Zusammenfassung
Die interne Revision im Überblick
- Die interne Revision prüft und bewertet unternehmensinterne Strukturen unabhängig von den zu prüfenden Prozessen.
- Hauptziel ist es, die Effektivität des internen Kontrollsystems zu überprüfen und Verbesserungen vorzuschlagen.
- Die interne Revision ist prozessunabhängig und führt auch Sonderprüfungen durch.
- Gesetzliche Regelungen, wie das Kreditwesengesetz, verpflichten bestimmte Unternehmen, eine interne Revisionsabteilung einzurichten.
- Auch externe Dienstleister können mit der internen Revision beauftragt werden.
- Die Aufgaben der Revision umfassen die laufende Überprüfung von Prozessen und das Aufdecken von Abweichungen.
Definition
Was ist eine interne Revision?
Die interne Revision ist eine unabhängige Prüfungsinstanz in einem Unternehmen, die darauf abzielt, betriebliche Abläufe sowie das interne Kontrollsystem zu bewerten und zu optimieren. Diese Prüfungen werden prozessunabhängig durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse unbeeinflusst bleiben. Die interne Revision kann sowohl von einer unternehmensinternen Abteilung als auch von externen Dienstleistern übernommen werden. Ihr Ziel ist es, durch kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung an die Unternehmensführung zur langfristigen Effizienzsteigerung beizutragen.
Was ist der Zweck der internen Revision?
Die interne Revision hat die Aufgabe, den tatsächlichen Zustand einzelner unternehmerischer Abläufe mit dem Sollzustand zu vergleichen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden der Geschäftsführung zur Verfügung gestellt. Üblicherweise wird die interne Revision von der Unternehmensleitung in Auftrag gegeben. Um die Betriebsabläufe nicht zu beeinflussen, wird eine unabhängige Abteilung geschaffen, die diese Prüfungen durchführt. , die diese Prüfungen durchführt. Externe Dienstleister können ebenfalls für diese Prüfungen beauftragt werden.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen der internen Revision
In Deutschland gibt es gesetzliche Anforderungen an bestimmte Unternehmen, eine interne Revisionsabteilung zu unterhalten. Besonders Banken sind laut § 25a KWG dazu verpflichtet, eine Revisionsabteilung einzurichten, die der Unternehmensleitung hierarchisch unterstellt ist. Die Aktiengesellschaften (AG) und Versicherungsunternehmen sind ebenfalls zur Einführung verpflichtet, gemäß § 91 Abs. 2 AktG bzw. § 64a VAG. Der Aufsichtsrat kann zudem einen Prüfungsausschuss einsetzen, der die Wirksamkeit der Revisionssysteme überprüft. Selbst wenn die Einrichtung einer internen Revision nicht zwingend erforderlich ist, bleibt sie ein bedeutender Bestandteil eines funktionierenden Risikomanagements.
Die Aufgabenbereiche der internen Revision
Der Umfang der internen Revision hängt von der Unternehmensgröße, Struktur und den spezifischen Risiken ab. Dennoch umfasst ihr Aufgabenbereich stets:
- Planung und Implementierung eines Prüfprogramms: Dieses Programm dient der Überprüfung der Wirksamkeit und Sinnhaftigkeit des internen Kontrollsystems sowie unternehmerischer Vorsichtsmaßnahmen.
- Abgabe von Handlungsempfehlungen auf Basis der durchgeführten Prüfungen.
- Erstellung von Berichten über die Ergebnisse und die Kontrolle der Umsetzung der Empfehlungen.
Interne Revision wird oft mit der Überprüfung des Rechnungswesens (Financial Auditing) gleichgesetzt. Dabei handelt es sich um eine unabhängige Einschätzung von Finanzdaten durch interne Prüfer. Doch zunehmend gewinnt die Überprüfung der Geschäftstätigkeit (Operational Auditing) an Bedeutung. Dabei werden alle Unternehmensbereiche auf Effizienz und Effektivität geprüft. Außerdem gibt es das Management Auditing, das auf die Kontrolle der unternehmerischen Zielsetzungen und die Bewertung des Managementsystems abzielt. Zusätzliche Aufgaben können Wirtschaftlichkeitsanalysen oder die Unterstützung externer Prüfer umfassen. Die interne Revision ist zudem dafür verantwortlich, strafbare Handlungen innerhalb des Unternehmens aufzudecken, wobei sie bei Fehlverhalten der Unternehmensleitung jedoch machtlos bleibt.
Revisionsrichtlinien und das Revisionshandbuch
Die interne Revision ist ein Organ der Unternehmensführung, jedoch gibt es keine übergeordneten Kontrollinstanzen, die ihre Arbeit überprüfen. Um die Aufgaben, Pflichten und Rechte der internen Revision klar festzulegen, wird ein Revisionshandbuch erstellt. Dieses Handbuch enthält Arbeitsanweisungen und Richtlinien für den Revisor und wird ausschließlich der Unternehmensleitung und der Revisionsabteilung zugänglich gemacht.
Tipp
Muster für das Revisionshandbuch online
Der Arbeitskreis MaRisk hat ein Online-Revisionshandbuch speziell für Kreditinstitute erstellt. Dieses kann unter der Website des DIIR eingesehen und als Vorlage verwendet werden.
Die Revisionsabteilung
Die Unabhängigkeit und Objektivität des internen Revisors sind entscheidend für die Glaubwürdigkeit der internen Revision. Die Revisionsabteilung sollte daher direkt der Unternehmensleitung unterstellt sein, um auf entdeckte Fehler schnell reagieren zu können. Der Revisor darf keine Arbeitsabläufe selbst entwickeln oder in Abläufe eingebunden sein, die er zu prüfen hat.
Die Größe der Revisionsabteilung hängt von der Unternehmensgröße ab. Mittelständische Unternehmen kommen oft mit zwei bis drei Mitarbeitern aus, während größere Unternehmen eine Stabsstelle mit über zehn Mitarbeitern unterhalten.
Prüfungsdurchführung
Die interne Revision folgt einem mehrstufigen Prüfungsprozess, der die Ergebnisse der Unternehmensaktivitäten (ergebnisorientierte Revision) sowie die Verfahren zur Informationsverarbeitung (verfahrensorientierte Revision) untersucht.
1. System- und Einzelfallprüfung
Bei der Prüfungsdurchführung wird zwischen Einzelfallprüfungen und Systemprüfungen unterschieden. Die Einzelfallprüfung konzentriert sich auf spezifische Ergebnisse im bestehenden System, insbesondere in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen. In der Praxis wird die Einzelfallprüfung oft mit der Systemprüfung kombiniert, bei der das gesamte Unternehmenssystem untersucht wird, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
2. Prüfmethoden
Die Prüfmethoden der internen Revision sind im Bereich des Financial Auditing denen der externen Prüfung sehr ähnlich. Wichtige Elemente sind:
- Stichproben
- Prozessaufnahmen
- Gespräche mit Beteiligten
- Analyseprogramme im Bereich EDV
Externe Berater wie Rechtsanwälte oder Abschlussprüfer sind ebenfalls wichtige Informationsquellen.
3. Qualitätsanforderungen
Die Qualität der internen Revision hängt maßgeblich von der Informationsversorgung der Unternehmensführung und der geprüften Bereiche ab. Strategische und organisatorische Änderungen müssen schnell an die Revision weitergeleitet werden. Eine sorgfältige Prüfungsplanung ist dabei entscheidend, wobei der Schwerpunkt auf risikoreiche Unternehmensbereiche gelegt werden sollte. Der Revisionsleiter überwacht Planung, Durchführung und Berichterstattung und muss über Verzögerungen oder Veränderungen informiert werden.
Berichtskritik durch unabhängige Revisoren oder Besprechungen mit dem Revisionsleiter verbessern die Qualität der Prüfungen. Ebenso sind die fachliche Qualifikation der Revisoren, regelmäßige Weiterbildungen und Unterstützung bei der Vorbereitung auf das CIA-Examen (Certified Internal Auditor) wichtige Qualitätsfaktoren.
In kleineren Unternehmen kann eine geringe personelle Ausstattung die Prüfungsqualität beeinträchtigen. Externe Dienstleister können hier eine Lösung bieten. Die Qualität der internen Revision kann außerdem durch Benchmarking mit anderen Unternehmen verbessert werden. Der Vergleich der Revisionsabteilungen und deren Arbeitsweise hilft, Best Practices zu identifizieren und eigene Prozesse zu optimieren.
Interne Revision und Abschlussprüfung
Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen interner Revision und dem Abschlussprüfer kann die Abschlussprüfung effizienter gestalten. Da der interne Revisor das ganze Jahr über im Unternehmen arbeitet, ist er mit langfristigen Tendenzen vertraut und kann wertvolle Informationen liefern. Sensible Informationen werden oft eher dem internen Prüfer anvertraut als einem externen Prüfer.
Pflichten des Abschlussprüfers
Der interne Revisor unterstützt den Abschlussprüfer bei der Durchführung der Abschlussprüfung, wobei bestimmte Pflichten einzuhalten sind:
- Bereitstellung relevanter Informationen: Der interne Revisor muss dem Abschlussprüfer alle relevanten Informationen zur Verfügung stellen, die dieser benötigt, um eine wirksame Prüfungsstrategie zu entwickeln. Dazu gehört auch, dem Abschlussprüfer ausreichende Kenntnisse über die Tätigkeit der internen Revision zu vermitteln.
- Koordination mit dem Abschlussprüfer: Der interne Revisor ist verpflichtet, eng mit dem Abschlussprüfer zusammenzuarbeiten, insbesondere im Hinblick auf das Prüfungsprogramm der internen Revision für den relevanten Zeitraum. Diese Abstimmung sollte so früh wie möglich erfolgen, um den Prüfungsprozess effizient zu gestalten.
- Kritische Überprüfung der Arbeit: Obwohl der Abschlussprüfer auf die Informationen der internen Revision zugreift, muss der Revisor sicherstellen, dass diese Informationen korrekt und vollständig sind. Der Revisor unterstützt den Abschlussprüfer, darf jedoch nicht dessen Urteilsvermögen beeinflussen oder ersetzen.
- Unterstützung ohne Übernahme der Prüfungsaufgaben: Auch wenn der Revisor dem Abschlussprüfer wichtige Informationen liefert, darf er nicht die vollständigen Aufgaben der Abschlussprüfung übernehmen. Die finale Verantwortung für die Prüfung liegt allein beim Abschlussprüfer.
Diese Zusammenarbeit erfordert klare Abgrenzungen zwischen den Aufgaben des internen Revisors und des Abschlussprüfers, um die Objektivität der Prüfung sicherzustellen.
Achtung
Klare Trennung der Aufgaben
Der interne Revisor darf nicht Teil des Teams sein, das für die Durchführung der Abschlussprüfung verantwortlich ist. Gemäß § 319 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB ist es den Mitarbeitern der internen Revision untersagt, an der Abschlussprüfung selbst mitzuwirken.
Qualifikation eines internen Revisors
Es gibt in Deutschland keine gesetzliche Berufsbezeichnung für den internen Revisor. Zu den notwendigen Qualifikationen gehören:
- Fachkenntnisse im Prüfbereich
- analytisches Denkvermögen
- Kommunikationsfähigkeiten
Darüber hinaus wird von einem internen Revisor Aufgeschlossenheit und Interesse an den Entwicklungen im Unternehmen sowie im wirtschaftlichen Umfeld erwartet. Er muss in der Lage sein, unternehmerische Zusammenhänge zu verstehen und strategisch zu denken.
Ein weiterer zentraler Aspekt ist das Verantwortungsbewusstsein. Vertrauliche Informationen, die der Revisor im Zuge seiner Tätigkeit erhält, müssen stets diskret behandelt werden. Bevor Verbesserungsvorschläge oder Fehler kommuniziert werden, muss der Revisor den Sachverhalt sorgfältig prüfen, um Missverständnisse oder Fehlinterpretationen zu vermeiden.
Der Revisor ist zudem verpflichtet, sich ständig weiterzubilden, um auf dem neuesten Stand der wirtschaftlichen Entwicklungen und rechtlichen Vorgaben zu bleiben. Seit 1998 besteht die Möglichkeit, das CIA-Examen (Certified Internal Auditor) in Deutschland abzulegen. Diese Prüfung, die in drei Teilbereiche gegliedert ist, testet die Grundlagen, Arbeitsmethoden und Wissenselemente der internen Revision. Die Zulassung zur Prüfung erfolgt durch das Deutsche Institut für Interne Revision e. V. (DIIR) in Frankfurt anhand festgelegter Kriterien.
