Geschäftsbrief

Geschäftsbriefe regeln die notwendigen Schritte einer Geschäftsabwicklung - von einer unverbindlichen Anfrage bis zur Rechnung. Und auch bei einer anfallenden Mahnung oder bei einer Benachrichtigung zur Bearbeitung einer Reklamation schreiben die Beteiligten Geschäftsbriefe.

Geschäftsbriefe können aufgrund dieser neun Sequenzen einer Geschäftsabwicklung verfasst werden:

• Anfrage
• Angebot
• Auftrag oder Bestellung
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Rechnung
• Mahnung
• Zwischenbescheid
• Reklamationsbearbeitung

Geschäftsbriefe werden von Unternehmen geschrieben. Dies schließt auch Freiberufler, Freelancer, Einzelunternehmen sowie kleine bis mittlere Unternehmen mit ein.

Sie dürfen die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs keinesfalls unterschätzen, da Sie bei Missachtung oder fehlenden Angaben abgemahnt werden können. Der Unterschied bei den Pflichtangaben ergibt sich daraus, ob das Unternehmen im Handelsregister registriert ist oder nicht:

Pflichtangaben, wenn Sie oder Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister registriert sind:

1. Vorname und Nachname
2. vollständige Anschrift
3. bei einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) sollten Sie auch den Zusatz GbR erwähnen

Pflichtangaben, wenn Sie oder Ihr Unternehmen im Handelsregister registriert sind:

1. Firmenname
2. Rechtsform
3. Ort der Niederlassung
4. Handelsregisternummer und Registergericht
5. handelt es sich um eine GmbH: Namen des Geschäftsführers sowie den Namen des Vorsitzenden des Aufsichtsrats
6. handelt es sich um eine AG: die Namen der Vorstandsmitglieder und den Namen des Vorsitzenden des Aufsichtsrats

Geschäftsbriefe bestehen prinzipiell aus acht Textbausteinen:

1. Briefkopf
2. Betreffzeile
3. Anrede
4. Einleitungssätze
5. Haupttext
6. Schluss
7. Gruß
8. Geschäftsangaben

Die Norm DIN 5008 definiert ebenso das Layout des Geschäftsbriefs in Bezug auf:

• Seitenränder
• Gestaltung des Briefkopfs

Die Seitenränder des Geschäftsbriefs sind nach der DIN 5008 standardisiert:

1. Der Seitenrand liegt oben bei 4,5 cm.
2. Unten hat der Seitenrand 2,5 cm.
3. Auf der linken Seite ist der Rand ebenso auf 2,5 cm festgesetzt.
4. Der rechte Seitenrand ist auf 2 cm (nicht weniger als 1,5 cm) begrenzt.

Die richtige und fehlerfreie Gestaltung des Briefkopfs ist entscheidend. Daher hat der Briefkopf des Geschäftsbriefs mit DIN 5008 genaue Formatierungsvorgaben.

Wichtige Bestandteile des Briefkopfs sind:

• Anschrift des Adressaten
• Anschrift des Empfängers
• Rücksendeangabe (bei Bedarf)
• Datum, an dem der Geschäftsbrief verfasst wurde
• Ort, an dem der Geschäftsbrief geschrieben wurde (nur wenn er vom Wohnort abweicht)
• Optional: Zusatzinformationen zur Orientierung des Empfängers („Ihr Zeichen“, „Mitgliedsnummer“, „Rechnungsnummer“, etc.)

Die Anschrift des Adressaten kann rechts- oder linksbündig, aber auch zentriert platziert werden. Die Angaben dürfen auf drei Zeilen verteilt sein und geben Auskunft über den Namen des Senders (des Unternehmens), die Anschrift und die Telefonnummer. Ebenso fügen viele mittlerweile die E-Mail-Adresse hinzu.

Die Anschrift des Empfängers wird unter der Anschrift des Senders platziert und darf eine maximale Breite von 8,5 cm haben. So wird sichergestellt, dass die Empfängeradresse in den Sichtschlitz eines Standardbriefs passt.

Die Rücksendeangabe steht direkt über der Anschrift des Empfängers. Sie besteht aus einer Zeile und ist in der Schriftgröße 8 pt gehalten.

Zusatzinformationen wie eine Bestellungsnummer, eine Mitgliedschaftsnummer, das Geschäftszeichen oder ähnliche Indikatoren werden mit einer Leerzeile Abstand unter der Anschrift platziert.

Im Betreff bringen Sie auf den Punkt, worum es in Ihrem Geschäftsbrief geht, z. B. um ein exklusives Angebot. Der Betreff sollte immer kurz und prägnant sein, denn er entscheidet darüber, ob sich der Leser das Schreiben aufmerksam liest oder nicht.

Zwei Zeilen nach dem Betreff kommt die Anrede. Wenn Sie konkrete Namen und Titel von Adressaten kennen, sollten Sie Ihren Geschäftsbrief am besten personalisieren, z. B. mit „Sehr geehrter Herr Meyer“ bzw. „Sehr geehrte Frau Meyer“ oder „Guten Tag Herr Meyer“ bzw. „Guten Tag Frau Meyer“.

Das eigentliche Anschreiben erfolgt eine Leerzeile unter der Anrede. Beim Aufbau des Geschäftsbriefs sollten Sie zur optischen Gliederung auf ausreichend Abstände bzw. Absätze achten. Auch Fettungen und Aufzählungen sind sinnvoll für einen optimalen Lesefluss.
Eine korrekte Rechtschreibung sowie Interpunktion spielen hier ebenfalls eine wesentliche Rolle. Inhaltlich lassen sich zum Anschreiben keine konkreten Vorgaben machen, denn jeder Geschäftsbrief behandelt ein anderes Anliegen. 
Wichtig ist, dass Sie am Ende einen griffigen Schlusssatz formulieren. Wenn das Ziel des Geschäftsbriefs z. B. darin besteht, dass der Adressat sich bei Ihnen meldet, dann fordern Sie ihn oder sie im Schlusssatz freundlich dazu auf.

Die Grußformel mit nachfolgender Unterschrift bildet den Abschluss des Geschäftsschreibens. Sie liegt eine Leerzeile unterhalb des Anschreibens. Hier können Sie klassisch „Mit freundlichen Grüßen“ schließen oder sich etwas Individuelleres für sich als Absender überlegen. In jedem Fall stellt sie ein abschließendes Stimmungssignal dar und möchte den Leser freundlich verabschieden, z. B. mit „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ oder „Viele Grüße aus Musterstadt“.

Je nach Anlass des Schreibens und Art Ihres Unternehmens ist es wichtig, in der Fußzeile alle relevanten Angaben zu Ihnen bzw. zu Ihrer Firma zu machen. Dazu zählen:

• Firmenadresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Webadresse
• Bankverbindung
• Umsatzsteuer-ID 
• Registergericht
• Handelsregisternummer