Rechnungsabgrenzungsposten

Ein typisches Beispiel für einen Rechnungsabgrenzungsposten ist die Vorabzahlung für eine Dienstleistung oder Ware, die Sie erst im nächsten Geschäftsjahr erbringen oder liefern werden. Die Vorabzahlung verbuchen Sie allerdings in diesem Jahr und weisen sie als Rechnungsabgrenzungsposten aus. Im nächsten Geschäftsjahr lösen Sie den Posten dann auf und buchen die tatsächliche Leistungserbringung.

Dabei ist es wichtig, zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten zu unterscheiden:

• Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) sind Zahlungen, die vor dem Bilanzstichtag bereits geleistet wurden, sich aber auf die nächste Periode beziehen. In der Buchhaltung gelten sie als Vermögensgegenstand, da Sie noch Anspruch auf die entsprechenden Leistungen in Höhe des Abgrenzungsbetrags haben. Klassische Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten sind unter anderem im Voraus gezahlte Mieten und Mietkautionen, vorab beglichene Zinsen oder Abonnements.
• Passive Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP) funktionieren andersherum: Sie haben bereits Zahlungen erhalten, die betreffende Leistung wird aber erst nach dem Bilanzstichtag erbracht (z.B. eine erhaltene Mietzahlung für mehrere Monate).

Neben der Unterteilung in aktiv und passiv lassen sich Einnahmen und Ausgaben auch transitorischen und antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten zuordnen. Lassen Sie sich von den umständlichen Begriffen nicht täuschen. Wie die aktive und passive ist auch die transitorische und antizipative Rechnungsabgrenzung leicht erklärt:

• Transitorische Rechnungsabgrenzungsposten beziehen sich vereinfacht gesagt immer auf das abzuschließende Wirtschaftsjahr. Die Posten umfassen Zahlungen, die Sie bereits getätigt oder erhalten haben und gleichzeitig erst nach dem Stichtag Ihrer Bilanz als Aufwand oder Ertrag verbuchen können. Das ist der Fall, wenn Sie Leistungen im Voraus bezahlen (beziehungsweise bezahlt bekommen), zum Beispiel wenn Ihr Unternehmen eine Softwarelizenz im aktuellen Geschäftsjahr kauft und erst im folgenden Jahr nutzt. Ein transitorischer Posten kann sowohl ein aktiver als auch ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten sein.
• Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten dagegen sind Erträge und Aufwendungen, die Sie erst nach dem Abschlussstichtag zahlen beziehungsweise erhalten. Diese weisen Sie in Ihrer Bilanz als Forderung oder Verbindlichkeit aus. Ein gutes Beispiel für antizipative Rechnungsabgrenzungsposten sind Zinserträge: Diese entstehen im zu bilanzierenden Jahr, werden aber in der Regel erst im darauffolgenden Jahr ausgeschüttet.

Der Sinn und Zweck von Rechnungsabgrenzungsposten besteht darin, eine vollständige und periodengerechte Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sicherzustellen. Durch die Abgrenzung von Zahlungsströmen, die in einem anderen Zeitraum entstanden sind als die dazugehörigen Leistungen, können Sie die Gewinne und Verluste Ihres Unternehmens korrekt ausweisen.

Ohne Rechnungsabgrenzungsposten würden Sie eventuell zu falschen Schlüssen kommen. Schließlich erfassen Sie bereits Einnahmen in einem Geschäftsjahr, obwohl die dazugehörige Leistungserbringung erst im nächsten Jahr erfolgt. Rechnungsabgrenzungsposten helfen somit dabei, ein möglichst genaues Bild der wirtschaftlichen Lage Ihres Unternehmens zu zeichnen.

Daher sind Sie dazu verpflichtet, die Rechnungsabgrenzung bei der Bilanzerstellung anzuwenden. Die gesetzlichen Grundlagen dafür finden sich in §250 HGB (Handelsgesetzbuch) für handelsrechtliche Abschlüsse und in §5 EStG (Einkommensteuergesetz) für steuerrechtliche Abschlüsse.

Rechnungsabgrenzungsposten können Sie sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz nutzen. In der Handelsbilanz haben sie das Ziel, den Jahresabschluss periodengerecht zu gestalten. In der Steuerbilanz wiederum geht es darum, die steuerliche Gewinnermittlung zu korrigieren und so eine Besteuerung auf Basis der wirtschaftlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Um die Rechnungsabgrenzung einheitlich und strukturiert anzuwenden, greifen Sie auf den eigens dafür vorgesehenen Spezialkontenrahmen zurück.

Die Buchungssätze für die verschiedenen Arten von Rechnungsabgrenzungsposten lauten wie folgt:

Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2021 enden, gilt eine neue Vereinfachungsregelung, § 5 Abs. 5 Satz 2 EStG. Ein passiver oder aktiver Rechnungsabgrenzungsposten muss nicht gebildet werden, wenn die einzelne Ausgabe oder Einnahme den Betrag von 800 Euro nicht überschreitet.