Zusammenfassung
Verbindlichkeiten im Überblick
- Verbindlichkeiten entstehen, wenn die vereinbarte Gegenleistung für eine Leistung noch nicht erbracht wurde.
- Forderungen sind das Gegenteil von Verbindlichkeiten.
- Die Begriffe Schulden und Verbindlichkeiten werden als Synonyme verwendet.
- In der Bilanz finden sich die Verbindlichkeiten auf der Passivseite.
- Verbindlichkeiten werden in der Bilanz nach unterschiedlichen Kategorien gegliedert.
- Im Verbindlichkeitenspiegel werden weitere Informationen zu den vorhandenen Verbindlichkeiten angeführt.
- Für Schulden des alten Jahres, die im neuen Jahr bezahlt werden, muss in der Buchhaltung eine zeitliche Abgrenzung vorgenommen werden.
- Verbindlichkeiten, die nicht eindeutig definiert werden können, werden im Rechnungswesen als Rückstellungen bezeichnet.
Was sind Verbindlichkeiten und Forderungen?
Manche Unternehmer kommen mit den Begriffen in der Buchhaltung durcheinander und fragen sich beispielsweise: Was sind Verbindlichkeiten und was sind Forderungen?
Definition
Verbindlichkeiten
Eine Verbindlichkeit ist eine Verpflichtung zur Zahlung oder Leistung, die eine Person oder ein Unternehmen (Schuldner) gegenüber einer anderen Person oder Institution (Gläubiger) hat. In der Regel handelt es sich bei Zahlungsverpflichtungen um Geldbeträge, die auf Grundlage eines Vertrags oder einer erbrachten Leistung geschuldet werden. Hier entsteht auch die Frage, was Zahlungsverpflichtungen sind. Es handelt sich dabei um die Verpflichtung, einen bestimmten Betrag zu zahlen.
Als Aufwand an Verbindlichkeiten bezeichnet man den finanziellen Aufwand, der entsteht, wenn ein Unternehmen Verbindlichkeiten begleichen muss. Dieser spiegelt sich in der Gewinn- und Verlustrechnung wider.
Wann kommen Verbindlichkeiten zustande?
Damit eine Verbindlichkeit zustande kommt, müssen bestimmte Merkmale erfüllt sein:
- Es muss eine bereits vollzogene Leistung eines Lieferanten existieren. Dieser wird als Gläubiger bezeichnet. Man spricht daher auch oft von Lieferantenverbindlichkeiten.
- Damit die Leistung erbracht wird, gibt es eine vereinbarte Gegenleistung - in der Regel einen entsprechenden Geldwert - eines Unternehmers.
- Die vereinbarte Gegenleistung wurde bisher noch nicht erbracht. Bis dieser Verpflichtung nachgekommen wird, wird das Unternehmen bzw. die Person, die die Gegenleistung noch nicht erbracht hat als Schuldner bezeichnet.
Wird die Gegenleistung zum gleichen Zeitpunkt beziehungsweise unmittelbar nach der Leistung erbracht, handelt es sich dabei um keine Verbindlichkeit.
Wer also beispielsweise beim Bäcker Brötchen kauft und den Betrag in entsprechender Höhe dafür sofort in bar bezahlt, ist demnach auch kein Schuldner.
Was ist eine Forderung?
Eine Forderung ist das genaue Gegenteil einer Verbindlichkeit. Es handelt sich dabei also um den Anspruch eines Unternehmers (Gläubigers) gegenüber seinem Kunden oder Lieferanten (Schuldner). Bei der Forderung kann es sich entweder um Geld, Sachgüter oder Dienstleistungen handeln.
Info
Sind Verbindlichkeiten Schulden?
Die Begriffe Schulden und Verbindlichkeiten werden im unternehmerischen Kontext für den gleichen Sachverhalt verwendet. Deshalb ist der Begriff Verbindlichkeit ein Synonym für Schulden.
In manchen Definitionen werden die Schulden jedoch auch als Oberbegriff verwendet, zu dem als Gattung unter anderem auch die Verbindlichkeiten zählen.
Wann hat man eine Verbindlichkeit?
Eine Verbindlichkeit hat man dann, wenn man eine bestimmte Leistung in Anspruch genommen hat und die vereinbarte Gegenleistung dafür noch nicht erbracht hat. Bei dieser Leistung kann es sich um eine Ware oder eine Dienstleistung handeln.
Beispiele für Verbindlichkeiten
Im Unternehmerleben gibt es viele unterschiedliche Arten von Verbindlichkeiten. Man unterscheidet zunächst zwischen kurzfristigen und langfristigen Verbindlichkeiten. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind Schulden, die innerhalb eines Jahres beglichen werden müssen, während langfristige Verbindlichkeiten eine Laufzeit von über einem Jahr haben. Um die Restlaufzeit bei Verbindlichkeiten zu berechnen, wird der Zeitraum zwischen dem Bilanzstichtag und dem festgelegten Fälligkeitszeitraum verwendet.
Beispiele für Zahlungsverpflichtungen sind:
1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen:
Wenn Frau Stumpf z.B. für ihre Steuerberatungskanzlei einen neuen Toner für den Kopierer gekauft und die Zahlung für die Rechnung dafür noch nicht geleistet hat. Diese Art der Verbindlichkeiten wird auch als kurzfristige Verbindlichkeiten bezeichnet.
2. Kredite gelten als Verbindlichkeiten:
Wenn Frau Stumpf z.B. ihren Kopierer für die Kanzlei nicht sofort bezahlt, sondern dafür ein Darlehen mit einer Laufzeit von fünf Jahren aufgenommen hat, so handelt es sich dabei um eine langfristige Bankverbindlichkeit, die in der Bilanz unter „Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten“ ausgewiesen werden.
3. Verbindlichkeiten aus Anzahlungen:
Wenn Frau Stumpf z.B. für ihren Kopierer zwar bereits eine Anzahlung geleistet hat, mit der Bezahlung des kompletten Betrages aber noch bis zur endgültigen Fälligkeit der Rechnung wartet. Dafür gibt es als Unternehmerin gute Gründe. Denn wann Rechnungen bezahlt werden, beeinflusst auch die Liquidität.
4. Sonstige Verbindlichkeiten:
Wenn z.B. Frau Stumpf ihre Umsatzsteuer an das Finanzamt noch nicht bezahlt hat.
5. Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern:
Wenn z.B. Herr Hofmann als Kommanditist an Frau Stumpfs Steuerberatungsunternehmen beteiligt ist. Da sie ihm seinen Gewinnanteil aus dem letzten Jahr noch nicht ausbezahlt hat, ergibt sich auch daraus eine Verbindlichkeit. Im größeren Stil ist das auch der Fall, wenn ein Unternehmen Anleihen herausgibt. Das ist zwar im Falle von Frau Stumpfs Steuerberatungskanzlei eher unwahrscheinlich, doch dadurch würde sie gegenüber den Käufern der Anleihen eine Verbindlichkeit eingehen.
Wie werden Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten verbucht?
Selbstverständlich beeinflussen Verbindlichkeiten das Rechnungswesen. Das zeigt sich beim folgenden Beispiel:
Frau Stumpf hat für ihre Steuerberatungskanzlei für 250 Euro (zuzüglich 19 % Umsatzsteuer) unterschiedliche Büromaterialien wie Kopierpapier und Schnellhefter beim Händler „Papier & Co.“ auf Zahlungsziel eingekauft. Dieser Lieferant hat in ihrer Buchhaltung die Kreditorennummer 70013.
Bei den Materialien handelt es sich um Verbrauchsgüter. Durch den Kauf auf Ziel entsteht in der Buchhaltung von Frau Stumpf eine Verbindlichkeit.
Betroffen von diesem Einkauf sind die folgenden Konten:
- Bürobedarf
- Verbindlichkeiten
- Vorsteuer
Der Buchungssatz für die Verbindlichkeiten lautet in diesem Fall:
SOLL:
- Sachkonto „Bürobedarf 19 % VSt“ 250 €
- Sachkonto „Abziehbare VSt 19 %“ 47,50 €
HABEN:
Kreditor 70013 „Papier & Co“ € 297,50
Wo finden sich Verbindlichkeiten in der Bilanz?
Bei den Verbindlichkeiten handelt es sich um Schulden eines Unternehmens, die zum Bilanzstichtag bestehen. Um diese in der Bilanz zu erfassen, muss klar sein, dass es sich dabei um betriebliche Schulden handelt (z.B. Kauf von Rohstoffen zur Produktion). Alle Verbindlichkeiten werden zu diesem Zweck im Rahmen der doppelten Buchführung zum Bilanzstichtag in der Bilanz auf der Passivseite als Sammelposten angeführt. Unterschieden wird hier zwischen:
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Hier sind Höhe und Datum der Fälligkeit definiert.
- Sonstige Verbindlichkeiten: Höhe und Datum der Fälligkeit sind Ihnen bekannt, die Bezahlung erfolgt allerdings erst in der nächsten Periode.
- Rückstellungen: Hierbei handelt es sich um eine erwartete Verbindlichkeit, deren Höhe und Fälligkeit noch unbekannt ist.
Bei den Passiva Verbindlichkeiten wird in weiterer Folge eine Gliederung nach unterschiedlichen Positionen vorgenommen:
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
- Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen
- Anleihen
- Verbindlichkeit gegen verbundene Unternehmen
- Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel (In der Praxis wird dieses Zahlungsmittel kaum noch verwendet)
- Verbindlichkeiten gegen Unternehmen im Beteiligungsverhältnis
- Sonstige Verbindlichkeiten
Entstehungszeitpunkt: Die Passivierung in der Bilanz
Die Passivierung von Verbindlichkeiten in der Bilanz ist nur dann möglich, wenn die Verpflichtung zum Bilanzstichtag bereits rechtlich oder wirtschaftlich begründet ist. Das bedeutet, dass ein Schuldverhältnis oder eine Zahlungsverpflichtung existiert, die auf einer erbrachten Leistung basiert. Ein Anspruch auf Gegenleistung entsteht also nur, wenn die Leistung bereits erbracht wurde (z.B. durch die Übergabe von Waren).
Kurz gesagt: Eine Verbindlichkeit darf nur dann in der Bilanz ausgewiesen werden, wenn die zugrunde liegende Verpflichtung bereits tatsächlich entstanden ist und die Leistungen erbracht wurden.
Info
Fälligkeitszeitpunkt vs. Entstehungszeitpunkt
Bei einem Fälligkeitszeitpunkt handelt es sich um das Datum, ab dem ein Lieferant das Entgelt einfordern kann. Meist sind Zahlungsziele in 10, 20 oder 30 Tagen. Liegt keine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien vor, so wird die Zahlungsforderung sofort mit ihrem Entstehen fällig.
Was ist ein Verbindlichkeitenspiegel?
Alle Unternehmen, die nicht durch größenabhängige Erleichterungen davon befreit sind, müssen zum Jahresabschluss einen Anhang erstellen, in dem unter anderem auch ein Verbindlichkeitenspiegel enthalten sein muss.
Darin befinden sich alle Verbindlichkeiten, die auch in der Bilanz erscheinen. In der ersten Spalte wird die Gesamthöhe der Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag eingetragen.
In weiterer Folge werden die Verbindlichkeiten nach der Restlaufzeit in folgende Zeitspannen aufgeteilt:
- Weniger als ein Jahr
- Zwischen einem und fünf Jahren
- Länger als fünf Jahre
Liegt die Zeitspanne unter einem Jahr oder über fünf Jahren, ist eine gesonderte Ausweisung in der Bilanz notwendig. In der letzten Spalte werden die Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag des Vorjahres eingetragen.
Im Nachtrag wird auch noch die Summe jener Verbindlichkeiten gebildet, die durch Pfandrechte (beziehungsweise ähnliche Rechte) abgesichert sind. Zusätzlich muss bei jeder dieser Positionen auch die jeweilige Art der Besicherung im Verbindlichkeitenspiegel beschrieben werden.
Info
Zahlung einer Schuld im neuen Jahr, die das alte Jahr betrifft
Wird eine Schuld im neuen Jahr bezahlt, betrifft aber noch das alte Jahr, so muss dafür eine zeitliche Abgrenzung vorgenommen werden. Der Teil der Schuld, der noch zum alten Jahr gehört, muss dabei auf das Konto „Sonstige Verbindlichkeiten“ (SKR 03/04; 1700/3500) gebucht werden.
Auf welches Konto erfolgt das Ausbuchen von Verbindlichkeiten?
Das Ausbuchen einer Verbindlichkeit im SKR03 erfolgt auch, wenn eine Verpflichtung nicht mehr besteht oder voraussichtlich nicht mehr erfüllt wird. Das Ausbuchen einer Verbindlichkeit im SKR04 erfolgt, wenn eine Schuld nicht mehr besteht oder nicht mehr beglichen werden muss (z.B. durch Verjährung oder Stornierung).
Info
Erträge aus der Herabsetzung von Verbindlichkeiten
Erträge aus der Herabsetzung von Verbindlichkeiten entstehen, wenn ein Unternehmen eine bestehende Verbindlichkeit reduziert oder vollständig tilgt. Das geschieht i.d.R. durch Verhandlungen mit dem Gläubiger. In der Buchhaltung verbuchen Sie dies als Ertrag, da die ursprüngliche Verbindlichkeit nicht mehr vollständig zu zahlen ist.
Handels- und Steuerbilanz
Die Bilanzierung von Verbindlichkeiten erfolgt gemäß den Vorschriften der Handels- und Steuerbilanz. Nach dem Handelsrecht müssen sämtliche Schulden in der Bilanz als Passivposten ausgewiesen und detailliert gegliedert werden. Nicht passivierungspflichtige Verbindlichkeiten sind:
- Bürgschaftsverpflichtungen, solange keine Zahlungspflicht besteht
- Schulden, die aus zukünftigen Gewinnen zu begleichen sind
- Schwebende Geschäfte (hier haben beide Vertragspartner bis dato keine Leistung erbracht)
- Verbindlichkeiten, die von einer Wahlrechtausübung abhängen (z.B. Bausparverträge)
Zu beachten sind zudem Sondervorschriften für Kapitalgesellschaften. Diese müssen folgende Restlaufzeiten der Verbindlichkeiten angeben:
- Bis zu einem Jahr oder mehr für jede Verbindlichkeit
- Verbindlichkeiten mit einer Laufzeit von mehr als 5 Jahren müssen im Anhang der Bilanz offengelegt werden. Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen zudem ein gesetzliches Bilanzgliederungsschema einhalten.
Aus steuerrechtlicher Perspektive wird das Maßgeblichkeitsprinzip angewendet.
Was passiert bei einem Rangrücktritt?
Wenn ein Gläubiger mit einem Unternehmen einen sogenannten qualifizierten Rangrücktritt vereinbart, wird festgelegt, dass seine Forderung im Insolvenzfall nachrangig behandelt wird. Der Bundesgerichtshof (BGH) sieht eine solche Vereinbarung als einen echten Vertrag zugunsten Dritter (gemäß § 328 BGB). Das bedeutet, dass der Rangrücktritt rechtlich bindend ist und Gläubiger erst nach anderen Forderungen berücksichtigt werden – oft nur aus zukünftigen Gewinnen oder einem Liquidationsüberschuss.
Die Bewertung von Verbindlichkeiten
Bewertung in der Handelsbilanz
In der Handelsbilanz müssen Verbindlichkeiten grundsätzlich einzeln bewertet werden. Geldverbindlichkeiten werden zu einem Nennwert passiviert, während Verbindlichkeiten aus Sachleistungen mit den Vollkosten bewertet werden.
Für die Folgebewertung gilt das Höchstwertprinzip. Das bedeutet, wenn der Wert der Verbindlichkeit steigt, wird der höhere Betrag berücksichtigt. Fremdwährungsverbindlichkeiten werden zum Rückzahlungsbetrag zum Bilanzstichtag bewertet, basierend auf dem aktuellen Wechselkurs. Ist dieser gestiegen, muss der höhere Betrag passiviert werden. Bei einem gesunkenen Kurs passieren hingegen keine Änderungen.
Für kurzfristige Fremdwährungsverbindlichkeiten (bis zu einem Jahr) gibt es keine Wertkorrektur bei Kursveränderungen. Ein Wahlrecht zur Abschreibung bei vorübergehenden Wertminderungen von Finanzanlagen besteht seit dem BilMoG, gilt aber nicht für steuerliche Zwecke.
Bewertung in der Steuerbilanz
Die steuerrechtliche Bewertung von Verbindlichkeiten orientiert sich grundsätzlich an den Handelsbilanz-Bewertungsgrundsätzen, sofern keine spezifischen steuerrechtlichen Vorschriften existieren. Verbindlichkeiten werden in der Steuerbilanz mit ihrem Erfüllungsbetrag (dem vereinbarten Betrag) bewertet. Üblicherweise entspricht dieser dem Nenn- oder Rückzahlungsbetrag.
Wird der Kurs einer Verbindlichkeit dauerhaft höher, muss dieser höhere Wert angesetzt werden (gemäß dem Höchstwertprinzip). Wenn eine Verbindlichkeit mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr beglichen werden muss (z.B. aufgrund einer Verjährung) wird sie mit 0 Euro bewertet und ausgebucht, was wiederum den Gewinn erhöht.
Rentenverbindlichkeiten haben keinen festen Nennwert. Ihre Bewertung erfolgt anhand des Rentenbarwerts.
Fehlerhafte Werte in der Handelsbilanz sind nicht bindend für die Steuerbilanz, da steuerlich eine eigene Bewertung vorgenommen werden kann.
Sonderheiten aus steuerrechtlicher Sicht
Im Steuerrecht müssen Verbindlichkeiten grundsätzlich mit 5,5 % p.a. für jedes Jahr der Restlaufzeit abgezinst werden. Das gilt auch für Gesellschaftsdarlehen an eine GmbH. Ebenso ist bei unverzinslichen Darlehen, deren Laufzeit nicht genau bestimmt werden kann, eine Abzinsung erforderlich.
Bestimmte Verbindlichkeiten sind jedoch von dieser Regel ausgenommen. Dazu zählen beispielsweise Verbindlichkeiten mit einer Laufzeit von weniger als 12 Monaten oder verzinsliche Darlehen. Bei verzinslichen Verbindlichkeiten entfällt die Abzinsung, auch wenn der Zinssatz gering ist (z.B. 1 %). Darlehen, bei denen der Darlehensnehmer eine Gegenleistung erbringt, gelten ebenfalls als verzinslich.
Veröffentlichte Vervielfältiger helfen, unverzinsliche Darlehen korrekt abzuzinsen.
Was ist der Unterschied zwischen Verbindlichkeiten und Rückstellungen?
Eine Verbindlichkeit zeichnet sich dadurch aus, dass sowohl der Zeitpunkt als auch die Höhe bekannt sind. Wenn Frau Stumpf am 15. Juli für 250 Euro Büromaterial kauft, so handelt es sich demnach um eine Verbindlichkeit.
Doch nicht immer sind diese Faktoren so eindeutig. Manchmal wissen Unternehmer, dass zwar eine Verbindlichkeit besteht, die Höhe und/oder der Zeitpunkt stehen aber noch nicht fest. Diese Verbindlichkeiten werden in der Bilanz als Rückstellungen bezeichnet.
Frau Stumpf beschäftigt in ihrer Kanzlei zwei Mitarbeiterinnen und bietet diesen eine betriebliche Altersvorsorge an. Als Steuerberaterin weiß sie, dass sie eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten bilden muss.
Die Pensionsrückstellungen für die beiden Mitarbeiterinnen zählen dazu, weil Frau Stumpf zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung nicht konkret angeben kann, ob, wann und in welcher Höhe die entsprechenden Zahlungen fällig werden. Die Bewertung der Rückstellungen wird in diesem Fall nach versicherungsmathematischen Grundsätzen vorgenommen.
Nach Ansicht des BFH muss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten nicht gebildet werden, wenn ein Gutachten zeigt, dass es am Bilanzstichtag unwahrscheinlich ist, dass es am Bilanzstichtag unwahrscheinlich ist, dass man die Klage verliert. Rückstellungen sind nur dann zulässig, wenn die wesentlichen Voraussetzungen für die Schuld bereits am Bilanzstichtag erfüllt sind. Allein die Vermutung einer Steuernachforderung bei einer Betriebsprüfung rechtfertigt ebenfalls keine Rückstellung.
Gründe für Bildung von Rückstellungen in der Bilanz
Rückstellungen können unter bestimmten Voraussetzungen gebildet werden, sofern diese konkretisiert sind (z.B. bei öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen). Es muss ein klar bestimmtes Handeln innerhalb eines Zeitrahmens vorgeschrieben sein und bei Nichteinhaltung müssen Sanktionen drohen.
Beispiele für keine Rückstellung:
- Abfallentsorgungspflichten als eigener Aufwand
- Sonderbeiträge zur Handwerkskammer für künftige Jahre
- Freiwillige Aufbewahrung von Daten zur Kundenbindung
Beispiele für zulässige Rückstellungen:
- Verpflichtung eines Autohändlers zum Rückkauf von Fahrzeugen
- Betriebliche Schadensersatzforderungen aus strafbaren Handlungen mit wahrscheinlichem Anspruch
Für behördliche Auflagen zur Umrüstung gilt: Rückstellungen sind nicht möglich, wenn die Umsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Sobald die Verpflichtung rechtlich entstanden ist, muss die wirtschaftliche Verursachung nicht mehr geprüft werden. Bei der Bewertung von Rückstellungen dürfen Vorteile nur dann berücksichtigt werden, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der Verpflichtung stehen.
