Zusammenfassung
Sozialversicherungsausweis im Überblick
- Der Sozialversicherungsausweis enthält persönliche Daten wie den Namen und die Versicherungsnummer des Trägers, sowie das Ausstellungsdatum und einen QR-Code.
- Der SV-Ausweis ist ein Nachweis darüber, dass ein Arbeitnehmer dem deutschen Sozialversicherungssystem angehört. Außerdem soll es Schwarzarbeit und den Missbrauch von Sozialleistungen verhindern.
- Seit dem 1. Januar 2023 gibt es den Sozialversicherungsausweis nicht mehr. Stattdessen gibt es den Versicherungsnummernachweis.
- Seitdem können Arbeitgeber ihre Versicherungsnummer automatisch online bei der Deutschen Rentenversicherung aufrufen.
- Die Sozialversicherungsnummer ist individuell, lebenslang gültig und besteht aus zwölf Buchstaben und Ziffern.
- Arbeitnehmer erhalten ihren Sozialversicherungsausweis automatisch, wenn der Arbeitgeber sie bei der Krankenversicherung oder Minijob-Zentrale anmeldet.
- Sollte ein Arbeitnehmer seinen Sozialversicherungsausweis verloren haben, kann er ihn kostenlos bei der gesetzlichen Krankenkasse, dem zuständigen Rentenversicherungsträger oder online bei der Deutschen Rentenversicherung neu beantragen.
Definition
Was ist ein Sozialversicherungsausweis?
Der Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis) ist ein Dokument mit persönlichen Daten. Am 1. Januar 2023 wurde er durch den Versicherungsnummernachweis ersetzt. Dieser gilt als Nachweis für die Teilnahme am deutschen Sozialversicherungssystem. Der SV-Ausweis dient dazu, Schwarzarbeit zu verhindern und den Missbrauch von Sozialleistungen zu reduzieren. Zudem müssen Bürger ihren Sozialversicherungsausweis vorzeigen, wenn sie zum Beispiel Arbeitslosengeld I oder II beantragen möchten.
Bis 2023 waren Arbeitnehmer bei einem Jobwechsel dazu verpflichtet, ihren Sozialversicherungsausweis beim Arbeitgeber vorzulegen. Inzwischen haben sich die Grundsätze geändert und sie müssen das nicht mehr. Die Arbeitgeber sind nämlich in der Lage, die Sozialversicherungsnummer (Versicherungsnummer) automatisch bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung abzurufen. Die Sozialversicherungsnummer wird synonym als Rentenversicherungsnummer bezeichnet.
Info
Die Sozialversicherungsnummer steht auf der Lohnabrechnung
Auf der Lohnabrechnung sehen Sie links oben ein Kästchen mit der Kennzeichnung „SV-Nummer“. Darin ist die Sozialversicherungsnummer des jeweiligen Arbeitnehmers, also einer Einzelperson, vermerkt. Außerdem befindet sie sich auf den Bescheiden der Rentenversicherung.
Welche Daten umfasst der Sozialversicherungsausweis?
Auf dem Sozialversicherungsausweis sind folgende Daten vermerkt:
- Versicherungsnummer
- Name
- Ausstellungsdatum
- ein QR-Code
Der QR-Code ist erst seit 2017 auf dem Ausweis abgebildet und dient als Erleichterung für Sie als Arbeitgeber. Damit können Sie die relevanten Informationen Ihres Arbeitnehmers über Ihr Smartphone ablesen und direkt in das Abrechnungsprogramm übertragen.
Jede Person hat eine individuelle Sozialversicherungsnummer (nicht zu verwechseln mit der Steuernummer!) und kann somit eindeutig zugeordnet werden. Die Nummer der Sozialversicherung besteht aus zwölf Buchstaben und Ziffern:
- Stelle 1-2: Bereichsnummer des zuständigen Rentenversicherungsträgers
- Stelle 3-8: Geburtsdatum in durchgängiger Ziffernfolge
- Stelle 9: Anfangsbuchstabe des Nachnamens (Geburtsname)
- Stelle 10-11: Seriennummer zum Geschlecht
- Stelle 12: Prüfziffer
Info
Hat jeder einen Sozialversicherungsausweis?
Seit 2005 bekommt in Deutschland jedes Kind mit der Geburt automatisch eine Sozialversicherungsnummer zugewiesen. Sie ist unveränderlich und gilt ein Leben lang. Berufsgruppen wie Beamte, Richter und Soldaten benötigten keinen Sozialversicherungsausweis von ihrer Krankenkasse oder Rentenversicherung. Grund dafür ist, dass sie ihre Rente bzw. Pension von ihrem Dienstherrn bekommen. Demnach sind sie von den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung befreit.
Seit dem 1. Januar 2023 gibt es auch für alle Beschäftigte keinen Sozialversicherungsausweis mehr, da dieser durch den Versicherungsnummernachweis ersetzt wurde. Auf dem Versicherungsnummernachweis sind folgende Daten vermerkt:
- Versicherungsnummer
- Name
- Ausstellungsdatum
Woher bekomme ich einen Sozialversicherungsausweis?
In der Regel müssen Arbeitnehmer ihren Sozialversicherungsausweis bzw. ihren Versicherungsnummernachweis nicht selbst beantragen. Beim Berufseinstieg meldet der Arbeitgeber die Beschäftigten bei der Krankenversicherung oder der Minijob -Zentrale an. Voraussetzung dafür ist, dass es sich von Beginn an um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung handelt.
Die Anmeldung der Beschäftigung stößt gleichzeitig die Beantragung der Sozialversicherungsnummer bei der Deutschen Rentenversicherung an. Die Arbeitnehmer erhalten die Nummer inklusive Sozialversicherungsausweis bzw. Versicherungsnummernachweis anschließend automatisch. Das ist unabhängig davon, ob es sich um eine Ausbildung, einen Minijob oder einen Vollzeitjob handelt.
Sozialversicherungsausweis verloren – was tun?
Beschäftigte, die ihren Sozialversicherungsausweis verloren haben oder dieser unbrauchbar ist, sind seit dem 1. Januar 2023 nicht mehr dazu verpflichtet, dies der Rentenversicherung zu melden. Sie können den Nachweis kostenlos neu beantragen. Das ist auch möglich, wenn der Sozialversicherungsausweis stark beschädigt und nicht mehr brauchbar ist. Neuerdings müssen diese Ausweise allerdings nicht mehr bei der zuständigen Einzugsstelle zurückgegeben werden.
Möchten Sie den Versicherungsnummernachweis beantragen, melden Sie sich schriftlich bei Ihrer gesetzlichen Krankenkasse oder dem zuständigen Rentenversicherungsträger. Alternativ haben Sie bei der Deutschen Rentenversicherung die Möglichkeit, den Sozialversicherungsausweis bzw. Versicherungsnummernachweis online zu beantragen. Für gewöhnlich dauert es etwa sieben Tage, bis der Ausweis ankommt. Die genaue Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Rentenversicherungsträger ab. Gelegentlich kann es sogar ab dem Beginn der Beantragung bis zu mehrere Wochen dauern.
Info
Ausländer erhalten ebenfalls einen Sozialversicherungsausweis
Bis 2023 erhielten auch Ausländer von der Deutschen Rentenversicherung einen Ausweis zur Sozialversicherung. Das geschah, sobald sie in Deutschland einer gesetzlich versicherten Arbeit nachgingen und ihr Arbeitgeber sie anmeldete. Die neuesten Änderungen des 1. Januar 2023 gelten jedoch auch für ausländische Bürger. Demnach müssen sie ebenfalls keinen Sozialversicherungsausweis mehr vorlegen. Die Arbeitgeber können die Rentenversicherungsnummer des Sozialversicherungsausweises online erfragen.
Ausnahme: Schickt ein ausländischer Arbeitgeber seine Beschäftigten für einen befristeten Zeitraum nach Deutschland, müssen die Arbeitnehmer ihren Aufenthaltstitel oder die Entsendebescheinigung mitführen, damit diese überprüft werden kann.
Was passiert mit dem Sozialversicherungsausweis bei einer Namensänderung?
Ändert ein Arbeitnehmer zum Beispiel aufgrund einer Hochzeit seinen Namen, wird meistens die Rentenversicherung durch das Einwohnermeldeamt informiert. Bevor der Sozialversicherungsnachweis abgeschafft wurde, erhielten die Arbeitnehmer ihren neuen Ausweis in der Regel automatisch. Alternativ erfolgte die Anpassung, nachdem sie die Änderung ihrer persönlichen Daten dem Arbeitgeber mitgeteilt hatten.
Info
Die SV-Nummer bleibt auch bei Namensänderung bestehen
Da inzwischen kein Sozialversicherungsausweis mehr nötig ist und die Weiterleitung direkt erfolgt, entsteht für den Arbeitnehmer kein Mehraufwand. Trotz Namensänderung bleibt die Sozialversicherungsnummer unverändert. Die neunte Stelle bezieht sich immer auf den Geburtsnamen bzw. Familiennamen.
Gilt die Mitführungspflicht des Sozialversicherungsausweises?
In der Vergangenheit mussten Beschäftigte aus bestimmten Branchen stets ihren Sozialversicherungsausweis mitführen. Seit dem 1. Januar 2009 gilt diese Mitführungspflicht nicht mehr. Stattdessen sollen diese Beschäftigten nun ihren Personalausweis, Pass oder ein anderes zugelassenes Ersatzdokument bei sich z.B. in ihrer Brieftasche haben. Sollte der Zoll danach fragen, müssen sie sich selbst bei unangekündigten Kontrollen ausweisen können.
Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Mitarbeiter auf die Mitführungs- und Vorlagepflicht der Ausweisdokumente hinzuweisen. Dies sollte am besten schriftlich erfolgen. Laut der Deutschen Rentenversicherung sind in Deutschland folgende Branchen betroffen:
- Baugewerbe
- Fleischwirtschaft
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Unternehmen, die sich an dem Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
