Unternehmenskennzahlen: Welche Daten sind im Berichtswesen wichtig?

Vereinfacht ausgedrückt, ist eine Kennzahl die Zusammenfassung mehrerer Zahlen und Informationen in (zumeist) einer einzigen Zahl.

So lässt sich mit Hilfe einer Kennzahl ein bestimmter Sachverhalt einfach und übersichtlich darstellen. Beispielsweise sehen Sie anhand Ihrer Unternehmenskennzahlen auf einen Blick, wie viel operativer Gewinn von Ihrem Umsatz am Ende tatsächlich übrigbleibt oder wie das Verhältnis von Personalkosten zu Umsatz aussieht – also ob Ihre Mitarbeiter das in sie gesteckte Geld auch wieder „reinholen“.

Auf diese Weise können Sie beispielsweise die Eigenkapitalrentabilität, Ihre Liquidität und vieles mehr berechnen.

Betriebliche Kennzahlen sollen vor allem Unternehmer bei der Führung des Betriebes unterstützen. Auf ihrer Grundlage können sie Entscheidungen fundierter treffen und Verbesserungen frühzeitig anstoßen.

Banken, Investoren und anderen Geschäftspartnern dienen Kennzahlen zur Einschätzung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Außerdem spielen sie beim Branchen- und Wettbewerbsvergleich eine wichtige Rolle.

In der Praxis hat es sich bewährt, nicht „nur“ den Status der Finanzen anzusehen, sondern darüber hinaus auch individuelle Informationsanforderungen zu berücksichtigen. Natürlich hängt der Informationswunsch stark von den Vorstellungen des jeweiligen Unternehmers ab. Die Kunst liegt dabei auch darin, sich bei der Darstellung auf nur eine Seite zu beschränken und sich nur im Bedarfsfall (etwa bei größeren Abweichungen oder nicht sofort erkennbaren Gründen für eine Entwicklung) detaillierter in Sachverhalte einzuarbeiten.

Für ein regelmäßiges „Roundup“ in der Praxis sollten Sie sich v.a. folgende Punkte ansehen:

• Langfristige Ziele: Jedes Unternehmen sollte ein übergeordnetes Ziel festlegen und sich dieses auch immer wieder vor Augen führen. Mit diesem wird in kompakter Form – idealerweise in einem bis zwei Sätzen – für Kunden, andere Geschäftspartner und Mitarbeiter beschrieben, wofür das Unternehmen steht und welchen Zweck es am Markt erfüllt. Darüber hinaus sollte es eine klar formulierte Aussage zur gewünschten oder geplanten Entwicklung des langfristigen Finanzziels geben. Oft ergibt sich aus der Cashflow-Rechnung die zentrale Finanzkennzahl, u.a. bei der Bonitätsbewertung durch die Bank.
• Abgerundet werden kann die langfristige Zielsetzung, indem Sie bis zu drei große Strategien formulieren. Eine Strategie beschreibt den Weg, den Ihr Unternehmen beschreiten muss, um langfristig erfolgreich zu sein. Alle Daten zu Leitbild, Finanzziel und Strategien können im oberen Teil der Arbeitshilfe z. B. als Freitext eingegeben werden (s. Abb. 1). Gibt es keine langfristigen Ziele, kann der Zellenbereich ausgeblendet werden.

• Finanzziele: Natürlich sollte jeder Unternehmer über die aktuelle finanzielle Lage seines Unternehmens Bescheid wissen. Während des Geschäftsjahres genügt es meist, wenn er eine zusammenfassende Darstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung sowie einiger für ihn wichtiger Finanzkennzahlen erhält. Bei der Auswahl der Kennzahlen sollte u.a. darauf geachtet werden, dass solche abgebildet werden, die im Rahmen von Bankgesprächen und Ratings verwendet werden. In der Arbeitshilfe stehen für die Darstellung der Finanzziele die Teile I und II zur Verfügung.
• Individuelle Informationswünsche und Unternehmenskennzahlen: Nicht zuletzt sollten weitere, vom Unternehmer als besonders wichtig eingestufte Informationen berücksichtigt und dargestellt werden. Das können beispielsweise folgende sein:
  • Informationen zur Angebotserfolgsquote
  • Informationen zum Auftragsbestand
  • Informationen zu Besprechungen mit Mitarbeitern, um die Kommunikation und Abläufe zu verbessern
• In der Arbeitshilfe ist dafür der letzte Teil reserviert. Hier können z.B. bis zu zehn Unternehmenskennzahlen aus allen relevanten Unternehmensbereichen definiert und dargestellt werden, nicht nur (zusätzliche) Finanzkennziffern.
• Nachkalkulationen: Neben den üblichen Informationen sollten auch weitere Kennzahlen fürs Kostencontrolling bereitgestellt werden. Für viele Betriebe aus Produktion, Handwerk und Dienstleistung ist das Thema Nachkalkulation wichtig. In der Arbeitshilfe lassen sich einerseits die abgerechneten Aufträge mit Volumen und geplantem Gewinn oder Deckungsbeitrag auf Basis der Angebotsdaten eingeben. Darauf aufbauend können Angaben zur Nachkalkulation gemacht werden: Wie viele Nachbetrachtungen wurden gemacht? Mit welchem Volumen und welchem Gewinn? Wie viele Aufträge waren besser, wie viele schlechter als die Angebotskalkulation? Zudem können die schlechtesten fünf Aufträge separat dargestellt werden, damit man sich diese Aufträge und deren Abwicklung noch einmal ansehen kann. Aus den Analysen erhalten Sie i.d.R. Hinweise darauf, wie Sie künftige Angebotskalkulationen besser erstellen können. Sollen keine Nachkalkulationen berücksichtigt werden, kann auch dieser Zellenbereich ausgeblendet oder entsprechend anderer Informationsanforderungen angepasst werden.
• Beispielsweise können hier auch Informationen zur Logistik (Warenbestand, Lieferantendaten etc.), zu Marketingaktionen oder zur Produktentwicklung erfasst werden.

Peter Müller, Inhaber einer Schreinerei mit neun Mitarbeitern, hat seiner Meinung nach auch ohne Berichte und Unternehmenskennzahlen einen guten Überblick über die wirtschaftliche Lage seines Betriebs. Dennoch hat es in jüngster Zeit häufiger Probleme mit der innerbetrieblichen Kommunikation und Abstimmung sowie bei der Abwicklung von Kundenaufträgen gegeben. Außerdem arbeitet er zunehmend länger für die Firma und vernachlässigt Privates. Nicht zuletzt hat er im Zuge stichprobenweiser Nachkalkulationen von Aufträgen, die er seit einiger Zeit vornimmt, festgestellt, dass er immer seltener die Gewinne pro Auftrag erwirtschaften kann, die er sich vorgestellt hat.

Bei der Rücksprache mit dem Steuerberater stellt sich heraus, dass auch die BWA einen negativen Trend aufweist. Im Gegensatz zu den Vorjahren sinken Umsätze und Gewinne, und auch die Entwicklung im laufenden Jahr ist eher unbefriedigend. Die schlechten Ergebnisse machen sich auch in einschlägigen Unternehmenskennzahlen wie z. B. Cashflow oder Renditen bemerkbar, die der Steuerberater aus der Bilanz ableitet. Müller, der über die nötigen Informationen zu dieser Zeit nicht verfügt, wird von den Aussagen überrascht. Der Steuerberater schlägt Müller vor, zusammen mit einem befreundeten Unternehmensberater nach Möglichkeiten zu suchen, Verbesserungen umzusetzen und ein kompaktes, einseitiges Berichtswesen zu erstellen, damit Müller regelmäßig sehen kann, wo er mit seiner Schreinerei steht. Gemeinsam mit dem Berater analysiert er die Vorgänge in der Schreinerei und stellt Überlegungen dazu an, welche Ziele er erreichen möchte und was er verbessern muss, um diese Ziele erreichen zu können.

Fakt ist: Die Auswertung von Kennzahlen rentiert sich für jedes Unternehmen. Vereinzelt hört man von Firmen, dass sie keine Zeit dafür haben. Bei einem genaueren Blick zeigt sich aber, dass dieses Argument nicht haltbar ist. Denn das Gegenteil ist richtig: Kennzahlen sparen Unternehmern viel Zeit!

Dadurch, dass komplexe Sachverhalte schnell sichtbar werden, müssen Sie sich als Unternehmer deutlich weniger tief in Details einarbeiten und können sich im Tagesgeschäft anderen wichtigen Aufgaben widmen. Verzichten Sie dagegen auf die Arbeit mit Kennzahlen, müssen Sie sich die Informationen für strategische Entscheidungen jedes Mal erneut mühsam und zeitaufwendig zusammenstellen.

Die meisten wichtigen Kennzahlen stehen Ihnen auch bereits zur Verfügung – ohne dass Sie viel dafür tun müssen. So finden Sie viele von ihnen bereits direkt in Ihrem Lexware-Programmen, wie z.B. Lexware Office.