Umsatzsteuer-ID beantragen: Antrag, Dauer und Tipps

Nur mithilfe der Umsatzsteuer-ID kann die nicht ganz einfache Umsatzbesteuerung zwischen EU-Ländern korrekt abgewickelt werden. Hintergrund ist, dass die Umsatzsteuer grundsätzlich in dem Land abgeführt wird, in dem die Ware an den Endverbraucher ausgeliefert wird, beziehungsweise eine Leistung erbracht wird (sog. Bestimmungslandprinzip). Zudem greift in bestimmten Fällen das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Das bedeutet, dass deine Kunden (Unternehmereigenschaft vorausgesetzt), nicht du, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen. Das ist beispielsweise der Fall bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen, die du von einem im Ausland ansässigen Unternehmen beziehst. In diesem Fall schuldest du an Stelle des Leistenden die Umsatzsteuer und musst diese an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig bist du als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Eine USt-IdNr. benötigst du immer dann, sobald du als Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer deine Geschäfte von Deutschland auf andere EU-Länder ausweitest. Allerdings gilt dies nur für Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen (B2B) innerhalb der EU – also bei den bereits erwähnten innergemeinschaftlichen Lieferungen. Verkaufst du deine Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen außerhalb der eigenen Landesgrenze, musst du diese nicht ausweisen.

Auch Kleinunternehmer, welche die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind von der Pflicht zur Verwendung einer USt-IdNr. ausgenommen. Trotzdem können auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen – nötig ist das beispielsweise seit dem 1. Juli 2021 im Onlinehandel. Willst du als Kleinunternehmer deine Waren auf einen elektronischen Marktplatz anbieten, wirst du aufgefordert deine USt-ID anzugeben. Grund hierfür ist, dass solche Marktplätze seit Juli 2021 neben haftungsbedingten Gründen dazu verpflichtet sind Daten aufzuzeichnen zu denen unter anderem auch die USt-ID gehört. Zudem hast du als Kleinunternehmer laut § 1 Absatz 3 UStG keinen Anspruch auf umsatzsteuerfreie Rechnungen von anderen EU-Unternehmen. Eine weitere Ausnahme gilt für Kleinstbeträge: Liegt der Rechnungsbetrag für das Produkt unter 250 Euro, so kann eine Rechnung auch ohne Angabe der USt-IdNr. ausgestellt werden.

Als Unternehmer sollte dir der Unterschied zwischen den drei wichtigsten Steuernummern in Deutschland bewusst sein.

Das Bundeszentralamt für Steuern teilt jeder Privatperson bei ihrer Geburt eine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) zu. Sie dient dazu, Steuerzahlende eindeutig zu identifizieren und bleibt ein Leben lang gleich. Das Format einer Steuer-ID ist folgendermaßen aufgebaut: 11 111 111 111.
Deine Steuernummer kannst du beispielsweise auf dem Schreiben vom Bundeszentralamt für Steuern, auf deiner Lohnsteuerbescheinigung oder auf deinem Einkommensteuerbescheid finden.

Die Steuer-ID ist wichtig für das Finanzamt und für deine Steuererklärungen, aber sie gehört nicht auf die Rechnungen deines Unternehmens. Dafür ist die Steuernummer und unter Umständen auch die Umsatzsteuer-ID wichtig.

Selbstständigen, Freiberuflern und Unternehmen wird bei Gründung zusätzlich zur Steuer-ID eine Steuernummer zugeteilt, über die Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Lohnsteuer und Körperschaftsteuer abgerechnet wird. Im Gegensatz zur Steuer-ID kann sich die Steuernummer verändern, beispielsweise bei einem Umzug oder nach dem Anmelden einer selbstständigen Tätigkeit. Eine Steuernummer sieht in der Regel so aus: 22/222/22222.

Sowohl USt-IdNr. als auch Steuernummer dienen zur Identifizierung deines Unternehmens und werden auf deinen Rechnungen angegeben. Der Unterschied ist ganz einfach: Die Steuernummer wird immer dann auf den Rechnungen ausgewiesen, wenn du Geschäfte innerhalb von Deutschland tätigst. Weitest du jedoch deine Geschäfte auf andere EU-Länder aus, musst du statt der Steuernummer die Umsatzsteuer-ID angeben.

Damit die Zahlung der Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren ordnungsgemäß abgewickelt wird, sind folgende Angaben auf der Rechnung erforderlich:

• deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers

Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren beziehungsweise Hinweis darauf, dass die Steuerschuldnerschaft bei dem Leistungsempfänger liegt.

Die Beantragung der USt-ID ist in der Regel schnell erledigt und erfolgt immer kostenlos.

Für die Vergabe der USt-IdNr. ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zuständig, der Antrag wird wie folgt gestellt:

• Bei der Firmengründung: Gründest du ein Unternehmen und meldest dich dafür beim zuständigen Finanzamt, kannst du die USt-IdNr. direkt mit beantragen. Kreuze im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” einfach das Kästchen für die Umsatzsteuer-ID an, anschließend erhältst du diese automatisch.
• Nach der Firmengründung: Hast du bei der Gründung deines Unternehmens keine Umsatzsteuer-ID beantragt, kannst du diese jederzeit beim Bundesfinanzamt beantragen.

Den Antrag kannst du zudem postalisch stellen oder die Umsatzsteuer-ID online beantragen:

• Postalisch: Schicke den Antrag für die USt-ID-Nummer zusammen mit den Angaben über deine Umsatzsteuer-Zwecke sowie unter Angabe deines Namens, der Anschrift, des zuständigen Finanzamtes und deiner Steuernummer an das Bundeszentralamt für Steuern, um die USt-ID zu beantragen. Die Adresse lautet:
  
  Bundeszentralamt für Steuern
  Dienstsitz Saarlouis
  66738 Saarlouis
• Online: Die USt-IdNr. lässt sich auch online beantragen. Um die Umsatzsteuer-ID zu beantragen, musst du das entsprechende Formular auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums ausfüllen.

Nachdem alle Angaben geprüft wurden, wird dir die USt-IdNr. auf dem Postweg zugeschickt.

Im Durchschnitt dauert es ein bis zwei Monate, bis eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt wird. Wobei es jedoch erhebliche Unterschiede zwischen den Standorten und der Auslastung der für die Erstellung zuständigen Finanzämter gibt.

Wichtig ist, dass du bei Geschäften innerhalb der EU sowohl deine eigene USt-IdNr. als auch die deiner Geschäftspartner auf der Rechnung vermerkst. Nur so kann das Reverse-Charge-Verfahren angewandt werden und du gibst die Umsatzsteuer an den Leistungsempfänger weiter. Sind die Angaben nicht korrekt oder fehlen, kann das Finanzamt die Transaktion nicht nachvollziehen. Im ungünstigsten Fall fällt die Zahlung der Umsatzsteuer dann auf dich zurück.

deine eigene USt-IdNr. findest du auf dem Mitteilungsschreiben des Bundeszentralamts für Steuern. Die Umsatzsteuer-ID deiner ausländischen Geschäftspartner wiederum kannst du auf deren Rechnung oder auf der Unternehmenswebsite einsehen.

Achtung: Als Unternehmer bist du selbst dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer-ID deiner Kundschaft auf ihre Korrektheit und Gültigkeit zu überprüfen. Mithilfe des Bestätigungsverfahrens vom Bundeszentralamt für Steuern kannst du diese zudem kostenlos prüfen lassen.