Kontenplan: Alle wichtigen Grundlagen für Unternehmer

Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Konten eines Unternehmens und fester Bestandteil der doppelten Buchführung. Mit Einrichtung der Buchführung muss der Kontenplan so erstellt werden, dass die unternehmerische Situation des Betriebs sinnvoll abgebildet ist. Der Kontenplan wird einmalig für das jeweilige Unternehmen festgelegt. Durch diese Zuordnung werden die einzelnen Konten für alle laufenden Buchungen von Geschäftsvorfällen bestimmt. Die korrekte Einrichtung Ihres Kontenplans unterstützt Sie im Weiteren dabei, Ihre Buchführung korrekt und effizient abzuarbeiten.

Ein Kontenrahmen ist umfassender als ein Kontenplan und besteht aus sehr viel mehr Kontenklassen, als ein Unternehmen normalerweise verwendet. Bekannte Kontenrahmen sind beispielsweise SKR 03 und SKR 04 von DATEV oder die Industriekontenrahmen (IKR) des Bundesverbands der deutschen Industrie. Aus dem Kontorahmen werden die jeweils relevanten Kontenklassen genommen und ein Kontenplan erstellt. Ein Kontenplan ist somit ein "kleinerer", auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnittener Kontenrahmen.

Der Kontenplan ist immer die Basis der Buchhaltung in einem Unternehmen und gehört damit im weitesten Sinne zum Rechnungswesen. Darin werden, wie schon in der Definition genannt, alle Finanzbewegungen sowie sämtliche Geschäftsvorfälle notiert. Somit lässt sich das Soll und Haben des Unternehmens von der Buchhaltung schnell abgleichen. Es gibt im Kontenplan unterschiedliche Kontenarten, darunter verschiedene Einzelkonten und Unterkonten, die an die firmenspezifische Buchführung angepasst werden. 

Im Regelfall werden bei kleinen und mittleren Unternehmen die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 vom Anbieter DATEV verwendet. In unserem Artikel Kontenrahmen finden Sie alle wichtigen Informationen zusammengefasst. Kontenpläne werden aus den Standardkontenrahmen entwickelt und sollten bei Bedarf in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder der Geschäftsführung möglichst schnell angepasst werden. Für die Übergangszeit kann der zuständige Mitarbeiter unter Umständen „Auffangpositionen“ verwenden. Diese Notfalllösung eignet sich für Konten, die nicht zugeordnet werden können.

Unter dem Begriff Kontieren versteht man das Festlegen des Buchungssatzes für die spätere Verbuchung des Geschäftsvorfalls. Hierbei werden auf dem Buchungsbeleg die Konten vermerkt, die durch diesen Geschäftsvorfall angesprochen sind. Zudem kann auch der zu buchende Betrag notiert oder kenntlich gemacht werden.

Ein Kontenplan ist immer systemisch aufgebaut. Das bedeutet, dass die Konten im Kontenplan nach einer Gliederung in verschiedene Bereiche unterteilt sind. In der Regel ist ein Kontenrahmen in zehn unterschiedliche Kontenklassen aufgeteilt. Jedem Buchungskonto auf der Liste wird eine vierstellige Ziffer zugewiesen. Jede dieser Nummern entspricht einer Gliederungsebene:

Der Standardkontenrahmen ist ein systematisches Verzeichnis aller Buchführungskonten, die in einer bestimmten Branche gebraucht werden. Er dient Ihnen als Vorlage. Aus ihm wählen Sie diejenigen Konten aus, die Sie für die Buchhaltung Ihrer Einzelfirma benötigen. Da es Standardkontenrahmen

• für Freiberufler
• den Einzelhandel
• die Land- und Forstwirtschaft
• das Hotel- und Gaststättengewerbe
• Industriebetriebe (IKR Kontenplan) sowie
• etliche andere Branchen, Wirtschaftszweige und Unternehmensformen

wie zum Beispiel GmbHs gibt, sollten Sie sich zunächst für eine geeignete Vorlage entscheiden. Vorlagen für Kontenpläne mit allen Buchungskonten erhalten Sie beispielsweise als Muster in Excel-Format. Wenn Sie bei Ihren Finanzen mit einem Steuerberater zusammenarbeiten und ihm am Jahresende Ihre Daten überspielen wollen, sollten Sie sich unbedingt abstimmen.

Wenn Sie sich für einen Standard-Kontenrahmen entschieden haben, dann müssen Sie noch die passenden Konten für die Untergliederung Ihres individualisierten Kontenplans herausfiltern. Wählen Sie nur die Bestandskonten aus, die Sie tatsächlich für Ihre Buchhaltung benötigen. In der Regel ist der Kontenplan untergliedert in folgende Sachkonten und Positionen:

• Anlagevermögen (mit den Konten Pkw, Maschinen, Büroeinrichtung, Computer etc.)
• Umlaufvermögen (Kundenforderungen, Vorsteuer, Kasse, Banken)
• Fremdkapital (Lieferantenrechnungen, Darlehen, Umsatzsteuer)
• Eigenkapital (Private Ausgaben)
• Betriebseinnahmen, Erträge (Erlöse)
• Betriebsausgaben, Aufwendungen (Wareneinkauf, Raum-, Personal- und Kfz-Kosten)

Es gibt einige Konten, die Sie ziemlich sicher für die Buchhaltung benötigen; und zwar unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind. Folgende Konten müssen also in Ihrem Kontenplan vorhanden sein:

• Konten aus dem Bereich Anlagevermögen brauchen Sie, wenn Ihr Unternehmen Vermögensgegenstände, also Anlagen, besitzt, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind, beispielsweise Maschinen, Computer oder Pkw. Auf das jeweilige Konto buchen Sie die Anschaffung sowie die Abschreibung dieser Anlagegüter.
• Aus dem Bereich Umlaufvermögen brauchen Sie sicher die Konten Kasse und Bank, um Ihre Kassenbelege und Kontoauszüge zu erfassen. Wer eine Bilanz erstellt, braucht hier außerdem das Konto Forderungen bzw. die Debitorenkonten für die Erfassung der Kundenrechnungen.
• Aus dem Bereich Fremdkapital brauchen Sie das Konto Darlehen, falls Ihr Unternehmen ein Darlehen aufgenommen hat. Wer bilanziert, braucht hier das Konto Verbindlichkeiten bzw. die Kreditorenkonten für die Erfassung der Eingangsrechnungen.
• Aus dem Bereich Eigenkapital brauchen Personenfirmen die Konten Privatentnahmen und Privateinlagen. Wenn Sie als Gesellschafter eine GmbH einen Betrag für private Zwecke entnehmen oder privates Geld einlegen, verwenden Sie dafür die Konten Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber dem Gesellschafter.
• Aus dem Bereich Betriebseinnahmen und Erträge suchen Sie sich das Konto aus, das zu Ihren Umsätzen aus der Gewinn- und Verlustrechnung passt (19 oder 7 % Umsatzsteuer bzw. Erlöse als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer).
• Aus dem Bereich Betriebsausgaben und Aufwendungen brauchen Sie sicher die Konten Wareneinkauf, Bürobedarf, Versicherungen, Porto, Telefon und einige mehr.

Der Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) enthält folgende Konten für Wirtschaftsgüter, die nicht sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, bei denen unter Umständen erst die Abschreibung zu Betriebsausgaben führt: 

Da aber bestimmte Konten für den Betrieb nicht infrage kommen, kann der Kontenplan für die entsprechenden Klassen angepasst werden:

Das Gleiche gilt auch für Konten des SKR 03 für laufende Betriebseinnahmen. Der Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) enthält im allgemeinen Aufbau folgende Konten:

Da aber bestimmte Konten für den Betrieb nicht infrage kommen, kann der Kontenplan entsprechend angepasst werden:

So gehen Sie für jede einzelne Kategorie in Ihrem Kontenplan vor.

Ein selbstständiger Programmierer will aus dem Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) die Konten filtern, die er für die Buchführung seines Einzelunternehmens braucht, um sich so einen einfachen Kontenplan zu erstellen. Er hat ein Büro gemietet: Darin stehen Aktenschränke, einige Computer und zwei Schreibtische. Außerdem besitzt er einen Geschäftswagen. Seine Rechnungen zahlt er grundsätzlich über dasselbe Bankkonto (die Kontonummer wird ebenfalls im Plan notiert), auf dem auch die Geldeingänge seiner Kunden verbucht werden. Zu seinen regelmäßigen Ausgaben gehören: Büromiete, Kfz-Kosten, Büromaterial, Telefonkosten, Porto, Fachliteratur. Um die richtigen Konten zu finden, sieht er sich nacheinander die Konten der verschiedenen Bereiche an.

Welche Konten braucht er aus dem Bereich Anlagevermögen?

Welche Konten braucht er aus dem Bereich Umlaufvermögen?

Welche Konten braucht er aus dem Bereich Fremdkapital?

Welche Konten braucht er aus dem Bereich Eigenkapital?

Im Bereich Betriebseinnahmen hängen die Konten davon ab, ob der Programmierer aus unserem Beispiel seinen Kunden Umsatzsteuer berechnen will oder nicht:

Die Konten aus dem Bereich Betriebsausgaben (Büromiete, Versicherungen, Porto, etc.) sind selbsterklärend. Denken Sie aber immer daran, dass nur die Ausgaben anerkannt werden, die notwendig und angemessen sind, um Ihr Unternehmen zu führen und um Gewinne zu erzielen.

Für das richtige Kontieren der laufenden Geschäftsvorfälle sind Kenntnisse über die Grundsätze der Buchhaltung hilfreich. Denn bei der Bildung der Buchungssätze werden keine individuellen rechtlichen Wertungen vorgenommen. Buchungsbelege werden Geschäftsvorfällen nach festen Buchhaltungsregeln zugeordnet und diese in dem Kontenplan zugeteilt. Die Kontierung von Belegen ist ein schematisierter Abgleich des Kontos mit dem Belegsachverhalt bei Geschäftsvorfällen - unter Beachtung des betrieblichen Kontenplans. Der zuständige Mitarbeiter prüft zum Beispiel nicht, ob Aufwendungen für Geschenke zu den Betriebsausgaben gehören oder nicht. Er sucht aus dem Plan des Betriebs das dem Vorgang entsprechende Konto und Gegenkonto heraus.  

Im Rahmen der Kontierungen werden keine steuerlichen Fragen entschieden. Soweit eine besondere steuerliche Beurteilung erforderlich ist, ist dies Aufgabe des Abschlussprüfers. Dies ist bei der Erstellung des Jahresabschlusses meistens ein Steuerberater. So wird beispielsweise bei Aufwendungen für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Grundstücke und Gebäude) bei der Kontierung nicht entschieden, ob das Wirtschaftsgut abgeschrieben werden kann. Wird kein Steuerberater eingeschaltet, muss der Unternehmer anhand des Kontenplans diese Entscheidungen im Jahresabschluss selbst treffen. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie die Kosten für Ihren Steuerberater senken können.

Kontenpläne sind Teil der Buchhaltung. Daher gelten auch für sie, wie für alle Buchführungsunterlagen, die gesetzlichen Regelungen der Aufbewahrungsfristen. Laut § 147 AO und § 257 HGB entspricht das zehn Jahren. Übrigens müssen auch alle Änderungen Ihres Kostenplans so lange aufbewahrt werden.