Definition
Was ist eine (elektronische) Unbedenklichkeitsbescheinigung?
Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung dient als Nachweis über Ihre Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit in Bezug auf Ihre Beitragszahlungspflichten als Arbeitgeber und Erfüllung Ihrer steuerlichen Pflichten. Sie wird besonders bei folgenden Angelegenheiten eingefordert:
- Vergabeverfahren von öffentlichen Aufträgen
- beim Kauf einer Immobilie
- Eröffnung eines Gastronomiebetriebs
- Aufnahme einer Maklertätigkeit
- im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung
Für Beitragsnachweis- und Beitragszahlungspflichten gemäß Sozialgesetzbuch ist nun eine elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung verfügbar, die Sie als PDF-Datei erhalten.
Wenn Sie das Nachkommen Ihrer Steuerpflichten belegen möchten, ist eine elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung derzeit nicht ausreichend. Sie können Ihre Bescheinigung zumeist online beantragen, erhalten dieses Formular allerdings von der Gemeinde oder dem Finanzamt dann gedruckt per Post.
Achtung
Änderung zur elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigung 2024 bezüglich Sozialversicherungsträger
Seit dem 1. Januar 2024 wird nach § 108b SGB IV beim Antrag auf Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung auf ein elektronisches Verfahren gesetzt.
Das heißt: Arbeitgeber beantragen ihre Unbedenklichkeitsbescheinigung auf elektronischem Wege. Die Einzugsstelle wiederum stellt ihrerseits die Unbedenklichkeitsbescheinigung in elektronischer Form zu Verfügung.
Die Zuständigkeit für die Ausstellung der elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigungen liegt also bei den entsprechenden Einzugsstellen (Krankenkassen bzw. Minijob-Zentrale im Fall von Minijobbern).
Werden Beiträge an mehrere Krankenkassen abgeführt, stellt jede Kasse für sich die Bescheinigung aus. Außerhalb dieses Verfahrens kann bei Bedarf auch die zuständige Berufsgenossenschaft derartige Bescheinigungen ausgeben.
Was wird auf der elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigung dokumentiert?
Wenn Sie eine elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung bei einer Krankenkasse oder Minijobbörse einfordern, gibt die Einzugsstelle auf dem Dokument folgende Informationen:
- Bestätigung, dass die Einzugsstelle ein entsprechendes Arbeitgeberkonto führt
- Zahl der versicherungspflichtigen Arbeitnehmer, für die die Einzugsstelle aktuell den Beitrag einzieht
- Beantwortung der Frage, ob Sie als Arbeitgeber Ihre Pflicht zur Beitragsabführung (z. B. Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen) ordnungsgemäß erfüllen
Arten der elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Folgende zwei Arten von Unbedenklichkeitsbescheinigungen können über das elektronische Verfahren ausgestellt werden:
1. Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung
Für die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung wird vorausgesetzt, dass Sie als Arbeitgeber Ihrer Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten, die Sie gegenüber Ihrer Einzugsstelle haben und hatten, zur rechten Zeit und vollständig nachgekommen sind.
Maßgebend ist neben der Verhältnisse zum Zeitpunkt der Bescheinigungsausstellung der Zeitraum von sechs Monaten zuvor.
2. Die einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung
Die Ausstellung der einfachen Unbedenklichkeitsbescheinigung erhalten Sie, wenn eine unregelmäßige Erfüllung der Beitragsnachweispflichten oder Beitragszahlungspflichten in der Vergangenheit vorlag und gegenwärtig keine Beitragsrückstände bestehen.
Die elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung wird also in eingeschränkter Form ausgestellt. Im Zuge des ihr eingeräumten, pflichtgemäßen Ermessens entscheidet die Einzugsstelle über die Form der Ausstellung. Die digitale Unbedenklichkeitsbescheinigung stellt keine Bestätigung über die Richtigkeit der Beitragszahlungen dar.
Info
Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung bei Beitragsstundung möglich
Sollte Sie den Beitrag stunden und sich an die Stundungsvereinbarung gehalten haben, können Sie dennoch eine qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung erhalten. Die Erfüllung Ihrer Verpflichtungen prüft hier die Krankenkasse individuell.
Wie fordern Sie die elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung an?
Bei der Anforderung der elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigung gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können die digitale Unbedenklichkeitsbescheinigung entweder einmalig oder im Abonnementmodell anfordern.
Zudem besteht für den Antragssteller die Option, die Ausstellung der Bescheinigung auch noch in englischer Sprache anzufordern.
1. Einmalige Anforderung über das neue maschinelle Meldeverfahren
Sie beantragen die elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung einmalig über das neue maschinelle Meldeportal. Die Rückmeldung läuft ebenfalls elektronisch ab.
2. Anforderung im Abo-Modell
Sie fordern die elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung in einem Abo-Modell an. Dabei nehmen Sie bei der Wahl, wie die Unbedenklichkeitsbescheinigung ausgestellt werden soll, das Abonnementmodell in Anspruch. Wenn Sie sich dazu entscheiden, dass die elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung automatisiert ausgestellt werden soll, müssen Sie in Zukunft keinen erneuten Antrag stellen – vorausgesetzt Sie führen Ihre Beitragszahlungen weiterhin korrekt ab. Außerdem können Sie festlegen, dass die digitale Unbedenklichkeitsbescheinigung in einem bestimmten Turnus ausgestellt werden soll.
Bei der Auswahl des Turnus können Sie sich zwischen einer monatlichen, vierteljährlichen oder einer halbjährigen Ausstellung entscheiden. Zusätzlich anzugeben ist der Beginn des Abonnements. Besteht ein Abo bereits vor dem 1. Januar 2024, muss der Arbeitgeber dieses mit Beginn des digitalen Verfahrens neu beantragen. Sind die Voraussetzungen später weiterhin erfüllt, wird Ihrem Unternehmen vor Ablauf der elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigung eine neue Bescheinigung übermittelt.
Info
Laufzeit des Abonnements
Grundsätzlich gibt es keine zeitliche Begrenzung in Bezug auf die Laufzeit des Abonnements. Mithilfe einer elektronischen Meldung kann der Arbeitgeber das Abo zu jeder Zeit mit Wirkung auf die Zukunft widerrufen. Entscheiden Sie sich zu einem Widerruf, beenden Sie damit das Abo.
Ausstellung der elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigung
Nach elektronischer Anforderung der Bescheinigung prüfen die Einzugsstellen Ihre Antragsstellung und übermitteln Ihnen das Ergebnis elektronisch zurück. Mögliche Ergebnisse der Prüfung sind:
- die Zustimmung zur Ausstellung der Unbedenklichkeitsbescheinigung
- die Ablehnung der Ausstellung der Unbedenklichkeitsbescheinigung
- die Mitteilung im Abonnementmodell darüber, dass das Abonnement beendet wurde
Ist eines der drei Ergebnisse zu Unrecht erfolgt, ist es möglich, dies zu korrigieren. Stimmt die Einzugsstelle der Ausstellung der elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigung zu, so erhalten Sie die Bescheinigung im PDF-Datei-Format.
Erfüllen Sie als Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Beantragung der elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigung Ihre gegenüber der Einzugsstelle obliegenden Beitragsnachweis- und Beitragszahlungspflichten nicht, lehnt die Einzugsstelle die Ausstellung der Bescheinigung ab.
Zur Beendigung des Abo-Modells kommt es außerdem, wenn Sie während der Laufzeit des Abos Ihrer Beitragsnachweis- und Beitragszahlungspflichten nicht rechtzeitig oder nur unvollständig nachkommen.
