Digitale Transformation in Unternehmen: Was bedeutet der digitale Wandel für Betriebe?

Um die Entstehung des digitalen Wandels zu verstehen, muss zunächst zwischen „Digitalisierung“ und „digitaler Transformation in Unternehmen“ differenziert werden. Die Digitalisierung bezeichnet die Umwandlung analoger in digitale Daten. Sie legte den Grundstein für die digitale Transformation, welche ganz verschiedene Bereiche umfasst:

• Schreiben von E-Mails
• private Nutzung des Internets mithilfe von PCs und Laptops Möglichkeit, Produkte online zu bestellen
• Förderung von Online-Marketing und -Shopping

Neben den genannten Beispielen gibt es viele weitere Beispiele dafür, wie digitale Technologien Einzug in die breite Gesellschaft finden.

Nachdem diese und ähnliche Prozesse in immer mehr Bereichen des Alltags etabliert wurden, geht es mittlerweile darum, smarte Lösungen für Probleme zu finden. Die Automatisierung und Vereinfachung möglichst vieler Prozesse steht dabei im Fokus. Grund dafür ist unter anderem, dass Kunden mehr Bequemlichkeit von Unternehmen einforderten.

Ein Beispiel für eine solche digitale Transformation in Unternehmen findet sich in Onlineshops: Augmented Reality (AR) ermöglicht es Nutzern, über den Bildschirm ihres Smartphones virtuelle Produkte in ihrer Umgebung zu platzieren. Beispielsweise können sie auf diese Weise testen, welche Couch am besten in das eigene Wohnzimmer passt.

ERP-Systeme bilden praktisch das Gehirn der digitalen Transformation in Unternehmen. Sie greifen in sämtliche Unternehmensbereiche ein und nutzen dabei alle Kernprozesse die zur Unternehmensführung notwendig sind – etwa Personalwesen, Finanzwesen, Logistik etc. – um diese in ein einziges System zu integrieren. Dadurch können Unternehmen unglaublich viel Zeit und Kosten sparen.

Cloud-Systeme ermöglichen die einfache Verwaltung von Systemen, Daten, Dokumenten und Anlagen. Durch sie können Mitarbeiter beispielsweise von verschiedenen Standorten aus jederzeit auf die Informationen zugreifen, die Sie benötigen, und Letztere mit anderen teilen.

KI und Algorithmen für maschinelles Lernen helfen Firmen dabei, Daten besser zu verstehen und für sich zu nutzen. Als Teil der digitalen Transformation in Unternehmen ermöglichen Sie es Führungskräften schnell zu handeln, wenn durch technische Analysen beispielsweise Risiken, Schwächen oder Chancen erkannt werden.

Wenn Sie digitale Transformation gestalten möchten, dürfen Sie dabei eines nicht vergessen: Es geht nicht darum, Ihre Produkte oder Dienstleistungen grundlegend zu verändern. Vielmehr liegt der Fokus darauf, wie Sie in Zukunft wirtschaften und mit Ihrer Umgebung zusammenarbeiten möchten.

Um sich der Umsetzung von digitaler Transformation im Unternehmen zu nähern, sollten Sie sich mit einer Reihe von Themen beschäftigen:

Design Thinking bezeichnet eine Strategie zur digitalen Transformation in Unternehmen. Es handelt sich dabei um eine Methode, bei der die Bedürfnisse und Wünsche von Kunden bei der Entwicklung neuer Ideen und Lösungen im Mittelpunkt stehen. Wichtig ist es, in einem multidisziplinären Team zu arbeiten, um alle Aspekte eines Problems zu beleuchten. Außerdem steht die schnelle Testung eines Prototyps im Vordergrund: Einer der Erfolgsfaktoren von digitaler Transformation ist es folglich, die jeweilige Zielgruppe im gesamten Prozessdesign zu integrieren.

Wenn Sie Design Thinking bei der digitalen Transformation Ihrer Produkte und Prozesse verwenden wollen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Definieren Sie das Problem bzw. die Ausgangssituation; z.B. wollen Sie mit digitalen Speisekarten Ihren Kunden ein neues Bestellerlebnis bieten.
2. Beobachten Sie Ihre Kunden und verstehen Sie deren Bedürfnisse, um später die optimale Lösung für sie zu finden: Was würden die Kunden bei der digitalen Bestellung erwarten? Welche Hürden müssen sie überwinden?
3. Schaffen Sie eine Synthese zwischen dem Problem und den Kundenbedürfnissen: Wie nutzen Ihre Kunden die digitale Speisekarte?
4. Entwickeln Sie daraus konkrete Ideen: Wie könnte die ideale Speisekarte aussehen?
5. Erstellen Sie einen Prototyp bzw. modellieren Sie die Lösung für den Einsatz bei Ihren Kunden.
6. Starten Sie den ersten Testlauf mit Ihren Kunden.

Digitale Transformation in Unternehmen muss zwingend von der Führungsebene einer Organisation gelebt und gefördert werden. Das heißt, Sie als Unternehmer und Führungskraft sind gefragt. Change Management bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die anstehenden Veränderungen für Mitarbeiter in allen Abteilungen klar und verständlich sind. Sorgen Sie mit einer transparenten Kommunikation auf Augenhöhe dafür. Für den Erfolg der digitalen Transformation muss Ihre Unternehmenskultur stimmen: Hören Sie auf die Ideen, Meinungen und Probleme der Mitarbeiter und nehmen Sie diese ernst. Betrachten Sie den Veränderungsprozess stets als Gemeinschaftsaufgabe.

Eine Transformation sollte nie aus Zwang heraus geschehen. Bereiche, die gut funktionieren, können Sie guten Gewissens beibehalten. Dabei sollten Sie aber auch immer die Zukunft im Augen behalten: Planen Sie beispielsweise die ganzheitliche Analyse Ihrer Produktionsprozesse ein. Das hilft Ihnen zu verstehen, was Sie verändern könnten, um Kosten einzusparen oder die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser zu bedienen. An dieser Stelle werden Sie merken, dass Sie eventuell ganze Geschäftsbereiche neu denken oder grundlegende Innovationen vorantreiben müssen.

Die Entwicklung und Auswirkungen von digitaler Transformation werden in der Gesellschaft und Wirtschaft stark diskutiert. Es ist daher wichtig für Unternehmer, die Hürden und Chancen der digitalen Transformation zu kennen, um auf Fragen von Mitarbeitern antworten zu können.

Die Digitalisierung in Unternehmen greift in so gut wie alle Bereiche ein. Dabei kann sie eine ganze Reihe von Vorteilen bieten, wenn die Transformation gezielt und vorausschauend vorangetrieben wird. Erfolgsfaktoren digitaler Unternehmen sind beispielsweise:

1. Gewinnmaximierung, indem Sie Daten und automatisierte Geschäftsprozesse für grundlegende Entscheidungen nutzen.
2. Erhöhte Flexibilität, indem Sie wandelbare Technologien einsetzen.
3. Mitarbeitermotivation, indem Sie diese in die Transformation einbinden.
4. Begeisterung neuer und bestehender Kunden, weil Sie Innovationen etablieren.
5. Steigerung der Reputation, weil sie als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden.
6. Verkürzung der Entwicklungszeit, da neue Produkte schneller zur Marktreife kommen.
7. Verbesserung der Qualität, sowohl im Hinblick auf Produkte als auch auf den Service.

Die Transformation geht allerdings auch mit gewissen Risiken einher. Dazu gehören beispielsweise:

1. Fortlaufende Prozesse, die viele Ressourcen beanspruchen.
2. Grundlegende Veränderung erforderlich, die die gesamte Unternehmenskultur betrifft.
3. Steigende Kosten: zumindest zu Beginn ist digitale Transformation kostspielig aufgrund der Einführung neuer Technologien und Prozesse.
4. Zeitintensiver Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern.
5. Umgestaltung der Arbeit: dies betrifft sowohl Arbeitsstellen als auch Arbeitsweisen.

Haben Sie sich dazu entschieden, die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranzutreiben, ist der erste Schritt bereits getan.

Auch wenn sich der genaue Prozess je nach Betrieb unterscheidet, können die fünf Phasen oder Bausteine der digitalen Transformation in Unternehmen wie folgt aussehen:

1. Analyse des Status quo: Wie bei jeder Veränderung ist es ratsam, sich zunächst den Status quo eines bestimmten Prozesses oder Ihres gesamten Unternehmens anzuschauen. Das Reifegradmodell der digitalen Transformation hilft Ihnen dabei zu verstehen, wie digital Ihr Unternehmen bereits ist. Überprüft werden dabei je nach Anwendung Aspekte wie die technologische Ausstattung, Prozessgestaltung und Kundenerfahrung. Fragen Sie sich konkret: Welche Prozesse werden aktuell noch analog abgewickelt und könnten digitalisiert werden? Die Bandbreite ist groß: von Kundenmanagementsystemen, die Ihnen z. B. dabei helfen, Kundendaten schnell aufrufbar zu machen bis zu automatisierten Onlinebuchungs- und Reservierungstools für Hotels oder Restaurants.
2. Formulierung der Ziele: Nachdem Sie sich den aktuellen Digitalisierungsstand näher angeschaut haben, ist es an der Zeit, konkrete Ziele für Ihr Transformationsvorhaben zu formulieren. Fokussieren Sie sich auf einen bestimmten Bereich und definieren Sie, was Sie auf welche Weise erreichen möchten. Wichtig dabei ist, dass Sie SMART-Ziele festlegen. Das steht für: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
3. Erstellung einer Strategie inkl. Handlungsempfehlungen: An dieser Stelle orientieren Sie sich an Ihren Zielen und leiten daraus eine konkrete Strategie ab. Unabhängig davon, ob die Optimierung eines Prozesses (z. B. die digitale Datenpflege Ihrer Friseurkunden) oder neue Geschäftsmodelle (z. B. das Etablieren eines Lieferservices mithilfe einer Online-Bestellsoftware) im Vordergrund stehen – bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens benötigen Sie einen klaren Aktionsplan. Konkrete Handlungsempfehlungen gehören dazu. Lassen Sie sich außerdem von Vorreitern auf Ihrem Markt inspirieren und schauen Sie, welche Systeme und Wege andere Unternehmen anwenden.
4. Digitale Umsetzung der Transformation in Unternehmen: Bei der Umsetzung Ihres Vorhabens sollten Sie sich an agilen Projektmanagementmethoden bedienen, die Sie und Ihr Team dabei unterstützen, so effizient wie möglich zu arbeiten. In dieser Phase, aber auch schon zu Projektbeginn, nutzen Unternehmen gerne professionelles Consulting. Unternehmensberatungen können für die digitale Transformation wertvolle Tipps und Denkanstöße liefern.
   Halten Sie außerdem Ausschau nach Förderprogrammen: Oftmals wird die Beratung für digitale Transformation vom Staat oder anderen Institutionen finanziell gefördert.
5. Ausleben einer neuen Unternehmenskultur: Digitale Transformation kann im Unternehmen erst Früchte tragen, wenn sie auch nach der ersten Umsetzungsphase von allen Mitarbeitern und Führungskräften sowie im Service und der Kommunikation weiterhin aktiv betrieben wird. Wichtig ist es dabei, sie als sich ständig wandelnden Prozess zu begreifen und dabei regelmäßig auf neue Industrieentwicklungen und Kundenbedürfnisse zu reagieren. Daher ist digitale Transformation kein in sich geschlossenes Projekt, sondern bedarf ständiger Wiederholung und Optimierung.