Definition
Was ist ein Kostenvoranschlag?
Um Kosten, zeitlichen Horizont und Aufwand für Kunden und Dienstleister einzuschätzen, ist ein Kostenvoranschlag unabkömmlich. Man bekommt ihn sowohl bei Handwerksbetrieben für anfallende Arbeiten als auch bei Dienstleistern wie etwa IT-Fachleuten, Agenturen, Zahnärzten und Kleinunternehmern. Er ist im §§ 659 u. 632 Abs. 3 BGB genau geregelt und wird in Juristen-Sprache „Kostenanschlag“ genannt. Man unterscheidet zwischen verschiedenen Arten:
- Einfacher Kostenvoranschlag
- Garantierter Kostenvoranschlag
Der Unterschied liegt hauptsächlich in der Verbindlichkeit. Verwenden Sie für einen einfachen oder einen garantierten Kostenvoranschlag ein Muster, das alle wichtigen Punkte enthält.
Der einfache Kostenvoranschlag mit Muster
Die Bezeichnung „einfacher Kostenvoranschlag“ meint eine unverbindliche Kostenaufstellung. Sie sollte alle erforderlichen Aufwendungen enthalten. Da Sie keine Verbindlichkeit auszeichnen, handelt es sich um eine Schätzung, die auch überschritten werden darf. Er ist eine Geschäftsgrundlage, aber kein Vertragsbestandteil.
Hier können Sie einen Kostenvoranschlag als Muster downloaden. Wir stellen Ihnen gleich zwei Varianten zur Verfügung:
Der garantierte Kostenvoranschlag mit Muster
Wenn Sie einen garantierten Kostenvoranschlag, zum Beispiel für eine handwerkliche Leistung oder eine andere Dienstleistung, erstellen, so müssen Sie dies explizit ausweisen. Im Kostenvoranschlag-Muster sollte im Text oder in der Überschrift ausgewiesen werden, dass eine Verbindlichkeit vorliegt. Der garantierte Kostenvoranschlag ist in der Folge Vertragsbestandteil.
Was gehört in den Kostenvoranschlag?
Unser Kostenvoranschlag-Muster ist kostenloszum Download verfügbar. Es enthält alle wichtigen Punkte und ist zusätzlich individualisierbar. Denn folgende Informationen müssen in jedem Kostenanschlag enthalten sein:
- Nennung der zu erbringenden Leistung
- Umfang der Leistung
- Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wird
- Benötigtes Material/Materialbeschreibung
- Materialkosten
- Kosten für alle weiteren Leistungen
- Gesamtkosten
- ZusätzlicheVereinbarungen und Zusatzoptionen
Wenn der Kostenvoranschlag nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist, so ist das Datum anzugeben, bis wann er gilt.
Tipp
Schnell reagieren mit Vorlagen
Der Kunde ruft an und möchte schnell eine Preisauskunft? Bei einer Kostenvoranschlag-Anfrage können Sie dank Musterzügig reagieren! Sie können die individuell ausgefüllte Kostenvoranschlag-Vorlage in ein PDFumgewandelt direkt per Mail an den Kunden schicken.
Formale Anforderungen
Nicht nur der Leistungsumfang oder zu erbringende Dienstleistungen gehören zwingend in den Kostenvoranschlag. Auch die Formalitäten spielen eine Rolle. Eine vorformatierte Kostenvoranschlag-Vorlage für Word vereinfacht Ihnen das Schreiben, denn sie enthält übersichtlich aufgegliedert alle wichtigen Punkte als Felder zum Ausfüllen:
- Firmenadresse
- Nummer des Kostenanschlags
- Empfänger
- Datum
Dazu sollten Sie unbedingt einen Betreff formulieren, in dem zu lesen ist, für welche Leistung der Kostenvoranschlag ist. Außerdem sollten Sie einen Ansprechpartner nennen. Ihre Kontodaten sollten ebenfalls enthalten sein.
Tipp
Den Kostenvoranschlag personalisieren
Besonders freundlich und professionell wirkt eine einleitende Formulierung im Kostenvoranschlag-Muster. Sie kann sich direkt auf den Kunden beziehen, zum Beispiel:
„Sehr geehrter Herr XY,
ich danke Ihnen für Ihr Interesse. Folgenden Kostenvoranschlag möchte ich Ihnen unterbreiten“
Auch ein abschließender Satz mit dem Hinweis darauf, dass Sie bei weiteren Fragen und Wünschen zur Verfügung stehen, weckt bei potentiellen Kunden Vertrauen.
Kostenvoranschlag-Vorlage mit Briefkopf und Tabelle
Am komfortabelsten ist ein Kostenvoranschlag-Muster mit allen Formulierungen, Briefkopf und Tabelle, in die Sie folgende Punkte eintragen können:
- Position in Nummern
- Bezeichnung von Produkt oder Leistung
- Mengenangabe
- Einzelpreis
- Gesamtpreis
- Nettobetrag
- Bruttobetrag inklusive USt
Wenn Sie einen Voranschlag für bestimmte Artikel oder Produkte machen, sollten Sie auch die Artikel-Nummer, sofern vorhanden, aufführen. Ein Kostenvoranschlag-Muster für Handwerker sollte so angepasst sein, dass sowohl benötigte Materialien als auch Werkumfang und Zeitrahmen angegeben werden können.
Wichtig: Verweisen Sie eindeutig darauf, dass es sich um einen Kostenvoranschlag und nicht um eine Rechnung handelt.
Info
Mehrwertsteuer angeben
Die Mehrwert- oder Umsatzsteuer sollten Sie explizit als solche kennzeichnen und zwischen Netto- und Bruttopreis unterscheiden. Den jeweiligen Steuersatz von 7 % oder 19 % sollten Sie nennen. Während Geschäftskunden mit Nettopreisen rechnen, sind Privatkunden aus dem Alltagsleben an Bruttorechnungen gewöhnt.
Was passiert, wenn die Kosten überschritten werden?
Es ist nicht unüblich, dass die tatsächlichen Kosten höher ausfallen, als im Kostenanschlag kalkuliert. Ein einfacher Kostenvoranschlag ist unverbindlich, stellt also keinen Vertrag dar. Überschreitungen von ca. 20 % gelten als legitim, müssen aber vorab mit dem Kundenabgesprochen werden. Bei einem garantierten Kostenvoranschlag sind Sie an einen Festpreis gebunden.
Unterschiede: Kostenvoranschlag und Angebot
| Kostenvoranschlag | Angebot |
|---|---|
| Unverbindlich, außer anders abgesprochen. | Verbindlich, sofern es nicht explizit als „unverbindliches Angebot“ gekennzeichnet wird. Verbindlichkeitszeitraum wird vom Ersteller festgelegt. |
| Nicht zwingend kostenfrei, Kosten sollten aber mit dem Kunden abgesprochen werden. | Immer kostenfrei. |
| Einfacher Kostenvoranschlag kann um bis zu 20 % überschritten werden. | Erst nach Ende des Verbindlichkeitszeitraums Änderungen möglich. |
| Alle Positionen, also Materialien und Arbeitsschritte werden mit Kosten aufgeführt und im Gesamtpreis samt MwSt aufgeführt. |
Auflistung aller Einzelpositionen mit Einzelpreis nicht notwendig. Es kann auch lediglich der Gesamtpreis angegeben werden. |
