Datenverlust: Wie sichere ich meine Unternehmensdaten?

82 % der Unternehmen sind im Jahr von mindestens einer Cyber-Attacke oder einem Systemausfall betroffen.

900.000 Euro kosten Datenverluste Unternehmen durchschnittlich im Jahr.

Quelle: Studie „Global Data Protection Index 2020“, Dell Technologies

Um im Fall der Fälle angemessen reagieren zu können, sollten Sie schon vorab die Risiken eines Datenverlusts für Ihr Unternehmen einschätzen können. Daher ist es wichtig, dass Sie sich mit der Definition des Begriffs auseinandersetzen. Bei einem Datenverlust handelt es sich stets um ein unvorhergesehenes Ereignis, durch das gespeicherte Informationen verloren gehen. Um im Ernstfall schnell zu reagieren und im Idealfall eine Datenrettung vornehmen zu können, sollten Sie sich unter anderem Folgendes fragen:

• Einschätzung der Schadenshöhe: Wie viele Aufträge würden Sie verlieren, wenn jemand Ihre Bestell-, Kunden- oder Vertragsdaten löscht oder manipuliert?
• Aussicht auf Datenrettung: Könnten Sie Ihre Daten mithilfe von Backups, erstellten Kopien oder durch manuelle Eingabe wiederherstellen? Wie teuer wäre das?
• Auswahl der richtigen Lösung: Wo sind Ihre Daten gespeichert? Sind sie dort z. B. auch vor Einbruch oder Brandschäden sicher?

Nachdem Sie die Folgen eines Datenverlusts für Ihr Unternehmen eingeschätzt haben, können Sie angemessene Datensicherheitsrichtlinien ableiten, um auf jegliche Bedrohungen vorbereitet zu sein. Damit auch Ihre Mitarbeiter informiert sind und festgelegte Maßnahmen befolgen können, sollten Sie die Einhaltung der Richtlinien zum Bestandteil jedes Arbeitsvertrags machen.

Die Verfügbarkeit wichtiger Daten kann auf vielerlei Weise gefährdet sein. Die gute Nachricht ist: Wenn Sie die Gefahren kennen, können Sie Ihr Unternehmen effektiv dagegen absichern und sogar die Gründe für einen Datenverlust vermeiden! Das schont nicht nur Ihre Nerven. Sie sparen sich auch die teure und aufwendige Datenwiederherstellung. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Datenverlust-Beispiele, die es zu vermeiden gilt.

Der häufigste Hardwarefehler ist eine defekte Festplatte. Festplatten gehören immer noch zu den fehleranfälligsten Komponenten in einem PC. Besonders oft finden sich folgende Ursachen für defekte Speichermedien:

• Fehler in der Produktion verkürzen drastisch die Lebensdauer bis zum totalen Aussetzen
• Verschleiß bei häufiger Nutzung
• Verschüttete Flüssigkeiten
• Zu große Hitze oder Kälte
• Starker Magnetismus stört die Datenspeicherung
• Mechanische Beschädigung der Hard Drive Disk (Headcrash)
• Unachtsamkeit, zum Beispiel wenn das Notebook runterfällt

Mobile Geräte, wie Laptops, sind meist anfälliger für Datenverluste, da sie durch den Transport häufiger Schäden ausgesetzt sind.

Neben technischen Schäden entstehen Datenverluste durch den Verlust der Speichermedien. Gerade kleine Speicher wie USB-Sticks oder SD-Karten gehen verloren, aber auch externe Festplatten sind schnell unterwegs verlegt und vergessen. Beim Verlust droht gleich die doppelte Gefahr: Denn die vertraulichen Unternehmensdaten könnten in die Hände Dritter gelangen.

Eine häufige Ursache für Datenverlust ist schlicht die falsche Bedienung von Software. Ein falscher Mausklick und schon hat man im Betriebssystem einen Datensatz, wichtige Ordner oder eine Datei gelöscht, die man eigentlich behalten wollte. Schnell ist eine Festplatte versehentlich formatiert und ihr Inhalt oft unwiderruflich verloren. Hiergegen hilft ein wirkungsvolles Datensicherungskonzept zur Widerherstellung Ihrer Daten. Außerdem ist es sinnvoll, Daten nicht direkt unwiderruflich zu löschen, sondern einen virtuellen Papierkorb zu nutzen, in dem gelöschte Dateien temporär wiederherstellbar sind.

Es ist nie auszuschließen, dass ein Fehler Ihrer Software Ihre wertvollen Daten zerstört. Oft lassen sich die Daten mit Hilfe des Herstellers wieder rekonstruieren, aber nicht alle Software-Hersteller bieten diesen Service bei Datenverlust an. Wählen Sie Ihre Software daher mit Bedacht aus!

Ebenso kommt es vor, dass ungeschulte Mitarbeiter versehentlich Malware, z. B. Ransomware installieren. Diese kann sich auf die gesamte IT-Infrastruktur ausbreiten. Solche Datenverluste lassen sich jedoch einfach vermeiden: Sie könnten Angestellte hinsichtlich der Gefahren schulen, oder einfach die Installation von Programmen nur für IT-Administratoren erlauben.

Hiermit sind Angriffe auf Ihre Daten durch Externe gemeint.

• Hierzu gehören Cyberangriffe mit Computerviren, die „Verschlüsselungstrojaner“ genannt werden. Solche Viren, die Ransomware genannt werden, verschlüsseln alle Daten auf einem PC und anderen Systemen im Netzwerk. Zur Entschlüsselung der Daten verlangen die Angreifer dann einen hohen Geldbetrag.
• Ebenso kommt es vor, dass Hacker schwache Passwörter erraten und somit Zugriff zu Unternehmensdaten erhalten. Dagegen helfen schon simple Maßnahmen wie komplexe Passwörter.
• Daneben steigt die Anzahlder Betrüger im Internet, die sich beispielsweise als Bankmitarbeiter ausgeben. Mitarbeiter sollten deshalb niemals vertrauliche Daten an Dritte im Internet weitergeben, vor allem keine Passwörter.

Weitere Informationen zum missbräuchlichen Zugriff auf Ihre Daten finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Datenmissbrauch:

Auch wenn Sie es sich eigentlich nicht vorstellen können: Ein Mitarbeiter, der im Streit das Unternehmen verlässt, möchte sich vielleicht am letzten Arbeitstag rächen und löscht die Daten. Oder ein Unbefugter macht sich an Ihrem PC zu schaffen und manipuliert oder beschädigt Ihre Firmensoftware. Wie groß diese Gefahr des Datenverlusts für Ihr Unternehmen ist, können allerdings nur Sie einschätzen.

Besonders Notebooks sind als Diebesgut beliebt. Lag es beispielsweise auf dem Rücksitz Ihres Firmenwagens, dann ist die eingeschlagene Scheibe neben dem Datenverlust der kleinere Schaden. Denn sollte dadurch den Laptop samt Geschäftsdaten abhandengekommen sein, ist das weitaus schlimmer. Achten Sie daher immer darauf, alle Geräte mit wichtigen Informationen bei sich zu behalten und sich so vor Datenverlust zu schützen. Gleichzeitig sollten Ihre Firmengebäude und Serverräume vor jeglichen Übergriffen geschützt sein. Verwehren Sie Unbefugten jeglichen Zugang zu wichtigen Datenspeichern.

Wo immer Sie Ihre Daten sichern, vergewissern Sie sich, dass sie vor äußeren Faktoren geschützt sind, auch vor Naturkatastrophen. Diese Ursachen für Datenverluste sind zum Beispiel:

• Brandschäden
• Hochwasser
• Sturmschäden

Eine Datensicherung, die man gewissenhaft in der Schreibtischschublade einschließt, nützt nichts, wenn der PC samt Schreibtisch den Flammen zum Opfer fällt und dadurch ein Datenverlust entsteht. So unwahrscheinlich das sein mag: Nach solchen Verlusten wieder zu ermitteln, wer Ihre Kunden und Lieferanten sind, kostet Sie dann noch zusätzliche Ressourcen.

Ein weiterer externer Faktor sind plötzliche Stromausfälle. Transferieren Sie im Moment des Ausfalls eine große Menge Daten, sind diese meist verloren oder korrumpiert. Eine Notstromquelle in Form einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV) kann hier einem Datenverlust vorbeugen.

Ein Datenverlust kann für Unternehmen weitreichende Konsequenzen haben. Aus diesem Grund gibt es jedoch eine Vielzahl an Möglichkeiten für diverse Maßnahmen, mit denen Sie das Risiko deutlich senken können. Mit diesen Tipps können Sie das Risiko von Ausfällen verringern und Datenverluste vermeiden.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um Bedienfehler und Übergriffe durch schwache Passwörter zu vermeiden. Ebenso ist es wichtig, dass nur bestimmte Personen Änderungen an der IT-Infrastruktur vornehmen dürfen, um Probleme zu vermeiden. Ändern mehrere Mitarbeiter ohne Absprache bestehende Strukturen, spricht man von einer Schatten-IT, die diverse Sicherheitslücken öffnet – und damit die Gefahr eines Datenverlusts erhöht.

Neben regelmäßiger Pflege der Hardware, ist die Software ebenso wichtig, um Datenverluste zu vermeiden. Reparieren Sie fehlerhafte Software mit Patches, installieren Sie stets aktuelle Updates für Betriebssysteme und aktualisieren Sie Ihren Browser, um Sicherheitslücken zu minimieren.

Hierbei speichern Sie die Daten auf die gleiche Festplatte, auf der sich die produktiven Daten befinden. In der Regel ist dies keine gute Idee, denn damit sind Ihre Daten ausschließlich gegen Fehlbedienung geschützt, z.B., wenn Sie aus Versehen einen Kundendatensatz gelöscht haben und ihn wiederherstellen möchten. Funktioniert die Festplatte jedoch nicht mehr, dann haben Sie sowohl bei den produktiven Informationen als auch beim Backup einen Datenverlust.

Beliebt ist die Datensicherung auf ein anderes Medium, z. B. auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick, um bei einem Datenverlust eine Datenwiederherstellung, auch Recovery genannt, vornehmen zu können. Dies schützt gegen einen Defekt der Haupt-Festplatte. Sie können das zweite Medium nach der Sicherung auch entfernen und an einem sicheren Ort verwahren, beispielsweise in einem abschließbaren Schrank oder einem Tresor. Damit sind Ihre Daten auch geschützt, wenn der PC abhandenkommt – sei es durch Diebstahl, Wasserschaden, Feuer etc.

USB-Sticks und externe Festplatten sind sehr preisgünstige Sicherungsmedien. Sie sollten jedoch beachten, dass eine Datensicherung in diesem Fall nicht automatisch die buchhalterischen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung (Stichwort GoBD) erfüllt.

Wer die Datensicherung vernachlässigt hat und mit einer defekten Festplatte konfrontiert ist, dem bleibt nur noch das Mittel der Festplattenreparatur. Hierbei senden Sie Ihre Festplatte an ein spezialisiertes Unternehmen, das dann innerhalb einiger Tage die Daten von der Festplatte rekonstruiert. 
Wenn Sie einen kompletten Datenverlust verhindern wollen und sich daher für eine Festplattenreparatur als Lösung entscheiden, müssen Sie mit Kosten von ca. 1.000 Euro rechnen. Denn die Festplatte wird dabei aufwändig demontiert und repariert, um die Daten zu retten. Trotzdem liegt die Erfolgsquote dabei nicht bei 100 Prozent.

Wenn Sie keinen eigenen Server zur Datensicherung einrichten möchten, können Sie die vielfältigen Angebote für einen Schutz vor Datenverlust im Internet (Cloud) nutzen. Die Cloud-Anbieter betreiben einen hohen Aufwand, um Ihre Daten sicher zu speichern. Zu den wirkungsvollen Maßnahmen vor Datenverlust gehören u. a. mehrfach geschützte Rechenzentren, Netzwerke, Server und spezielle Speichersysteme, die gegen Beschädigung abgesichert sind. Für die Speicherung in der Cloud verlangen die Provider eine monatliche Gebühr, die in der Regel von der Speicherkapazität abhängt, die Sie benötigen.

Die Lexware-Anwendungen der Basis-, Professional- und Premium-Line bieten die komfortable Möglichkeit, Ihre Datenbanken mit dem integrierten Programm Lexware datensicherung online in der Cloud zu sichern. Diesen Dienst können Sie einfach per Mausklick aktivieren. So geht's.

Ist es Ihnen zu viel Aufwand, USB-Sticks, andere Datenträger oder externe Festplatten hin- und herzutragen? Dann bietet sich die Datensicherung auf einem Server an, um sich vor Datenverlust zu schützen. Wenn in Ihrem Unternehmen ohnehin eine Netzwerkinstallation vorhanden ist, können Sie ein Backup auf ein Netzlaufwerk einrichten. Aber achten Sie darauf, dass es sich dabei nicht um die gleiche Festplatte handelt, auf der Ihre produktiven Daten liegen. Holen Sie sich im Zweifelsfall den Rat eines Experten ein.

Sehr beliebt sind auch sogenannte NAS-Server. Hierbei handelt es sich um kleine, netzwerkfähige Geräte, die speziell zur Datenspeicherung verwendet werden. NAS-Server mit zwei und mehr Festplatten können sehr leicht als RAID-System konfiguriert werden (siehe Info unten), so dass die Daten redundant auf mehreren Platten gespeichert werden.
Auf einem NAS-Server mit gespiegelten Platten können Sie auch Originale von „losen“ Dateien speichern (Word-Dateien, Excel-Dateien, PDFs etc.), denn dort sind sie vor einem Festplattencrash und einem damit einhergehenden Datenverlust geschützt, ohne dass Sie ein bestimmtes Datensicherungsprogramm benötigen. NAS-Server sind ab 100 Euro erhältlich und können ohne Fachkenntnisse in Betrieb genommen werden.

Einen 100-prozentigen Schutz vor Datenverlust gibt es nie. Mit den Methoden, die auf dieser Seite vorgestellt wurden, den entsprechenden Tools und der richtigen Strategie können Sie das Risiko jedoch sehr stark verringern. Unsere Tipps auf einen Blick

• Schätzen Sie Ihr eigenes Datenverlust-Risiko und den damit verbundenen Schaden ein.
• Wählen Sie die richtige Lösung für Ihre Datensicherheit.
• Kombinieren Sie in Ihrer Datensicherungsstrategie unterschiedliche Methoden.

Mit der Kombination unterschiedlicher Methoden sind Sie gut gegen unterschiedliche Ursachen für Datenverlust abgesichert. Liegen Ihre Daten nicht nur auf einer zusätzlichen Festplatte in Ihrer Firma, sondern auch noch in einem gesicherten Rechenzentrum, sind Sie in Sachen Datensicherheit schon sehr gut aufgestellt. Viele Software-Programme unterstützen Sie beim Schutz vor Datenverlust durch regelmäßige Sicherungs-Erinnerungen oder eine Online-Datensicherung.