Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?
Ein Geschäftsbrief ist ein Schreiben, welches für geschäftliche Zwecke verwendet und in der Regel in einer formellen, sachlichen und professionellen Sprache geschrieben wird. Als Freelancer, Einzel- und Kleinunternehmer kommunizieren Sie mit Geschäftspartnern (B2B) sowie mit Privatpersonen (B2C). Dafür nutzen Sie in der Regel verschiedene Arten von Geschäftsbriefen.
Egal, ob Sie an Lieferanten und Dienstleistern oder an Kunden Briefe schreiben und unsere Vorlagen, Muster sowie Beispiele verwenden: Geschäftsbriefe gibt es in analoger (Post) und digitaler Form (E-Mail). Sie werden zu verschiedensten Anlässen und in unterschiedlichsten Arten verfasst. Einige Beispiele davon sind:
- Angebote
- Bestellungen
- Auftragsbestätigungen
- Preislisten
- Empfehlungsschreiben
- Bewerbungsschreiben
- Rechnungen
- Einladungen
- Beschwerden
- Kündigungen
- Bestätigungsschreiben
- Dankschreiben
Erstellen Sie für jede Art der Geschäftsbriefe mit spezifischen Vorlagen Beispiele nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Jede Beziehung mit Ihren Geschäftspartnern ist ganz individuell und einzigartig, aber einige Sachverhalte in der Kommunikation sind immer gleich bzw. wiederholen sich. Deshalb lohnen sich die Briefvorlagen-Muster. Passen Sie also die Briefvorlage zum Beispiel in Word dem jeweiligen konkreten Fall an. Die Erstellung von Geschäftsbriefen mit unseren Beispielen gestaltet dadurch Ihre Arbeit mit der geschäftlichen Korrespondenz übersichtlich, zeitsparend und unkompliziert.
Die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zwischen der Belegschaft gilt übrigens nicht als Geschäftsbrief. Sie müssen dafür keine besondere Form erfüllen.
Die Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief
Der Gesetzgeber schreibt bei einem gewerblichen Geschäft zwischen zwei Vertragspartnern bestimmte Standards für einen Geschäftsbrief vor. Soll Ihr Geschäftsbrief rechtskonform sein, muss er folgende Informationen enthalten, damit sich die beteiligten Geschäftspartner schnell und ausreichend gegenseitig informieren können.
- Name und Adresse von Absender (nebst E-Mail und Internetadresse)
- Name und Adresse des Adressaten
- Ort und Datum der Erstellung des Geschäftsbriefs
- Betreff, d.h. die Angelegenheit, um die es geht
- Unterschrift des Absenders
Das sind nur die rudimentären Angaben, die in jedem Brief enthalten sein sollten. Je nachdem, welcher Art der Geschäftsbrief ist, benötigt es noch mehr Informationen. Zum Beispiel sollten auf einer Rechnung die Bankverbindung des Absenders, die Umsatzsteuer-ID oder die Handelsregisterinformationen enthalten sein.
Eine eindeutige Identifizierung ist deshalb unabdingbar, damit Sie bei Bedarf schnell und unkompliziert Kontakt aufnehmen können. Die Angaben müssen deutlich lesbar sein. Beachten Sie bitte, dass auch E-Mails einer Signatur bedürfen, wenn sie zur Kontaktaufnahme mit potenziellen Geschäftspartnern und/oder Kunden dienen. Werden diese gesetzlichen Regeln nicht befolgt, drohen Ordnungsstrafen.
Wenn Sie Geschäftsbeziehungen mit internationalen Vertragspartnern führen, beachten Sie, dass die gesetzlichen Bestimmungen für Geschäftsbriefe von Land zu Land unterschiedlich sind. Wir raten Ihnen, sich über die Bestimmungen in dem jeweiligen Land zu informieren.
Formelle Bestimmungen für Geschäftsbriefe nach DIN 5008
Für Geschäftsbriefe ist die DIN 5008 Vorlage von besonderer Bedeutung: Sie schreibt Form-, Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung fest. Dabei beziehen sich die Angaben stets auf ein DIN-A4-Blatt. Es ist sinnvoll, bei der Erstellung von Briefvorlagen DIN 5008 zu nutzen, da Briefe schreiben damit stets dem gleichen Aufbau folgt. Das erspart nicht nur Zeit, sondern wirkt nach außen auch seriös. DIN 5008 ist allerdings nur eine Empfehlung. Eine Pflicht, die Formregeln zu verwenden, gibt es nicht.
Hier können Sie sich eine einfache Geschäftsbrief-Vorlage downloaden:
Seitenränder
Bei den Seitenrändern eines Geschäftsbriefs stellen Sie folgende Maße ein:
- Seitenrand oben: 4,5 cm
- Seitenrand unten: 2,5 cm
- Seitenrand links: 2,5 cm
- Seitenrand rechts: 2,0 cm (mindestens 1,5 cm)
Schriftgröße
Als Schriftgröße eines Geschäftsbriefes wird 12 Punkt empfohlen. Sollte es sich um viel Inhalt und eine große Menge Text handeln, kann auch 11 Punkt gewählt werden. Kleiner sollte die Schrift aber nicht sein, da dann der Fließtext im Dokument schlecht lesbar ist. Der Zeilenabstand beträgt 1 bis 1,5-zeilig.
Schriftart
Im DIN 5008 können Sie Ihre Schriftart für einen Geschäftsbrief frei wählen. Wir empfehlen Ihnen eine lesbare und professionell wirkende Schrift, zum Beispiel Arial, Century oder Times New Roman.
Briefkopf
Der Briefkopf eines Geschäftsbriefes fällt sofort ins Auge. Gestalten Sie diesen Platz professionell. Im oberen Teil sollte sich Ihr Logo befinden. Beachten Sie, dass Briefköpfe wie Logos analog und digital unterschiedliche Maße, Bildformate und Auflösungen benötigen. Unsere Briefkopf-Vorlage hilft Ihnen bei der Erstellung – auch in Word.
Adresse
Damit die Adresse des Empfängers genau in die Breite des standardisierte Sichtfenster von Briefkuverts passt, achten Sie darauf, dass sie nicht höher als 4 cm und nicht breiter als 8,5 cm ist.
Absätze
Die einzelnen Absätze im Geschäftsbrief trennen Sie jeweils durch eine Leerzeile voneinander. Die Anrede, Gruß und Grußformel trennen ebenfalls eine Leerzeile vom Text. Eine eindeutige und verständliche Sprache gehört zum Standard eines Geschäftsbriefes, ebenso wie die Form der Anrede. Verwenden Sie eine formelle Anrede wie "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr", gefolgt vom Nachnamen des Empfängers. Eine korrekte und angemessene Ansprache trägt entscheidend zum Geschäftsklima bei.
