Personalkosten: Überblick verschaffen
Bevor Sie Maßnahmen einleiten, sollten Sie sich einen Überblick verschaffen. Wie hoch sind die Fixkosten, wie hoch ist der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten?
Hilfreich ist auch eine Aufstellung, welche Personalkostenarten (z. B. Gehälter, Löhne, Sozialleistungen) es gibt und wie hoch die Beträge jeweils sind. Dazu kann z. B. eine Übersicht der wesentlichen Kostenarten erstellt und die Prozentwerte der Kostenarten an den Gesamtkosten ausgewiesen werden. Dabei sollte nicht nur das laufende Jahr, sondern mindestens auch das Vorjahr, besser auch noch das Jahr davor, betrachtet werden, um Entwicklungen und Veränderungen besser erkennen zu können.
Zudem ist es sinnvoll, sich vorab juristischen Rat einzuholen. Wenn Sie beispielsweise Arbeitszeiten oder Entgeltstrukturen ändern oder verstärkt auf Aushilfskräfte setzen wollen, müssen Sie rechtlich „auf der sicheren Seite“ sein. Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie gute Argumente haben, um auf eventuelle Einsprüche von Beschäftigten reagieren zu können.
Personalkosten: Ziele zur Senkung formulieren
Um planvoll vorgehen zu können, sollten Sie zudem festlegen, in welchem Umfang Sie Kosten sparen möchten. Am besten ist es, die Personalkosten um einen festen Betrag zu senken. Seien Sie sich aber bewusst: Häufig wird es darauf hinauslaufen, Löhne und Gehälter zu senken oder freiwillige Leistungen zu kürzen, was bei den Mitarbeitern nicht auf Gegenliebe stößt.
In jedem Fall sollten Sie sich vornehmen, den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten zu senken, sonst ist es möglich, dass es zu Verzerrungen kommt. Steigen beispielsweise die anderen Kosten, sinken die Personalkosten relativ, auch ohne dass Sie etwas getan haben. Umgekehrt kann es dazu kommen, dass die Personalkosten trotz Maßnahmen steigen, wenn die anderen Kosten sinken.
Wenn Sie die Personalkosten senken wollen, sollten Sie Entlassungen nur als letzte Maßnahme in einer Notsituation in Betracht ziehen. Besser ist es, nach anderen Lösungen zu suchen, die weniger tief in die Strukturen Ihres Betriebs eingreifen und die sich nicht oder zumindest nicht deutlich negativ auf die Motivation der (verbleibenden) Mitarbeiter auswirken. Außerdem sind Entlassungen meist teuer (Abfindungen, Risiko kostspieliger Klagen und Prozesse).
Die wichtigsten Möglichkeiten zur Senkung der Personalkosten auf einen Blick
Im Folgenden werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, mit denen sich die Personalkosten auch ohne Entlassungen senken lassen.
Kurzarbeit
Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, die betriebliche Arbeitszeit vorübergehend zu kürzen - und damit auch den Lohn der Mitarbeiter. Dieser Lohnausfall kann zum Teil durch das sogenannte Kurzarbeitergeld (KUG) kompensiert werden. Gerade in Zeiten von Corona wird das Kurzarbeitergeld häufig angewandt. Unter bestimmten Voraussetzungen kann es aber auch in der Energiekrise beantragt werden.
Alles Wichtige zur Kurzarbeit und zum Kurzarbeitergeld erfahren Sie in dem Beitrag "Kurzarbeitergeld: Mit Kurzarbeit und KUG finanzielle Krisen überstehen".
Flexibilisierung der Arbeitszeiten
Schließen Sie nur Arbeitsverträge ab, die es Ihnen erlauben, Mitarbeiter flexibel zu beschäftigen. Vereinbaren Sie eine Mindest- und eine Höchstarbeitszeit pro Woche, etwa 25-45 Stunden. Im Jahresschnitt sollte die Arbeitszeit der tariflichen Wochenarbeitszeit (z. B. 40 Stunden) entsprechen.
Vorteil: Sie können die Beschäftigten innerhalb der Bandbreite der Arbeitszeit so einsetzen, wie es den Anforderungen bzw. der Auslastung in Ihrem Betrieb entspricht, ohne Mehrkosten (etwa für Zuschläge) in Kauf nehmen zu müssen. Nachteil: Es entsteht ein höherer Koordinations- und Kommunikationsaufwand.
Arbeiten auf Abruf
Ergänzend oder alternativ können Sie vor allem mit Aushilfskräften ohne Vollbeschäftigung „Arbeit auf Abruf“ vereinbaren. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Mindestarbeitszeit von beispielsweise 15 Stunden zu vereinbaren, die bei Bedarf um bis zu 25 Prozent überschritten werden kann.
Vorteil: Sie haben geringere Gehalts- und Sozialkosten und gleichzeitig die Möglichkeit, ohne Zusatzkosten Mehrarbeit zu verlangen. Zudem können Sie auf Mitarbeiter zurückgreifen, die bereits eingearbeitet sind und Ihren Betrieb und dessen Abläufe kennen.
Nachteil: Die Begrenzung der Überschreitung auf 25 Prozent engt die Freiräume ein.
Alternativen zur Festanstellung von Mitarbeitern prüfen
Wenn Sie absehen können, dass Sie Personal nur für eine bestimmte Frist benötigen, sollten Sie von einer Festeinstellung absehen und prüfen, ob eine der folgenden Optionen für Sie möglich ist:
Zeitarbeit
Nehmen Sie Kontakt zu einerZeitarbeitsfirma auf und schildern Sie genau, welche Mitarbeiter Sie für welche Aufgabe und welchen Zeitraum benötigen. Informieren Sie sich z. B. unter www.bza.de (Bundesverband der Personaldienstleister) oder www.ig-zeitarbeit.de (Verband Zeitarbeit in Deutschland).
Vorteil: Ihnen steht notwendiges Personal kurzfristig zur Verfügung und die Anbieter treffen zumindest eine Vorauswahl. Hinzu kommen die in der Regel geringeren Kosten, auch weil Sie nur für die Zeit zahlen müssen, in der Sie Mitarbeiter tatsächlich benötigen.
Nachteil: Zeitarbeiter müssen oft angelernt und mit den Strukturen Ihres Betriebes vertraut gemacht werden.
Freiberufler/Spezialisten
Wenn Sie temporär Arbeiten zu vergeben haben, bei denen Expertenwissen erforderlich ist, etwa wenn es um EDV-Leistungen oder das Design von Werbung geht, ist es oft günstiger, wenn Sie sich an Spezialisten wenden. Im besten Fall verfügen Sie über ein gut funktionierendes Netzwerk, aus dem Sie Fachleute rekrutieren können.
Ist das nicht der Fall, setzen Sie sich mit Ihrer Kammer oder dem Verband in Verbindung und lassen Sie sich geeignete Personen nennen. Fragen Sie ggf. bei befreundeten Unternehmen, ob diese Ihnen helfen und Spezialisten nennen können. Verlangen Sie Referenzen, prüfen Sie diese und vergeben zu Beginn, wenn möglich, erst einmal kleinere (Probe-)Aufträge.
Vorteil: Sie zahlen nur für die Leistungen, die Sie bestellt haben. Fixkosten für eine Festeinstellungen sowie die Notwendigkeit, Mitarbeiter auch dann zu bezahlen, wenn deren Leistung nicht erforderlich ist, entfallen.
Nachteil: Gute Spezialisten sind oft ausgelastet oder teuer. Zudem müssen Sie vertraglich genau regeln, welche Arbeiten erledigt werden müssen, z. B. genaue Inhalte, Zeitdauer, Haftung, Geheimhaltung, Entgelte. Prüfen Sie außerdem, ob Scheinselbstständigkeit droht. Ist das der Fall, müssen Sie u. U. weitere Kosten tragen, etwa Sozialleistungen, und es besteht das Risiko, dass Sie den Freiberufler einstellen müssen.
Kriterien für Scheinselbstständigkeit sind u. a.: der „Freie“ hat bei Ihnen einen festen Arbeitsplatz, Sie sind ihm direkt weisungsbefugt, er erhält ein monatliches Honorar und hat keine weiteren Auftraggeber. Hinzu kommt, das Risiko des Wissensverlusts, wenn Sie sensible Arbeiten regelmäßig an Dritte vergeben, die Ihren Betrieb nach Auftragsabwicklung verlassen.
Tipp
Auf juristischen Rat hören
Suchen Sie in allen vertraglichen Angelegenheiten in Sachen Scheinselbstständigkeit beim ersten Mal juristischen Rat. Lassen Sie sich detailliert erklären, auf welche Aspekte Sie achten müssen, notieren Sie sich alle relevanten Punkte und übernehmen Sie die Arbeiten beim nächsten Mal selbst.
Auch kleine Maßnahmen können hilfreich dabei sein, die Personalkosten zu senken
Freizeitausgleich für Überstunden: Lassen Sie Mitarbeiter ihre Überstunden möglichst als Freizeit abbauen und verzichten Sie auf Bezahlung. Ein Freizeitausgleich muss im Arbeits- oder Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein.
Freiwillige Sozialleistungen kürzen oder streichen: Prüfen Sie, ob Sie beispielsweise Essensgeldzuschüsse kürzen oder streichen können. Derartige Maßnahmen sollten Sie allerdings nur in Betracht ziehen, wenn Sie keine andere Möglichkeit haben, Einsparungen vorzunehmen. Denn damit können Sie Ihre Mitarbeiter verprellen. Wenn sich hierdurch effektive Mitarbeiter einen anderen Arbeitgeber suchen, haben sie nichts gewonnen.
Achten Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern darauf, dass Sie Verträge wenn möglich befristet abschließen.
Wählen Sie Aus- und Weiterbildungen arbeitsplatzbezogen aus, damit die Mitarbeiter ihre Leistung unmittelbar nach Abschluss der Maßnahme steigern können. Beteiligen Sie die Beschäftigten an den Kosten oder legen Sie die Fortbildungen so, dass die Ausfallzeiten gering bleiben, z. B. Teile der Fortbildung an Wochenenden. Vereinbaren Sie eine Rückzahlung der Kosten, wenn Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Frist nach Abschluss einer Maßnahme kündigen oder verhaltensbedingt gekündigt werden. Nutzen Sie wenn möglich, öffentliche Zuschüsse für Weiterbildungsmaßnahmen, z. B. den Bildungscheck (regional begrenzt, z.B. bei Arbeitsagentur oder IHK nachfragen).
Prüfen Sie, wie Sie die Kosten für die Arbeitsplätze der Beschäftigten reduzieren können. Beispielsweise können sich Teilzeitkräfte oft ein Büro mit Arbeitsplatz und Computer teilen. Somit entfällt z. B. die Anschaffung mehrerer Büroeinrichtungen und PCs.
Versuchen Sie, die Fehlzeiten zu reduzieren, indem Sie die Betroffenen darauf ansprechen. Fragen Sie die Mitarbeiter, ob sie sich wohlfühlen oder ob es Faktoren gibt, die sie stören. Viele Krankheiten und Ausfallzeiten sind auch auf Unzufriedenheit mit bestimmten Teilen der Arbeit zurückzuführen und können oft verhältnismäßig einfach beseitigt werden. Setzen Sie Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge um, z.B. bessere Ergonomie an Arbeitsplätzen, Beseitigung von Geruchs- und Lärmquellen.
