Ersatzbeleg nach Vorlage erstellen – für eine korrekte Buchhaltung

Unternehmen müssen Belege aufbewahren, um im Rahmen der eigenen Buchhaltung sowie bei Interaktion mit dem Finanzamt alle Ausgaben nachvollziehbar zu machen. Hierbei dienen Rechnungen und Quittungen als Nachweis. Sie ermöglichen es Unternehmen, lückenlos über die eigenen Ausgaben Bescheid zu wissen und bei Unklarheiten Nachforschungen anzustellen. Doch was passiert, wenn die Originalbelege nicht mehr vorhanden sind? Dann braucht es unter Umständen sogenannte Ersatzbelege. In Ihrem Unternehmen sollten daher entsprechende Vorlagen vorhanden sein.

Ersatzbelege oder Eigenbelege sind alternative Vorlagen und Nachweise. Sie werden in der Buchhaltung verwendet, wenn die Originalbelege verloren gegangen sind, beschädigt wurden oder anderweitig nicht verfügbar sind. Sie dienen dazu, die Buchhaltungsdaten zu vervollständigen und eine lückenlose Dokumentation von allen finanziellen Transaktionen sicherzustellen. Ersatzbelege haben die gleiche Funktion wie Originalbelege und fungieren als Beweismittel für getätigte Geschäftsvorfälle.

Die Verwendung von Ersatzbelegen in der Buchhaltung unterliegt bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen, um deren Gültigkeit und Akzeptanz sicherzustellen.

Im Allgemeinen müssen Ersatzbeleg-Vorlagen folgende Kriterien erfüllen:

• Nachvollziehbarkeit: Ersatzbelege müssen den Buchhaltungsdatensatz eindeutig identifizieren und auf den ursprünglichen Geschäftsvorfall verweisen. Sie sollten Informationen enthalten, die die Identifizierung des Gläubigers, den Betrag, das Datum und andere relevante Details ermöglichen.
• Vollständigkeit: Ersatzbelege müssen alle erforderlichen Informationen enthalten, die auch auf den Originalbelegen zu finden sind. Dies umfasst beispielsweise den Namen des Unternehmens, die Adresse, die Steuernummer, eine Beschreibung der erbrachten Leistung oder verkauften Ware und den Betrag der Transaktion.
• Integrität: Ersatzbelege sollten nur schwer manipuliert oder verändert werden können. Es ist wichtig sicherzustellen, dass sie einen verlässlichen Nachweis darstellen und ihre Authentizität gewährleistet ist. Dies kann beispielsweise durch digitale Unterschriften oder andere Sicherheitsmaßnahmen erreicht werden.
• Aufbewahrung: Ersatzbelege müssen entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. In Deutschland liegt die Frist grundsätzlich bei 10 Jahren.  Die genauen Fristen können je nach Art des Belegs und den geltenden Vorschriften variieren.
• Compliance: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die verwendeten Vorlagen für Ersatzbelege den rechtlichen Anforderungen und Buchführungsvorschriften entsprechen. Dies kann die Einhaltung von spezifischen Gesetzen und Standards, wie beispielsweise der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form), umfassen.

Wenn Sie Belege beim Finanzamt vorlegen müssen, so sind dies im Idealfall die Originalbelege. Im Sinne einer Notlösung akzeptiert das Finanzamt aber auch die Vorlage von Ersatzbelegen. Dabei kommt es vor allem auf die betriebliche Notwendigkeit und den Betrag an. Meist gilt allerdings, dass bis zu einer Ausgabe von 150 Euro wenig zu befürchten ist. Allerdings sollten die Vorlage von Ersatzbelegen die Ausnahme bleiben, damit das Finanzamt nicht misstrauisch wird.

Einen Ersatzbeleg braucht es zum Beispiel, wenn

1. der Originalbeleg verlorengegangen ist
2. vergessen wurde (z.B. beim Geschäftsessen), sich eine Quittung ausstellen zu lassen
3. es keine Möglichkeit für eine Quittung gab (z.B. bei einer Taxifahrt)

Bis auf den letztgenannten Grund können Sie es oftmals leicht vermeiden, auf eine Ersatzbeleg-Vorlage angewiesen zu sein. Fragen Sie immer nach einem Beleg, bewahren Sie diesen gut auf und erstellen Sie vielleicht sogar einen digitalen Back-Up.

Die Begriffe Eigenbeleg und Ersatzbeleg werden oftmals synonym verwendet. Per Definition besteht allerdings ein Unterschied.

Ganz gleich ob Eigenbeleg oder Ersatzbeleg, der Vordruck (digital oder auf Papier) muss Platz für alle relevanten Informationen bieten. Nur dann ist der Beleg auch rechtssicher und ermöglicht eine lückenlose Buchhaltung. Nutzen Sie deshalb die Vorlage für Ersatzbelege oder Eigenbelege.