Treffen Sie klare, schriftliche Regelungen für die Urlaubsabgeltung
Gesellschafter-Geschäftsführer müssen aus zwei Gründen klar regeln, wie mit Resturlaub umgegangen wird. Wer gar nichts tut, riskiert, dass das Finanzamt eine verdeckte Einlage unterstellt und entsprechend versteuert. Wer bei einer Abgeltungszahlung Fehler macht, riskiert, dass das Finanzamt von einer verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ausgeht.
Regeln Sie deshalb im Anstellungsvertrag klar die
- Zahl der Urlaubstage,
- den Anspruch auf Abgeltung,
- den Termin der Auszahlung der Abgeltung.
Gerade Vereinbarungen mit Gesellschafter-Geschäftsführern müssen dem Fremdvergleich standhalten. Sonst drohen Probleme bei der Steuer!
Zur steuerlichen Anerkennung der Abgeltung nicht genommenen Urlaubs bzw. der Rückstellung ist ein besonderer betrieblicher Rechtfertigungsgrund notwendig, wenn der Geschäftsführer Gesellschafterstatus hat. Zur Absicherung der steuerlichen Anerkennung empfiehlt sich außerdem die Dokumentation der betrieblichen Hinderungsgründe in einem Gesellschafterbeschluss. Bei einem Fremdgeschäftsführer kann eine solche Dokumentation klarstellend zur besseren rechtlichen Absicherung etwaiger Abfindungsansprüche erfolgen. Mögliche betriebliche Hinderungsgründe sind z. B.:
- jede wirtschaftliche Sondersituation,
- ein im Vergleich zum Vorjahr erheblich erhöhter Auftragsbestand,
- wirtschaftliche Schwierigkeiten, wenn sie denn einen erhöhten Arbeitseinsatz der Geschäftsführung zur Unternehmens-Konsolidierung erfordert haben.
Achtung
Jahrelanger Verzicht des Geschäftsführers auf Urlaub
Gefährlich ist es, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer gleich mehrere Jahre hintereinander stillschweigend auf Urlaub verzichtet hat und die GmbH ihm dann auf einen Schlag eine meist sehr hohe Abfindung zahlt. Hier wird das Finanzamt nicht mitmachen!
Formulierungsbeispiel im Anstellungsvertrag
- Der Geschäftsführer hat Anspruch auf einen Jahresurlaub von … (z. B. 35) Tagen.
- Kann der Geschäftsführer aus betrieblichen Gründen, was die Gesellschafterversammlung grundsätzlich bestätigen muss, seinen Urlaub nicht nehmen, hat er Anspruch auf Entschädigung in Geld.
- Ein solcher Entschädigungsanspruch entsteht grundsätzlich erst nach Ablauf eines Zeitraums von … (z. B. von 6 Monaten) des Folgejahres. Über die Höhe der Entschädigung sowie über eine etwaige Verzinsung des Geldanspruchs entscheidet die Gesellschafterversammlung.
Urlaubsabgeltung: Nutzen Sie Ihre steuerlichen Möglichkeiten!
Prüfen Sie, ob eine Urlaubsabgeltung noch im laufenden oder erst im kommenden Geschäftsjahr steuerlich günstiger ist. Hier haben Sie steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten!
Variante 1: Abgeltung bereits im laufenden Geschäftsjahr
Die Urlaubsabgeltung in Geld können sich Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich gefahrlos noch im alten Jahr zum Jahresende auszahlen lassen. Allerdings sollte die Entschädigung nicht früher als im Dezember des laufenden Jahres vereinbart werden und zur Auszahlung kommen. Nicht von der Finanzrechtsprechung anerkannt – da nicht fremdüblich – ist dagegen eine vorzeitige Zahlung schon im November oder früher des aktuellen Urlaubsjahres.
Vorteil für die GmbH: Die Abfindungszahlung ist als Betriebsausgabe abziehbar und mindert den zu versteuernden Gewinn im aktuellen Jahr.
Folge für den Geschäftsführer: Er muss die Abfindungszahlung als Einnahme versteuern. Dies kann unter Umständen im laufenden Jahr günstiger sein als im folgenden Jahr, hier gibt es also Gestaltungspotenzial. Dabei wird die GmbH ihren Gesellschaftern gerne entgegenkommen wollen, vorausgesetzt, sie verfügt über die nötige Liquidität. Steuergestaltungsmissbrauch ist das nicht. Denn jeder Steuerzahler hat ein berechtigtes Interesse, seine Verhältnisse möglichst steuergünstig zu gestalten.
Die steuerliche Anerkennung der Entschädigungszahlung – Betriebsausgabenabzug bei der GmbH und Einnahme bei den Gesellschaftern – erfordert:
- einen zeitgerecht gefassten Gesellschafterbeschluss im Dezember über Grund und Höhe der Entschädigungsleistung und
- einen steuerlichen Zufluss der Entschädigung bei den Gesellschaftern noch im Dezember.
Variante 2: Abgeltung erst nach Ablauf des Kalenderjahres
Unter Umständen lässt sich zum Jahreswechsel und in den ersten Monaten des neuen Jahres noch nicht sicher abschätzen, ob und inwieweit der Resturlaub des (Gesellschafter-)Geschäftsführers im darauf folgenden Jahr noch abgebaut werden kann. Möglichst bis zur Mitte des darauf folgenden Jahres sollte dann aber die Entscheidung über das "Ob", "Wie" und "Wann" der Abfindung durch die Gesellschafterversammlung gefallen und protokolliert sein. Auf eine Verzinsungsregelung aus steuerlichen Gründen dürfte dann verzichtet werden können.
Um dem Finanzamt das Argument des nicht gewahrten Fremdvergleichs zu nehmen, sollte Jahr für Jahr zu einem bestimmten Stichtag – Jahresende oder Jahresmitte des folgenden Jahres – über den Resturlaub des Gesellschafter-Geschäftsführers Bilanz gezogen werden.
- Auf dieser Basis sollte die Gesellschafterversammlung dann über die weitere Vorgehensweise entscheiden, also: entweder weitere Übertragung von Resturlaub oder stattdessen Entschädigung – und zwar unter besonderer Dokumentation der betrieblichen Hinderungsgründe.
- Bei einer Entscheidung pro Entschädigung sollte auch die Höhe der Urlaubsabfindung schriftlich dokumentiert sein – rechnerisch nachvollziehbar auf der Basis des Lohnaufwands für den Gesellschafter-Geschäftsführer.
Auch mit Blick auf etwaige gewinnsenkende Urlaubsrückstellungen auf der Ebene der GmbH sollte
- möglichst zeitnah binnen eines halben Jahres, vor der Erstellung der Bilanz für das abgelaufene Jahr und
- aus Beweisgründen stets schriftlich
die Handhabung hinsichtlich etwaiger Resturlaubs-/Entschädigungsansprüche geklärt sein.
Die 3 häufigsten Fallen bei der Urlaubsabgeltung
1. Urlaub in unrealistischer Höhe als Dauerzustand
Vor allem Gesellschafter-Geschäftsführer mittelständischer (Familien-)GmbHs können ihren Urlaub oft aus betrieblichen Gründen nicht so nehmen, wie dies vereinbart ist. Sind hohe Urlaubsrückstände und Abfindungen allerdings ein Dauerzustand, wird das Finanzamt misstrauisch werden. Denn jeder ordentliche Geschäftsleiter – so das Leitbild der Finanzrechtsprechung – würde mit einem fremden Dritten (Fremdgeschäftsführer) Urlaub in realistischer Höhe vereinbaren.
2. Verzicht auf schriftliche Abmachungen und zeitnahe Dokumentation
Schriftliche Vereinbarungen müssen sein, um die steuerliche Anerkennung von späteren meist hohen Urlaubs-Entschädigungsansprüchen zu sichern. Mitunter meinen Geschäftsführer mit (beherrschendem) Gesellschafterstatus, darauf stillschweigend verzichten zu können.
3. Keine Verzinsung von langjährig offenen Entschädigungsansprüchen
Jeder fremde Dritte würde sich bei langjähriger Zurückhaltung mit berechtigten (Urlaubs-)Ersatzansprüchen den Zinsverlust vergüten lassen. An diesem Fremdvergleich muss sich auch ein Geschäftsführer mit Gesellschafterstatus messen lassen, wenn er mit seiner GmbH eine Entschädigungsregelung praktiziert.
Achtung
Entschädigung ohne Zinsen
Zahlt die GmbH dem Geschäftsführer erst nach mehreren Jahren des kontinuierlichen Ansammelns von Urlaubsrückständen eine Entschädigung ohne Zinsen, ist dies nicht fremdüblich. Dadurch kann die steuerliche Anerkennung der gesamten (!) Entschädigungsregelung infrage gestellt sein.
