Wie schreibe ich als Freiberufler Rechnungen mit einer Vorlage?
Als Freiberufler gehen Sie nicht nur Ihrer eigentlichen Kerntätigkeit nach. Sie übernehmen auch administrative Aufgaben. Dazu gehört es zum Beispiel, dass Sie korrekte und rechtskonforme Rechnungen ausstellen, wenn Sie einen Auftrag erfolgreich abgeschlossen haben. Die Rechnung ist nicht nur ein wichtiges Instrument, um Ihre Leistungen abzurechnen. Sie dient auch als Nachweis für steuerliche Zwecke und ermöglicht eine transparente Buchführung. Wir stellen Ihnen hier eine Vorlage für Freiberufler zur Verfügung, mit der Sie Rechnungen ganz einfach mit und ohne Umsatzsteuer erstellen können. Noch einfacher geht die Rechnungsstellung mit Lexware Office, unserer Cloud-Lösung für Selbstständige.
Definition
Was ist Freiberuflichkeit?
Unter dem Begriff der Freiberuflichkeit versteht man eine selbstständig und eigenverantwortlich ausgeübte Tätigkeit in bestimmten Berufsfeldern. Zu diesen sogenannten „freien Berufen“ gehören beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Ingenieure, Architekten, Journalisten und Künstler. Im Einkommenssteuergesetz ist klar definiert, welche Berufe freiberuflich ausgeübt werden. Letztlich entscheidet jedoch das Finanzamt, ob eine Freiberuflichkeit anerkannt wird.
Im Gegensatz zu gewerblichen Unternehmern sind Freiberufler in der Regel nicht auf die Produktion und den Verkauf von Waren ausgerichtet, sondern erbringen Dienstleistungen aufgrund ihres fachlichen Wissens und ihrer Qualifikationen. Außerdem sind Freiberufler von der Gewerbesteuer befreit und müssen auch kein Gewerbe im eigentlichen Sinne anmelden.
Rechtliche Anforderungen an eine Rechnungsvorlage für Freiberufler
Bei der Rechnungsstellung müssen Sie auch als Freiberufler bestimmte rechtliche Anforderungen beachten. Zu den Pflichtangaben, die Sie auf Ihrer Rechnungsvorlage finden, gehören:
- Vollständige Kontaktdaten: Ihre vollständigen Kontaktdaten und die Ihres Kunden müssen Sie auf der Rechnung angeben.
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: Jede Rechnung muss mit einer Rechnungsnummer und dem Ausstellungsdatum versehen sein. Die Rechnungsnummer ermöglicht die eindeutige Identifizierung und Nachverfolgung der Rechnung.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Steuernummer, die Sie vom Finanzamt bekommen haben, gehört auf jede Rechnung. Wenn Sie als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie zudem Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
- Leistungsbeschreibung: Eine klare und detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen muss in der Rechnung enthalten sein. Hier sollten Sie die Art der Dienstleistung, den Umfang, die Stundenzahl oder andere relevante Details angeben.
- Preise und Beträge: Sie müssen die Preise für die erbrachten Leistungen transparent aufführen. Falls zutreffend, müssen Sie auch die Mehrwertsteuerbeträge ausweisen.
- Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen, wie beispielsweise Zahlungsziel und akzeptierte Zahlungsmethoden sowie Kontodaten, sollte Ihre Vorlage für Rechnungen als Freiberufler ebenfalls enthalten.
Unterschiede zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung
Freiberufler haben in der Regel bei der Anmeldung der Freiberuflichkeit die Möglichkeit, zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung zu wählen. Die Kleinunternehmerregelung hat zur Folge, dass Sie von der Umsatzsteuer befreit sind, solange der Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet. Im Gegenzug können Sie jedoch keine Vorsteuer geltend machen.
Die Regelbesteuerung hingegen erfordert, dass der Freiberufler Umsatzsteuer auf seine Leistungen erhebt und diese an das Finanzamt abführt. Gleichzeitig findet ein Vorsteuerabzug statt, d.h. der Freiberufler kann die Umsatzsteuer, die er selbst für geschäftliche Ausgaben bezahlt hat, von der Umsatzsteuerlast, die er an das Finanzamt abführen muss, abziehen.
Die Wahl zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung hängt von verschiedenen Faktoren ab wie dem voraussichtlichen Umsatz oder der Kundenstruktur.
Tipp
Umsatzsteuerpflicht – Rechenbeispiel
Aus 100 Euro, die Ihre Dienstleistung eigentlich gekostet hat, werden dann (bei einem Standard-Umsatzsteuersatz von 19 %) 119 Euro. Den Steuerbetrag von 19 Euro weisen Sie als Extraposten aus. Sie führen diese 19 Euro ans Finanzamt ab. Ihr Auftraggeber kann die 19 Euro im Gegenzug vom Finanzamt zurückholen, sofern er selbst umsatzsteuerpflichtig ist.
Wichtige steuerliche Aspekte
Als Freiberufler genießen Sie viele Freiheiten. Gleichzeitig müssen Sie sich auch selbst um Ihre Buchhaltung und Ihre buchhalterischen Angelegenheiten kümmern. Diese grundlegenden Dinge sollten Sie im Blick haben:
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Die meisten Freiberufler können ihre Gewinne und Verluste mittels einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Dabei werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn oder Verlust zu berechnen.
- Aufbewahrungsfristen: Es besteht eine gesetzliche Pflicht, geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Verträge für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen können je nach Art der Unterlagen und der steuerlichen Vorschriften variieren.
- Steuerliche Absetzbarkeit von Ausgaben: Freiberufler können bestimmte geschäftliche Ausgaben steuerlich geltend machen, wie beispielsweise Büromaterial, Fachliteratur, Fortbildungskosten, Versicherungsbeiträge und Reisekosten.
- Umsatzsteuervoranmeldung und -zahlung: Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind (also nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen), müssen Sie regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen und die entsprechende Umsatzsteuerzahlung leisten. Die Voranmeldungen erfolgen in der Regel quartalsweise oder monatlich, das hängt maßgeblich vom Umsatzvolumen ab.
Info
Kleinstbetragsrechnung
Eine Kleinstbetragsrechnung ist eine vereinfachte Form der Rechnungserstellung, die Sie für geringfügige Beträge verwenden können. Sie kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn der Rechnungsbetrag unter einer bestimmten Grenze liegt. Derzeit ist diese Grenze auf 250 Euro brutto festgesetzt.
Im Gegensatz zu einer vollständigen Rechnung sind bei einer Kleinstbetragsrechnung bestimmte Angaben nicht erforderlich oder können vereinfacht dargestellt werden. Auch hier macht es Sinn, dass Sie eine Vorlage für Rechnungen als Freiberufler nutzen.
So verwenden Sie das Rechnungsmuster als Freiberufler
Sie müssen im Rahmen Ihrer Tätigkeit regelmäßig Rechnungen ausstellen. Verwenden Sie also am besten eine Rechnungsvorlage als Freiberufler Dank unserer Vorlage schreiben Sie als Freiberufler Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer in nur wenigen Minuten
- Laden Sie die Datei herunter.
- Ersetzen Sie in unserem Muster die Beispieldaten durch Ihre eigenen.
- Speichern Sie die Vorlage für alle zukünftigen Rechnungen ab.
