Eingetragener Kaufmann

Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht für alle Kaufleute verpflichtend. Ob eine Eintragung ins Handelsregister notwendig ist, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Betriebsgröße und der Art des Unternehmens ab. Grundsätzlich werden Gewerbetreibende unterschieden, die sich eintragen müssen und die es freiwillig machen können.

• Ist-Kaufmann: Jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt, ist gemäß § 1 Abs. 1 HGB ein Kaufmann. Die Kaufmannseigenschaft entsteht also durch das Betreiben eines Handelsgewerbes. Für einen Ist-Kaufmann gemäß § 1 Abs. 1 HGB ist die Handelsregistereintragung zwar verpflichtend, aber nur deklaratorisch. Das bedeutet: Die Kaufmannseigenschaft hängt nicht von der Eintragung in das Handelsregister ab. Grundsätzlich ist diese für alle Gewerbetreibende verpflichtend. Eine Ausnahme liegt vor, wenn die Gewerbetätigkeit keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Ein wichtiger Anhaltspunkt ist der Jahresumsatz von über 800.000 Euro oder der Jahresgewinn von über 80.000 Euro. Da es allerdings keine eindeutigen Grenzwerte gibt, werden zusätzlich weitere Kriterien herangezogen. Dazu zählen beispielsweise die Höhe des Anlage- und Umlaufvermögens, die Anzahl der Mitarbeiter, die Art und Vielfalt erbrachter Dienstleistungen oder die Menge der Produkte. Treffen diese Punkte nicht zu und entscheidet sich ein Unternehmer gegen die Eintragung, behält er die grundsätzliche Kaufmannseigenschaft dennoch bei.
• Kann-Kaufmann: Dein Gewerbe erfordert keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb und Kriterien wie der Jahresumsatz von über 800.000 Euro werden nicht erfüllt? Dann hast du die Möglichkeit, dich freiwillig als Kaufmann eintragen zu lassen. Folglich bist du ein Kann-Kaufmann. Die Eintragung ins Handelsregister entfaltet daher konstitutive Wirkung, das heißt, die Kaufmannseigenschaft entsteht mit Eintragung. Darüber hinaus müssen Kleingewerbetreibende nicht zwingend ins Handelsregister. Für sie gilt das Privatrecht nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Das ist der wesentliche Unterschied zwischen einem Einzelunternehmer und einem Kaufmann. Du wirst auch als nicht eingetragene Einzelunternehmen bezeichnet.

Das Handelsregister ist in zwei Bereiche gegliedert. Abteilung B (HRB)  ist für Gesellschaften relevant. Kaufleute dagegen sind verpflichtet, sich in Abteilung A des Registers (HRA) eintragen zu lassen.

In diesem Register werden wesentliche Unternehmensinformationen gespeichert. Zu diesen zählen u. a. die Rechtsform, der Firmensitz, die Geschäftsanschrift, der Inhaber,  Des Weiteren sind im Handelsregister sonstige Rechtsverhältnisse wie beispielsweise Eröffnungen oder Aufhebungen von Insolvenzverfahren verzeichnet.

Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind nicht dazu verpflichtet, sich im Handelsregister einzutragen. 
Mit der Eintragung erhalten der Kaufmanne eine Handelsregisternummer, die unter anderem auf der Firmenwebsite angeführt werden muss. Diese Nummer erleichtert auch Geschäftspartnern, sich relevante Informationen über das Unternehmen zu verschaffen.

So wie alle Rechtsformen hat auch der eingetragene Kaufmann gewisse Vor- und Nachteile. Im Folgenden bekommst du einen Überblick über die bedeutendsten Punkte.

Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, genießen diverse Vorzüge, die beispielsweise einfache Gewerbetreibende oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) nicht haben. Allerdings gibt es für sie auch gewisse Pflichten.

Wenn du als eingetragener Kaufmann oder eingetragene Kauffrau firmierst, bist du dazu verpflichtet, dein Unternehmen ohne Geschäftspartner oder Gesellschafter – als Einzelkaufmann – zu führen. Dies bedeutet, dass sämtliche Einkünfte aus dem Geschäftsbetrieb direkt dir als Inhaber zukommen.

Wenn du als eingetragener Kaufmann oder eingetragene Kauffrau dein Geschäft eigenständig führst, übernimmst du auch die volle Verantwortung. Das heißt, du wirst persönlich für alle geschäftlichen Angelegenheiten zur Rechenschaft gezogen, hast jedoch auch die Freiheit, alle geschäftlichen Entscheidungen eigenständig und eigenverantwortlich zu treffen.

Folglich bedeutet das, dass ein eingetragener Kaufmann sein Unternehmen selbstständig in allen geschäftlichen und rechtlichen Belangen vertritt. Als eingetragener Kaufmann hast du somit keine Vertretung wie eine Kapitalgesellschaft. Du hast jedoch die Möglichkeit, durch Erteilung von Vollmachten wie Prokura, Handlungsvollmacht oder Generalvollmacht, anderen Personen Vertretungsbefugnisse zu übertragen, um Unternehmensangelegenheiten zu delegieren.

Für die Rechtsform eines eingetragenen Kaufmanns ist kein Mindestkapital erforderlich. Dies unterscheidet sie von Kapitalgesellschaften, die ein bestimmtes Stammkapital (GmbH und UG) bzw. Grundkapital (AG) benötigen.
Eine bedeutende Funktion der Handelsregistereintragung ist deren Beitrag zum Ansehen im Geschäftsleben, was vor allem bei Banken die Kreditvergabe erleichtern kann.

Dennoch solltest du bedenken, dass du als eingetragener Kaufmann strikt den Vorschriften und Gesetzen des Handelsgesetzbuchs unterliegst und persönlich für alle Verbindlichkeiten deines Unternehmens haftest.

Darüber hinaus bist du zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet.

Möchtest oder musst du dich als Kaufmann eintragen lassen? Dann befolgst du diese Schritte, um dich an den korrekten Ablauf zu halten.

1. Gewerbeanmeldung: Die Beantragung der Anmeldung beim Gewerbeamt kann persönlich oder online erfolgen. Die Registrierung im Gewerberegister ist Voraussetzung für die weiteren Schritte.
2. Eintragung ins Handelsregister: Die Eintragung ins – inzwischen ausschließlich elektronisch geführte – Handelsregister muss immer mit der Begleitung eines Notars erfolgen. Zunächst erhältst du eine Checkliste mit den benötigten Dokumenten. Der Notar ist dafür zuständig, diese Unterlagen zu beglaubigen und an das zuständige Registergericht weiterzuleiten. Für die sog. Erstanmeldung beim Handelsregister entsteht eine Gebühr in Höhe von 70 Euro zuzüglich der Notargebühr. Die Gesamtkosten belaufen sich auf circa 170 Euro.
3. Anmeldung beim Finanzamt: Innerhalb eines Monats nach Gewerbeanmeldung bist du dazu verpflichtet, deinem Finanzamt die Betriebseröffnung mitzuteilen. Hast du einen Steuerberater, unterstützt er dich beim Ausfüllen des elektronischen Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Hier gibst du neben der Art deiner Tätigkeit Informationen wie das erwartete Jahreseinkommen an.
4. Anmeldung bei der IHK: Je nach Betrieb wird zudem eine Anmeldung bei der IHK (Industrie- und Handelskammer) oder bei der HWK (Handwerkskammer) notwendig. In der Regel berät dich ebenfalls dein Steuerberater zu diesen Fragen.

Sobald du die erforderlichen Schritte zur Eintragung ins Handelsregister vollzogen hast und eingetragen bist, kannst du als e.K. offiziell am Geschäftsleben teilnehmen. Dabei ist allerdings zu beachten, dass du deine Stellung als e.K. nach außen kundtun musst. So bist du verpflichtet, auf Geschäftsbriefen, Angeboten, Bestellscheinen, Empfangsbestätigungen, Preislisten, Rechnungen und Quittungen grundsätzlich im Anschluss an deine Firmenbezeichnung durch den Rechtsformzusatz e.K. (auch e.Kfm. oder e.Kfr.) auf deine Rechtsform hinzuweisen. Daneben sind auf diesen Dokumenten zwingend der Sitz deiner Firma, das Registergericht und die Handelsregisternummer sowie gemäß § 14 Abs. 1 UStG wahlweise die dir vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-IdNr. anzugeben.