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Analoge und digitale Kommunikation: Eine Definition
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen digitaler und analoger Kommunikation. Der österreichische Philosoph Paul Watzlawick legte in den 1960er-Jahren im vierten der fünf Axiome der Kommunikation dar, was digitale Kommunikation ist.
- Digitale Kommunikation: Laut Watzlawick vermitteln die digitalen Modalitäten der Kommunikation den Inhalt eines Zusammenhanges. Dafür verwenden sie Sprache, Schriftzeichen und Symbolik.
- Analoge Kommunikation: Die analoge Kommunikation verleiht der Botschaft eine Bedeutung oder Wertung. Beispiele für analoge Kommunikationsmittel sind die Gestik, Mimik und Tonalität sowie das Verhalten einer Person.
Definition
Interne und externe Kommunikation
Während es bei der internen Kommunikation um die Verständigung innerhalb eines Unternehmens oder zwischen Geschäftspartnern geht, gehören zur externen Kommunikation Bereiche wie Öffentlichkeitsarbeit und Marketing. Hier geht es darum, Reichweite zu generieren, Unternehmen und Personen bekannt zu machen und Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen.
Wie beeinflusst digitale Kommunikation unsere Sprache?
Kommunikation im Zeitalter der Arbeit 4.0 steht nicht nur für die Verschiebung des Austausches auf elektronische Kommunikationsmedien. Die Digitalisierung der Unternehmenskommunikation mit Mobilfunk und Internet hat auch Auswirkungen auf unsere Sprache:
Abkürzungen
Abkürzungen wie „LG“ für „Liebe Grüße“ nutzen Sie vielleicht auch selbst. Da digitale Kommunikationsmittel wie Instant-Messaging-Dienste und Social Media beliebter werden, werden dort auch Abkürzungen immer häufiger verwendet.
Floskeln
Digitale Kommunikationskanäle bewirken, dass Menschen ständig erreichbar sind. Dies geht mit Floskeln wie „Hast du mal 'ne Minute?“ einher: Chatnachrichten und E-Mails können Arbeits- und Gedankenprozesse jederzeit unterbrechen.
Anglizismen
Anglizismen sind Wörter oder Phrasen, die aus dem Englischen ins Deutsche übernommen wurden. In der digitalen Unternehmenskommunikation finden sich typische Anglizismen wie Feedback, Brainstorming oder Mindset.
Wortneuschöpfungen
Zusammen mit Anglizismen entstehen auch immer mehr Wortneuschöpfungen. In der digitalen Kommunikation und im Marketing sind das beispielsweise Begriffe wie „twittern“ oder „googeln“.
Veränderung der Grammatik und Rechtschreibung
Kommunikation, die digital abläuft, resultiert meist in kürzeren, vereinfachten Sätzen. Abhängig vom Gesprächspartner wird auf Instant-Messaging-Diensten die korrekte Grammatik, Rechtschreibung und Interpunktion oft nicht beachtet. Grund dafür ist der schnelle Nachrichtenaustausch.
Informellerer Umgangston
All diese Veränderungen bewirken, dass Kommunikation informeller wird. Entscheidend ist letztlich aber, auf welcher Ebene der Austausch stattfindet: Sicherlich ist die Kommunikation mit einem Neukunden formeller als mit einem Mitarbeiter. Zudem sind einige Branchen traditioneller als andere: zum Beispiel ein Versicherungsunternehmen im Vergleich zu einer Marketingagentur. Schließlich wird der informellere Umgangston dadurch gefördert, dass sich im geschäftlichen Kontext häufiger geduzt wird.
Vor- und Nachteile digitaler Kommunikation
Digitale Technologien haben den Austausch innerhalb eines Unternehmens und zwischen Geschäftspartnern radikal verändert. Doch welche Chancen und Risiken birgt diese Entwicklung? Eine Gegenüberstellung der Vorteile und Nachteile der digitalen Kommunikation gibt Aufschluss:
Vorteile der digitalen Kommunikation
Die Vorteile digitaler Unternehmenskommunikation sind vielseitig. Entscheidend für Unternehmen sind vor allem Kosten- sowie Zeitersparnis, aber auch folgende:
Schnellerer Informationsaustausch und bessere Erreichbarkeit
Mit digitalen Kommunikationstools können Sie Informationen und Daten schneller austauschen. Dies erleichtert Geschäftsprozesse sowie Datenanalysen und ermöglicht nahtlose Abläufe.
Microsoft Teams und Slack sind Beispiele für digitale Kommunikationskanäle, die die Erreichbarkeit verbessern. Neben Telefonaten haben Sie auch die Möglichkeit, digitale Kommunikationsformen wie Instant-Messaging-Dienste oder Videotelefonie zu nutzen.
Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit
Auch im Homeoffice steht effizienten Kooperationen nichts im Wege. Digitale Unternehmenskommunikation machte die Notwendigkeit der physischen Anwesenheit obsolet. Dies gilt auch für Kommunikationsprozesse wie Beratungen oder Strategieplanungen. Da lange Anfahrten und der Berufsverkehr wegfallen, können Sie Ihre Zeit besser einteilen – Stichwort „Work-Life-Balance“.
Schnellere Terminabstimmung und effizientere Zeiteinteilung
Tools zur Online-Terminvergabe ermöglichen eine geordnete und schnelle Terminabstimmung. Dank solcher Software-Applikationen müssen Sie Terminkalender nicht mehr manuell abgleichen und die Terminabstimmung nicht mehr absprechen.
Nachteile der digitalen Kommunikation
Die digitale Kommunikation bringt allerdings auch einige Nachteile mit sich. Zum Beispiel besteht ein größeres Risiko, dass Informationen im Durcheinander des digitalen Kosmos verlorengehen.
Fehlen der persönlichen Kommunikation und unvollständige Informationen
In E-Mails und Chats fehlen analoge Kommunikationsmerkmale wie Gestik und Mimik, wodurch es einfacher zu Missverständnissen und Auseinandersetzungen kommen kann.
Eine besondere Eigenschaft der digitalen Unternehmenskommunikation ist, dass Inhalte meist kürzer sind. In persönlichen Gesprächen können Sie mehr Fragen stellen und Sachverhalte detaillierter besprechen. Wenn Sie auf digitaler Ebene kommunizieren, besteht die Gefahr, dass Informationen unvollständig und unpräzise übermittelt werden.
Störung der Work-Life-Balance
Das Wesen der digitalen Kommunikation kann auch die Work-Life-Balance stören: Durch die ständige Erreichbarkeit tendieren Sie dazu, Ihre E-Mails auch am Wochenende zu lesen und zu beantworten.
Tipp
Klare Regeln kommunizieren
Ganz gleich, ob Sie mit Ihrem Team oder mit Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren: Sie sollten Grundlagen für Ihre Kooperationen definieren, damit die digitale Unternehmenskommunikation sowie die Kundenkommunikation keine negativen Auswirkungen auf Ihr Stresslevel oder Privatleben hat. Eckpunkte sind beispielsweise Kernarbeitszeiten und gelegentliche persönliche Treffen zur Stärkung des menschlichen Miteinanders.
Digitale Kommunikation: Beispiel für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Sie sehen, dass digitale Kommunikation sowohl Vor- als auch Nachteile hat. Schwachstellen können Sie mithilfe von Strukturen, die effiziente und reibungslose Prozesse ermöglichen, ausbessern. Möchten Sie zum Beispiel ein neues Kommunikationstool in einem mittelständischen Unternehmen einführen, sollten Sie alle Mitarbeiter und Führungskräfte einbeziehen.
Wie schnell ein Team mit neuen Technologien umgehen kann, hängt oft von dem Alter der Mitarbeiter ab. Daher sollten Sie auch bei technischen Schwierigkeiten oder fehlendem Know-how Ihre Mitarbeiter motivieren und stets Ihre Unterstützung anbieten. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Langsam anfangen
Nehmen Sie sich zu Beginn nicht zu viel vor. Starten Sie am besten mit nur einem neuen Tool zur digitalen Unternehmenskommunikation, mit dem sich beispielsweise die Marketingabteilung über neue Angebote austauschen kann. Nach erfolgreicher Integration dieses Tools können Sie die digitale Kommunikationsstrategie allmählich auf weitere Kanäle ausweiten.
Selbstbestimmtheit und Verantwortungsgefühl fördern
Es ist wichtig, Mitarbeitern genügend Freiräume zu gewähren, um ein neues Kommunikationstool auszutesten. Demnach sollten Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden können, für welche Arbeitsabläufe und auf welche Weise sie von der digitalen Kommunikation Gebrauch machen möchten. Koppeln Sie außerdem die Nutzung des Tools an Ziele und Chancen. Zum Beispiel könnte ein neues Verwaltungsprogramm mehr Neukunden einbringen und somit die Provisionen erhöhen. Dies fördert das Verantwortungsgefühl.
Schulungen organisieren
Abhängig von der Komplexität des neuen Kommunikationstools und dem Umgang der Mitarbeiter mit digitalen Technologien könnten Sie Schulungen anbieten: Hilfestellungen in Form von Demo-Versionen, Webinaren oder Präsentationen beschleunigen die Implementierung der digitalen Kommunikationsstrategien.
Technische Ausstattung gewährleisten
Erwarten Sie von Ihrem Team mehr Videocalls mit potenziellen Neukunden oder Geschäftspartnern zu führen, muss die technische Ausstattung bereitstehen – funktionelle Laptops und PCs mit einer qualitativen Webcam sowie einer funktionierenden Sprachein- und -ausgabe sind hier das Minimum.
Wöchentliche Gesprächsrunden anbieten
Besonders im Anfangsstadium bieten sich wöchentliche Gesprächsrunden an, in denen die Mitarbeiter über ihre Erfahrungen und Herausforderungen mit dem neuen Kommunikationstool sprechen können. Das ist eine gute Gelegenheit, um Fragen zu klären und Schwachstellen zu erkennen.
Gemeinsame Lösungen schaffen
Bei Problemen mit dem Tool zur digitalen Unternehmenskommunikation sollten Sie gemeinsame Lösungen wie spezifische Workshops finden. Es könnte sich auch herausstellen, dass es nicht zum Unternehmen passt, da beispielsweise bestimmte Funktionen fehlen oder Prozesse verkompliziert werden. In diesem Fall sollten Sie Ihre Strategie überdenken und zu einem anderen Tool greifen.
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Projektmanager für digitales Kommunizieren einsetzen
Die Einführung eines neuen Kommunikationstools muss wie ein Projekt geplant und begleitet werden. Um den Prozess zu vereinfachen, könnten Sie für eine begrenzte Zeit einen externen Projektmanager oder jemanden aus Ihrem Team engagieren. Stehen Ihnen genügend Ressourcen zur Verfügung, ist es auch praktisch, einen dauerhaften Projektmanager für digitale Kommunikation zu haben, der neue Anforderungen berücksichtigt und umsetzt.
Beispiele für digitale Kommunikationsmittel
Auf die Einsicht, dass digitale Kommunikation notwendig ist, folgt die Suche nach den richtigen Tools. Im Folgenden haben wir Ihnen eine Übersicht der beliebtesten kostenlosen und kostenpflichtigen Kommunikationstools zusammengestellt.
Kostenlose Kommunikationstools
Kostenlose Kommunikationstools eignen sich gut für den Einstieg, da sie häufig einfacher in der Handhabung sind und keine finanziellen Ressourcen vereinnahmen.
- Slack: Slack ist ein Instant-Messaging-Dienst, bei dem Sie Nachrichten und Dokumente sowie Bilder und Videos in privaten und gemeinsamen Chats teilen können. Sie können die einzelnen Chats nach Projekten oder Abteilungen sortieren und die Software beispielsweise mit Ihrem Kalender oder Tools zur Aufgabenplanung verbinden.
- Google Meet: Mit Google Meet können Sie über eine App oder direkt über den Browser Telefonate und Videocalls mit mehreren Personen gleichzeitig führen. Es eignet sich ideal für regelmäßige Meetings, digitale Workshops oder Präsentationen.
- Microsoft Teams: Auf Microsoft Teams tauschen Sie Texnachrichten aus und führen Telefonate sowie Videocalls. Gleichzeitig erlaubt das Tool seinen Nutzern, parallel an Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen zu arbeiten und sie in gemeinsamen Ordnern zu organisieren.
- Trello: Trello ist ein Tool zur Planung, Erstellung und Zuweisung von Aufgaben. Sie können darin ganze Projekte verwalten, To-dos verteilen und fortlaufend den Bearbeitungsstatus aktualisieren.
Kostenpflichtige Kommunikationstools: Die Allround-Talente
Sind Sie mit den kostenlosen Tools warm geworden und brauchen mehr Funktionen, gibt es auch eine Reihe von praktischen kostenpflichtigen Kommunikationstools.
- Connectteam: Connectteam vereint zahlreiche Funktionen wie die Schichtplanung, Aufgabenverwaltung und Chatfunktion in einer Anwendung. Es gibt sowohl eine kostenlose Basis-Version als auch kostenpflichtige Pakete, bei denen die Preise je nach Funktionsumfang variieren.
- Microsoft Teams: Benötigen Sie mehr Speicherplatz oder möchten mehrstündige Webinare halten, müssen Sie auf die kostenpflichtige Version von Microsoft Teams zurückgreifen. Mit der Premium-Version erhalten Sie auch alle Office-Programme.
- Workplace von Meta: Zu Meta gehören bekannte soziale Netzwerke wie Facebook und Instagram. Workplace ist ein Kommunikationstool, mit dem Sie über Nachrichten, Telefonate und Videoanrufe mit Ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern in Kontakt bleiben. Wie auch in sozialen Netzwerken gibt es hier eine Art Feed, in denen Updates, Informationen oder Fragen gepostet werden können.
- Staffbase: Staffbase ist ein Kommunikationstool und gleichzeitig ein Intranet für Mitarbeiter. Es eignet sich für größere Unternehmen, die nicht nur eine interne Kommunikation ermöglichen, sondern ihre Mitarbeiter gleichzeitig auf dem Laufenden halten wollen.
