OCR im Unternehmen: Diese Vorteile bringt die Technologie mit sich

Die Bedeutung von OCR erschließt sich, wenn man die Abkürzung in ihre einzelnen Bestandteile zerlegt: Optical Character Recognition (zu Deutsch: Optische Zeichenerkennung). Im Allgemeinen findet aber vor allen Dingen der Begriff „Automatische Texterkennung“ Verwendung. Bei der OCR-Texterkennung handelt es sich um eine Software, die Texte und Schriftzeichen auf einem beliebigen Dokument entziffern kann. Durch die Zeichenerkennung von Buchstaben und Wörtern mit einem OCR-Programm können Computer Texte auf Dokumenten lesen.

Unternehmen, die ein OCR-Programm nutzen möchten, können dieses als alleinstehende Lösung – oft: eine sogenannte on-premise Software – erwerben und in verschiedenen Bereichen nutzen. Für Unternehmen, die möglichst digital in der Cloud arbeiten möchten, gibt es aber ebenso cloud-basierte OCR-Software, die z. B. über eine API Anbindung (Application Programming Interface) läuft. Solche Programmierschnittstellen erleichtern jeden Tag den Datentransfer zwischen internationalen Systemen und dienen als wichtige Zugangspunkte, die alle Bereiche in Unternehmen mit Kunden, Auftragnehmern und Mitarbeitern verbinden.

Die Vorteile der OCR-Scanner liegen nicht nur für Unternehmen klar auf der Hand, die fortschrittliche Technologie findet in allen möglichen Bereichen Anwendung:

• im Bildungssektor
• in der Wissenschaft und Forschung
• im Banken- und Versicherungsbereich

Insgesamt ist ein rasant wachsender Anwendungsbereich der OCR-Technologie in nahezu allen Lebens- und Wirtschaftsbereichen zu verzeichnen.

Die Erfolgsquote der automatischen Text- und Schrift- und Zeichenerkennung liegt bei rund 99 Prozent – 1 % Restrisiko bleibt, dass bei OCR Fehler entstehen, die sich in die digitalen Daten einschleichen. Daher ist es für Unternehmen ratsam, trotz der Effizienz von OCR-Prüfungsmechanismen zu etablieren. Insbesondere der Umgang mit Handschriften oder älteren Papierdokumenten kann die Qualität der Ergebnisse mindern.

Die Optical Character Recognition ist eine ausgefeilte Technologie, deren Einsatz in verschiedenen Schritten abläuft:

1. Analyse der Struktur der Dokumentenabbildung.
2. Unterteilung einer Seite in Elemente wie Textblöcke und Bilddateien.
3. Aufteilung von Zeilen in Wörter und Wörter in Buchstaben (Mustererkennung).
4. Vergleich der Buchstaben und Wörter mit Musterbildern (Zeichenerkennung).
5. Aufstellung einer Hypothese, um welchen Buchstaben es sich handelt.
6. Untersuchung, auf welche Weise Linien in Wörtern und Wörter in Buchstaben aufgeteilt werden können.

In einem letzten Schritt verarbeitet das OCR-Programm die Hypothesen und zeigt den erkannten Text an. Einige OCR-Produkte bieten zusätzliche Wörterbuchunterstützungen. Vorteil hiervon ist die Möglichkeit einer Sekundäranalyse der Wörter und Textbausteine. Mit einer Wörterbuchunterstützung erkennen OCR-Tools Textinhalte und analysieren auch die Erkennungsergebnisse. OCR-Texterkennung basiert auf drei einfachen Grundprinzipien:

Integrity, Purposefulness, Adaptability – IPA.

Durch die Prinzipien Einheit, Zweckmäßigkeit und Anpassungsfähigkeit können OCR-Scanner flexible und intelligente Erkennungsmethoden (Mustererkennung) entwickeln. Diese Methoden wenden auch Menschen bei der Objekterkennung an.

Um handschriftlicher Papierdokumente zu erkennen, ist heute bereits die Intelligent Character Recognition (ICR) im Einsatz - die logische Weiterentwicklung von OCR. Diese verwendet neuronale Netze, eine Technologie des Maschinellen Lernens (ML), um zu lernen und sich selbst zu korrigieren. Hierfür nutzen neuronale Netze riesige Mengen handschriftlicher Daten, Schriftarten und Bilddateien mit einer Vielzahl unterschiedlicher Stile und Formate.

ICR vergleicht jedes einzelne Zeichen mit den vorgegebenen Daten, um die optimale Übereinstimmung und die genaueste Transkription zu finden. Auch der semantische Zusammenhang ist Teil dieser Überprüfung. ICR prüft somit innerhalb eines Textes, ob es inhaltlich sinnvoll ist, einen bestimmten Buchstaben zu verwenden. ICR könnte handschriftliche Texte verschiedenster Schriftarten erkennen, die kein Mensch mehr lesen kann – die Zeichenerkennung erfolgt also auf sehr hohem Niveau.

Der Einsatz einer OCR-Anwendung sorgt für Sie als Unternehmer dafür, dass Sie manuelle und repetitive Aufgaben Ihrer Mitarbeiter automatisieren können. Dies sorgt für eine Steigerung von Effizienz und Produktivität. Die OCR-Texterkennung ist immer sinnvoll, wenn sich routinemäßige Abläufe zur Automatisierung anbieten wie Belegerfassung oder Rechnungserkennung. Also immer dann, wenn wieder und wieder gleiche Dokumente und Dateien bearbeitet werden müssen. Das Bearbeiten großer Dokumenten-Volumen, wie es in mittelständischen Unternehmen und Konzernen an der Tagesordnung ist, wird dank OCR denkbar einfach und überschaubar.

Die OCR-Anwendung kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden. Ein OCR-Tool übernimmt diverse Aufgaben:

• gescannte Papierdokumente lesen
• Scans digital archivieren
• diese Dokumente durchsuchbar machen
• dabei helfen, die Verschwendung von Papier zu vermeiden (papierloses Büro)
• die Arbeit erleichtern, indem Dokumente digital von überall aus nutzbar sind (dank Cloud-Lösung)
• PDFs und andere Dateiformate konvertieren
• Bilder und Belege erfassen, z.B. für die Kreditorenbuchhaltung

Immer mehr Anbieter springen daher auf den Zug OCR auf und bieten hierfür Lösungen an. So auch Google mit seiner Office-Lösung, die Sie cloudbasiert nutzen können. In Google Docs (Google Text und Tabellen) bzw. Google Drive können Sie kollaborative Dokumente, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und viele weitere Dateien speichern. Als zusätzliche Funktion bietet Google nun außerdem eine kostenlose OCR-Texterkennung online bzw. einen Konverter an. Mit diesem können Sie Texte in Bilddateien und PDF-Dateien in veränderbaren Text verwandeln.

Doch nicht nur bei Google, auch mithilfe von anderen OCR Tools können Sie neben der Texterkennung zudem PDF-Dokumente bearbeiten.

Diese Funktionen sollte ein OCR-PDF-Tool umfassen:

• Unterstützung mehrerer OCR-Sprachen.
• Extrahieren von Daten aus gescannten PDF-Dateien.
• Einfaches Bearbeiten von PDF-Texten, Bildern und Dateien.
• Konvertieren von PDF in Word, Bild, Power Point und Excel.

Für die OCR-Erkennung steht unterschiedliche Software zur Verfügung. Es gibt OCR-Freeware, mit der Sie komplette Dokumente oder einzelne Textblöcke in bearbeitbaren Text umwandeln können. Der Funktionsumfang einer OCR-Texterkennung, die Sie kostenlos erwerben, ist hier jedoch eingeschränkt, wie bei den meisten kostenlosen Programmen. Wenn Sie als Unternehmer ein leistungsfähigeres OCR-Tool benötigen, sollten Sie sich professionell beraten lassen.

Essentielle Fragen, wenn Sie die richtige OCR Software für sich finden wollen, sind:

• Verfügbarkeit: Ist die OCR-Software eine On-Premise Lösung, die zum Download zur Verfügung steht? Oder ist sie cloud-basiert, so dass Sie diese bequem online von überall nutzen können?
• Implementierung: Wie lange dauert die Implementierung und ist diese von Ihnen selbst durchführbar oder benötigen Sie hierfür Unterstützung?
• Genauigkeit: Wie hoch ist die Erkennungsrate der OCR ist?
• Funktionen: Ist es nur eine Texterkennungssoftware oder hat die OCR- Text- und Worterkennung weitere Funktionen - kann sie etwa PDF-Dokumente umwandeln?

Wenn Sie als Unternehmer eingescannte Texte bearbeiten möchten, sind Sie mit einem OCR-Scan gut beraten. Die Scansoftware erkennt – anders als ein herkömmlicher Computer – bei Texten nicht nur eine Bilddatei, sondern einzelne Buchstaben. Darüber hinaus ist OCR in der Lage, einen Text auch als PDF zur Verfügung zu stellen. Allerdings ist es bei der Anschaffung einer OCR-Software wichtig, die Kompatibilität mit den eigenen Systemen im Vorfeld zu klären. OCR-Programme passen nicht auf jede Version von Windows- oder Apple-Rechnern.

Die Effektivität der jeweiligen Programme ebenso wie die individuellen Serviceleistungen und Funktionen sind ebenfalls sehr unterschiedlich. Da es sich bei der Anwendung von OCR-Programmen um komplexe Technologie handelt, ist es gut, wenn eine Service-Hotline im Angebotspaket integriert ist. An dieser Stelle lohnt sich ein Blick auf die jeweiligen Test- und Vergleichstabellen von Fachmagazinen und Ratgebern.

Trotz der hohen Qualität und komplexen Technologie sind die Preise für OCR relativ überschaubar. Allerdings variieren diese natürlich in Abhängigkeit von der Nutzerzahl. Konzerne und große Unternehmen haben an dieser Stelle mit höheren Kosten zu rechnen, wenn viele Angestellte zum Beispiel auf eine OCR-Rechnungserkennung zugreifen oder mit einer OCR-Belegerfassung arbeiten. Der einzelne Nutzer kann mit Kosten zwischen 50 und 150 Euro rechnen.

Die bekanntesten OCR-Scanner sind:

• Adobe Acrobat Pro DC
• OmniPage Ultimate
• Abbyy FineReader
• Readiris
• Rossum
• Lexware Office

Unternehmen, die sich von Papierdokumenten und dem veralteten Format handschriftlicher Aufzeichnungen trennen möchten, verwenden OCR, um vorhandene Informationen zu digitalisieren und innovative Workflows zu etablieren.

Die häufigsten Anwendungsgebiete sind:

• Automatisierungder Kreditorenbuchhaltung – eine OCR Software kann die Erfassung von Eingangsrechnungen in Buchhaltungsprogrammen und ERP-Systemen komplett automatisieren.
• KYC-Automatisierung (Know your customer) bei der Überprüfung von Kundendaten und Personenidentifizierung.
• IntelligenteDokumentenarchivierung von sämtlichen Geschäftsdokumenten.