USt-IdNr. abfragen: Was sollten Unternehmer beachten?

Die USt-ID kann also dabei helfen, dem Finanzamt gegenüber zu bestätigen, dass die Waren und Dienstleistungen umsatzsteuerfrei geliefert werden können. Denn dank dieser Nummer lässt sich der innergemeinschaftliche Güterverkehr eindeutig zuordnen und dokumentieren.

Das Steuerrecht sieht vor, dass die Umsatzsteuer in demjenigen Land gezahlt werden muss, in dem der Leistungsempfänger sitzt.

Nehmen wir an, Sie sind als Unternehmer in Deutschland tätig und verkaufen eine Ware an ein Unternehmen in Italien, also ins EU-Ausland. Dann dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und der Auftraggeber muss die Umsatzsteuer für die Ware in seinem Land nach den dort geltenden Bestimmungen abführen.

Um eine korrekte Rechnung für die Besteuerung der Umsatzsteuer im innergemeinschaftlichen Verkehr aufzustellen, geben Sie in dieser die gültige USt-IdNr. des Geschäftspartners an - folglich desjenigen, der von Ihnen die Ware oder Dienstleistung kauft.jenigen, der von Ihnen die Ware oder Dienstleistung kauft.

Als Unternehmer sind Sie hier zu einer Prüfung der USt-ID verpflichtet. Sollten Sie sich ohne Prüfung darauf verlassen, dass Ihr Geschäftspartner eine gültige USt-ID hat, sich später aber herausstellen, dass das nicht der Fall war, drohen Ihnen Steuernachzahlungen.

Heißt konkret: Beim Austausch von Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland sind Unternehmer gut beraten, vorab die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu prüfen.

Um die USt-ID abzufragen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

1. Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr Geschäftspartner über eine gültige USt-IdNr. verfügt, können Sie sich an das BZSt wenden. Für Ihre Anfrage sollten Sie folgende Daten bereithalten:

• Ihre eigene Umsatzsteuer-ID
• USt-ID Ihres Geschäftspartners
• Land oder der Staat, in dem der Geschäftspartner steuerlich ansässig ist

Die Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern können Sie auf unterschiedlichen Wegen stellen:

• online auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern
• per Post an die Adresse des Bundeszentralamts für Steuern: Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, Ludwig-Karl-Balzer-Allee 2, 66740 Saarlouis
• per E-Mail über das Kontaktformular auf der Seite des BZSt
• Telefonisch: +49-(0)228-4061222
• über Fax: +49-(0)228-4063801

2. Anfrage beim MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission: Diese Art der Prüfung der USt-IdNr. hat den Vorteil, dass Sie sofort eine Nachricht erhalten, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Geschäftspartners gültig ist. Bei einer Abfrage über das Bundeszentralamt für Steuern müssen Sie hingegen warten, bis Ihnen das Ergebnis der Prüfung der Umsatzsteuernummer schriftlich mitgeteilt wird.

Als Unternehmer haben Sie die Möglichkeit, auf zwei verschiedenen Wegen die USt-ID prüfen zu lassen:

• Einfache Bestätigung: Dabei erhalten Sie lediglich eine Mitteilung darüber, ob die USt-ID aktuell in dem Mitgliedsstaat, der die USt-ID vergeben hat, gültig ist.
• Qualifizierte Bestätigung: Bei dieser Bestätigung prüft die Behörde nicht nur die aktuelle Gültigkeit, sondern äußert sich auch dazu, ob die Daten Ihres Geschäftspartners zur angegebenen USt-ID passen. Das heißt, dass auch Firmenname und Adresse auf Korrektheit überprüft werden.

In der Regel empfiehlt sich eine qualifizierte Bestätigung, weil Sie damit als Unternehmer zweifelsfrei nachweisen können, dass Sie Ihren Pflichten als Kaufmann nachgekommen sind und die USt-ID des Geschäftspartners vorab gründlich geprüft haben.

Bewahren Sie auf jeden Fall die Bestätigung auf und heften Sie diese am besten zu den Rechnungen des jeweiligen Geschäftsvorgangs. Auf diese Weise sollte es keine Probleme geben, wenn das Finanzamt doch einmal nachfragt.

Im Wesen des Kleinunternehmertums ist verankert, dass Sie auf ihre Umsätze keine Umsatzsteuer zahlen müssen. Nun könnte man sich als Kleinunternehmer fragen, ob man dazu verpflichtet ist, eine USt-IdNr. für Waren oder Dienstleistungen, die ins EU-Ausland geliefert werden sollen, zu beantragen.

Möchte der Kleinunternehmer beispielsweise Waren durch E-Commerce mit Plattformen wie Etsy oder Amazon ins EU-Ausland verkaufen, braucht er eine gültige USt-ID. Diese Nummer zu beantragen, kann auch aus einem anderen Grund sinnvoll sein: Es ist möglich, die USt-ID statt der eigenen Steuernummer auf der Rechnung anzugeben.

Wer seine Steuernummer nicht mitteilen möchte, kann also auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zurückgreifen und sich mit dieser als Angabe auf seiner Rechnung ausweisen.

Um Waren oder Dienstleistungen ins EU-Ausland liefern zu können, brauchen Sie eine USt-ID. Denn auch Ihre USt-IdNr. gehört zu den Angaben, die unbedingt auf die Rechnung gehören, damit der innergemeinschaftliche Güterverkehr umsatzsteuerfrei erfolgen kann.

Ihre eigene USt-IdNr. können Sie auf verschiedenen Wegen beantragen:

• Online: Beim Bundeszentralamt für Steuern finden Sie einen Online-Antrag. Diesen Antrag füllen Sie mit den Angaben zu Ihrem Unternehmen aus. Danach warten Sie darauf, dass das BZSt Ihnen Ihre USt-IdNr. mitteilt.
• Schriftlich: Falls Sie lieber den herkömmlichen Weg gehen möchten, können Sie die USt-ID auch schriftlich beantragen. Dazu richten Sie ein Schreiben an das Bundeszentralamt für Steuern, das neben der Bitte nach Zuweisung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer folgende Angaben enthält:
  • Ihren Namen
  • Ihre Anschrift
  • Steuernummer für Ihre unternehmerischen Tätigkeiten
  • Bundesland, in dem Ihr Unternehmen gemeldet ist
  • zuständiges Finanzamt
  • Rechtsform des Unternehmens

Nach einiger Zeit teilt Ihnen das Bundeszentralamt für Steuern Ihre USt-ID mit, die Sie zukünftig auf Ihren Rechnungen angeben können.