Definition
Was sind Betriebskosten?
Bei Betriebskosten handelt es sich um alle Ausgaben, die im Rahmen der Gebäudebewirtschaftung entstehen. Gemäß Betriebskostenverordnung bedeutet das:
„Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks entstehen.“ (§ 1 BetrKV)
Unterteilt werden sie in indirekte und direkte Betriebskosten, die Sie in der Steuererklärung absetzen können:
- Indirekte Betriebskosten: Ausgaben, die sich nicht einer Maßnahme zuordnen lassen.
- Direkte Betriebskosten: Diese können Sie explizit einem Posten zuordnen.
Achtung: Betriebskosten nicht mit Betriebsausgaben verwechseln
Im steuerlichen Rahmen ist von Betriebsausgaben die Rede. Hierbei handelt es sich um alle Ausgaben, die Sie tätigen, um die Aufrechterhaltung Ihres Betriebs zu gewährleisten. Darunter fallen auch die Betriebskosten für betriebliche angemietete Räume, die Sie in der Steuererklärung absetzen können. Obwohl beide Begriffe oftmals synonym verwendet werden, handelt es sich doch um unterschiedliche Dinge. Betriebsausgaben werden nämlich folgendermaßen unterteilt:
- Uneingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben: Mieten, Versicherungen, Reparaturen, Löhne und Gehälter usw.
- Teilweise bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben: In dieser Kategorie können Sie u. a. Ihre Bewirtungskosten absetzen. Dabei ist es wichtig, alle Belege der Bewirtungskosten zu sammeln und aufzubewahren. Hier wird schnell ersichtlich, dass die Betriebskosten, die Sie in der Steuererklärung absetzen können, nur ein Teil Ihrer Betriebsausgaben sind.
Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?
Jeder Vermieter hat regelmäßige Ausgaben für sein Eigentum. Diese werden als umlagefähige Betriebskosten bezeichnet, denn der Vermieter kann sie sich von seinen Mietern durch die Betriebskostenabrechnung zurückholen. Und Sie können diese Posten als Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen. Es gibt aber auch Nebenkosten, die nicht umgelegt werden dürfen und die Sie somit nicht steuerlich absetzen können. Darauf sollten Sie in Ihrer nächsten Abrechnung unbedingt achten!
Das sind die Grundsätze für Ihre Nebenkosten
Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine gewerblich genutzte Immobilie wie z. B. eine Wohnung, ein Lager oder ein Büro anmieten, wird im Mietvertrag üblicherweise zwischen Kaltmiete und Nebenkosten unterschieden. Letztere werden monatlich als Vorauszahlungen geleistet. Die rechtlichen Grundlagen dazu finden sich in § 556 BGB, der auch die Verjährungsfristen für die Nebenkostenabrechnung regelt.
Im Folgejahr ist der oder die Vermieter verpflichtet, eine formgerechteNebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Gesamte Nebenkostenaufstellung für das Gebäude (wenn es mehrere Mieter gibt)
- Eine Erklärung, wie die Kosten verteilt wurden (Verteilerschlüssel)
- Eine genaue Berechnung Ihres Kostenanteils
- Eine Gegenüberstellung mit den bereits gezahlten Abschlägen
Nur wenn diese Angaben vollständig sind, kann die Abrechnung steuerlich anerkannt werden – und die Nebenkosten können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Welche Nebenkostenabrechnung muss ich in der Steuererklärung angeben und in welchem Jahr kann ich diese absetzen?
In Ihrer Steuererklärung geben Sie die Nebenkostenabrechnung an, die Sie im jeweiligen Steuerjahr für Ihr Gewerbe bezahlt haben. Es bezieht sich also nicht auf die, die sich auf das Jahr der Abrechnung bezieht. Sie können Ihre Nebenkostenabrechnung also immer in dem Jahr steuerlich geltend machen, in dem Sie auch die Zahlung geleistet haben.
Hier gilt: Wenn Sie Ihre angemietete Fläche ausschließlich betrieblich nutzen, können Sie 100 % der Nebenkosten als gewinnmindernde Betriebsausgaben absetzen.
Die Nebenkosten in der Steuererklärung
Wenn Sie Ihren Gewinn über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, können Sie die gesamte Warmmiete in Zeile 32 der Anlage EÜR eintragen.
Falls Sie stattdessen bilanziell arbeiten, ist es sinnvoll, die Miete und Nebenkosten getrennt zu buchen:
- Buchungssatz 1: Miete an Bank
- Buchungssatz 2: Nebenkosten an Bank
In der Praxis ist es zwar möglich, beides in einem einzigen Buchungssatz zusammenzufassen. Für die Gewerbesteuerberechnung kann es jedoch besser sein, die Kosten in der Nebenkostenabrechnung aufzuteilen. Denn nur die Miete, nicht aber die Nebenkosten, werden bei der Gewerbesteuer unter bestimmten Voraussetzungen (nach § 8 Nr. 1d GewStG) hinzugerechnet. Eine getrennte Erfassung erleichtert also die steuerlich korrekte Behandlung.
Diese Betriebskosten können Sie absetzen
Haben Sie für Ihre beruflichen Tätigkeiten beispielsweise Büroräume angemietet, können Sie einige Posten von der Nebenkostenabrechnung absetzen. Sobald Sie von Ihrem Vermieter eine Nebenkostenabrechnung für Ihre privaten Räume erhalten, sollten Sie diese unbedingt genau prüfen. Denn haushaltsnahe Dienstleistungen können Sie problemlos in Ihrer Steuererklärung aufnehmen. Doch welche Kosten aus der Betriebskostenabrechnung für die Privatwohnung sind steuerlich absetzbar? Grundsätzlich alle Ausgaben, die von den Mietern bezahlt werden – unabhängig davon, dass der Vermieter sie in Auftrag gegeben hat. Wichtig ist hierbei nur, dass es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen handelt. Dazu gehören unter anderem folgende Aufwendungen:
- Gebäudereinigung
- Gartenpflege
- Winterdienst
- Wartung der Feuermelder
- Austausch von Verbrauchszählern
- Arbeiten des Schornsteinfegers
- Heizungswartung
- Hausmeister
- Ungezieferbekämpfung
- Straßenreinigung
Betriebskosten korrekt absetzen: Darauf müssen Sie als Mieter achten
Bei den Betriebskosten ist es im Grunde egal, ob Sie Mieter einer Wohnung sind oder Räumlichkeiten für Ihr Gewerbe gemietet haben – die Vorgaben, um Betriebskosten in der Steuererklärung abzusetzen, sind für alle gleich:
- Sie dürfen nicht die kompletten Nebenkosten von der Steuer absetzen. Anfallende Materialkosten sind nicht abzugsfähig, sondern lediglich die Personal- und Lohnkosten.
- Bei den Betriebskosten dürfen Sie nur maximal 20 Prozent der Ausgaben absetzen.
- Anrechenbar für Handwerkerleistungen in der Nebenkostenabrechnung für den privaten Haushalt sind 20% der abgerechneten Arbeitsleistung maximal 1.200 Euro . Alles, was darüber hinausgeht, ist für die Steuererklärung irrelevant.
- Handelt es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen, die in der privaten Nebenkostenabrechnung stehen, sind 20% der Arbeitsleistung, maximal 4.000 Euro pro Jahr absetzbar.
Info
Beantragen Sie beim Vermieter eine kostenlose Aufschlüsselung
Oftmals ist in der Betriebskostenabrechnung nicht ersichtlich, wie hoch der Anteil der Materialkosten jedes Postens ist. Setzen Sie sich mit Ihrem Vermieter in Verbindung und fragen nach einer detaillierten Auflistung. Diese darf er Ihnen weder verweigern, noch darf er Ihnen dafür Kosten in Rechnung stellen. Mit dem neuen Dokument können Sie problemlos alle relevanten Betriebskosten wie z. B. Energiekosten (Stromkosten) sowie weitere umlagefähige Nebenkosten Ihre Selbstständigkeit in der Steuererklärung angeben und absetzen. Bei Bedarf können Sie den Nachweis nachreichen. Er wird in der Regel vom Finanzamt anerkannt.
Wichtig: Die Steueranrechnung für Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen winkt nur für die private Nebenkostenabrechnung. Sobald Betriebskosten aus der Nebenkostenabrechnung als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen, scheidet eine zusätzliche Steueranrechnung aus.
Betriebskosten als Unternehmen absetzen
Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Betriebskosten um einen kleinen Teil der Betriebsausgaben einer Firma. Alle anfallenden Ausgaben mindern zunächst einmal Ihren Gewinn, denn sie werden von Ihrem erwirtschafteten Umsatz abgezogen. Daher ist es für Sie wichtig, Ihre Betriebskosten in der Steuererklärung abzusetzen. Sie holen sich quasi einen Teil der Beträge vom Finanzamt wieder.
Nebenkosten richtig abschreiben
Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es in der Steuererklärung allerdings einen Punkt, den Sie beachten müssen. Zwar sind Mieten für Geschäftsräume oder auch Ladenlokale zu 100 Prozent abzugsfähig, anders sieht es aber aus, wenn Sie im Homeoffice arbeiten und nur ein Arbeitszimmer nutzen. In diesem Fall müssen Sie nachweisen, dass der Raum wirklich nur für gewerbliche oder freiberufliche Zwecke verwendet wird, sonst wird es schwierig, das Arbeitszimmer abzusetzen.
Ein weiterer Faktor, den es zu beachten gilt, sind Büromaterialien. In Unternehmen werden diese mit Betriebskosten gleichgesetzt. Als Selbstständiger müssen Sie in Bezug auf Ihre Nebenkosten immer kenntlich machen, dass jeder Gegenstand wirklich nur wegen geschäftlicher Zwecke erworben wurde. Erst dann können Sie die Betriebskosten zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Achten Sie darauf, dass es sich hierbei um geringwertige Wirtschaftsgüter handelt, die Sie je nach Anschaffungskosten anders abrechnen:
- Kaufpreis bis 250 Euro: Direkt als Betriebsausgaben absetzbar
- Kaufpreis zwischen 250 Euro und 800: entweder Sofortabzug oder als Sammelposten absetzbar
- Kaufpreis zwischen 250 Euro bis Höchstbetrag 1000 Euro: als Sammelposten über fünf Jahre absetzbar
Betriebskosten in der Steuererklärung: Wo müssen Sie sie eintragen?
Das A und O bei der Steuererklärung ist es, dass Sie alle Angaben richtig eintragen. Ansonsten kann es passieren, dass Ihnen das Finanzamt Probleme macht. In der Einkommenssteuererklärung ist eine bestimmte Anlage wichtig. Denn die Steueranrechnung für Arbeiten im Privathaushalt bekommen Sie, wenn Sie Angaben in der Anlage „Haushaltsnahe Dienstleistungen“ machen.“
Wenn Sie Ihre Betriebskosten wie beispielsweise die anfallenden Stromkosten Ihres Gewerbes in der Steuererklärung absetzen möchten, müssen Sie die Kosten in diesem Posten bei ELSTER in der Anlage EÜR eintragen. Betriebskosten wie Wasser und Heizung, sowie Arbeitskosten für Reinigung des Hauses werden als Betriebsausgaben geltend gemacht. Das klingt zunächst sehr kompliziert, ist es aber eigentlich gar nicht. Gerade in der Anfangsphase haben Gründer Probleme mit der Steuererklärung. Es lohnt sich daher, sich Hilfe bei einem Steuerberater zu holen, der bei allen Belangen hilft. Oder Sie entscheiden sich für eine Buchhaltungssoftware. Sie zeigt Ihnen an, was Sie wo eintragen müssen und führt Sie fachkundig durch Ihr Vorhaben, Ihre Betriebskosten abzusetzen.
Betriebskosten berechnen: Das sollten Sie wissen
Wie Vermieter die Betriebskosten berechnen, ist für Mieter nicht immer klar ersichtlich. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen möchten, sollten Sie die Formalitäten wissen, nach denen sich Vermieter richten müssen. Das hilft Ihnen dabei, nicht in eine Kostenfalle zu tappen.
- Abrechnungszeitraum: Eine Nebenkostenabrechnung erhalten Sie einmal im Jahr. Sie umfasst die Höhe der angefallenen Nebenkosten wie z.B. Energiekosten der letzten zwölf Monate.
- Frist: Der Vermieter hat zwölf Monate Zeit, Ihnen Ihre Betriebsnebenkostenabrechnung zuzustellen. Wichtig ist hier der Abrechnungszeitraum. Handelt es sich um das Jahr 2023 (Januar bis Dezember), dann sollten Sie die Abrechnung bis spätestens Ende 2024 erhalten.
- Abrechnung: Die einzelnen Kostenpunkte müssen nachvollziehbar sein. Eine bereinigte Angabe reicht hierbei aus. Der Verteiler- und Umlageschlüssel muss für den Mieter ebenfalls ersichtlich sein. Ebenso wie der Anteil des Mieters. Sonst können Sie Ihre Betriebskosten nicht korrekt in der Steuererklärung absetzen. Zudem sind die Vorauszahlungen zu berücksichtigen.
Wenn Sie sich bei Ihrer Abrechnung unsicher sind und nicht genau wissen, welche umlagefähigen Nebenkosten Sie absetzen können, holen Sie sich auf jeden Fall Hilfe. Denn oft kommt es zu formellen oder inhaltlichen Fehlern, durch die Sie sprichwörtlich Geld draufzahlen.
Häufig gestellte Fragen zum Absetzen von Neben- bzw. Betriebskosten
Ich habe meine Miete im Voraus bezahlt und ermittle meinen Gewinn nach der EÜR. Wann und wie kann ich die Nebenkosten steuerlich absetzen?
Wenn Sie Ihre Buchführung nach der EÜR durchführen, zählt grundsätzlich der Zeitpunkt, wann Sie das Geld tatsächlich bezahlt haben. Man spricht vom Abflussprinzip. Das bedeutet, dass wenn Sie die Miete oder Nebenkosten in einem bestimmten Jahr bezahlen, Sie diese in diesem Jahr als Betriebsausgabe setzen können. Erfolgt die Zahlung innerhalb der letzten 10 Tage eines Jahres und ist eigentlich für das nächste Jahr gedacht, werden die Ausgaben im neuen Jahr abgesetzt.
Ich habe meine Miete im Voraus bezahlt und bilanziere meinen Gewinn. Was muss ich hier nun in Bezug auf die Absetzung der Nebenkosten beachten?
Wenn Sie bilanziell buchen, dann zählt nicht einfach nur, wann Sie etwas bezahlt haben. Stattdessen müssen Sie beachten, für welches Jahr die Zahlung bestimmt ist. Das bedeutet bei Vorauszahlungen und Nebenkosten, dass Sie eine sogenannte aktive Rechnungsabgrenzung durchführen. Die Mietvorauszahlung, die Sie beispielsweise im Dezember 2024 für das Jahr 2025 geleistet haben, wird nicht sofort als Betriebsausgabe abgebucht. Stattdessen wird sie vorgemerkt (abgegrenzt) und erst im Jahr 2025 berücksichtigt.
Allerdings gilt: Liegt der Betrag unter 1.000 Euro netto, müssen Sie ihn nicht abgrenzen.
Ich arbeite zu Hause in meinem häuslichen Arbeitszimmer. Kann ich diese Nebenkosten anteilig absetzen?
Ja, das geht grundsätzlich. Aber nur, wenn Ihr Arbeitszimmer Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen oder selbstständigen Tätigkeit ist. In diesem Fall dürfen Sie dann anteilig die Nebenkosten, die auf diesen Raum entfallen, als Betriebskosten absetzen.
Bringt es bei der Gewerbesteuer Vorteile, wenn ich Miete und Nebenkosten getrennt verbuche?
In bestimmten Fällen kann dies sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn Sie mit Ihren Aufwendungen den Freibetrag der Gewerbesteuer überschreiten. Nach § 8 GewStG müssen sie beispielsweise 20 % der Miete für Immobilien zum Gewinn hinzurechnen. Dies erhöht Ihren Gewerbesteuerbeitrag. Nebenkosten müssen hingegen nicht hinzugerechnet werden und sie wirken sich steuerlich voll aus.
