Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter: So geht das Finanzamt leer aus

Präsente für Mitarbeiter werden in der Unternehmenswelt als Mitarbeitergeschenke bezeichnet. Die Anlässe sind vielfältig: Ein Geburtstag, ein Jubiläum, ein individueller und persönlicher Anlass (Hochzeit, Geburt eines Kindes, o. Ä.) oder Geschenke zu Weihnachten oder Ostern können als Zeichen der Wertschätzung übergeben werden. Denn kleine Geschenke erhalten nicht nur im privaten Umfeld die Freundschaft, sondern fördern Teamgeist und Loyalität im Unternehmen. Vor allem Geschenkgutscheine und -karten bieten sich als Geschenke an. Diese Variante der steuerfreien Geschenke an Mitarbeiter bringt zwei Vorteile mit sich: 

1. Zum einen können Unternehmen so die steuerbegünstigten Freigrenzen sinnvoll nutzen, innerhalb derer Sachbezüge und Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind.
2. Zum anderen können die Beschäftigten sich aussuchen, was ihnen am meisten bringt.

Unternehmensbranding und Mitarbeiterbindung können – je nach Art der Gutscheingestaltung – sehr einfach erreicht werden. Praktiker in der Entgeltabrechnung blicken trotzdem mit einer gewissen Skepsis auf das Motivationsinstrument Gutschein. Schließlich ist in Deutschland nichts einfach – vor allem nicht eine prüfungssichere Gestaltung abgabenfreier Incentives. Seit 2020 haben sich die Steuerregeln für steuerfreie Sachbezüge in Form von Gutscheinen (z. B. Tankgutschein) zudem geändert. Worauf müssen Sie also beim Einsatz von Gutscheinen und Co. rechtlich achten?

Die einfachste Variante, abgabenfreie Incentives zu gestalten, ist die Nutzung der Sachbezugsfreigrenze. Der Betrag für steuer- und sozialversicherungsfreie Geschenke an Mitarbeiter wurde zum 1.1.2022 auf 50 Euro pro Monat pro Angestellte bzw. Angestellten erhöht. Bis Ende 2021 lag die Höchstgrenze bei 44 EUR pro Monat.

Damit Gutscheine als Mitarbeitergeschenke steuerfrei bleiben, müssen diese einige Attribute erfüllen. Als Sachbezug kommen seit 2020 nur zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten (beachten Sie die Nichtbeanstandungsregelung im BMF-Schreiben vom 15.3.2022; Rz. 30, Informationen finden Sie weiter unten in diesem Artikel) infrage, die die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (Gesetz über die Beaufsichtigung von Zahlungsdiensten) erfüllen und nicht als Zahlungsdienste gelten.

In § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG heißt es: „Als Zahlungsdienste gelten nicht Dienste, die auf Zahlungssysteme beruhen, die für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen in den Geschäftsräumen des Emittenten (Aussteller des Gutscheins) oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern im Rahmen einer Geschäftsvereinbarung mit einem professionellen Emittenten eingesetzt werden können.“

Steuerlich bedeutet das Folgendes:

• Steuerlich begünstigt sind danach sogenannte Closed-Loop-Karten, mit denen ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin nur von einem Ausstellenden des Gutscheins Dienstleistungen und Waren beziehen kann.
• Die Steuerfreiheit winkt auch für sogenannte Controlled-Loop-Karten. Bei solchen Karten ist der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin berechtigt, Dienstleistungen und Waren von einem begrenzten Kreis an ausgewählten Akzeptanzstellen mit der Geld- oder Gutscheinkarte abrufen zu können.

Hinsichtlich steuerfreier Geschenke an Mitarbeiter sind dennoch manche Aspekte ungeklärt. Fraglich war bislang, wann nur ein begrenzter Kreis an ausgewählten Akzeptanzstellen vorliegt und wann nicht. Das ist immer dann wichtig, wenn der Arbeitnehmer mit seinem Gutschein im Wert von 50 Euro auch im Internet bestellen kann. Im BMF-Schreiben vom 15.3.2022 finden sich Antworten auf diese Praxisfrage.

Wichtigste Aussage: Ein begrenzter Kreis an Akzeptanzstellen kann sich auch auf den Internetshop der jeweiligen örtlichen bzw. regionalen Stelle erstrecken. Die Kriterien des ZAG sind dagegen nicht erfüllt, wenn Waren in einem Onlineshop bei einem unbegrenzten Kreis an Anbietern bezogen werden können.

Beispiel: Ein Arbeitgeber händigt seinen Mitarbeitern monatliche Gutscheine für eine Buchhandlung im Ort im Wert von 30 Euro aus. Der Arbeitnehmer kann den Gutschein entweder direkt im Geschäft oder im Onlineshop der Buchhandlung einlösen. Hier sind die Kriterien des ZAG erfüllt und die Steuerfreiheit ist gesichert.

Zusätzlich zu diesem Monatswert von 50 Euro bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers bis zu 60 Euro steuerfrei, wenn Geschenke an Mitarbeiter anlässlich eines persönlichen Ereignisses ausgegeben werden. Steuerlich gehören sie zum Sammelbegriff der Aufmerksamkeiten.

Als persönlicher Anlass gilt z. B. der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Vorteil: Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun, sie können nebeneinander ausgeschöpft werden und werden nicht gegeneinander aufgerechnet. Bei der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro handelt es sich um einen Monatswert. Der Anlass der steuerfreien Zuwendung an den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin spielt dabei keine Rolle. Man kann diese Freigrenze jeden Monat ausnutzen – und zwar durchaus als Belohnung. Gleichzeitig kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zum persönlichen Ereignis einen Sachbezug bis zu 60 Euro abgabenfrei erhalten. Wer innerhalb eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann daher zwei Aufmerksamkeiten im Wert von je bis zu 60 Euro erhalten (LStR R 19.6). Die Steuerfreistellung für Aufmerksamkeiten führt in der Sozialversicherung zur Abgabenfreiheit (§ 1 Abs. 1 Nummer 1 SvEV).

Veranstaltet ein Arbeitgeber oder eine Arbeitgeberin für die Belegschaft z. B. eine Weihnachtsfeier, fällt keine Lohnsteuer an, wenn die Aufwendungen pro teilnehmendem Arbeitnehmer nicht höher als 110 Euro ausfallen. Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter anlässlich der Weihnachtsfeier bis zu 60 Euro werden bei Ermittlung der Teilnahmekosten in die 110 Euro-Grenze einbezogen. In diesem Zusammenhang gelten auch Gutscheine, die an der Weihnachtsfeier verschenkt wurden, als steuerfrei, solange sie den Wert von 60 Euro nicht überschreiten.

In Verbindung mit Weihnachtsgeschenken des Arbeitgebers steht auch die berühmte Sonderzahlung zum frohen Fest. Dieses Weihnachtsgeld ist als steuerpflichtiger Verdienst zu sehen und muss als „sonstiger Bezug“ versteuert werden.

Für die praktische Umsetzung sollten Sie vor allem zwei Fußangeln kennen: Zum einen handelt es sich sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze (50 Euro), als auch bei den Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass (60 Euro) um Freigrenzen. Diese Einschränkung spielt vor allem dann eine wesentliche Rolle, wenn Gutscheine die steuerfreien Geschenke für Mitarbeiter repräsentieren. Freigrenzen enthalten eine heimtückische Beschränkung:

• Sobald die Grenzbeträge auch nur um einen Cent überschritten werden, geht die Steuerfreistellung und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren.
• Für den Arbeitgebenden mit fatalen Folgen, weil selbst geringfügige Überschreitungen der Freigrenzen zur Haftungsforderung bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung führen.

Ein weiterer Fallstrick sind die Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten. Betriebsprüfende der Lohnsteuer und Sozialversicherung erwischen viele Arbeitgebende, weil diese bei den Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten nicht aufgepasst haben.

Insbesondere bei der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet die Freigrenze nicht übersteigen.

Gewährt der Arbeitgeber beispielsweise allen Beschäftigten in einem Monat einen Einkaufsgutschein im Wert von 50 Euro, und erhalten im selben Monat die Mitglieder eines abteilungsübergreifenden Teams vom Projektleiter einen Buchgutschein im Wert von 10 Euro, ist die Freigrenze in diesem Monat überschritten. Der Bezug ist dann sozialversicherungspflichtig und die Zuwendungen müssen versteuert und abgerechnet werden.

Möchten Sie Ihren Mitarbeitern Gutscheine aushändigen, muss geklärt werden, was mit eventuellen Restbeträgen bei der Einlösung des Gutscheins geschieht. Hiermit sind folgende Bedingungen verbunden:

• Sobald der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den Geschenkgutschein einlöst und Restbeträge ausgezahlt bekommt, ist der Grundsatz „nur Sachleistung“ verletzt, da der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin ja eine Sachzuwendung und einen Geldbetrag erhalten hat.
• Hardliner unter den Lohnsteuerprüfern versagen die Steuerfreiheit, wenn nicht für jeden eingelösten Gutschein die Rückzahlung von Bargeld definitiv ausgeschlossen werden kann.

Da die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen beim Arbeitgebenden liegt, müssen Sie gegebenenfalls beweisen können, dass Ihre Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Sachen oder Dienstleistungen genutzt werden können. Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine als steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter häufig praktikabler, weil selbst geringe Restbeträge als Guthaben gespeichert werden können. Wer Papiergutscheine ausgibt, muss mindestens auf dem Gutschein ausdrücklich ausschließen, dass übrige Beträge ausgezahlt werden. Das ist zum Beispiel bei Tankgutscheinen an Beschäftigte notwendig. Noch sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgebenden bestätigen, dass eine Auszahlung von Restbeträgen definitiv nicht erfolgt.

Die elektronische Variante der Gutscheine hat einen weiteren wesentlichen Vorteil: Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Geschenkgutscheinen in dem Augenblick, in dem der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin über das Guthaben verfügen kann. Gerade für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze von 50 Euro eingehalten ist, muss der Arbeitgebende den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Bei Papiergutscheinen erfordert dies erheblichen Verwaltungsaufwand. Bei elektronischen Gutscheinen kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgebenden exakt bestimmt werden. Damit wird vermieden, dass Sachbezüge für zwei unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden.

In diesem Zusammenhang sind Angebote, die ein Ansparen des monatlichen Betrags in Form eines Bonussystems ermöglichen, kritisch zu sehen. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung zur Jahresfahrkarte klargestellt, dass sich die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro auf den Übergabezeitpunkt bezieht. Für welchen Zeitraum der Gutschein einen Bezug ermöglicht, spielt dabei keine Rolle. Es ist also nicht möglich, Gutscheine wertmäßig für mehrere Monate zusammenzufassen. Dagegen spielt der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin die Gutscheine einlöst, für die Lohnerfassung keine Rolle.

Es ist also möglich, Gutscheine zu sammeln und insgesamt für eine aufwendigere Sache einzulösen. Ob das geplante Ansammeln von Guthaben – eventuell verbunden mit einem Bonus – von Prüfenden und Gerichten akzeptiert wird, darf aber bezweifelt werden. Auf der sicheren Seite bleibt, wer bezüglich des Zeitpunktes der Einlösung einen Zeitrahmen von einem Jahr vorgibt.