Outsourcing

Grundsätzlich gilt es zu klären, wann Outsourcing sinnvoll ist. Es gibt mehrere Gründe, warum es sich lohnt, bestimmte Prozesse Ihres Unternehmens auszulagern. Zuerst können Sie sich durch die Fremdvergabe von Aufgaben wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich beispielsweise der Weiterentwicklung Ihrer Produkte und der Strategie zuwenden. Sie brauchen keine Zeit mehr in die Bewältigung administrativer Tätigkeiten zu stecken. Hier bietet sich ein Outsourcen der Buchhaltung oder die Auslagerung des Backoffice an.

Im nächsten Schritt hilft Ihnen das Outsourcing, Kosten zu sparen. Das funktioniert auf mehreren Wegen und lässt sich am Beispiel des Lager- und Logistik-Outsourcings verdeutlichen:

• Kosten für Logistik sparen: Durch den Aufbau eines externen Lagers bei einem Dienstleister können Sie oftmals auch gleich den Versand Ihrer Produkte dort abwickeln. So sparen Sie sich erneut Kosten für Verpackungsmaterial, Mitarbeiter und Räumlichkeiten, in denen Ihre Produkte versandfertig gemacht werden. Da große Dienstleister viele Kunden betreuen, können diese zu günstigeren Konditionen verpacken und versenden.
• Lagerkosten sparen: Durch den Aufbau eines Lagers direkt bei Ihrem Dienstleister, müssen Sie selbst keine Lagerfläche oder eine neue Infrastruktur errichten und unterhalten. So sparen Sie nicht nur Lagerhaltungskosten und Kosten für den Bau etc., sondern ebenfalls Personalkosten.

Gleichzeitig können sich Ihre Unternehmensleistung bzw. Ihre Produkte durch das Auslagern verbessern. Wenn Sie für die Weiterentwicklung und Produktion Spezialisten beauftragen, erhalten Sie bei Problemen Zugang zu innovativen und optimierten Lösungen.

Würden Sie diese Aufgabenbereiche nicht auslagern, kämen Sie nicht in den Genuss dieser Ressourcen. Zudem können diese Anbieter die Aufgaben schneller und effizienter bearbeiten, sodass Sie Ihre Ziele durch das Outsourcing mit einem Partner in kürzerer Zeit erreichen.

Die genannten Vorteile klingen bereits sehr überzeugend. Wenn Sie Aufgaben auslagern möchten, ergeben sich weitere Vorzüge:

• Abhängigkeit von Fachkräften verringern, höhere Flexibilität: Sie sind nicht auf Arbeitskräfte angewiesen, die Sie in Ihrem Unternehmen anstellen. Expertise findet sich auch in anderen Dienstleistern.
• Höhere Produktivität: Die Dienstleister sind Spezialisten auf ihrem Gebiet. Durch ihr Wissen und die Erfahrung erledigen sie die Arbeit schneller und sorgfältiger.
• Weniger Fixkosten: Im Vergleich zu Mitarbeitern, die Sie Monat für Monat bezahlen müssen, nehmen Sie die Leistungen von externen Partnern nur dann in Anspruch, wenn Sie diese benötigen und Budget vorhanden ist. Hierfür sollten Sie darauf achten, keine langfristigen Verträge abzuschließen.
• Geringere unternehmerischen Risiken: Sollte es zu finanziellen Engpässen kommen, können Sie bei der Zusammenarbeit mit externen Firmen und Dienstleistern Kosten einsparen. Sie brauchen nicht Ihre eigenen Mitarbeiter zu entlassen.

Neben den Vorteilen hat das Outsourcing auch einige Nachteile:

• Sie machen sich zwar weniger abhängig von Fachkräften, aber es entsteht eine Abhängigkeit gegenüber Ihrem Dienstleister.
• Unterschätzen Sie zudem nicht den Aufwand bei der Kommunikation und Koordination. Besonders zu Beginn der Zusammenarbeit sind öfter Absprachen nötig.
• Ein sehr wichtiger Aspekt betrifft die Datensicherheit. Möglicherweise hat Ihr externer Dienstleister Einblicke in interne Informationen. Dadurch besteht ein erhöhtes Risiko der Weitergabe von Betriebsgeheimnissen bzw. Betriebsspionage. Sie sollten in jedem Fall eine Geheimhaltungsvereinbarung treffen, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Sie können praktisch alle Leistungen Ihres Unternehmens abgeben. Von kleinen Aufgaben bis zu kompletten Prozessen und ganzen Abteilungen ist alles möglich. Bevor Sie in die Planung Ihres Outsourcings gehen, sollten Sie sich die unterschiedlichen Varianten vor Augen halten.

Um bestimmte Aufgaben und Prozesse effizient auslagern zu können, empfiehlt es sich, strukturiert zu agieren. Für ein erfolgreiches Outsourcing ist das richtige Vorgehen erforderlich. Halten Sie sich daher an folgende Schritte:

• Auslagerung planen: Erörtern Sie den Aktuellen Status-quo. Wo können Sie Schwachstellen definieren? Welche Tätigkeiten möchten Sie an Dienstleister abgeben? Darüber müssen Sie sich im Klaren sein, bevor Sie diese anfragen.
• Erwartungen: Klären Sie, was sie sich von der Auslagerung erhoffen. Legen Sie Ziele Fest, die Sie erreichen wollen. Mit Hilfe welcher Parameter wollen Sie den Erfolg messen?
• Budgetkalkulation: Welche finanziellen Mittel haben Sie zur Umsetzung des Outsourcings zur Verfügung? Rechnen Sie sämtliche Kostenpunkte genau durch.
• Angebote einholen: Sind die Aufgaben für das Outsourcing festgelegt, kontaktieren Sie verschiedene Dienstleister. Nach dem Recruiting  bewerten Sie die Angebote und fällen dann eine Entscheidung darüber, welchen Sie beauftragen.
• Vertragliches regeln: Definieren Sie in einem Vertrag, welche Konditionen für das Outsourcing sowohl für Ihr Unternehmen als auch für die Dienstleister erforderlich sind. Formulieren Sie ein Dokument, in dem die Arbeitsabläufe, der Umfang, die Dauer und die Kosten des Auslagerns geregelt sind. Im Rahmen der Vertragsbindung sollten zudem der Umgang mit Geschäftsgeheimnissen sowie Datenschutz geklärt sein.
• Briefing: In den ersten Wochen geht es um eine genaue sowie kontrolliere Einarbeitung. Ja deutlicher Sie Projektabläufe vermitteln, Anforderungen erklären und Anfangsschwierigkeiten beseitigen, desto besser wird die Zusammenarbeit laufen.  
• Überprüfung der Anforderungen: Nach dem Outsourcing der Aufgaben sollten Sie als Auftraggeber eine regelmäßige Qualitätskontrolle durchführen. Die ausgelagerte Arbeit muss kontinuierlich den Erwartungen Ihres Unternehmens entsprechen.