Datenschutzhinweise nach DSGVO: Darauf müssen Sie achten

Die Pflichtinhalte, die Sie in Ihre allgemeinen Datenschutzhinweise aufnehmen müssen, unterscheiden sich nicht von denen, die auch in Ihrer Online-Datenschutzerklärung enthalten sein müssen. Nach Maßgabe von Art. 13 DSGVO geht es hierbei um folgende Informationen:

• Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle (also Ihres Unternehmens)
• die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (wenn vorhanden)
• die Zwecke der Datenverarbeitung und Speicherung
• die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (siehe DSGVO Einwilligung)
• ggf. die Angabe des berechtigten Interesses (falls die Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen erfolgt)
• ggf. die Empfänger oder die Kategorien von Empfängern, denen Sie personenbezogene Daten übermitteln
• ggf. die Informationen über die Absicht der Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Nicht-EU-Land (oder eine internationale Organisation) sowie die Grundlage für die Zulässigkeit einer solchen Übermittlung
• ggf. Zweckänderungen
• die Dauer der Datenspeicherung bzw. Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
• Hinweis auf die Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerruf einer erteilten Einwilligung, Widerspruchsrecht und Datenportabilität)
• Hinweis auf das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde
• ggf. Hinweis auf eine automatisierte Entscheidungsfindung (z.B. Profiling) sowie aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik, Tragweite und Auswirkungen
• ggf. Hinweis auf gesetzliche oder vertragliche Pflichten zur Bereitstellung der Daten und die Folgen der Nichtbereitstellung
• ggf. Hinweise auf eine Zweckänderung

Der EU-Gesetzgeber bestimmt in Art. 13 DSGVO zum Datenschutz, dass die genannten Pflichtinformationen „zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten“ mitzuteilen sind. Im Rahmen der Online-Datenschutzerklärung können Sie dies noch sehr einfach über die schlichte Einbindung eines entsprechenden Menüpunktes umsetzen.

Im „Offline-Bereich“ ist dieser Punkt der Durchführung schon komplizierter, da hier unterschiedliche Arten an Kommunikation existieren. Neben einem persönlichen Gespräch gibt es auch noch Kontaktmöglichkeiten per Telefon, Fax, Messenger, Post oder E-Mail. Das bedeutet, dass z. B. ein Kunde, der anruft und sich für ein bestimmtes Produkt interessiert, gleich zu Beginn des Gesprächs über die allgemeinen Datenschutzhinweise aufgeklärt werden muss – so regelt es zumindest Art. 13 DSGVO, und zwar ohne Rücksicht auf die Problematik der Umsetzung in der Praxis.

Inzwischen ist es jedoch so, dass diese Vorschrift nicht ganz so streng interpretiert wird, sodass der Anrufer im genannten Beispiel nicht nur direkt am Telefon, sondern auch im Nachgang (z. B. per E-Mail) entsprechend informiert werden kann. Aber ein kurzer Hinweis, wie z.B.:

• „übrigens finden Sie unsere Datenschutzhinweise auf folgender Website“, 
• „unsere Datenschutzhinweise übersenden wir Ihnen auf Wunsch gerne per E-Mail“ oder 
• „unsere Datenschutzhinweise können Sie in unserem Ladenlokal jederzeit einsehen“

ist definitiv auch am Telefon oder im persönlichen Gespräch möglich.

Die Pflichtangaben bei Datenschutzhinweisen aus Art. 13 DSGVO sind grundsätzlich jedem Kunden, Mitarbeiter, Bewerber, Vertragspartner etc. mitzuteilen. Wenn die betreffende Person allerdings schon über diese Informationen verfügt, müssen Sie diese nicht erneut darauf hinweisen. Das bedeutet also, dass die Informationspflicht mit den Datenschutzhinweisen letztlich nur beim „Erstkontakt“ besteht, wie für neue Kunden, neue Beschäftigte, Bewerber usw.

Sie sollten den Text Ihrer allgemeinen Datenschutzhinweisein Dateiform, am besten im PDF-Format, vorliegen haben. Diesen können Sie dann als E-Mail-Anhang versenden, für eine persönliche Übergabe bzw. als Aushang ausdrucken oder auch zum Download über Ihre Website anbieten.

Die Möglichkeit eines Downloads ist deshalb gut geeignet, da Sie am Telefon, im persönlichen Gespräch oder auch im Rahmen Ihrer E-Mail-Signatur immer auf Ihre Website verweisen können.

Zur Bereitstellung des Dokuments eignet sich vor allem eine kurze, eindeutige und griffige URL wie z.B. www.mustermann.de/datenschutz.
Denn zum einen können Sie eine solche Web-Adresse einfach und schnell in einem Gespräch erwähnen und zum anderen kann der Kontakt sie auch leichter direkt mit dem Smartphone oder einem anderen Endgerät aufrufen.