Ihnen zwar viele Vorteile und amortisiert die zu leistenden Investitionen innerhalb kurzer Zeit. Jedoch bedeutet diese Umstellung auch eine zusätzliche Herausforderung für Ihren Betrieb, denn Ihr tägliches Geschäft läuft weiter. Daher ist es wichtig, dass Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse im Voraus genau planen und nach einem Konzept strukturieren.

Diese einzelnen Schritte könnten folgendermaßen aussehen:

1. Mitarbeiter einbinden: Zuerst geht es darum, Ihr Vorhaben an Ihre Beschäftigten zu kommunizieren. So wissen alle Angestellten, womit sie rechnen müssen und können sich schon im Vorfeld darauf einstellen.
2. Übersicht der zu optimierenden Prozesse anfertigen: Erstellen Sie eine Liste von Prozessen, bei denen Optimierungsbedarf besteht und bei denen eine Digitalisierung möglich ist. Beziehen Sie hier Ihre Mitarbeiter ein, denn diese wissen meist am besten, wo im Arbeitsalltag der Schuh drückt.
3. Kosten-Nutzen-Analyse durchführen und priorisieren: Bewerten Sie die in Schritt 2 festgestellten Abläufe. Stellen Sie dazu die gewünschten Verbesserungen den zu erwartenden Kosten für die Umstellung gegenüber (z.B. für Software und Schulungen). Anhand der so gewonnen Erkenntnisse können Sie die Abläufe, die Sie digitalisieren möchten, entsprechend priorisieren.
4. Vorgehen planen: Bringen Sie die Abläufe in eine Reihenfolge, nach der Sie die Digitalisierung durchführen möchten. Es empfiehlt sich, mit denjenigen Prozessen anzufangen, die Ihnen einen möglichst großen Nutzen bringen und einen überschaubaren Aufwand verursachen. So erleben Ihre Mitarbeiter direkt die Vorteile der Digitalisierung, wodurch die Unterstützung im Betrieb wächst. Zerlegen Sie die Gesamtprozesse in kleinere Prozessschritte und planen Sie die zeitlichen Abläufe der einzelnen Schritte.
5. Umsetzung angehen: Lassen Sie sich von externen Partnern bei der Auswahl der Softwarelösungen und der digitalen Transformation unterstützen. Arbeiten Sie eine Abteilung nach der anderen ab und erledigen Sie nicht zu viel auf einmal. Entscheiden Sie sich für Lösungen, die Ihren individuellen betrieblichen Gegebenheiten entsprechen.
6. Evaluation einkalkulieren: Nach den ersten Wochen der aktiven Anwendung geht es darum, den Erfolg Ihrer Prozessautomatisierung zu messen: Hat die digitale Umwandlung die geplanten Ziele erreicht? Welche Vorgänge sollten weiter optimiert werden?
7. Softwarelösung anwenden und pflegen: Das beste System bringt nichts, wenn Sie es nicht nutzen und kontinuierlich mit allen notwendigen Daten befüllen. Sie sollten darauf achten, dass die digitalen Prozesse „gelebt“ werden und die entsprechenden Unterlagen auch wirklich digital bearbeitet und gespeichert werden.

Viele Unternehmer stellen sich die Frage, für welche Abteilungen denn eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen überhaupt infrage kommt - hier sind einige Beispiele: 

• Rechnungswesen: Sowohl für das betriebseigene Controlling als auch für die Finanzbuchhaltung ist es notwendig, dass Ihre Mitarbeiter alle finanziellen Abläufe während des Geschäftsjahres korrekt und vollständig dokumentieren. Eine übersichtliche und gesetzeskonforme Datenhaltung ist hier unerlässlich. Aus diesem Grund ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gerade im Rechnungswesen von Vorteil. Indem Sie Dokumente digitalisieren, können diese zentral gespeichert werden und stehen den entsprechenden Mitarbeitern auf Knopfdruck zur Verfügung.
• Buchhaltung: Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware können Sie Ihre gesamten Buchhaltungsprozesse automatisiert anstoßen und abwickeln. Wenn Sie auf diese Weise Ihre Buchhaltung digitalisieren, profitieren Sie nicht nur von einer erhöhten Rechtssicherheit, sondern auch von einer höheren Verfügbarkeit der Daten und deutlichen Kostensenkungen. Im Bereich der Rechnungsstellung und -verarbeitung sind digitale Prozesse ab dem 1. Januar 2025 mit der E-Rechnungspflicht sogar vorgeschrieben.
• Logistik: Für die Herstellung von Produkten benötigen Sie in der Fertigung ganz unterschiedliche Bestandteile. Damit der Bestand hinsichtlich aufgebrauchter Baukomponenten und neuen Bestellungen jederzeit korrekt ist, lohnt es sich, mit einer digitalen Eingangs- und Ausgangslogistik zu arbeiten. Damit sorgen Sie für eine effiziente Lagerverwaltung.

Die aufgeführten Bereiche zeigen Ihnen eine Auswahl an möglichen Unternehmensbereichen auf, in denen eine Automatisierung stattfinden kann. Berücksichtigen Sie bei der digitalen Prozessoptimierung auch immer das Profil Ihres Unternehmens. Wenn Sie Ihre individuellen Geschäftsprozesse so digitalisieren, dass sie weiterhin zu Ihrer Firma, Ihren Mitarbeitern und deren Arbeitsabläufen passen, werden Sie die maximalen Vorteile für Ihren Betrieb daraus ziehen.