Zusammenfassung
PEPPOL im Überblick
- PEPPOL ist ein internationales Netzwerk der Non-Profit-Organisation OpenPeppol für die elektronische Beschaffung.
- Netzwerk dient zum Austausch digitaler Dokumente
- Fokus auf digitalen Rechnungen und elektronischen Beschaffungsdokumenten
- Ziel von PEPPOL: grenzüberschreitende Beschaffungsprozesse vereinfachen
- Projektstart: 2008
- Basiert auf dem 4-Corner-Model
Definition
Was ist PEPPOL?
PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online. Was 2008 als Projekt des PEPPOL-Konsortiums und der Europäischen Kommission begann, wurde 2019 zu einer Marke, die sich über ihren ursprünglichen Einsatzbereich hinaus einen Namen gemacht hat. Durch PEPPOL wird der politische Wille gezeigt, vor allem kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) den Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen innerhalb der EU möglich zu machen.
Ursprünglich wurde PEPPOL zur elektronischen Abrechnung und Auftragsvergabe bei Behörden beziehungsweise im B2G-Bereich eingesetzt.
Mittlerweile erobert das Netzwerk den B2B-Bereich – und das nicht nur in europäischen, sondern auch in außereuropäischen Ländern: Dazu gehören neben 32 europäischen Staaten nun ebenfalls Japan, Neuseeland, die USA und weitere Länder. Hier wird der elektronische Übertragungskanal PEPPOL von Businesspartnern eingesetzt, die Dokumente innerhalb des Netzwerks mittels eines standardisierten Prozesses austauschen möchten.
Die Vorteile von PEPPOL
Die Nutzung des Netzwerks bietet zahlreiche Vorteile:
- mehr Transparenz
- Reduktion von Bedienfehlern – dank Automatisierung
- gesteigerte Effizienz – nach Anschluss können Dokumente mit nur wenigen Klicks versendet werden
- mehr Sicherheit – durch höchste Sicherheitsstandards
- einheitliche Standards im Rahmen von Vergabe- und Beschaffungsverfahren
Info
Pflicht zur Anbindung für öffentliche Arbeitgeber
Seit dem 1. Oktober 2023 sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland dazu verpflichtet, an das PEPPOL-Netzwerk angebunden zu sein.
Wie funktioniert PEPPOL?
Das Hauptziel der Implementierung von PEPPOL war die Einführung einheitlicher technologischer Standards. Dies ermöglichte europäischen Regierungen den Einsatz des grenzüberschreitenden Netzwerks, das öffentliche Beschaffungsprozesse zwischen Unternehmen und Regierungen standardisiert sowie vereinfacht.
Mittlerweile erfordert die Implementierung des medienbruchfreien Netzwerks den Anschluss an die ZRE und OZG-RE. Erstere steht für Zentrale Rechnungseingangsplattform. Darüber können Dienstleister und Lieferanten elektronische Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung weiterleiten.
Zweitere, die OZG-RE, bezeichnet die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Diese ermöglicht Dienstleistern und Lieferanten die Übermittlung elektronischer Rechnungen an kooperierende Bundesländer sowie angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung. Der Rechnungsempfänger muss hierzu an die zuvor genannten ZRE und OZG-RE angeschlossen sein, um eine medienbruchfreie Übermittlung ohne Systemwechsel sicherzustellen.
Letztere wird als „Machine-to-Machine“-Kommunikation bezeichnet und beschreibt den automatisierten Austausch zwischen Endgeräten. Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz der PEPPOL-Infrastruktur Organisationen, Regierungsstellen oder Businesspartnern auch den Massenexport elektronischer Rechnungen.
Im Detail funktioniert PEPPOL wie folgt:
Um über PEPPOL eine Rechnung oder ein Dokument versenden zu können, muss der Absender über eine sogenannte PEPPOL-ID verfügen und Zugang zu einem Access Point haben. Zunächst sendet der Rechnungssender das Dokument an diesen Access Point.
Um eine E-Rechnung, wie eine XRechnung, mit PEPPOL zu übermitteln, wählt der Absender die PEPPOL-ID des Empfängers aus. Durch die PEPPOL-Receiver-ID erreicht das Dokument den Access Point des Empfängers. Letzterer ist wiederum an die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE angeschlossen. Ist PEPPOL als Übertragungskanal freigeschaltet, kann die jeweilige Organisation, Behörde o. Ä., das Dokument empfangen, in den internen Systemen einpflegen und weiterleiten.
Um PEPPOL einzusetzen, muss die Rechnungseingangsplattform des Empfängers an den Übertragungskanal angeschlossen sein und der Empfänger über eine PEPPOL-Receiver-ID verfügen.
Info
PEPPOL und EDI
Die Abkürzung EDI steht für Electronic Data Interchange und stellt den standardisierten Austausch von elektronischen Dokumenten sicher. Eine ordnungsgemäße Übertragung und Speicherung der Informationen wird durch die EDI-Standards festgelegt, die unter anderem von OpenPeppol spezifiziert werden.
Im Gegensatz zu PEPPOL umfasst EDI verschiedene Formate wie EANCOM oder EDIFACT, während sich PEPPOL auf die Verwendung der Business Interoperability Specifications (BIS), z. B. Peppol-BIS-Billing-3.0, und die damit verbundene UBL-XML-Syntax (Universal Business Language) fokussiert. Hierdurch wird die Komplexität des Prozesses reduziert und die Interoperabilität sowie die anschließende Integration erleichtert.
Was ist ein PEPPOL Access Point?
Ein PEPPOL Access Point ist ein zertifizierter Zugangspunkt. Empfänger benötigen diesen, um Dokumente und E-Rechnungen anzunehmen. Diese PEPPOL Access Points müssen dem AS4 Protokoll folgen: Das Applicability Statement 4 beschreibt ein Festlegungsverfahren, das ein hohes Level an Sicherheit sowie eine zuverlässige Übertragung von Dokumenten sicherstellen soll. Der Access Point kann als fertiges Produkt gekauft und installiert werden.
Info
Kosten für PEPPOL
Das grenzübergreifende Netzwerk PEPPOL kann von Organisationen sowie Unternehmen grundsätzlich kostenlos genutzt werden. Für den Zugang via Access Point können allerdings je nach Betreiber Kosten anfallen.
Was ist eine PEPPOL-ID?
Die PEPPOL-ID steht für PEPPOL-Participant-Identifier und muss jedem Teilnehmer innerhalb des PEPPOL Netzwerks zugeteilt werden, um diesen eindeutig zu identifizieren. Damit Unternehmen oder Regierungsstellen eine PEPPOL-ID erhalten, müssen sich diese nur für einen Access Point Anbieter entscheiden. Sobald Sie sich bei Ihrem Wunschanbieter registrieren, wird Ihre PEPPOL-ID freigeschaltet.
Sender-ID und Receiver-ID bei PEPPOL
Der Sender verfügt über eine individuelle Sender-ID, der Empfänger über eine Receiver-ID. Letztere sowie der Access Point des Empfängers müssen dem Sender bekannt sein, damit dieser Dokumente oder E-Rechnungen versenden kann.
Eine Sender-ID kann der Nutzer erstellen, indem er die Umsatzsteuer-ID oder VAT-ID mit dem Präfix 9930 oder die Global Location Number (kurz GLN) mit dem Präfix 0088 verwendet („9930:UMSATZSTEUERIDENTIFIKATIONSNUMMER“ oder „0088:GLOBAL LOCATION NUMBER“).
Rechnungsempfänger müssen stattdessen eine Receiver-ID angeben, welche sich bei öffentlichen Einrichtungen, die an die ZRE oder die OZG-RE angeschlossen sind, aus der sog. Leitweg-ID und dem Präfix 0204 zusammensetzt („0204:LEITWEG-ID“.).
Neben der PEPPOL-Receiver-ID benötigen Rechnungsempfänger einen Anschluss an einen Service Metadata Publisher, der Informationen zum Access Point des Empfängers sowie weitere Metadaten enthält. Der Rechnungssender bedarf nur einer PEPPOL Participant-ID, muss aber nicht in einem solchen SMP-Server registriert werden – vorausgesetzt, er möchte Dokumente nur versenden.
Was ist eine Leitweg-ID bei PEPPOL?
Bei einer Leitweg-ID handelt es sich um eine eindeutige Zeichenkette für die Adressierung elektronischer Rechnungen. Für die Adressierung innerhalb des Netzwerks wurden verschiedene Schemata für den Participant Identifier (die PEPPOL-ID) registriert.
Unternehmen in Deutschland können hierfür das Schema der Global Location Number (GLN) oder das Schema der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wählen und zur eindeutigen Identifizierung innerhalb des Systems nutzen. Daraus ergibt sich eine PEPPOL-ID, die wie folgt aufgebaut ist: „9930:UMSATZSTEUERIDENTIFIKATIONSNUMMER“ oder „0088:GLOBAL LOCATION NUMBER“.
Für deutsche, öffentliche Auftraggeber wurde stattdessen die Leitweg-ID als Adressierungscodierung registriert. Daraus ergibt sich eine Leitweg-ID, die wie folgt aufgebaut ist: „0204:LEITWEG-ID“.
Achtung
Gibt es bei der Verwendung von PEPPOL eine Größenbegrenzung?
Dokumente und E-Rechnungen sind auf eine Dateigröße von 15 MB begrenzt.
Das PEPPOL 4-CORNER-MODEL
Die Kommunikation innerhalb des PEPPOL Netzwerks läuft über das sogenannte 4-CORNER-MODEL oder auch 4-Ecken-Modell ab. Corner 1 (oben links) stellt hierbei den Rechnungssteller dar, Corner 4 den Empfänger (oben rechts). Die jeweils zugänglichen Access Points befinden sich in den Cornern 2 (unten links) und 3 (unten rechts).
Um eine E-Rechnung oder ein anderes Dokument zu übermitteln, muss der Rechnungssender (Corner 1) Zugriff auf den Access Point in Corner 2 haben. Zur Identifizierung des Rechnungsempfängers muss der Sender dessen Participant-ID kennen und angeben. Mithilfe der Participant-ID des Empfängers und weiterer Einstellungen wird erfasst, welcher Access Point (Corner 3) erreicht werden soll. Darüber hinaus wird eine Kompatibilitätsprüfung durchgeführt und festgestellt, ob dieser Access Point das Dokument empfangen kann. In einem weiteren Schritt erreicht das Dokument den Access Point (Corner 3) und wird daraufhin dem Rechnungsempfänger zugängig gemacht.
Informationen zu Empfängern – zum Beispiel, welche Dokumente empfangen werden oder deren PEPPOL-ID – können Teilnehmer mit dem Service PEPPOL Directory einsehen.
Das PEPPOL 5-CORNER-MODEL
Nationale Steuerbehörden können dank des 5-CORNER-MODELS zumindest teilweise Zugriff auf die ausgetauschten Dokumente erhalten. Zumindest hinsichtlich der steuerrelevanten Informationen, die in Geschäftsdokumenten enthalten sind. PEPPOL-Serviceprovider senden diese in Echtzeit an die lokalen Steuerbehörden, wodurch das 4-CONER-MODEL zu einem 5-CORNER-MODEL wird.
