Maximale Verbindlichkeit dank Buchungsbestätigung
Eine Buchungsbestätigung ist zwar aus rechtlicher Sicht nicht unbedingt notwendig, sorgt aber für maximale Sicherheit bei dir und deinen Kunden. Außerdem beugt das Dokument eventuellen Missverständnissen vor und ist damit ein essenzieller Teil transparenter Kundenkommunikation. Oft ist sie der erste offizielle Kontakt zwischen dir als Restaurant- oder Hotelbesitzer bzw. als Vermieter von Ferienobjekten und deinen Kunden. Sie dient also auch als Aushängeschild für dein Unternehmen. Damit dir ein professioneller Auftritt garantiert ist und du mit wenig Aufwand deine eigene Buchungsbestätigung erstellen kannst, haben wir eine entsprechende Vorlage für dich entwickelt.
Deshalb lohnt sich eine Buchungsbestätigung-Vorlage
Theoretisch reicht zum Vertragsschluss auch eine mündliche Abmachung, zum Beispiel per Telefon. Sollte es allerdings zu einem Rechtsstreit mit einem deiner Kunden kommen, ist es immer gut, auf Dokumente zurückreifen zu können, die den Vertragsschluss belegen.
Ein Inserat auf deiner eigenen Website oder einer Plattform für Hotels, Ferienwohnungen oder Ferienhäuser stellt selbst noch keine Willenserklärung im rechtlichen Sinne dar.
Das bedeutet: Erst, wenn ein Kunde zum Beispiel online eine Ferienwohnung bucht, entsteht daraus aus rechtlicher Sicht eine Willenserklärung. Die Buchung ist als Angebot zu verstehen. Um dieses Angebot anzunehmen und damit einen tatsächlichen Vertrag abzuschließen, musst du als Anbieter die Buchung bestätigen. Dann ist die Abmachung verbindlich.
Was muss in eine Vorlage für eine Buchungsbestätigung?
Damit dir deine Buchungsbestätigung die Rechtssicherheit bietet, die du dir wünschst, dürfen einige Inhalte auf keinen Fall fehlen. In unserer Vorlage für die Buchungsbestätigung sind alle Daten enthalten, die du an deine Kunden nach der Buchung weiterleiten solltest.
Dazu gehören
- Vor- und Nachname des Unternehmers
- Adresse deines Objekts
- Exakte Bezeichnung der Buchung
- Zeitraum der Buchung
- Vor- und Nachname des Kunden
- Anzahl der Personen für die Buchung
- Kontaktdaten des Kunden
- Buchungspreis
- Eventuelle Zusatzkosten (z.B. für Haustiere, Endreinigung bei Ferien-/Mietobjekten etc.)
- Gesamtkosten
- Stornierungsbedingungen
- Datum und Unterschrift bei Vermietung
Diese Buchungsbestätigung kannst du dann direkt per E-Mail an deine Kunden versenden. Ein Postversandt ist ebenfalls möglich, ist aber deutlich zeit- und kostenintensiver.
Tipp
Die E-Mail an deine Kunden
Wenn du die Buchungsbestätigung aus unserer Vorlage per E-Mail versendest, bietet es sich an, der Nachricht gleich weitere wichtige Dokumente für Mietobjekte als Anhang beizufügen. Nützlich sind zum Beispiel die Übersendung des detaillierten Mietvertrages, der Hausordnung oder eines Hinweisblatts zur An- und Abreise.
Buchungsbestätigung zeitnah versenden
Generell gilt: Eine Buchungsbestätigung solltest du möglichst zeitnah nach Erhalt der Buchungsanfrage versenden. Das macht nicht nur bei den Gästen einen guten Eindruck, sondern gibt auch dir die nötige Planungssicherheit für effiziente Arbeitsabläufe.
Damit du dir über die notwendigen Formalitäten keine Gedanken machen musst, stellen wir dir eine Vorlage für eine Buchungsbestätigung kostenlos zur Verfügung. Die kannst du einfach herunterladen, deine Details und die Details deiner Gäste eintragen und das danach als E-Mail versenden. Wenn du den Versand per Post präferierst, nutzt du das PDF einfach als Vordruck für deine Buchungsbestätigung.
Tipp
Zeitnah Buchung bestätigen
Am besten ist es, du nimmst dir einmal am Tag Zeit, um deine Buchungsanfragen zu prüfen und die entsprechenden Buchungsbestätigungen zu versenden. Am einfachsten und schnellsten geht das per E-Mail direkt an deine Gäste.
Die rechtlichen Verpflichtungen
Wenn du nach einer Reservierung eine Buchungsbestätigung nach unserer Vorlage versendest, ist wie bereits erwähnt ein Vertrag mit deinem Kunden zustande gekommen. Das heißt, beide Parteien sind von nun an rechtlich zur Erfüllung des Vertrages verpflichtet.
Für dich heißt das: Du musst das gebuchte Objekt zum vereinbarten Zeitpunkt und im vereinbarten Zustand für deine Kunden bereithalten. Im Gegenzug verpflichtet sich dein Kunde dazu, den vereinbarten Betrag innerhalb des von dir festgelegten Zahlungszeitraums an dich zu zahlen. Im Falle einer Stornierung müssen die angegebenen Stornierungsgebühren entrichtet werden. Diese sollten ebenfalls in der Buchungsbestätigung noch einmal gelistet werden. Kommt es zur Stornierung, kannst du mit unserem Stornorechnung-Muster ebenfalls professionell auftreten.
Tipp
Stornierungsbedingungen als Verkaufsargument
Ein zentrales Verkaufsargument für Ferienunterkünfte sind flexible Stornierungsbedingungen. Bewerte also realistisch, wie wahrscheinlich ein kompletter Ausfall deiner Einnahmen im Falle einer kurzfristigen Stornierung ist. Bekommst du normalerweise deutlich mehr Anfragen, als Kapazitäten vorhanden sind, kannst du bei den Stornierungsbedingungen etwas kulanter sein. Das freut deine Gäste und wird allgemein als positiver Service wahrgenommen.
Die Buchungsbestätigung als Marketing-Instrument
Eine Buchungsbestätigung entsprechend einer Vorlage zu versenden, spart Zeit und ist rechtssicher. Trotzdem bietet es sich an, das Muster für deine Buchungsbestätigung etwas zu individualisieren. Sie muss nicht immer ein steifes und formales Dokument sein. Überlege dir, wie du mit deinen Kunden kommunizieren möchtest und welche Ansprache zum Image deines Angebots passt. Hochwertige Unterkünfte für Dienstreisende zum Beispiel profitieren von einer formalen Kundenkommunikation, während z. B. familienorientiertere Hotels gerne auch lockerer mit deinen Gästen umgehen können. Etwas Individualität schadet nicht, sondern sorgt eher dafür, dass sich deine Gäste von Anfang an gut bei dir aufgehoben fühlen. Es zeigt, dass sie für dich nicht nur eine Nummer sind. Außerdem erhöht sie den Wiedererkennungswert und das Branding deines Unternehmens.
