Vorlage für Ihre Spesenabrechnung

Die Spesenabrechnung dient zur Reisekostenabrechnung bei Geschäftsreisen. Arbeitnehmer nutzen sie, um Reisekosten beim Arbeitgeber geltend zu machen und eine Rückzahlung nach Bundesreisekostengesetz (BRKG) anzufordern. Auch für Freiberufler lohnt sich eine Spesenabrechnung bei Geschäftsreisen, um die Reisekosten von der Steuer absetzen zu können. Generell ist es also ratsam, sich über Reisekostenpauschalen zu informieren und bei jeder Geschäftsreise eine Spesenabrechnung nach unserem Muster auszufüllen.
Nutzen Sie daher unsere Vorlage zur Spesenabrechnung, die Sie als Word Dokument herunterladen können. Sie ist für Sie noch bequemer auszufüllen als eine Vorlage in Excel.

Wie die Definition von Spesen nahelegt, dürfen Sie auf einer Spesenabrechnung nur bestimmte Kosten aufführen. Am besten erfassen Sie die zulässigen Kosten der Spesenabrechnung auf einer Vorlage für Ihr Unternehmen.

Unter Fahrtkosten fallen alle Wegekostenaufwendungen, die in einem direkten Zusammenhang mit Ihrer Geschäftsreise stehen. Am einfachsten lassen sie sich ermitteln, wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen: Kosten für Flüge, Bahn- oder Busreisen zum Zielort müssen Sie als Arbeitgeber erstatten. Etwas komplizierter wird es, wenn einer Ihrer Arbeitnehmer oder Sie selbst als Freiberufler mit dem eigenen Auto zur Geschäftsreise aufbrechen. Hier gibt es zwei Methoden, nach denen Sie die Fahrtkosten berechnen:

1. Fahrtkostenpauschale: Hierbei setzen Sie pro gefahrenem Kilometer 30 Cent an. Bei Reisen mit dem Motorrad können Sie 20 Cent pro Kilometer geltend machen.
2. Kilometersatz: Hierfür dokumentieren Sie die Kosten für Ihren Privat- oder Firmenwagen über ein gesamtes Jahr hinweg (inklusive Steuern, Versicherungen, Treibstoff etc.). In einem Fahrtenbuch, beispielsweise dem Lexware elektronischen Fahrtenbuch, halten Sie fest, wie viele der gefahrenen Kilometer in diesem Jahr unter Geschäftsreisen gefallen sind. Einen entsprechenden Anteil der Gesamtkosten können Sie dann einmal jährlich als Fahrtkosten geltend machen.

Übernachtungskosten, die im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen, erstatten Sie als Arbeitgeber in vollem Umfang und Sie können diese steuerlich ansetzen.

Wichtig ist nur: Trennen Sie die Übernachtungskosten von den Verpflegungskosten! Zum Beispiel, wenn das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen ist.

Für die Verpflegung während Geschäftsreisen können Sie in einem Vordruck für die Spesenabrechnung einen sogenannten Verpflegungsmehraufwand abfragen. Auch hier gibt es gesetzlich festgelegte Pauschalen, die Sie in Abhängigkeit von der Reisedauer ansetzen können:

• Für Geschäftsreisen mit einer Dauer von weniger als 8 Stunden können Sie keine Verpflegungskosten abrechnen.
• Für Geschäftsreisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden setzen Sie einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro an.
• Für Geschäftsreisen sind mit einer Dauer ab 24 Stunden 28 Euro Verpflegungskosten pro 24 Stunden Geschäftsreise möglich.

Einzige Ausnahme: Geschäftsreisen, die zwar kurz sind, bei denen der Geschäftsreisende aber trotzdem woanders übernachten muss. Hier setzen Sie 12 Euro Verpflegungskosten an.

Sonstige Kosten, auch Reisenebenkosten genannt, sind alle Ausgaben, die nicht in die oben genannten Kategorien fallen und trotzdem in unmittelbarem Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehen. Kosten für einen Internetzugang, einen Parkplatz oder ähnliche Aufwendungen fallen unter diese Kostenart.

Damit Sie Reisekosten beim Finanzamt geltend machen können, ist es unbedingt notwendig, dass Sie während der Geschäftsreise alle Ausgaben ordnungsgemäß dokumentieren. Heben Sie deshalb unbedingt Belege, Rechnungen und Quittungen auf und notieren Sie sich gegebenenfalls zusätzlich, wofür Kosten angefallen sind. Das können Sie beispielsweise auch mit unserer Spesenabrechnung-Vorlage tun – am besten nehmen Sie diese direkt mit auf Ihre Reise.

So können Sie auch noch nach der Reise einfach feststellen, welche Kosten Sie tatsächlich ansetzen können. Sind Sie beispielsweise während der Geschäftsreise teilweise zu privaten Zwecken mit dem Auto gefahren, weil Sie noch in einer Therme in die Sauna gegangen sind? Dann können Sie diese Fahrt nicht zu Ihren Spesen dazu zählen.

Wie Sie Spesen als Arbeitgeber an Ihre Arbeitnehmer zurückzuzahlen haben, ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Darüber hinaus gibt es Fristen zur Abgabe einer Spesenabrechnung: Laut Gesetz darf eine solche Abrechnung maximal 3 Jahre rückwirkend erfolgen. Ein Unternehmen darf dabei auch eine eigene Frist für die Reisekostenrückerstattung festlegen, und die muss nur bei mindestens drei Monaten liegen. Entsprechend sollten Sie eine Spesenabrechnung-Vorlage, z. B. digital als PDF immer mitführen, direkt ausfüllen und dann gleich nach der Geschäftsreise in Ihrer Buchhaltung einreichen.

Das direkte Dokumentieren Ihrer Reisekosten für die Spesenabrechnung ist mit unserer Vorlage kein Problem mehr. Unser Formular ist kostenlos und steht Ihnen hier online zur Verfügung. Einfach herunterladen, Kosten eintragen und abgeben. Wenn Sie lieber analog arbeiten, nutzen Sie das Dokument als Vordruck kostenlos für Ihre Spesenabrechnung.