Nachhaltigkeit

Papierloses Büro: So wird das Büro Schritt für Schritt digitalisiert

Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Büros und verabschieden sich von Papierbergen und Aktenordnern. Sowohl aus Umweltgründen als auch zur Steigerung der Effizienz wird die Digitalisierung vorangetrieben. Doch wie gelingt der Wandel zum papierlosen Unternehmen? Wir erklären es Ihnen in diesem Beitrag.

Zuletzt aktualisiert am 06.11.2025
Von Sylvia Meier
© Ivan - stock.adobe.com

Was hat es mit dem papierlosen Büro auf sich?

Die Definition des papierlosen Büros steckt in dem Begriff selbst. Unternehmen und Selbstständige, die papierlos arbeiten, verzichten weitestgehend auf die Papiernutzung bei sämtlichen Arbeitsabläufen.

Am Anfang der digitalen Dokumentenverwaltung innerhalb eines Unternehmens steht die Digitalisierung von wichtigen Dokumenten sowie Aktenordnern. Um ein papierloses Büro zu schaffen, scannen Sie die wichtigsten Unterlagen wie Buchungsbelege, Lieferscheine und Protokolle also erst einmal ein. Sie werden anschließend in dafür vorgesehenen digitalen Ablagen gespeichert. Zwar entsteht hier erst einmal Aufwand, dennoch lohnt es sich.

Info

Immer mehr Unternehmen reduzieren den Papierverbrauch

Der Digitalverband Bitkom stellte in einer Umfrage fest, dass bereits 72 Prozent der befragten Unternehmen weniger Papier als noch vor fünf Jahren nutzen. Die Aktenablage findet nun in der Cloud statt und statt Briefen oder Faxen werden Messenger genutzt. Doch wie können die Dokumente digital erfasst werden? 

Digitalisierung: Welche Chancen und Risiken bietet das papierlose Büro?

Wie jede Umstellung im unternehmerischen Kontext ist auch der Übergang zum papierlosen Arbeiten mit Chancen und Herausforderungen verbunden.

Die Vorteile des papierlosen Büros

  • Umweltschonung durch Reduzierung des Papierverbrauchs.
  • Kosten sparen durch weniger Druck und Porto.
  • Zeitersparnis durch ein digitales Ablagesystem und Such-/Filterfunktionen.
  • Bessere Zusammenarbeit dank Cloud & Online-Tools.
  • Ortsunabhängiges Arbeiten wird möglich.
  • Mehr Datenschutz durch digitale Zugriffsrechte.
  • Risikominimierung vor höherer Gewalt dank digitaler Datensicherung (z. B. Flutkatastrophen).

Die Nachteile des papierlosen Büros

  • Klare Ablagestrukturen müssen erst geschaffen werden.
  • Investition in passende Software ist nötig.
  • Abhängigkeit von Internet & Technik.
  • Cyberrisiken (z. B. Gefahr von Hackerangriffen).

Praxistipp: So digitalisieren Sie Ihr Büro Schritt für Schritt

Viele denken beim papierlosen Büro sofort an Scanner und Dokumentenablage. Doch Digitalisierung geht weiter: Sie betrifft Kommunikation, Buchhaltung, Organisation und Zusammenarbeit. Damit der Einstieg gelingt, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen:

  1. Technik bereitstellen: Sorgen Sie zuerst für die passende Ausstattung: Scanner, Laptop oder Tablet sowie eine stabile Internetverbindung sind die Grundlage für digitales Arbeiten.
  2. Geschäftsbereiche auswählen: Starten Sie dort, wo Papier noch besonders viel Zeit frisst – z. B. bei Rechnungen, Verträgen oder Terminorganisation. Kleine Erfolge motivieren und erleichtern die nächsten Schritte.
  3. Cloudlösung nutzen: Um eine digitale Ordnerstruktur in Ihrem papierlosen Büro aufzubauen, ist eine passende Cloudlösung nötig. Sie muss alle Funktionen für effiziente Arbeitsprozesse umfassen - ein hoher Sicherheitsstandard und genügend Speicherplatz gehören zu den Mindestanforderungen.
  4. Mitarbeiter und externe Partner schulen: Falls Sie mit Angestellten oder externen Partnern arbeiten: Schulen Sie alle im Umgang mit den neuen Tools und schaffen Sie Raum für Fragen. So vermeiden Sie Missverständnisse.
  5. Dokumente digitalisieren: Wichtige Papierunterlagen sollten Sie einscannen und idealerweise mit OCR (Texterkennung) versehen. So können Sie Belege, Verträge oder Protokolle später auch per Suchfunktion finden.
  6. Digitale Workflows einführen: Verknüpfen Sie Anwendungen miteinander, z. B. Outlook oder Ihr Rechnungsprogramm mit der Cloud. So sparen Sie Klicks und Zeit, wenn Sie Mails, Belege oder Verträge ablegen.

Workflow messen und optimieren: Nach einem bestimmten Zeitintervall bietet es sich an, Ihren Workflow zu messen und zu optimieren: Ermitteln Sie beispielsweise, wie hoch die Zeit- und Kostenersparnis sowie Produktivität sind. Außerdem ist es gut zu wissen, ob Sie Ihre Ordnerstruktur überarbeiten müssen und alle Mitarbeiter gut im papierlosen Büro zurechtkommen.

Achtung

Bestimmte Bereiche müssen zwingend digitalisiert werden

Auch kleine und mittelständische Unternehmen können sich dauerhaft nicht der Digitalisierung entziehen – allein schon aufgrund von regulatorischen Vorgaben. Seit 1. Januar 2025 wurde beispielsweise (mit Übergangsfristen) die obligatorische E-Rechnung im B2B-Bereich eingeführt. Unternehmen müssen seitdem u.a. in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dann stellt sich jedoch auch die Frage: Wie werden E-Rechnungen archiviert? Dieses Beispiel zeigt bereits: Unternehmen brauchen einen Plan, um ihre Büros zu digitalisieren! 

Tool-Tipp: Die richtigen Lösungen für kleine Unternehmen

Wer ein papierloses Büro zum Ziel hat, benötigt entsprechende Tools. Und der Softwaremarkt bietet hier eine vielfältige Bandbreite. Für kleine Unternehmen stellt sich dann jedoch auch die Frage: Welche Tools sind erforderlich? Hier gibt es keine Standardantwort. Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen und braucht individuelle Lösungen. Und viele Tools lassen sich auch miteinander kombinieren.

Wichtig: Achten Sie immer auf einfache Bedienung, Sicherheit und rechtliche Konformität!
Hier einige Beispiele und Tipps: 

  • Buchhaltung & Rechnungswesen: Mit Lexware lassen sich Rechnungen schreiben, Zahlungen überwachen und die Buchhaltung rechtskonform führen – ideal für kleine Unternehmen und Selbstständige.
  • Kommunikation: Microsoft Teams oder Slack erleichtern Austausch und Zusammenarbeit.
  • Projektmanagement: Tools wie Trello oder Asana helfen bei Aufgabenplanung und Deadlines.
  • Cloud-Speicher: OneDrive oder Google Drive sorgen für sichere, ortsunabhängige Ablage. Und auch Lexware Office ermöglicht es, Lexware-Programme bequem in der Cloud zu nutzen.
  • Digitale Signaturen: Lösungen wie DocuSign ermöglichen rechtssichere Vertragsabschlüsse ohne Papier.

Die Vision vom papierlosen Büro

Nicht jedes Unternehmen kann komplett papierlos arbeiten – und das ist auch nicht nötig. Schon einzelne Schritte wie die digitale Buchhaltung oder Online-Zahlungsabwicklung bringen spürbare Vorteile – sowohl für das eigene Unternehmen, aber auch für die Umwelt. Wichtig ist, klein anzufangen, passende Tools zu wählen und Prozesse regelmäßig zu optimieren. So wird aus Papierbergen Schritt für Schritt ein modernes, effizientes und nachhaltiges Büro.