Definition
Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Die Umsatzsteuer-ID – auch USt-ID, USt-IdNr oder USt-IdentNr – ist eine Nummer für Unternehmen innerhalb der EU, die mit anderen europäischen Unternehmen außerhalb der eigenen Landesgrenzen Handel betreiben. Sie ist dazu da, seinem Geschäftspartner gegenüber zu bestätigen, dass man tatsächlich Unternehmer ist und nicht zu verwechseln mit der Steuernummer.
Mit einer gültigen USt-ID auf beiden Seiten ist es möglich, Waren und Dienstleistungen im innergemeinschaftlichen Verkehr, also innerhalb des EU-Binnenmarkts, umsatzsteuerfrei für den Verkäufer zu erbringen.
Die USt-ID kann also dabei helfen, dem Finanzamt gegenüber zu bestätigen, dass die Waren und Dienstleistungen umsatzsteuerfrei geliefert werden können. Denn dank dieser Nummer lässt sich der innergemeinschaftliche Güterverkehr eindeutig zuordnen und dokumentieren.
Warum sollte ich die Umsatzsteuer-ID prüfen?
Das Steuerrecht sieht vor, dass die Umsatzsteuer in demjenigen Land gezahlt werden muss, in dem der Leistungsempfänger sitzt.
Die Umsatzsteuer ist die Steuer, die den Staaten innerhalb der EU am meisten Geld einbringt. Allerdings ist sie auch recht anfällig für Betrug und Steuerhinterziehung. Vor allem mit gefälschten USt-IDs lassen sich Kriminelle gerne Waren steuerfrei anliefern. Das ist beispielsweise für Geschäfte auf dem Schwarzmarkt ein beliebtes Betrugsmodell. Aus diesem Grund ist es seit 2010 Pflicht für alle Unternehmen, die USt-ID der Geschäftspartner aus der EU zu prüfen.
Nehmen wir an, Sie sind als Unternehmer in Deutschland tätig und verkaufen eine Ware an ein Unternehmen in Italien, also ins EU-Ausland. Dann dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und der Auftraggeber muss die Umsatzsteuer für die Ware in seinem Land nach den dort geltenden Bestimmungen abführen.
Um eine korrekte Rechnung für die Besteuerung der Umsatzsteuer im innergemeinschaftlichen Verkehr aufzustellen, geben Sie in dieser die gültige USt-IdNr. des Geschäftspartners an – folglich desjenigen, der von Ihnen die Ware oder Dienstleistung kauft.
Als Unternehmer sind Sie hier zu einer Prüfung der USt-ID verpflichtet. Sollten Sie sich ohne Prüfung darauf verlassen, dass Ihr Geschäftspartner eine gültige USt-ID hat, sich später aber herausstellt, dass das nicht der Fall war, drohen Ihnen Steuernachzahlungen.
Im Jahr 2020 fand zudem eine Verschärfung der Regelung durch die sogenannten „EU Quick Fixes“ statt. Dabei handelt es sich um Anpassungen der Regelungen für die Umsatzsteuer bei EU-Geschäften, die unter anderem auch die Überprüfungspflicht der USt-ID enthalten. Diese Prüfung muss mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ erfolgen.
Das heißt konkret: Beim Austausch von Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland sind Unternehmer gut beraten, vorab die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu prüfen.
Wie kann ich die Umsatzsteuer-ID prüfen?
Um die USt-ID abzufragen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
1. Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr Geschäftspartner über eine gültige USt-IdNr. verfügt, können Sie sich an das BZSt wenden. Für Ihre Anfrage sollten Sie folgende Daten bereithalten:
- Ihre eigene Umsatzsteuer-ID
- USt-ID Ihres Geschäftspartners
- Land oder der Staat, in dem der Geschäftspartner steuerlich ansässig ist
Die Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern können Sie auf unterschiedlichen Wegen stellen:
- online auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern
- per Post an die Adresse des Bundeszentralamts für Steuern: Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, Ludwig-Karl-Balzer-Allee 2, 66740 Saarlouis
- per E-Mail über das Kontaktformular auf der Seite des BZSt
- Telefonisch: +49-(0)228-4061222
- über Fax: +49-(0)228-4063801
Einfacher und dauerhafter ist allerdings der Weg einer Mehrfachabfrage über eine elektronische Schnittstelle. Diese XML-RPC-Schnittstelle müssen Sie installieren und mit Ihrem Softwaresystem verbinden. So erhalten Sie direkten Zugang zum BZSt.
Über diese Schnittstelle können Sie dann alle USt-IDs ohne großen Aufwand überprüfen. Sie müssen die Daten nicht mehr neu eingeben, da sie bereits in der Datenbank vorhanden sind.
Allerdings lässt sich über das BZSt kein USt-ID-Check für Unternehmen aus Deutschland durchführen. Dies ist aber auch nicht nötig, wenn Sie Ihre Geschäfte von Deutschland aus führen.
Tipp
Mit Ihrer Lexware Software geht die Prüfung noch schneller
Wenn Sie eine Software-Lösung von Lexware einsetzen, können Sie die USt-ID Ihrer Geschäftspartner ganz einfach per Mausklick prüfen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie auf unserer Webseite “Einfache USt-ID-Prüfung mit Software von Lexware”.
2. Anfrage beim MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission
MIAS ist das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem. Im Englischen spricht man hingegen vom VIES, dem VAT-Information Exchange System. Die Abkürzung VAT steht dabei für “Value Added Tax”, also “Mehrwertssteuer” oder “Umsatzsteuer”.
MIAS beziehungsweise VIES ist ein Portal, das die Europäische Union bereitstellt und das einen Zugriff auf die Datenbanken der nationalen Behörden gewährt. Darüber ist auch die elektronische Prüfung der USt-ID bzw. der VAT-ID (oder VAT-Nummer) möglich.
Über MIAS sind aber nur Einzelabfragen erlaubt. Dadurch ist bei mehreren Abfragen der Aufwand entsprechend hoch. Außerdem bietet die Prüfung über MIAS keine umgekehrte Suche an – Sie können also nicht nach der USt-ID eines Unternehmens suchen, sondern nur nach der USt-ID selbst und bekommen dann das Unternehmen zu dieser Identifikationsnummer genannt.
Diese Art der Prüfung der USt-IdNr. hat den Vorteil, dass Sie sofort eine Nachricht erhalten, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Geschäftspartners gültig ist.
Einfache und qualifizierte Bestätigung
Anhand der qualifizierten Prüfung der USt-ID erfahren Sie, ob mit der Identifikationsnummer des anderen Unternehmens alles korrekt ist. In dem Fall bekommen Sie automatisch eine Bestätigung zugesandt. Einmal als E-Mail und zusätzlich auf dem Postweg.
Als Unternehmer haben Sie die Möglichkeit, die USt-ID auf zwei verschiedenen Wegen prüfen zu lassen:
- Einfache Bestätigung: Dabei erhalten Sie lediglich eine Mitteilung darüber, ob die USt-ID aktuell in dem Mitgliedsstaat, der die USt-ID vergeben hat, gültig ist.
- Qualifizierte Bestätigung: Bei dieser Bestätigung prüft die Behörde nicht nur die aktuelle Gültigkeit, sondern äußert sich auch dazu, ob die Daten Ihres Geschäftspartners zur angegebenen USt-ID passen. Das heißt, dass auch Firmenname und Adresse auf Korrektheit überprüft werden.
In der Regel empfiehlt sich eine qualifizierte Bestätigung, weil Sie damit als Unternehmer zweifelsfrei nachweisen können, dass Sie Ihren Pflichten als Kaufmann nachgekommen sind und die USt-ID des Geschäftspartners vorab gründlich geprüft haben.
Grundsätzlich gilt eine Bestätigung außerdem als nachweisliches Dokument und muss für spätere Betriebsprüfungen festgehalten werden.
Zur Dokumentation gehören diese Unterlagen:
- der Bestätigungsbrief
- ein Ausdruck der Bestätigung
- ein Screenshot der Bestätigung per E-Mail oder die Speicherung der E-Mail
- der vom BZSt bei einer Mehrfachanfrage übermittelte Datensatz
Achtung
Bewahren Sie den Nachweis auf!
Bewahren Sie auf jeden Fall die Bestätigung auf und heften Sie diese am besten zu den Rechnungen des jeweiligen Geschäftsvorgangs. Auf diese Weise sollte es keine Probleme geben, wenn das Finanzamt doch einmal nachfragt.
Info
Eigene DE Umsatzsteuer-ID prüfen
Sollten Sie sich fragen, ob Ihre USt-ID gültig ist, können Sie das ebenfalls beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen. Die oben beschriebenen Wege stehen Ihnen auch bei der Abfrage der eigenen USt-ID offen.
Wie häufig sollte man die USt-ID prüfen?
Generell reicht es, die USt-ID vor jedem Auftrag zu prüfen. Das muss aber natürlich nicht bei Bestandskunden sein, die regelmäßig bei Ihnen bestellen. Als Faustregel gilt, dass eine monatliche Überprüfung der USt-ID stattfinden sollte.
Wichtig zu wissen ist, dass die USt-ID nicht ewig an ein Unternehmen gebunden ist. Die Änderung zu einer neuen USt-ID ist zum Beispiel bei einer Umfirmierung fällig. Deshalb ist es immer möglich, dass sich die USt-ID zwischen zwei Aufträgen geändert hat.
Bei einem Umzug innerhalb der Landesgrenzen bleibt die USt-ID erhalten. Wechselt ein Unternehmen aber den Standort in ein anderes Land, muss ebenfalls eine neue USt-ID beantragt werden.
Eine regelmäßige Überprüfung ist also sinnvoll und auch verpflichtend. Besonders bei neuer Kundschaft bietet sich an, die USt-ID vorerst bei jedem neuen Auftrag zu überprüfen, um Betrug vorzubeugen. Entwickelt sich eine Stammkundschaft, können Sie dieser in der Regel mehr vertrauen und es reicht eine Überprüfung im Monat.
Brauchen Kleinunternehmer eine USt-ID?
Im Wesen des Kleinunternehmertums ist verankert, dass Sie auf ihre Umsätze keine Umsatzsteuer zahlen müssen. Nun könnte man sich als Kleinunternehmer fragen, ob man dazu verpflichtet ist, eine USt-IdNr. für Waren oder Dienstleistungen, die ins EU-Ausland geliefert werden sollen, zu beantragen.
Möchte der Kleinunternehmer beispielsweise Waren durch E-Commerce mit Plattformen wie Etsy oder Amazon ins EU-Ausland verkaufen, braucht er eine gültige USt-ID. Diese Nummer zu beantragen, kann auch aus einem anderen Grund sinnvoll sein: Es ist möglich, die USt-ID statt der eigenen Steuernummer auf der Rechnung anzugeben.
Wer seine Steuernummer nicht mitteilen möchte, kann also auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zurückgreifen und sich mit dieser als Angabe auf seiner Rechnung ausweisen.
Wie kann ich eine USt-IdNr. beantragen?
Um Waren oder Dienstleistungen ins EU-Ausland liefern zu können, brauchen Sie eine USt-ID. Denn auch Ihre USt-IdNr. gehört zu den Angaben, die unbedingt auf die Rechnung gehören, damit der innergemeinschaftliche Güterverkehr umsatzsteuerfrei erfolgen kann.
Ihre eigene USt-IdNr. können Sie auf verschiedenen Wegen beantragen:
- Online: Beim Bundeszentralamt für Steuern finden Sie einen Online-Antrag. Diesen Antrag füllen Sie mit den Angaben zu Ihrem Unternehmen aus. Danach warten Sie darauf, dass das BZSt Ihnen Ihre USt-IdNr. mitteilt.
- Schriftlich: Falls Sie lieber den herkömmlichen Weg gehen möchten, können Sie die USt-ID auch schriftlich beantragen. Dazu richten Sie ein Schreiben an das Bundeszentralamt für Steuern, das neben der Bitte nach Zuweisung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer folgende Angaben enthält:
- Ihren Namen
- Ihre Anschrift
- Steuernummer für Ihre unternehmerischen Tätigkeiten
- Bundesland, in dem Ihr Unternehmen gemeldet ist
- zuständiges Finanzamt
- Rechtsform des Unternehmens
Nach einiger Zeit teilt Ihnen das Bundeszentralamt für Steuern Ihre USt-ID mit, die Sie zukünftig auf Ihren Rechnungen angeben können.
Die USt-IDs der EU-Mitgliedsstaaten
Die EU-Mitgliedstaaten haben alle ihre eigenen USt-IDs. Das System gleicht sich aber stark. Die USt-ID beginnt immer mit einem Länderkürzel aus zwei Buchstaben und wird gefolgt von einer Ziffernfolge. Die Länge der USt-ID ist aber unterschiedlich und hängt vom Mitgliedsstaat ab.
Hier finden Sie eine Tabelle mit den Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der einzelnen EU-Staaten:
| Länderkennzeichen | Mitgliedsstaat | Aufbau | Beispiel |
|---|---|---|---|
| AT | Österreich | Ein U gefolgt von einem Block mit 8 Ziffern | ATU12345678 |
| BE | Belgien | 1 Block mit 10 Ziffern | BE1234567890 |
| BG | Bulgarien | 1 Block mit 9 Ziffern oder 1 Block mit 10 Ziffern | BG123456789(0) |
| CY | Zypern | 1 Block mit 8 Ziffern gefolgt von einem Buchstaben | CY12345678A |
| CZ | Tschechische Republik | 1 Block mit 8, 9 oder 10 Ziffern | CZ12345678(9)(0) |
| DE | Deutschland | 1 Block mit 9 Ziffern | DE123456789 |
| DK | Dänemark | 1 Block mit 8 Ziffern | DK12345678 |
| EE | Estland | 1 Block mit 9 Ziffern | EE123456789 |
| EL | Griechenland | 1 Block mit 9 Ziffern | EL123456789 |
| ES | Spanien | 1 Block mit 9 Ziffern, bei dem aber der erste und/oder letzte ein Buchstabe sein müssen | ESX1234567X |
| FI | Finnland | 1 Block mit 8 Ziffern | FI12345678 |
| FR | Frankreich | 1 Block mit 2 Ziffern oder Buchstaben und 1 Block mit 9 Ziffern | FRAB123456789 |
| HR | Kroatien | 1 Block mit 11 Ziffern | HR12345678901 |
| HU | Ungarn | 1 Block mit 8 Ziffern | HU12345678 |
| IE | Irland | 1 Block mit 8 Ziffern oder 1 Block mit 9 Ziffern | IE12345678(9) |
| IT | Italien | 1 Block mit 11 Ziffern | IT12345678901 |
| LT | Litauen | 1 Block mit 9 Ziffern oder 1 Block mit 12 Ziffern | LT123456789(012) |
| LU | Luxemburg | 1 Block mit 8 Ziffern | LU12345678 |
| LV | Lettland | 1 Block mit 11 Ziffern | LV12345678901 |
| MT | Malta | 1 Block mit 8 Ziffern | MT12345678 |
| NL | Niederlande | 1 Block mit 12 Ziffern, Buchstaben und den Zeichen + oder * (die letzten beiden Zeichen sind immer Zahlen) | NL123456789A12 |
| PL | Polen | 1 Block mit 10 Ziffern | PL1234567890 |
| PT | Portugal | 1 Block mit 9 Ziffern | PT123456789 |
| RO | Rumänien | 1 Block mit 2 bis 10 Ziffern | RO12(34567890) |
| SE | Schweden | 1 Block mit 12 Ziffern | SE123456789012 |
| SI | Slowenien | 1 Block mit 8 Ziffern | SI12345678 |
| SK | Slowakei | 1 Block mit 10 Ziffern, beginnt immer mit 10, 20 oder 40 | SK1034567890 |
| XI | Nordirland | 1 Block mit 9 Ziffern | XI123456789 |
Nordirland hat eine gewisse Sonderstellung, da das Land aufgrund des Brexits eigentlich kein Teil mehr der EU ist, aber durch das Nordirland-Protokoll im europäischen Binnenmarkt verblieb.
